Protokół kontroli

Urzędu Gminy ŚNIADOWO

Kontrola została przeprowadzona 16, 20 i 21 listopada 2006 roku przez starszego inspektora wojewódzkiego mgr Andrzeja Jankowskiego na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (Nr 35/06 z 26 października 2006 roku).

Temat kontroli: realizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem obowiązku publikowania oświadczeń majątkowych.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli.

Kierownikiem Urzędu i wójtem gminy Śniadowo był od 3 marca 1993 roku mgr inż. Lech Marek Szabłowski.

Sekretarzem gminy był od 23 sierpnia 1999 roku mgr Tomasz Paweł Tyszka.

Zastępca wójta nie został dotychczas powołany.

Adres Urzędu: 18-411 Śniadowo, ul. Ostrołęcka 11; numer REGON: 000549737, numer NIP: 718-12-79-563.

Ustalenia kontroli:

I.Udostępnianie informacji publicznej.

1. Stosownie do art. 11b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zasady dostępu do dokumentów związanych z wykonywaniem zadań publicznych przez organy gminy ustalono w rozdziale VII Statutu Gminy Śniadowo przyjętego uchwałą Nr IV/29/03 Rady Gminy z 17 marca 2003 roku (Dz. Urz. Woj. Podlaskiego z 24 maja 2003 r. Nr 50, poz. 1053).

Postanowiono tam m.in., że:

- „Obywatelom udostępnia się następujące rodzaje dokumentów: 1) protokoły z sesji; 2) protokoły z posiedzeń komisji Rady…, 3) rejestr uchwał Rady, 4) rejestr wniosków i opinii komisji Rady, 5) rejestr interpelacji i wniosków radnych, 6 zarządzenia wójta” (§ 115 ust. 1); ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stanowiła, że „Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do: …2) wglądu do dokumentów urzędowych…” (art. 3 ust. 1); również z art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wynikało, że jawność działania organów gminy obejmuje m.in. dostęp do wszystkich dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych;

- „Dokumenty wymienione w ust. 1 podlegają udostępnieniu po ich formalnym przyjęciu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Statutem” (§ 115 ust. 2);

- „Dokumenty z zakresu działania Rady, komisji i wójta udostępnia się w dniach pracy Urzędu Gminy, w godzinach przyjmowania interesantów, na stanowisku do spraw obsługi Rady i w obecności pracownika Urzędu” (§ 116);

- „Z dokumentów wymienionych w § 115 obywatele mogą sporządzać notatki, odpisy i wyciągi, fotografować je lub kopiować” (§ 117 ust. 1);

- „Realizacja uprawnień określonych w ust. 1 może odbywać się wyłącznie w Urzędzie Gminy i w asyście pracownika Urzędu” (§ 117 ust. 2);

- wyłączenie jawności niektórych dokumentów może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych ustawami (§ 118).

2. Gmina Śniadowo posiadała swoją stronę w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem http://www.sniadowo.powiatlomzynski.pl/bip/ .

Na łamach tego teleinformatycznego publikatora, zwanego w skrócie BIP, zamieszczono szereg danych i dokumentów wskazanych w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a więc m.in. Statut Gminy, protokoły posiedzeń Rady Gminy, przepisy gminne, ważniejsze zarządzenia wójta, roczne budżety gminy i akty prawne zmieniające ich treść oraz okresowe sprawozdania z ich realizacji, przyjęte plany, programy i strategie dotyczące realizacji zadań publicznych, składy osobowe i kompetencje organów gminy, niektóre dane o gminnych jednostkach organizacyjnych, wykaz sołectw, okresowe informacje i sprawozdania z działalności wójta, komisji Rady i gminnych jednostek organizacyjnych, Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy, sposoby przyjmowania i załatwiania w Urzędzie spraw indywidualnych, wykaz niektórych prowadzonych w Urzędzie rejestrów i ewidencji (bez zasad udostępniania danych w nich zawartych), aktualne ogłoszenia, dane o długu publicznym i udzielonej przez gminę pomocy publicznej, wykaz najważniejszych składników majątku gminy.

