Białystok, 2006.10.26.

OB.I.MB.0934-11/06

S p r a w o z d a n i e

z kontroli doraźnej w zakresie realizacji zadań zleconych związanych z wydawaniem dowodów osobistych, przeprowadzonej w dniu 20.10.2006 r. w Urzędzie Gminy w Sidrze, ul. Rynek 5, NIP 5451001926, REGON 000544929.

Kontrolę przeprowadzili: Marek Józef Badura — kierownik Oddziału do Spraw Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych oraz Janusz Warelis — st. inspektor wojewódzki ww. oddziału, zatrudnieni w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działający na podstawie upoważnień Nr 84/06 i Nr 85/06 z dnia 19.10.2006 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

Temat kontroli:realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) - organizacja i funkcjonowanie w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO).

Celem kontroli było zebranie informacji umożliwiających ocenę działalności WójtaGminy Sidra w zakresie problematyki związanej z organizacją i funkcjonowaniem systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) powierzonej w ramach zadań zleconych, uregulowanej ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy.

Kontrolę przeprowadzono na polecenie Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Wójtem Gminy Sidra od roku 1998 jest Pan Jan Hrynkiewicz. Wyjaśnień kontrolującym udzielała Pani Teresa Biernacka.

Ustalenia kontroli.

Ustalono, że od roku 2001 pracownikiem odpowiedzialnym za realizację zadań związanych z funkcjonowaniem w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO)jest Pani Teresa Biernacka. Przeszła ona w 2001 r. w Białymstoku stosowne szkolenie dot. obsługi i otrzymała identyfikator Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 007375.

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 1783 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej (wszystkie przez pracownika obecnie realizującego omawiane zadania).

Według stanu na dzień kontroli — kompletowanie 1 wniosku zostało zakończone, 3 wnioski wprowadzono do systemu SOO i przekazano do personalizacji, 1 wniosek został zarejestrowany, nie było wniosków zawieszonych, 10 dokumentów zostało wysłanych z CPD a 22 dokumenty oczekiwały na odbiór przez wnioskodawców.

Spośród dowodów oczekujących na odbiór skontrolowano losowo wybrane 5 egzemplarzy:

Seria i Nr data: złożenia potwierdzenia wysłania wyprod. odebrania wniosku danych przez wniosku do dowodu dowodu w urzędzie USC i ewid. ludn. CPD przez CPD z Policji

AJM 703678 02.10.06. 02.10.06. 02.10.06. 06.10.06. 16.10.06.

AJL 095204 03.10.06. 03.10.06. 03.10.06. 06.10.06 16.10.06.

AJJ 221601 08.09.06. 08.09.06. 08.09.06. 14.09.06. 29.09.06.

AJK 090011 20.09.06. 20.09.06. 20.09.06. 29.09.06. 16.10.06.

AJL 884288 29.09.06. 29.09.06. 29.09.06. 04.10.06. 16.10.06.

Wyniki kontroli świadczą, że z chwilą złożenia wniosku przez zainteresowaną osobę, niezwłocznie uruchamiane są przewidziane prawem procedury: dane z wniosku są potwierdzane w USC oraz ewidencji ludności, następnie są one wprowadzane są do systemu elektronicznego i przesyłane do Centrum Personalizacji Danych.

Czas oczekiwania na wydanie dowodu osobistego nie przekracza przewidzianego przez prawo jednomiesięcznego okresu.

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert przygotowanych do wydania dowodów (serii AJM 703678, AJL 095204, AJJ 221601, AJK 090011, AJL 884288) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł.

Do wniosku o wydanie dowodów osobistych nrAJL 884288 dołączony był, obok potwierdzenia uiszczonej opłaty za dokumenty, odpis skrócone właściwego aktu stanu cywilnego, gdyż akt ten sporządzony był w USC innym niż USC w Sidrze. W pozostałych przypadkach akty urodzenia lub małżeństwa osób ubiegających się o wydanie dowodu osobistego zostały sporządzone w USC w Sidrze i dane tych osób potwierdzone zostały przez Kierownika miejscowego USC.

Na każdym wniosku potwierdzane są także, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe wnioskodawcy.

Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia poprzedniego dokumentu.

Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków.

Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi” obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, DB, WL, DX, DD są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe zarówno dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej jak i dla obecnie wydawanych dokumentów w postaci kart identyfikacyjnych przechowywane są według kolejności numerów w ramach poszczególnych serii wydawanych dowodów osobistych.

Dokumentacja związana z wydawaniem dowodów osobistych prowadzona jest prawidłowo, zgodnie z wymogami cyt. ustawy.Wyniki kontroli omówiono z Zastępcą Wójta, Sekretarzem Urzędu Gminy, Panem Feliksem Lewkowiczem. Kontrolujący dokonali wpisu do książki kontroli urzędu pod poz. 5/06.

Pani Teresie Biernackiej, odpowiedzialnej za funkcjonowanie w gminie Sidra systemu wydawania dowodów osobistych, udzielono instruktażu w zakresie tematyki będącej przedmiotem kontroli.

Na tym kontrolę zakończono.

Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz sprawozdania pozostanie w aktach Urzędu Gminy Sidra, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Otrzymują:

1. Wójt Gminy Sidra

2. a/a

Podpisy kontrolujących:

1/ Janusz Warelis

2/ Marek Badura