Białystok, 2006.10.30.

OB.I.MB.0934-13/06

P r o t o k ó ł

z kontroli doraźnej w zakresie realizacji zadań zleconych związanych z wydawaniem dowodów osobistych, przeprowadzonej w dniu 27.10.2006 r. w Urzędzie Miejskim w Goniądzu, ul. Plac 11 Listopada 38, NIP 7190003300, REGON 000527380.

Kontrolę przeprowadzili: Marek Józef Badura — kierownik Oddziału do Spraw Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych oraz Janusz Warelis — st. inspektor wojewódzki ww. oddziału, zatrudnieni w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działający na podstawie upoważnień Nr 88/06 i Nr 89/06 z dnia 26.10.2006 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

Temat kontroli:realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) - organizacja i funkcjonowanie w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO).

Celem kontroli było zebranie informacji umożliwiających ocenę działalności Burmistrza Goniądza w zakresie problematyki związanej z organizacją i funkcjonowaniem systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) powierzonej w ramach zadań zleconych, uregulowanej ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy.

Kontrolę przeprowadzono na polecenie Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Burmistrzem Goniądza od roku 1994 jest Pan Jerzy Ryszkowski. Wyjaśnień kontrolującym udzielała Pani Helena Komosińska.

Ustalenia kontroli.

Ustalono, że od roku 2002 pracownikiem odpowiedzialnym za realizację zadań związanych z funkcjonowaniem w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO)jest Pani Helena Komosińska. Przeszła ona w 2002 r. w Białymstoku stosowne szkolenie dot. obsługi i posiada kartę dostępu z Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA Nr MP 00005571.

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 2374 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej.

Według stanu na dzień kontroli (w oparciu o dane figurujące w SOO) — brak było wniosków wprowadzonych do SOO i przekazanych do personalizacji, nie było także wniosków zarejestrowanych ani zawieszonych, 66 dokumentów zostało wysłanych z CPD a 31 dokumentów oczekiwało na odbiór przez wnioskodawców (wg stanu rzeczywistego jedynie 3 dokumenty oczekiwały na odbiór przez wnioskodawców, pozostałe zostały odebrane lecz ten fakt nie został odnotowany w SOO). Ponadto duża partia dowodów została odebrana z Policji i wydana wnioskodawcom, jednakże w SOO figurowały nadal jako wysłane z CPD.

Spośród dowodów figurujących w SOO jako oczekujące na odbiór ( a faktycznie odebranych przez klientów ) skontrolowano losowo wybrane 5 egzemplarzy:

Seria i Nr data: złożenia potwierdzenia wysłania wyprod. odebrania wniosku danych przez wniosku do dowodu dowodu

w urzędzie USC i ewid. ludn. CPD przez CPD z Policji

AJK 359695 18.09.06. 18.09.06. 18.09.06. 28.09.06. 11.10.06.

Dowód został odebrany przez wnioskodawcę w dn. 13.10.2006r.

AJK 559703 11.09.06. 11.09.06. 18.09.06. 28.09.06. 11.10.06.

Dowód został odebrany przez wnioskodawcę w dn. 12.10.2006r.

AJK 759707 11.09.06. 11.09.06. 18.09.06. 28.09.06. 11.10.06.

Dowód został odebrany przez wnioskodawcę w dn. 12.10.2006r.

AJK 059708 15.09.06. 15.09.06. 18.09.06. 28.09.06. 11.10.06.

Dowód został odebrany przez wnioskodawcę w dn. 11.10.2006r.

AJL 642651 20.09.06. 20.09.06. 26.09.06. 04.10.06 11.10.06.

Dowód został odebrany przez wnioskodawcę w dn. 13.10.2006r.

Wyniki kontroli świadczą, że z chwilą złożenia wniosku przez zainteresowaną osobę, niezwłocznie uruchamiane są przewidziane prawem procedury: dane z wniosku są potwierdzane w USC oraz ewidencji ludności, następnie są one wprowadzane są do systemu elektronicznego i przesyłane do Centrum Personalizacji Danych.

Czas oczekiwania na wydanie dowodu osobistego nie przekracza przewidzianego przez prawo jednomiesięcznego okresu.

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert dowodów (serii AJK 359695, AJK 559703, AJK 759707, AJK 059708, AJL 642651) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł.

Do wniosków o wydanie dowodów osobistych nrAJK 359695, AJK 059708 oraz AJL 642651 dołączone były, obok potwierdzenia uiszczonej opłaty za dokumenty, odpisy skrócone właściwych aktów stanu cywilnego, gdyż akty te sporządzone były w USC innych niż USC wGoniądzu. Odnotowano natomiast brak takiego aktu związanego z wydaniem dowodu osobistego nr AJK 759707. W przypadku dowodu osobistego nr AJK 559703akt urodzenia osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego został sporządzony w USC w Goniądzu i dane tej osoby potwierdzone zostały przez kierownika miejscowego USC.

Na każdym wniosku potwierdzane są także, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe wnioskodawcy.

Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia poprzedniego dokumentu.

Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków.

Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi” obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, DB, WL, DX, DD i ZZ są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe zarówno dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej jak i dla obecnie wydawanych dokumentów w postaci kart identyfikacyjnych przechowywane są według kolejności numerów w ramach poszczególnych serii wydawanych dowodów osobistych.

Przy okazji kontroli wyjaśniono także wątpliwości związane z występującą w UM w Goniądzu (według stanu z sierpnia 2006 r.) dużą ilością dowodów osobistych o statusie „nieprzyjęty”. Okazało się, że od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych poprzednio zajmujący się tym zadaniem pracownik nie był zorientowany, że z chwilą odbioru dowodu osobistego z Policji zachodzi konieczność zmiany statusu dokumentu na „przyjęty” a następnie, po odbiorze dokumentu przez wnioskodawcę, na „wydany”. W sierpniu 2006 roku pracownik odpowiedzialny za dowody osobiste został poinformowany o konieczności uzupełnienia danych w SOO, co też niezwłocznie uczynił.
W trakcie kontroli ustalono, że dowody o numerach AAK 109145 oraz AAK 188801 nadal figurują w SOO jako nieodebrane, gdy w rzeczywistości pierwszy został odebrany w dn. 04.01.2002r. a drugi w dn. 31.08.2001r. Fakt odbioru tych dowodów nie został jednak odnotowany w SOO, gdyż w międzyczasie dowody te zostały anulowanie i SOO uniemożliwia obecnie zmianę statusu tych dokumentów.

Wyniki kontroli omówiono z Zastępcą Burmistrza, Sekretarz Urzędu Miasta w Goniądzu, Panią Justyną Jarmołowską. Kontrolujący dokonali wpisu do książki kontroli urzędu pod poz. 8/06.

Pani Helenie Komosińskiej, odpowiedzialnej za funkcjonowanie w mieście Goniądz systemu wydawania dowodów osobistych, udzielono instruktażu w zakresie tematyki będącej przedmiotem kontroli.

Na tym kontrolę zakończono.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu — po podpisaniu - pozostanie w aktach Urzędu Miasta Goniądz, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Burmistrzowi Goniądza przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień do ustaleń kontroli zawartych w protokole, w ciągu 7 dni od dnia jego podpisania.

kontrolujący

1. Janusz Warelis

2. Marek Badura

Otrzymują:

1. Burmistrz Goniądza:

2. a/a