Białystok, dnia 13 listopada 2006 r.

Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

OB.III.EB.0932-10/06

Pan

Zenon Białobrzeski

Wójt Gminy Zbójna

Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 12 września 2006 roku przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Zbójnej dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r. – prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Ustalono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą podpisane są przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej Kierownika USC, uprawnionego do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, jak również wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 4¹ krio, a dotyczących braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.

Nie stwierdzono również naruszenia terminu określonego w art. 8 § 3 kr i o zgodnie, z którym zaświadczenie od duchownego powinno wpłynąć do USC przed upływem pięciu dni od daty zawarcia związku małżeńskiego.

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Wójta.

Stwierdzono jednakże, że w pracy Kierownika USC w Zbójnej wystąpiły następujące nieprawidłowości:

- wpisywanie w decyzjach dot. transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do ksiąg polskich oraz w sporządzonych na ich podstawie aktach danych, które nie wynikają z zagranicznego aktu stanu cywilnego (akt urodzenia Nr (...) z 2006 r., akt małżeństwa Nr (...) z 2006 r.),

- brak potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę na podstawie której sporządzono akt małżeństwa nr (...)/2005. Dokument ten wysłano wnioskodawcy za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w ...,

- nieprecyzyjnie nanoszenie - w transkrybowanych aktach małżeństwa - wzmianki dodatkowej w zakresie nazwisk małżonków i dzieci w sytuacji, gdy dane te nie wynikały z aktu zagranicznego (akty małżeństwa: Nr 1(...)/2005, Nr (...)/2005, Nr (...)/2005, Nr (...)/2006)

- przyjmowanie niezgodnie z art. 62 ust. 3 prawa o asc oświadczeń od cudzoziemców odnośnie nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego oraz od cudzoziemców i obywateli polskich oświadczeń odnośnie nazwiska dzieci z tych małżeństw – w sytuacji gdy nazwiska te nie wynikały z aktu zagranicznego

W związku z powyższym uważam za celowe:

- zwrócenie szczególnej uwagi na stosowne do art. 73 ust. 1 prawa o asc podejmowanie decyzji i sporządzanie aktów stanu cywilnego. Należy mieć na uwadze, iż umiejscowienie na tej podstawie aktu zagranicznego do księgi polskiej polega na dokładnym przeniesieniu jego treści do aktu polskiego w zakresie wymaganym ustawą – prawo o aktach stanu cywilnego.

- wyegzekwowanie potwierdzenia odbioru przez wnioskodawcę decyzji dot. transkrypcji aktu małżeństwa nr (...)/2005,

- zwrócenie uwagi na właściwe postępowanie i precyzyjne wpisywanie w aktach małżeństwa wzmianki dodatkowej o nazwiskach małżonków i ich dzieci w przypadku transkrypcji zagranicznych aktów do księgi polskiej, a także wyjaśnienie sprawy złożenia przez kobietę dwóch różnych oświadczeń co do nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego (akt małżeństwa Nr (...)/2005). Należy mieć na uwadze, że art. 62 ust. 3 prawa o asc przewiduje możliwość złożenia - wraz z wnioskiem o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa (gdy małżeństwo zostało zawarte przez obywatela polskiego i cudzoziemca) - oświadczenia o nazwisku noszonym po zawarciu związku małżeńskiego tylko przez obywatela polskiego, a w sytuacji gdy małżeństwo w zagranicznym urzędzie stanu cywilnego zawierali obywatele polscy – mogą złożyć również oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego ystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nieskorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji