P R O T O K Ó Ł
z kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Mońkach; adres: 19-100 Mońki, ul. Słowackiego 5a; REGON: 000526191; NIP: 546-10-00-118.
Burmistrzem Moniek jest od 1998r. Pan Zbigniew Męczkowski.
Podstawa kontroli: plan kontroli na 2006r. zatwierdzony przez Wojewodę Podlaskiego, zarządzenie Nr 80/05 Wojewody Podlaskiego z dnia 11 maja 2005r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli.
Kontrolę przeprowadziła Ewa Nieborak — starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, legitymująca się upoważnieniem z dnia 24.08.2006r. Nr 54/06 Wojewody Podlaskiego - delegacja służbowa z dnia 24.08.2006r. Nr 78/06.
Kontrolę rozpoczęto i zakończono w dniu 25.08.2006r.
Tematem kontroli objęto czynności podjęte od początku ubiegłego roku mające na celu realizację zadań nałożonych ustawą z dnia 10.04.1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.).
Informacji i wyjaśnień udzielały P. Henryka Przestrzelska prowadząca sprawy z zakresu ewidencji ludności od 1994r. oraz P. Marta Nowacka realizująca od listopada 2004r. zadania dot. wydawania dowodów osobistych.
I. W zakresie ewidencji ludności :
Miejsko-wiejska gmina Mońki liczy około 16 500 stałych mieszkańców.
Ewidencja ludności prowadzona jest dwusystemowo, tj. w systemie informatycznym i w systemie kartotecznym. System komputerowy funkcjonuje od około 1997r.
Kartoteka terytorialna stałych mieszkańców (KOM-y) przechowywana jest w metalowych szufladach przeznaczonych specjalnie na ten cel. Poukładana jest alfabetycznie według nazw miejscowości i kolejnych numerów domów, a w Mońkach - alfabetycznie według nazw ulic, kolejnych numerów domów i lokali.
Sprawdzono karty osobowe mieszkańców (KOM-y) następujących miejscowości:
- Mońki, Al. Wojska Polskiego - 70
- Krzeczkowo - 31 szt.
- Rusaki - 48 szt.
Dane ujęte na sprawdzanych KOM-ach porównano z danymi ujętymi w systemie informatycznym. Stwierdzono przy tym, że dane gromadzone w obu systemach wzajemnie się uzupełniają i zawierają wymagane dane osobowo-dowodowo-adresowe - numery ewidencyjne są zgodne z datą urodzenia, wprowadzane są serie i numery książeczek wojskowych w przypadku
osób podlegających obowiązkowi służby wojskowej czy też zmiany związane z wydaniem nowych dowodów osobistych, zawarciem małżeństw, itp.
Każdy system z osobna nie zawiera jednak pełnego zakresu wymaganych danych. I tak do sytemu komputerowego wprowadzane są numery ewidencyjne współmałżonka — na KOM-ach ich brak, wśród danych gromadzonych w systemie komputerowym zdarzają się braki danych dot. zawartych małżeństw co z kolei figuruje w zbiorach kartotecznych. Ponadto w systemie komputerowym brak jest w przeważającym zakresie tzw. danych archiwalnych, tj. danych dot. poprzednich adresów zameldowania, czy poprzednio posiadanych dowodów osobistych.
Według wyjaśnień pracownika, gminne zbiory meldunkowe prowadzone w formie komputerowej są sukcesywnie uzupełniane — w oparciu o dane z KOM-ów — podczas pracy bieżącej.
Kartoteka terytorialna byłych mieszkańców składa się z zawiadomień o zameldowaniu w nowym miejscu pobytu oraz z kart osób zmarłych uzupełnionych o datę i numer aktu zgonu. Prowadzona jest w porządku alfabetycznym według nazw miejscowości i kolejnych numerów domów.
Z powodu wdrożenia informatycznego systemu ewidencji ludności nie jest prowadzona kartoteka alfabetyczna.