Do zakończenia niniejszej kontroli w Biuletynie nie zamieszczono jeszcze protokołów posiedzeń komisji Rady, treści niektórych zarządzeń wójta, projektów aktów prawnych, statutów sołectw, wykazu niektórych prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz zasad udostępniania danych w nich zawartych, dokumentacji przebiegu i efektów kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli państwowej i pracowników Urzędu, wykazu i wartości majątku gminnych jednostek organizacyjnych, danych o ciężarach publicznych i niektórych składnikach zaliczanych do majątku gminy (art. 6 ust. 1 punkty 1a, 1b, 2a, 2b, 2c, 2f, 3f, 4a, 5c, 5d i 5h w związku z art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej).

Do BIP nie wprowadzono również wzmianki o sposobie udostępniania informacji nie zamieszczonych w Biuletynie (art. 8 ust. 4 przedmiotowej ustawy).

3. O wszystkich zwołanych sesjach Rady Gminy powiadomiono mieszkańców co najmniej na 5 dni przed terminem sesji poprzez:

- wywieszenie na tablicach informacyjnych, zainstalowanych w sołectwach oraz w budynku Urzędu i przed nim, podpisanych przez przewodniczącego Rady zawiadomień wskazujących termin, miejsce i porządek obrad,

- zamieszczenie w BIP wersji elektronicznej powyższego zawiadomienia.

Powyższe zawiadomienia nie zawierały słów zapraszających do udziału, czy informacji o prawie wstępu na sesję, gdyż były skierowane do radnych.

Statut Gminy w § 28 ust. 9 stanowił: „Zawiadomienie o terminie, miejscu i przedmiocie obrad Rady powinno być podane do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty”.

O zwołanych posiedzeniach komisji Rady poinformowano mieszkańców poprzez wywieszenie na tablicach ogłoszeniowych, znajdujących się w budynku Urzędu i przed nim, jednego egzemplarza zawiadomienia wysłanego do członków komisji.

Powyższe czynności nie zostały jednak udokumentowane.

Statut nie określił sposobu podawania do publicznej wiadomości informacji o zwołaniu posiedzeń komisji.

Stosownie do § 31 Statutu Gminy, zapewniono warunki lokalowe umożliwiające mieszkańcom dostęp do posiedzeń Rady i jej komisji (na sali obrad wyznaczono odrębne miejsca dla publiczności).

Statut Gminy stanowił m.in. że:

„W posiedzeniach Komisji Rewizyjnej mogą brać udział tylko jej członkowie oraz zaproszone osoby” (§ 104 ust. 5).

„Do posiedzeń komisji stałych stosuje się odpowiednio przepisy o posiedzeniach Komisji Rewizyjnej” (§ 74 ust. 2).

Art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym:

„Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji…”.

4. Na tablicy informacyjnej, zainstalowanej w holu, na parterze budynku, zamieszczono następujące ogłoszenia:

a) „Dokumenty dotyczące wykonywania zadań publicznych przez organy gminy, w tym protokoły z sesji Rady Gminy i posiedzeń komisji Rady Gminy, udostępnia do wglądu inspektor ds. obsługi Rady Gminy… w pokoju nr 6”.

b) „Zbiór przepisów gminnych znajduje się do wglądu w Urzędzie Gminy (pokój nr 5) u Sekretarza Gminy”.

c) „Z treścią Dzienników Ustaw RP i Monitorów Polskich można zapoznać się w pokoju nr 5.

Z poszczególnymi numerami Monitora Polskiego B można zapoznać się w terminie 7 dni po złożeniu wniosku o udostępnienie określonych numerów w pokoju nr 5”.

Informacja podana w punkcie a) była zgodna z treścią § 116 Statutu Gminy.

5. Urząd dysponował drukami pisemnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej – były one podobne do wzoru zamieszczonego w BIP (dodano jedynie słowa „Urząd Gminy”).

Od 2003 roku prowadzono „Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej”, zawierający następujące rubryki: Lp., Data wniosku, Treść wniosku, Imię, nazwisko i adres wnioskodawcy, Sposób i forma udostępnienia informacji, Podpis.

Z otrzymanych wyjaśnień wynikało, że od 1 stycznia 2005 roku nie wpłynął do Urzędu ani jeden pisemny wniosek, nie zgłoszono też oficjalnie ustnych wniosków.

Formalnie nie ustalono wysokości opłat, które na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. można pobrać od wnioskodawcy z tytułu dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia jej w żądaną formę.

Nie stwierdzono przypadków pobrania od zainteresowanych osób powyższych opłat.

6. Nie założono teczek do gromadzenia dokumentacji dotyczącej załatwiania spraw o udostępnienie informacji publicznej, ponieważ nie było takiej potrzeby.

7. Stosownie do art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, w Urzędzie Gminy prowadzono zbiór przepisów gminnych oraz ich rejestr. W bieżącej kadencji ujęto w nich 69 uchwał Rady Gminy.

W siedzibie Urzędu zamieszczono informację o miejscu (pokój Nr 5) nieodpłatnego udostępniania wszystkim zainteresowanym zbioru przepisów gminnych.

8. Skontrolowany Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego, a w jego siedzibie znajdowała się aktualna informacja wizualna o miejscu (pokój Nr 5) nieodpłatnego ich udostępniania do powszechnego wglądu.

Nie zamówiono i nie gromadzono numerów Monitora Polskiego B, jednak wszystkim zainteresowanym zapewniono dostęp do poszczególnych egzemplarzy „w terminie 7 dni po złożeniu wniosku”, jak napisano w wywieszonym ogłoszeniu.

Art. 26 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych: „Urzędy... organów samorządu terytorialnego prowadzą zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Monitora Polskiego B i udostępniają je nieodpłatnie do powszechnego wglądu w miejscach do tego przeznaczonych w siedzibach i w godzinach pracy urzędu”.

9. W rozdziale V Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, nadanego zarządzeniem wójta Nr 49/04 z 16 listopada 2004 roku (zmienionego zarządzeniem Nr 55/06 z 5 października 2006 roku), do wspólnych zadań komórek organizacyjnych zaliczono m.in.

„opracowanie programów, analiz, ocen i sprawozdań w zakresie powierzonych zadań” (§ 21 punkt 3).

Powyższe zadania ujęto w zakresach czynności merytorycznych pracowników Urzędu.

Wśród zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. organizacyjnych w § 25 Regulaminu Organizacyjnego wskazano m.in. prowadzenie i udostępnianie zbiorów przepisów prawnych (punkt 6).

Powyższego obowiązku nie przypisano pracownicy zatrudnionej na tym stanowisku lecz sekretarzowi gminy.

Sekretarz gminy, w myśl przepisów § 5, § 59 ust. 3 i § 11 Regulaminu, „zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu”, jest „naczelnikiem Wydziału Rozwoju Społeczno-gospodarczego” oraz „bezpośrednio kieruje pracą na stanowiskach ds. organizacyjnych oraz obsługi Rady i sekretariatu wójta”.

Regulamin powierzył też sekretarzowi sprawowanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie (§ 29 ust. 2).

Powyższe zadania zapisano w zakresie czynności sekretarza z 25 sierpnia 1999 roku. Ponadto, ujęto w nim m.in. następujące czynności:

- „prowadzenie zbioru obowiązujących aktów normatywnych” (część II punkt 10),

- „kompletowanie zbiorów przepisów będących na stanie Urzędu” (część II punkt 19).

Regulamin Organizacyjny Urzędu nie wskazał komórki, która powinna wykonywać zadania związane z prowadzeniem BIP i zamieszczaniem tam informacji publicznych, z udostępnianiem informacji publicznej na wniosek i poprzez wyłożenie (wywieszenie) w miejscach ogólnie dostępnych oraz z udostępnianiem dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych przez organy gminy.

Pracownicy zatrudnionej na stanowisku ds. obsługi Rady i sekretariatu wójta przypisano obowiązek opracowywania „w formie elektronicznej i umieszczanie w BIP oświadczeń majątkowych radnych” (część II punkt 7 zakresu czynności z 16 listopada 2004 roku).

Regulamin Organizacyjny Urzędu stanowił:

„Do zakresu działania i kompetencji wójta w szczególności należy: …15) określanie szczegółowych zakresów czynności (obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności) pracowników Urzędu w tym sekretarza i skarbnika gminy” (§ 2 ust. 2);

„Szczegółowe zakresy czynności (obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Urzędu, w tym sekretarza gminy i skarbnika gminy) określa wójt na wniosek sekretarza gminy” (§ 12 ust. 1).

„Naczelnicy wydziałów przygotowują propozycje dotyczące zakresów czynności podległych im pracowników” (§ 12 ust. 2).

II.Oświadczenia majątkowe.

1. W analizowanym okresie nie wszyscy radni i zobowiązani pracownicy złożyli oświadczenia majątkowe w terminie. Dokumenty te sporządzono w wymaganej liczbie egzemplarzach (dwa). Niektórzy do oświadczeń dołączyli roczne zeznania PIT, również w dwóch egzemplarzach.

2. Nie złożyła końcowego oświadczenia majątkowego Pelagia Wiska, która do 31 sierpnia 2005 roku była dyrektorem Szkoły Podstawowej w Uśniku, a z dniem 1 września przeszła na emeryturę.

Art. 24h ust. 5 ustawy o samorządzie gminnym:

„Zastępca wójta, sekretarz gminy, skarbnik gminy, kierownik jednostki organizacyjnej gminy…składają pierwsze oświadczenie majątkowe w terminie 30 dni od dnia powołania na stanowisko lub od dnia zatrudnienia… Kolejne oświadczenia majątkowe są składane przez nich co roku do dnia 30 kwietnia, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, oraz w dniu odwołania ze stanowiska lub rozwiązania umowy o pracę”.

Ponadto stwierdzono jeden przypadek złożenia oświadczenia majątkowego po terminie. Radny Robert Dzwonkowski, z powodu pobytu za granicą, swoje oświadczenia za 2005 rok i końcowe złożył dopiero 6 września br.

Oświadczenia 13 radnych, złożone na zakończenie bieżącej kadencji (głównie między 21 a 25 sierpnia), przedstawiały stan na dzień 31 lipca 2006 roku.

Art. 24h ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym:

„…Kolejne oświadczenia majątkowe są składane przez radnego i wójta co roku do dnia 30 kwietnia, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, oraz na 2 miesiące przed upływem kadencji”.

Bieżąca kadencja upłynęła 27 października br.

3. Oświadczenia majątkowe radnych za 2004 rok wpłynęły pomiędzy 10 marca a 30 kwietnia 2005 roku (ostateczny termin ich wniesienia upłynął 30 kwietnia).

Oświadczenia majątkowe 14 radnych za 2005 rok złożono w okresie od 6 marca do 27 kwietnia 2006 roku.

Końcowe oświadczenia majątkowe radnych, złożone w związku z upływem kadencji, wniesiono pomiędzy 31 lipca a 6 września br. (termin minął 28 sierpnia, ponieważ dzień 27 sierpnia przypadł w niedzielę).

Wśród pracowników samorządowych do składania oświadczeń majątkowych zobowiązani byli skarbnik i sekretarz gminy, kierownicy siedmiu gminnych jednostek organizacyjnych i pracownicy Urzędu Gminy upoważnieni do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta.

Wszyscy w.w. pracownicy spełnili swój obowiązek w wymaganych terminach.

Oświadczenia za 2004 rok wnoszono od 30 marca do 29 kwietnia 2005 roku, a oświadczenia za 2005 rok wpłynęły między 6 i 28 kwietnia 2006 roku.

Daty złożenia wszystkich oświadczeń odnotowano na pierwszej ich stronie w obrębie pieczęci wpływu, gdzie przyjmująca pracownica zamieściła również swój podpis.

4. Nie było możliwości i potrzeby zastosowano sankcji finansowych wobec radnego Roberta Dzwonkowskiego za złożenie dwóch oświadczeń po upływie ustawowego terminu. Radny ten w okresie od 1 maja do 6 września br. nie pobrał diety z powodu nieobecności na posiedzeniach Rady i komisji.

