Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 24 listopada 2006 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Jedwabnem
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Jedwabnem, wchodzący w skład Urzędu Miejskiego w Jedwabnem (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miejskiego w Jedwabnem, ul. Żwirki i Wigury 3, 18-420 Jedwabne.
Regon Urzędu Miejskiego w Jedwabnem: 000527374, NIP: 718-12-79-422.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Krzysztof Ryszard Moenke — Burmistrz Jedwabnego, który został wybrany na to stanowisko w wyborach bezpośrednich dnia 12 listopada 2006 roku.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Jedwabnem jest Pani Kinga Karwowska powołana na to stanowisko z dniem 16 listopada 2002 roku (uchwała Rady Miejskiej w Jedwabnem Nr I/10/02 z dnia 16 listopada 2002 roku).
Kontrolę przeprowadziła Ewa Monika Bielewska — referent prawny w Oddziale ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz Konrad Michałowski — referent prawny w w/w Oddziale na podstawie upoważnień Nr 104/06 oraz Nr 105/06 z dnia 23 listopada 2006 roku podpisanych przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego — Dyrektora w/w Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego(Dz. U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688) i §24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określa zarządzenie wewnętrzne Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.)
2. z dnia 29 września 1986 r. prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na rok 2006 dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 09 lutego 2006 roku przez Panią Ewę Maciak — Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Kinga Karwowska — Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Jedwabnem.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za rok 2006 (według stanu na dzień kontroli).
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2006 r. - wg stanu na dzień kontroli sporządzono 12 aktów urodzenia.
- 1 na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka,
- 11 aktów wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Jedwabnem.
Sprawdzono akt wpisany na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka.
Akt sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zdarzenia — art. 10 ust. 1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych jest odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka wydany przez USC Wizna.
Zgłoszenia urodzenia noworodka dokonał ojciec dziecka. Akt urodzenia podpisany został przez osobę zgłaszającą oraz Kierownika USC w Jedwabnem.
Puste miejsca w akcie, po jego wypisaniu — wykreślono zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Bez uwag
Następnie sprawdzono akty wpisane na podstawie decyzji Kierownika USC w Jedwabnem.
Podania o umiejscowienie zagranicznych aktów urodzeń wniosły osoby uprawnione.
W aktach zbiorowych znajdują się odpisy aktów zagranicznych wraz z tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumacza przysięgłego — tylko w jednym przypadku w aktach zbiorowych znajduje się kopia zagranicznego aktu urodzenia oraz tłumaczenie dokonane przez notariusza w Nowym Jorku.
Dane z aktów zagranicznych przeniesiono prawidłowo do decyzji, a następnie aktów polskich.
Kierownika USC pouczono, iż w aktach zbiorowych w przypadku transkrypcji winien znajdować się oryginalny odpis zagranicznego aktu stanu cywilnego, bądź jego kopia, ale tylko wówczas, gdy została poświadczona przez organ, który przechowuje oryginały ksiąg stanu cywilnego i jest uprawniony do wydawania z nich odpisów lub przez polską placówkę konsularną, stwierdzającą, że kopia jest zgodna z oryginałem i że ma charakter dokumentu urzędowego, wydanego zgodnie z prawem miejsca wystawienia, jako aktu stanu cywilnego.
Ponadto Kierownika USC w Jedwabnem pouczono, iż zgodnie z § 9 rozporządzenia - dokumenty wydane w języku obcym i składane Kierownikowi USC w związku z dokonywaniem czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, powinny być składane wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2006 roku sporządzono 42 akty małżeństwa.
Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC. Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisywane ręcznie, co jest zgodne z § 2 ust. 1 rozporządzenia.
Wolne miejsca po sporządzeniu aktu są zakreślane w sposób uniemożliwiający dokonywanie w nich jakichkolwiek wpisów - § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Sprawdzono:
- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Jedwabnem Nr (…)1 z dnia (…)1, co odnotowano prawidłowo w akcie w rubryce „uwagi” - § 7 ust. 1 rozporządzenia.
Podanie złożyła matka mężczyzny, którego dotyczył akt małżeństwa, zamieszkała na terenie gminy Jedwabne- decyzję podjął organ właściwy miejscowo (art. 13 prawa o asc). Strona przedłożyła: zaświadczenie o rejestracji małżeństwa wydane przez USC w Chicago (USA) wraz z urzędowym tłumaczeniem tego dokumentu na język polski, odpisy zupełne aktu urodzenia kobiety i mężczyzny, oświadczenie małżonków — obojga obywateli polskich — o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz o nazwisku dzieci z tego małżeństwa złożone przed notariuszem publicznym w USA.
Kierownik USC ocenił, iż zagraniczny akt małżeństwa podlega odtworzeniu w trybie art. 35 prawa o asc.
Pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) — określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Akt został wypisany prawidłowo. Bez uwag.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Jedwabnem Nr (…)1 z dnia (…)1 podjętej na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Kobieta, której akt dotyczy upoważniła przed notariuszem publicznym w USA swego ojca do umiejscowienia zagranicznego aktu małżeństwa. Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do podjęcia decyzji na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu małżeństwa wydany w USA wraz z urzędowym tłumaczeniem tego dokumentu na język polski, a także oświadczenie kobiety o nazwisku noszonym po zawarciu związku małżeńskiego złożone przed notariuszem publicznym.
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono dokładnie do decyzji, a następnie aktu polskiego.
W sentencji decyzji Kierownik USC nie zawarł informacji, iż strona jest reprezentowana przez pełnomocnika.
W zakresie nazwisk małżonków noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz nazwisk dzieci z tego małżeństwa Kierownik USC naniósł adnotację w rubryce „wzmianki dodatkowe”, jednakże nieprecyzyjnie przywołał przepisy prawa w tym zakresie. Poinstruowano Kierownika USC w jaki sposób należało nanieść wzmiankę.
Pełnomocnik wniósł również o uzupełnienie aktu małżeństwa o brakujące dane. Kierownik USC podjął decyzję (…)1 z dnia (…)1 o uzupełnieniu aktu małżeństwa. Podstawę uzupełnienia stanowiły odpisy skrócone aktów urodzenia małżonków. W akcie została naniesiona prawidłowa wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu.
Odbiór obu decyzji pokwitował pełnomocnik.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 - podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiła decyzja Nr (…)1 z dnia (…)1 podjęta w trybie art. 35 prawa o asc.
Wniosek o odtworzenie aktu urodzenia złożyła matka mężczyzny, którego akt dotyczy zamieszkała na terenie gminy Jedwabne - nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu (art. 13 prawa o asc).
Podstawę odtworzenia stanowił akt wydany przez USC w Nowym Jorku (w USA) w języku angielskim oraz odpisy zupełne aktu urodzenia obojga małżonków. Dokument zagraniczny został przetłumaczony przez notariusza publicznego w USA. Poinstruowano Kierownika USC, iż przyjęcie takiego tłumaczenia stanowi naruszenie § 9 rozporządzenia, który stanowi, iż dokumenty zagraniczne powinny być składane wraz z ich urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula.
Kierownik USC ocenił, iż zagraniczny akt małżeństwa podlega odtworzeniu w trybie art. 35 prawa o asc. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Bez uwag.
Akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC- art. 1 § 1 kr i o.
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
- Nr (…)1 z dnia (…)1
Akty małżeństw podpisane są przez osoby zawierające związek małżeński, świadków oraz Kierownika USC. W każdym przypadku zachowano termin miesięczny określony w art. 4 kr i o.
W aktach zbiorowych są dokumenty złożone przez strony przed zawarciem małżeństwa, wymagane zgodnie z art. 54 ust. 1 prawa o asc.
Do złożonych dokumentów nie zgłoszono zastrzeżeń.
Akty małżeństw dotyczące związków wyznaniowych ze skutkiem cywilnym — art. 1 § 2 kr i o.
Pozostałe akty małżeństwa zostały sporządzone na podstawie zaświadczeń potwierdzających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.
Sprawdzono akty: od Nr 1 do Nr 3, od Nr 6 do Nr 19, od Nr 30 do Nr 41
Ustalono, co następuje:
- do każdego z ww. aktów małżeństw są akta zbiorowe, w których znajduje się dwustronnie wypełnione zaświadczenie i inne wymagane prawem o asc dokumenty (art. 54 ust. 1),
- związki małżeńskie zawierane były w terminie ważności zaświadczenia,
- akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce ich zawarcia,
- zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego do USC w przewidzianym ustawowo terminie — art. 8 § 3 kr i o,
- akty małżeństwa sporządzano niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu, w którym zaświadczenie wpłynęło do USC — art. 61 a ust. 2 prawa o asc,
- przypiski w aktach zostały naniesione na bieżąco.
W przypadku aktów od Nr 1 do Nr 3 oraz od Nr 6 do Nr 10 porównano dane wpisane w aktach małżeństw z danymi osobowymi figurującymi w zaświadczeniach i w aktach urodzeń obojga małżonków — nie stwierdzając błędów i rozbieżności.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2006 r. — wg stanu na dzień kontroli sporządzono 44 akty zgonu:
- 41 aktów zgonu sporządzono na podstawie kart zgonu;
- 3 akty wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Jedwabnem.
Sprawdzając akty sporządzone na podstawie kart zgonu stwierdzono, że są podpisane przez Kierownika USC w Jedwabnem oraz osobę zgłaszającą zgon. Wolne pozycje po sporządzeniu aktów są wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Karty zgonu wystawione przez lekarza znajdują się w aktach zbiorowych. Porównano dane z karty zgonu z treścią aktu w pozycji data i miejsce zgonu, nie stwierdzając błędów
i rozbieżności.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktów zgonu (art. 10 ust. 1 prawa o asc).
Przypiski w aktach naniesiono na bieżąco.
Bez uwag.
Następnie sprawdzono akty wpisane na podstawie decyzji Kierownika USC.
Decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Podania wniosły osoby uprawnione.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych i treści aktów polskich nie zgłoszono zastrzeżeń - jedynie w jednym przypadku Kierownik USC wydał decyzję, którą jednocześnie uzupełnił i sprostował akt zgonu (podstawa prawna — art. 36 i 28 prawa o asc).
Kierownika pouczono, iż w w/w przypadku powinny być wydane dwie odrębne decyzje — jedna dotycząca sprostowania aktu i druga dotycząca jego uzupełnienia.
Na tym protokół zakończono.
Ustalenia z kontroli omówiono z Panem Krzysztofem Ryszardem Moenke — Burmistrzem Jedwabnego, w obecności Pani Kingi Karwowskiej — Kierownika USC w Jedwabnem.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej, pozostaje w aktach Urzędu Miejskiego w Jedwabnem, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
podpisy osób kontrolujących:
/-/ Ewa Monik Bielwska— referent prawny
/-/ Konrad Michałowski— referent prawny
12.12.2006 r.
podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
/-/ Krzysztof Moenke— Burmistrz Jedwabnego
14.12.2006 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)