Po otrzymaniu z USC odpisu skróconego aktu urodzenia noworodka zakładany jest KOM i dane noworodka wprowadzane są do informatycznego, gminnego systemu ewidencji ludności. Następnie przekazywane są (w formie zapisu na dyskietce) do MSWiA w celu nadania numeru ewidencyjnego PESEL. Gminna baza ewidencji ludności (zarówno kartoteki jak i baza komputerowa) jest uzupełniana o numery ewidencyjne PESEL, niezwłocznie po uzyskaniu informacji o ich nadaniu. Bezpośrednio do MSWiA przesyłane są również informacje (z części B formularzy „Zgłoszenie pobytu stałego”) o czynnościach zameldowania na pobyt stały osób przybyłych z terenu innej gminy (migracja zewnętrzna).
Aktualizacja wojewódzkich zbiorów meldunkowych o dane zarejestrowane w kontrolowanej jednostce następuje regularnie — z uwzględnieniem pięciodniowego terminu przewidzianego do dokonania tych czynności. Dane aktualizacyjne są przekazywane do Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki — TBD w Białymstoku w formie dokumentu elektronicznego.
Wyjaśnienia pracownika w powyższym zakresie potwierdzają zapisy w rejestrze wpływu korespondencji prowadzonej przez WOI - TBD w Białymstoku.
Systematycznie, z końcem każdego miesiąca przekazywane są również do właściwego Urzędu Skarbowego wykazy zmarłych mieszkańców gminy, jako wykonanie obowiązku wynikającego z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 1995r. Nr 142, poz.702 z późn. zm.). Świadczą o tym, gromadzone na stanowisku, kopie wysyłanych informacji, np. z dnia 31.01.2006r. 28.02.2006r. 29.03.2006r. 28.04.2006r. itd.
Według wyjaśnień pracownika, w okresie objętym kontrolą, nie było żadnego przypadku zgłoszenia pobytu czasowego do 3 miesięcy (poprzednio do 2 miesięcy).
Ewidencja pobytów czasowych trwających ponad 3 miesiące (poprzednio ponad 2 miesiące) prowadzona jest, obok systemu komputerowego, również w systemie kartotecznym obejmującym formularze „Zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad dwa (trzy) miesiące”. Kartoteka zawiera wyłącznie aktualne zgłoszenia. W dniu kontroli 319 osób zameldowanych było na terenie kontrolowanej jednostki na ten rodzaj meldunku.
Zarówno zgłoszenia pobytu czasowego ponad trzy (dwa) miesiące jak i zgłoszenia pobytu stałego przyjmowane są przy potwierdzeniu faktu pobytu osoby podlegającej
zameldowaniu w miejscu podanym do zameldowania. Omawiane zgłoszenia przyjmowane są na obowiązujących drukach.
Według wyjaśnień pracownika, w okresie objętym kontrolą, tj. od 2005r. nie było przypadków dokonywania czynności meldunkowych przez cudzoziemców.
Od początku okresu objętego kontrolą przeprowadzone zostały postępowania w sprawach meldunkowych oznaczone następującymi numerami:
-
OSO.5115/2/05 — zakończone decyzją o wymeldowaniu,
-
OSO.5115/3/05 — zakończone decyzją o wymeldowaniu,
-
OSO.5115/7/3/06 — zakończone decyzją o umorzeniu postępowania,
-
OSO.5115/7/05 — zakończone decyzją o wymeldowaniu,
-
OSO.5115/7/05/06 — zakończone decyzją o wymeldowaniu,
-
OSO.5115/10/05 — zakończone decyzją o umorzeniu postępowania,
-
OSO.5115/10/05/06 — zakończone decyzją o wymeldowaniu,
-
OSO.5115/11/05/06 — zakończone decyzją o wymeldowaniu,
-
OSO.5115/12/05/06 — zakończone decyzją o wymeldowaniu,
-
OSO.5115/1/06 — zakończona decyzją o wymeldowaniu.
Decyzje w wymienionych wyżej sprawach, są już ostateczne — nie były zaskarżane w administracyjnym toku instancji. Postępowania je poprzedzające opierały się na zasadach określonych przepisami kpa, chociaż w nielicznych przypadkach np. w sprawie wymienionej pod nr 1, nie został - przed wydaniem decyzji - zastosowany art. 10 kpa.
Ponadto aktualnie prowadzone są następujące sprawy meldunkowe: OSO.51151/2/06, OSO.51151/4/06, OSO.51151/8/06, OSO.51151/9/06, OSO.51151/10/06/, OSO.51151/7/06. Wszystkie dot. przedmiotu wymeldowania osoby, której - jak wynika z dotychczasowych ustaleń - obecne miejsce pobytu nie jest znane.