Nie ukarano materialnie Pelagii Wiskiej, która nie złożyła oświadczenia po odejściu ze stanowiska dyrektora Szkoły Podstawowej w Uśniku, a następnie przeszła na emeryturę.

Nie zastosowano sankcji finansowych wobec 13 radnych, których końcowe oświadczenia przedstawiają stan istniejący 31 lipca br.

Art. 24k ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym:

„Niezłożenie oświadczenia majątkowego w terminie określonym w art. 24h ust. 4 i 5… przez: 1) radnego – powoduje utratę diety do czasu złożenia oświadczenia…, 2) wójta, zastępcę wójta, sekretarza gminy, skarbnika gminy, kierownika jednostki organizacyjnej gminy… - powoduje utratę ich wynagrodzenia za okres od dnia, w którym powinno być złożone oświadczenie…, do dnia złożenia oświadczenia…”.

5. Stosownie do art. 24h ust. 6 i 8 ustawy o samorządzie gminnym, wójt i przewodniczący Rady dokonali analizy przedłożonych im w latach 2005 i 2006 oświadczeń majątkowych. Z udzielonych kontrolującemu wyjaśnień wynikało, że przedmiotem tych analiz było zapoznanie się z treścią złożonych oświadczeń, ocena ich pod względem formalnym (kompletność i prawidłowość wypełnienia poszczególnych punktów) oraz porównanie treści ostatniego oświadczenia (i dołączonej do niego kopii PIT) z danymi zawartymi w poprzednio złożonych dokumentów.

W wyniku powyższych analiz nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości, dlatego nie podjęto działań zmierzających do ich usunięcia.

Na analizowanych oświadczeniach nie zamieszczono żadnych adnotacji wskazujących fakt i datę przeprowadzenia analizy.

6. Na XXIV sesji z 15 grudnia 2005 roku, w punkcie 20 porządku obrad, wójt i przewodniczący Rady przedstawili informacje o wynikach dokonanych przez siebie analiz oświadczeń majątkowych za 2004 rok.

Efekty tych analiz utrwalono w formie pisemnych dokumentów skierowanych do Rady i datowanych 28 października 2005 roku - dokumenty te załączono do protokołu sesji (poinformowano w nich, że nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości).

Art. 24h ust. 12 ustawy o samorządzie gminnym: „Podmiot dokonujący analizy oświadczeń majątkowych w terminie do dnia 30 października każdego roku przedstawia radzie gminy informację o:…”.

Wyniki analizy oświadczeń złożonych w 2006 roku przedstawiono Radzie Gminy 19 października br. na XXXI sesji, w punkcie 15 porządku obrad.

Analizy oświadczeń dotyczących 2005 roku utrwalono w pismach z 19 października 2006 roku, których nie dołączono do protokołu sesji (poinformowano w nich Radę, że nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości, a oświadczenia „wypełnione zostały dobrze i starannie”).

Nie sporządzono pisemnej analizy dotyczącej prawidłowości składania przez radnych końcowych oświadczeń.

Pisemne analizy wójta i przewodniczącego zawierały wszystkie dane wskazane w art. 24h ust. 12 ustawy o samorządzie gminnym.

Z protokołów obu sesji wynikało, że Rada nie zajęła stanowiska odnośnie przedstawionych jej analiz (nie odbyły się dyskusje, nie przeprowadzono też żadnego głosowania).

7. Ani wójt, ani przewodniczący Rady Gminy, nie występowali do dyrektora właściwego urzędu kontroli skarbowej z wnioskiem o skontrolowanie oświadczenia majątkowego, ponieważ nie nabrali podejrzeń, że osoba je składająca podała w nim nieprawdę lub zataiła prawdę.

8. Wszystkie złożone w latach 2005 i 2006 oświadczenia majątkowe radnych (wraz z kopiami PIT) przesłano do Urzędu Skarbowego w Łomży.

