P R O T O K Ó Ł

z kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Szypliszkach; adres: 16-411 Szypliszki, ul. Suwalska 21; REGON: 59-2-914-79673; NIP: 844-11-11-684.

Wójtem Gminy Szypliszki jest od 2002r. Pan Mariusz Grygieńć.

Podstawa kontroli: plan kontroli na 2006r. zatwierdzony przez Wojewodę Podlaskiego, zarządzenie Nr 80/05 Wojewody Podlaskiego z dnia 11 maja 2005r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli.

Kontrolę przeprowadziła Ewa Nieborak — starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, legitymująca się upoważnieniem z dnia 14.11.2006r. Nr 93/06 Wojewody Podlaskiego - delegacja służbowa z dnia 14.11.2006r. Nr 129/06.

Kontrolę rozpoczęto i zakończono w dniu 15.11.2006r.

Tematem kontroli objęto czynności podjęte od początku ubiegłego roku mające na celu realizację zadań nałożonych ustawą z dnia 10.04.1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.).

Informacji i wyjaśnień udzielała P. Teresa Kalinowska prowadząca sprawy z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych od maja 2003r.

I. W zakresie ewidencji ludności :

Gmina Szypliszki liczy około 4 200 stałych mieszkańców.

Ewidencja ludności prowadzona jest dwusystemowo, tj. w systemie informatycznym i w systemie kartotecznym. System komputerowy został wprowadzony zanim pracownik obecnie realizujący kontrolowane zadania przejął obowiązki.

Kartoteka terytorialna stałych mieszkańców (KOM-y) przechowywana jest w metalowych szufladach przeznaczonych specjalnie na ten cel. Poukładana jest alfabetycznie według nazw miejscowości i kolejnych numerów domów, a w Szypliszkach - alfabetycznie według nazw ulic, kolejnych numerów domów i lokali.

Sprawdzono karty osobowe mieszkańców (KOM-y) następujących miejscowości:

- Aleksandrówka - 25 sz.

- Dębowo - 51 szt.

- Sadzawki - 45 szt.

Dane ujęte na sprawdzanych KOM-ach porównano z danymi ujętymi w systemie informatycznym. Stwierdzono przy tym, że dane gromadzone w obu systemach wzajemnie się uzupełniają i zawierają wymagane dane osobowo-dowodowo-adresowe, numery ewidencyjne są zgodne z datą urodzenia, wprowadzane są serie i numery książeczek wojskowych w przypadku osób podlegających obowiązkowi służby wojskowej czy też zmiany związane z wydaniem nowych dowodów osobistych, zawarciem małżeństw, itp.

Każdy system z osobna nie zawiera jednak pełnego zakresu wymaganych danych. I tak do sytemu komputerowego wprowadzane są numery ewidencyjne współmałżonka — na KOM-ach ich brak, wśród danych gromadzonych w systemie komputerowym zdarzają się braki danych dot. zawartych małżeństw czy obowiązku wojskowego, co z kolei figuruje w zbiorach kartotecznych. Ponadto w systemie komputerowym brak jest w przeważającym zakresie tzw. danych archiwalnych, tj. danych dot. poprzednich adresów zameldowania, czy poprzednio posiadanych dowodów osobistych.

Według wyjaśnień pracownika, gminne zbiory meldunkowe prowadzone w formie komputerowej są uzupełniane — w oparciu o dane z KOM-ów — podczas pracy bieżącej. Dotychczasową weryfikacją objęto ok. 30 % gromadzonych danych.

Kartoteka terytorialna byłych mieszkańców składa się z zawiadomień o zameldowaniu w nowym miejscu pobytu oraz z kart osób zmarłych uzupełnionych o datę i numer aktu zgonu. Prowadzona jest w porządku alfabetycznym według nazw miejscowości, a w ramach miejscowości — alfabetycznie według nazwisk byłych mieszkańców.

Z powodu wdrożenia informatycznego systemu ewidencji ludności nie jest prowadzona kartoteka alfabetyczna — w roku ubiegłym została przekazana do archiwum zakładowego.

Po otrzymaniu z USC odpisu skróconego aktu urodzenia noworodka zakładany jest KOM i dane noworodka wprowadzane są do informatycznego, gminnego systemu ewidencji ludności. Następnie przekazywane są (w formie zapisu na dyskietce) do MSWiA w celu nadania numeru ewidencyjnego PESEL. Gminna baza ewidencji ludności (zarówno kartoteki jak i baza komputerowa) jest uzupełniana o numery ewidencyjne PESEL, niezwłocznie po uzyskaniu informacji o ich nadaniu. Nowonadany numer ewidencyjny PESEL jest również niezwłocznie udostępniany rodzicom noworodka. Dotychczas, bezpośrednio do MSWiA przesyłane były również informacje (z części B formularzy „Zgłoszenie pobytu stałego”) o czynnościach zameldowania na pobyt stały osób przybyłych z terenu innej gminy (migracja zewnętrzna).

Aktualizacja wojewódzkich zbiorów meldunkowych o dane zarejestrowane w kontrolowanej jednostce następuje regularnie — z uwzględnieniem pięciodniowego terminu przewidzianego do dokonania tych czynności. Dane aktualizacyjne są przekazywane do Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki — TBD w Białymstoku w formie dokumentu elektronicznego.

Wyjaśnienia pracownika w powyższym zakresie potwierdzają gromadzone na stanowisku listy zmian i metryczki wysłanych zmian oraz zapisy w rejestrze wpływu korespondencji prowadzonej przez WOI - TBD w Białymstoku.

Systematycznie, raz w miesiącu przekazywane są również do Urzędu Skarbowego w Suwałkach wykazy zmarłych mieszkańców gminy, jako wykonanie obowiązku wynikającego z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 1995r. Nr 142, poz.702 z późn. zm.). Świadczą o tym, gromadzone na stanowisku, kopie wysyłanych informacji.

Według wyjaśnień pracownika, w okresie objętym kontrolą, nie było żadnego przypadku zgłoszenia pobytu czasowego do 3 miesięcy (poprzednio do 2 miesięcy).

Ewidencja pobytów czasowych trwających ponad 3 miesiące (poprzednio ponad 2 miesiące) prowadzona jest, obok systemu komputerowego, również w systemie kartotecznym obejmującym formularze „Zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad dwa (trzy) miesiące”. Kartoteka zawiera aktualne zgłoszenia poukładane alfabetycznie według nazwisk osób dokonujących zameldowania. W dniu kontroli 81 osób zameldowanych było na terenie kontrolowanej jednostki na ten rodzaj meldunku.

Zarówno zgłoszenia pobytu czasowego ponad trzy (dwa) miesiące jak i zgłoszenia pobytu stałego przyjmowane są przy potwierdzeniu faktu pobytu osoby podlegającej zameldowaniu w miejscu podanym do zameldowania. Omawiane zgłoszenia przyjmowane są na obowiązujących drukach i po wykazaniu (wypełnieniu) przez osobę zgłaszającą wszystkich niezbędnych danych.

Według wyjaśnień pracownika, w okresie objętym kontrolą, tj. od 2005r. dwóch cudzoziemców zgłosiło swój pobyt na terenie kontrolowanej jednostki — jeden obywatel Ukrainy dokonał zameldowania na pobyt czasowy i jeden obywatel Francji został zameldowany na pobyt stały. Czynności meldunkowych dokonano zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Od początku okresu objętego kontrolą przeprowadzonych zostało 9 postępowań w sprawach meldunkowych: 5 w roku ubiegłym, 4 w roku bieżącym.

Decyzje w wymienionych wyżej sprawach, są już ostateczne — nie były zaskarżane w administracyjnym toku instancji. Postępowania je poprzedzające opierały się na zasadach określonych przepisami kpa, z zachowaniem określonych prawem procedur.

Przegląd teczki S.A.5119-2 - Udostępnienie danych (gdzie gromadzone są zarówno wnioski o udostępnienie danych pochodzące w przeważającej części od organów Policji jak i wnioski o wydanie zaświadczeń o zameldowaniu) wskazuje, że tego typu sprawy załatwiane są bez zbędnej zwłoki.

2. W zakresie dokumentów stwierdzających tożsamość:

Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi” obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, WL, DB, DD, DX i TD są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe dla dokumentów stwierdzających tożsamość przechowywane są: według serii i kolejnych numerów — dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej oraz według numerów wniosków rejestrowanych w SOO - dla obecnie wydawanych dowodów w postaci kart identyfikacyjnych.

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert ostatnio wydawanych dowodów (wnioski od nr …-2450 do nr …-2509, razem: 32 szt.) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł. Do wniosków o wydanie dowodu osobistego dołączane są, obok potwierdzenia uiszczonej opłaty za dokument, odpisy skrócone właściwych aktów stanu cywilnego, o ile akty te sporządzone były w innym USC niż USC w Szypliszkach. Jeżeli natomiast odpowiednio akt urodzenia lub małżeństwa osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego został sporządzony w USC w Szypliszkach, to dane osobowe wnioskodawcy potwierdzane są przez Kierownika USC na wniosku o wydanie dowodu osobistego. Na każdym wniosku potwierdzane są, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe wnioskodawcy.

Część B formularza uzupełniana po wydaniu dowodu zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu.

W związku z wprowadzoną z dniem 1.01.2006r. administracyjną zmianą nazwy miejscowości wchodzącej w skład Gminy Szypliszki (Dz.U. z 2005r. Nr 264, poz.2208), mieszkańcy tej miejscowości są zwalniani z opłaty za wydanie dowodu osobistego — dotychczas sytuacja powyższa dot. 6 osób (np. koperta oznaczona Nr wniosku …3286) spośród 67 zobowiązanych do wymiany dowodu osobistego z powodu administracyjnej zmiany adresu.

Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków.

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Obecnie zainteresowani otrzymują dokument potwierdzający tożsamość w przewidywanym, miesięcznym terminie od daty złożenia wniosku.

Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 1 886 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej. Według stanu na dzień kontroli — 4 wnioski nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu, 4 wprowadzono ale nie przekazano jeszcze do CPD, 11 wprowadzonych już wniosków przekazano do CPD, 3 dokumenty zostały spersonalizowane ale jeszcze nie przekazane z CPD, a 40 dokumentów oczekiwało na odbiór przez Wnioskodawców.

Podczas kontroli pracownikowi udzielono instruktażu.

Wójtowi Gminy Szypliszki przysługuje prawo wniesienia pisemnych uwag do ustaleń kontroli zawartych w niniejszym protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Wójtowi Gminy Szypliszki, a drugi pozostawiono w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Do książki kontroli w Urzędzie Gminy w Szypliszkach wpisano się pod poz. 6/2006.

Zał. Nr 1

Kontrolujący:

STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI

Ewa Nieborak

04.12.2006r.

Kierownik jednostki kontrolowanej:

W Ó J T

mgr inż. Mariusz Grygieńć

08.12.2006r.