Przegląd teczki S.A.51180 - Udostępnienie danych (gromadzone są tu wnioski głównie organów Policji, Sądów, Prokuratury, ZUS-u) wskazuje, że wnioski o udostępnienie danych załatwiane są bez zbędnej zwłoki. Odpowiedzi — informacje o wnioskowanych danych udzielane są w formie wydruku komputerowego opatrzonego podpisem osoby załatwiającej sprawę z podaniem jej imienia i nazwiska, stanowiska służbowego oraz występującej w tym zakresie z upoważnienia Burmistrza. Nie stwierdzono wniosków wniesionych przez podmioty, którym udostępnienie danych następuje odpłatnie.
Odrębny zbiór dokumentów związany z udostępnianiem danych gromadzonych w systemie ewidencji ludności dotyczy wydawania zaświadczeń o zameldowaniu. Również i tego typu sprawy załatwiane są bezzwłocznie.
2. W zakresie dokumentów stwierdzających tożsamość:
Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania książeczkowych dowodów osobistych.
Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi” obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: MA, ECO, BCX, WCB, RU, ZL, FW, WK, AB, WL są oprawione w oprawy introligatorskie. Rejestry serii: DB, DD, DX i TD są przechowywane w plastikowych skoroszytach.
Koperty dowodowe zarówno dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej jak i dla obecnie wydawanych dokumentów w postaci kart identyfikacyjnych przechowywane według kolejności numerów w ramach poszczególnych serii wydawanych dowodów osobistych.
Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert ostatnio wydawanych dowodów (serii AJE 726846-026847, AJD 913584-366089, AJB 546339-046334 - razem: 36 szt.) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł.
Do wniosków o wydanie dowodu osobistego dołączane są, obok potwierdzenia uiszczonej opłaty za dokument, odpisy skrócone właściwych aktów stanu cywilnego, o ile akty te sporządzone były w innym USC niż USC w Mońkach. Jeżeli natomiast odpowiednio akt urodzenia lub małżeństwa osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego został sporządzony w USC w Mońkach, to dane osobowe wnioskodawcy potwierdzane są przez Kierownika USC na wniosku o wydanie dowodu osobistego. Powyższe czynności są wykonywane w przypadku: wnioskowania o dowód osobisty po raz pierwszy, zmian stanu cywilnego wnioskodawcy, rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi we wniosku a danymi Wnioskodawcy ujętymi w systemie ewidencji ludności.
Na każdym wniosku potwierdzane są, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe Wnioskodawcy.
Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia poprzedniego dokumentu.
Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków. Łącznie z kopią dowodu rozliczenia przechowywane są formularze anulowane.
Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Obecnie zainteresowani otrzymują dokument potwierdzający tożsamość w przewidywanym, miesięcznym terminie od daty złożenia wniosku.
Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 6 603 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej, z czego 3 321 dokumentów zostało wydanych przez pracownika obecnie realizującego omawiane zadania. Według stanu na dzień kontroli — 2 wnioski (złożone w dniu kontroli) zostały wprowadzone do systemu i jeszcze nie przekazane do CPD, 95 wniosków wprowadzono do systemu SOO i przekazano do personalizacji, 22 dokumenty zostały spersonalizowane ale jeszcze nie przekazane z CPD, a 46 dokumentów oczekiwało na odbiór przez Wnioskodawców.
Podczas kontroli pracownikom udzielono instruktażu.
Ustalenia kontroli zostały omówione z Sekretarzem.
Burmistrzowi Moniek przysługuje prawo wniesienia pisemnych uwag do ustaleń kontroli zawartych w niniejszym protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Burmistrzowi Moniek, a drugi pozostawiono w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Do książki kontroli w Urzędzie Miejskim w Mońkach wpisano się pod poz. 4/2006.
Zał. Nr 1
Kierownik jednostki kontrolowanej: Kontrolujący:
BURMISTRZ
/-/ mgr Zbigniew Męczykowski
22.09.2006r.
STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI
/-/ Ewa Nieborak
19.09.2006r.