Oświadczenia majątkowe radnych za 2004 rok (14 sztuk) przewodniczący Rady przekazał przy swoim piśmie przewodnim z 23 maja 2005 roku. W treści tego pisma nie podano, ani liczby oświadczeń, ani danych personalnych ich autorów.

Oświadczenia radnych za 2005 rok (13 sztuk) wysłano wraz z pismem przewodniczącego datowanym 15 maja 2006 roku.

Oświadczenia końcowe, złożone przez radnych w związku z upływem kadencji, przewodniczący przekazał przy piśmie z 28 sierpnia 2006 roku, w którym nie wskazano, ani ich liczby, ani wykazu składających.

Przy piśmie z 6 września br. przesłano dwa oświadczenia majątkowe radnego Roberta Dzwonkowskiego (za 2005 rok oraz końcowe).

Oświadczenia wniesione przez pracowników samorządowych w latach 2005 i 2006 przekazano do Urzędu Skarbowego w Łomży i Ostrołęce przy pismach przewodnich wójta z 23 maja 2005 roku i z 15 maja 2006 roku.

Nie przesłano do właściwego urzędu skarbowego pierwszych oświadczeń majątkowych złożonych przez dyrektora Szkoły Podstawowej w Uśniku i trzech pracowników Urzędu upoważnionych 20 lipca 2005 roku do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta.

Art. 24h ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym:

„…Osoby, którym złożono oświadczenie majątkowe, przekazują jeden egzemplarz urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania osoby składającej oświadczenie majątkowe…”.

9.Przy piśmie z 21 października 2005 roku naczelnik Urzędu Skarbowego w Łomży przesłał przewodniczącemu Rady uwagi dotyczące oświadczeń majątkowych 15 radnych i 13 pracowników samorządowych oraz stwierdził, że złożyli je wszyscy zobowiązani.

Pismem z 24 października 2005 roku (wpłynęło 16 października) dyrektor generalny Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (PUW), działający z upoważnienia Wojewody, poinformował przewodniczącego Rady o formalnych uchybieniach zawartych w oświadczeniu wójta i przewodniczącego.

Celem usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości radnych i pracowników poinformowano, że mogą „zapoznać się z analizą jego oświadczenia majątkowego, która dostępna jest w kadrach Urzędu Gminy” (zapisy takiej treści zamieszczono w pisemnych analizach sporządzonych przez wójta i przewodniczącego Rady).

W piśmie z 20 września 2006 roku naczelnik Urzędu Skarbowego w Łomży przekazał przewodniczącemu Rady swoje uwagi dotyczące treści oświadczeń majątkowych złożonych w 2006 roku przez radnych i pracowników samorządowych (stwierdzono tylko brak kopii trzech zeznań PIT).

W piśmie z 29 października 2006 roku dyrektor generalny PUW przekazał przewodniczącemu Rady uwagi do oświadczeń złożonych w 2006 roku przez wójta i przewodniczącego.

Kontrolującemu nie przedłożono dowodów na to, że z powyższymi pismami i uwagami oraz podjętymi na ich podstawie działaniami zapoznano Radę Gminy.

Art. 24h ust. 12 ustawy o samorządzie gminnym stanowił, że:

„Podmiot dokonujący analizy oświadczeń majątkowych w terminie do dnia 30 października każdego roku przedstawia radzie gminy informację o:

1) osobach, które nie złożyły oświadczenia majątkowego lub złożyły je po terminie,

2) nieprawidłowościach stwierdzonych w analizowanych oświadczeniach majątkowych wraz z ich opisem i wskazaniem osób, które złożyły nieprawidłowe oświadczenia,

3) działaniach podjętych w związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi w analizowanych oświadczeniach majątkowych”.

10. Radni i pracownicy samorządowi składali oświadczenia majątkowe na formularzach zgodnych ze wzorami ustalonymi przedmiotowym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 26 lutego 2003 r. (Dz. U. Nr 34, poz. 282).

11. Oświadczenia majątkowe zamieszczono w BIP na ogół poprzez ich skanowanie, a jedynie wcześniej złożone oświadczenia wprowadzono do BIP w formie przetworzonej poprzez ręczne wpisanie wszystkich jawnych danych.

