Białystok, 2006.10.23.

OB.I.MB.0934- 5/06

S p r a w o z d a n i e

z kontroli doraźnej w zakresie realizacji zadań zleconych związanych z wydawaniem dowodów osobistych, przeprowadzonej w dniu 17.10.2006 r. w Urzędzie Gminy Wąsosz, pl. Rzędziana 8, NIP 7191010644, REGON 59291445661.

Kontrolę przeprowadzili: Marek Józef Badura — kierownik Oddziału do Spraw Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych oraz Janusz Warelis — st. inspektor wojewódzki ww. oddziału, zatrudnieni w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działający na podstawie upoważnień Nr 79/06 i Nr 80/06 z dnia 16.10.2006 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

Temat kontroli:realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) - organizacja i funkcjonowanie w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO).

Celem kontroli było zebranie informacji umożliwiających ocenę działalności WójtaGminy Wąsosz w zakresie problematyki związanej z organizacją i funkcjonowaniem systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) powierzonej w ramach zadań zleconych, uregulowanej ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy.

Kontrolę przeprowadzono na polecenie Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Wójtem Gminy Wąsosz od roku 1992 jest Pan Czesław Ołdakowski. Wyjaśnień kontrolującym udzielała Pani Jadwiga Marcińczyk.

Ustalenia kontroli.

Ustalono, że od roku 2003 pracownikiem odpowiedzialnym za realizację zadań związanych z funkcjonowaniem w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO)jest Pani Jadwiga Marcińczyk. Przeszła ona w 2002r. w Warszawie stosowne szkolenie dot. obsługi i otrzymała identyfikator Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 006689.

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 1642 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej, z czego 1365 dokumentów zostało wydanych przez pracownika obecnie realizującego omawiane zadania.

Według stanu na dzień kontroli — 1 wniosek wprowadzono do systemu SOO i przekazano do personalizacji, 1 wniosek został zarejestrowany, 1 został zawieszony a 17 dokumentów oczekiwało na odbiór przez wnioskodawców.

Spośród dowodów oczekujących na odbiór skontrolowano losowo wybrane 5 egzemplarzy:

Seria i Nr data: złożenia potwierdzenia wysłania wyprod. odebrania

wniosku danych przez wniosku do dowodu dowodu

w urzędzie USC i ewid. ludn. CPD przez CPD z Policji

AJJ 656386 12.09.06. 12.09.06. 13.09.06. 20.09.06. 25.09.06.

AJC 205372 18.07.06. 18.07.06. 18.07.06. 29.07.06. 14.08.06.

AJC 205372 28.08.06. 28.08.06. 28.08.06. 06.09.06 18.09.06.

AJJ 495402 18.09.06. 18.09.06. 18.09.06. 26.09.06. 12.10.06.

AJI 060595 05.09.06. 05.09.06. 05.09.06. 12.09.06. 25.09.06.

Wyniki kontroli świadczą, że z chwilą złożenia wniosku przez zainteresowaną osobę, niezwłocznie uruchamiane są przewidziane prawem procedury: dane z wniosku są potwierdzane w USC oraz ewidencji ludności, następnie są one wprowadzane są do systemu elektronicznego i przesyłane do Centrum Personalizacji Danych.

Czas oczekiwania na wydanie dowodu osobistego nie przekracza przewidzianego przez prawo jednomiesięcznego okresu.

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert przygotowanych do wydania dowodów (serii AJJ 656386, AJC 205372, AJC 205372, AJJ 495402, AJI 060595) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł.

Do wniosków o wydanie dowodów osobistych nrAJC 205372 oraz AJI 060595dołączone były, obok potwierdzenia uiszczonej opłaty za dokumenty, odpisy skrócone właściwych aktów stanu cywilnego, gdyż akty te sporządzone były w USC innych niż USC w Wąsoszu. W pozostałych przypadkach akty urodzenia lub małżeństwa osób ubiegających się o wydanie dowodu osobistego zostały sporządzone w USC w Wąsoszu i dane tych osób potwierdzone zostały przez Kierownika miejscowego USC.

Na każdym wniosku potwierdzane są także, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe Wnioskodawcy.

Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia poprzedniego dokumentu.

Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków.

Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi” obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, DB, WL, DX, DD i TD są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe zarówno dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej jak i dla obecnie wydawanych dokumentów w postaci kart identyfikacyjnych przechowywane są według kolejności numerów w ramach poszczególnych serii wydawanych dowodów osobistych.

Przy okazji kontroli wyjaśniono także rozbieżność danych zgromadzonych w Centrum Personalizacji Danych z danymi figurującymi w SOO. Rozbieżność dotyczyła dowodu z roku 2001 o numerze AAD 941072. W CPD dowód ten został przypisany do osoby, która wyrabiała dokumenty w UG Wąsosz oraz otrzymała i pokwitowała odbiór dowodu osobistego na jej nazwisko o numerze AAD 836448. Rozbieżność wynikała zapewne z błędnego wprowadzenia danych w CPD.

Dokumentacja związana z wydawaniem dowodów osobistych prowadzona jest profesjonalnie, zgodnie z wymogami cyt. ustawy.Wyniki kontroli omówiono z Sekretarz Urzędu Gminy, Panią Danutą Modzelewską. Kontrolujący dokonali wpisu do książki kontroli urzędu pod poz. 4/06.

Pani Jadwidze Marcińczyk, odpowiedzialnej za funkcjonowanie w gminie Wąsosz systemu wydawania dowodów osobistych, udzielono instruktażu w zakresie tematyki będącej przedmiotem kontroli.

Na tym kontrolę zakończono.

Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz sprawozdania pozostanie w aktach Urzędu Gminy Wąsosz, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Otrzymują:

1. Wójt Gminy Wąsosz

2. a/a

Podpisy kontrolujących:

1/ Janusz Warelis

2/ Marek Badura