Zgodnie z art. 24i ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, we wszystkich powyższych przypadkach pominięto niejawne informacje o adresach zamieszkania i miejscach położenia nieruchomości.

12. W okresie objętym niniejszą kontrolą do Urzędu Gminy wpłynęły dodatkowe oświadczenia i informacje, o których mowa w art. 24j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym (o działalności gospodarczej prowadzonej przez małżonka, o zatrudnieniu małżonka w gminnych jednostkach organizacyjnych i o zawartych przez niego umowach cywilno-prawnych). Dyrektor Szkoły Podstawowej w Uśniku, zatrudniony na tym stanowisku 1 września 2005 roku, złożył powyższe dokumenty 4 września 2005 roku, natomiast trzech pracowników Urzędu, upoważnionych 20 lipca 2005 roku do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta, dokonali tego 21 i 22 lipca 2005 roku .

13. W BIP nie zamieszczono oświadczeń majątkowych złożonych przez radnych i pracowników samorządowych w 2003 roku oraz pierwszych oświadczeń majątkowych trzech pracowników Urzędu upoważnionych 20 lipca 2005 roku do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta.

Do BIP nie wprowadzono również złożonych w latach 2003 i 2005 dodatkowych oświadczeń i informacji.

Ustawa o samorządzie gminnym stanowiła:

„Jawne informacje zawarte w oświadczeniach majątkowych są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępnie do informacji publicznej” (art. 24i ust. 3);

„…Oświadczenia majątkowe przechowuje się przez 6 lat” (art. 24h ust. 6);

„Oświadczenia, o których mowa w ust. 1, oraz informacje, o których mowa w ust. 2, podlegają ujawnieniu na zasadach określonych w art. 24i, z tym, że ujawnieniu nie podlegają informacje dotyczące adresów zamieszkania osób je składających oraz osób, których one dotyczą” (art. 24j ust. 6).

14. Nie prowadzono rejestrów złożonych oświadczeń majątkowych. Oświadczeń tych nie odnotowano również w spisach spraw (do przedmiotowych teczek nie założono takich spisów).

15. Oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych oraz dodatkowe oświadczenia i informacje, o których mowa w art. 24j ustawy o samorządzie gminnym, przechowywano w dwóch teczkach aktowych oznaczonych symbolem 1026, kategorią archiwalną B-10 i hasłem „Sprawy osobowe osób dopuszczonych do informacji niejawnych”. Tytuł tych teczek pochodził z jednolitego rzeczowego wykazu akt, stanowiącego załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej.

Powyższe teczki nie posiadały spisów spraw.

Instrukcja kancelaryjna dla organów gmin, stanowiąca załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. stanowiła w § 16 ust. 1, że:

„Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową…”.

16. Regulamin Organizacyjny Urzędu nie wskazał komórki zobowiązanej do wykonywania zadań wynikających ze składania oświadczeń majątkowych.

Sprawy te prowadziły pracownice zatrudnione na samodzielnych stanowiskach ds. organizacyjnych oraz ds. obsługi Rady i sekretariatu wójta, jednak obowiązków z tym związanych nie ujęto w ich zakresach czynności.

Regulamin Organizacyjny Urzędu w §12 ust. 1 stanowił:

„Szczegółowe zakresy czynności (obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Urzędu, w tym sekretarza gminy i skarbnika gminy) określa wójt na wniosek sekretarza gminy”.

Wójta Gminy poinformowano o prawie zgłoszenia kontrolującemu - przed podpisaniem protokołu - umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim treści oraz o prawie złożenia zarządzającemu kontrolę, w ciągu 7 dni od podpisania protokołu, pisemnych wyjaśnień do przedstawionych w nim ustaleń.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Wójt Gminy jako kierownik kontrolowanej jednostki.

O niniejszej kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Urzędu Gminy na pozycji 4 w 2006 roku.

WÓJT

/-/ mgr inż. Lech Marek Szabłowski

04.12.06.

starszy inspektor wojewódzki

/-/ mgr Andrzej Jankowski

Łomża, 29.XI.2006.