PROTOKÓŁ
realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Prawosławnym Ośrodkiem Miłosierdzia Diecezji Białostocko - Gdańskiej na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu
Prawosławny Ośrodek Miłosierdzia Diecezji Białostocko — Gdańskiej — osoba prawna kościoła
Adres: Białystok 15-420, ul. Św. Mikołaja 5
Regon: 050490531
NIP: 542-21-83-238
Dyrektor jednostki: Marek Masalski
Kontrolę przeprowadziły:
1. Idalia Czyńska - starszy referent
2. Joanna Katarzyna Hołubowicz — inspektor (kierownik zespołu)
pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia nr 238 z dnia 15 grudnia 2006r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Pana Andrzeja Kozłowskiego — Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.
Kontrolę przeprowadzono w dniu 20 grudnia 2006r.
W toku kontroli wyjaśnień udzielali:
1. P. Marek Masalski — Dyrektor Prawosławnego Ośrodka Miłosierdzia Diecezji Białostocko - Gdańskiej
2. P. Krystyna Czaban — kierownik jadłodajni
Przedmiot kontroli:
Realizacja Umowy Nr 11/2006 zawartej w dniu 23.11.2006r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Prawosławnym Ośrodkiem Miłosierdzia Diecezji Białostocko—Gdańskiej na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu — w okresie od dnia podpisania umowy do dnia kontroli.
Kontrolą objęto następujące zagadnienia:
1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania
- wyposażenie pomieszczeń
2. Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania
3. Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania
- dni i godziny wydawania posiłków,
- dni, godziny i miejsce wydawania pomocy rzeczowej,
4. Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania. Udział wolontariuszy.
5. Stan realizacji zadania
- data rozpoczęcia realizacji zadania,
- opis realizowanych zadań wynikających z programu — wg stanu na dzień kontroli,
- sposób rekrutacji uczestników (czy osoby objęte pomocą kierowane są przez OPS lub inne podmioty, czy zgłaszają się same) oraz ich charakterystyka (płeć, wiek, status materialny, okoliczności uzasadniające korzystanie z pomocy).
6. Efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania
- liczba osób objętych pomocą — stan na dzień kontroli
- rodzaj udzielonej pomocy: rodzaj posiłku (np. pełny obiad, zupa, zupa z mięsną wkładką),
- liczba posiłków wydawanych dziennie
- pomoc rzeczowa (jaka?)
7. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji
- wydatkowana kwota — wg stanu na dzień kontroli,
- rodzaj wydatków.
8. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania
- czy wydatki dokumentowane są rachunkiem bądź fakturą,
- czy rachunki / faktury są opisane zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- czy wyodrębniono w ewidencji księgowej środki finansowe przekazane na realizację zadania.
Ustalenia kontroli
1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania i zasoby kadrowe
Placówką bezpośrednio realizującą zadanie pn. „Powrót osób bezdomnych do społeczności” jest Jadłodajnia przy ul. Warszawskiej 47 w Białymstoku. Na parterze budynku usytuowana jest stołówka (jednorazowo może przebywać w niej 35 osób), aneks kuchenny, pokój do magazynowania żywności oraz pomieszczenie, w którym mieści się Punkt Pomocy Doraźnej. Na piętrze znajdują się: świetlica socjoterapeutyczna z aneksem kuchennym, trzy pomieszczenia biurowe, sala komputerowa (sfinansowana ze środków unijnych; prowadzone są tam warsztaty dla bezrobotnych) oraz sanitariaty.
Informacja o Jadłodajni oraz Punkcie została rozpowszechniona w mediach lokalnych oraz przekazana do instytucji pomocowych.
W Jadłodajni, na podstawie umowy zlecenia, zatrudnieni są:
- kierownik jadłodajni, pracujący od poniedziałku do piątku w godzinach od 1000- 1500,
- terapeuta, prowadzący z osobami bezdomnymi zajęcia dotyczące profilaktyki alkoholizmu, codziennie w porze poobiedniej.
Ponadto działalność Jadłodajni wspierają wolontariusze, osoba zajmująca się wydawaniem posiłków (Dyrektor jednostki planuje zawrzeć z nią umowę wolontaryjną) oraz w razie potrzeby studenci.
2. Stan realizacji zadania oraz efektywność podejmowanych działań
W myśl § 1 Umowy z dnia 23.11.2006r. Wojewoda Podlaski przekazał Prawosławnemu Ośrodkowi Miłosierdzia Diecezji Białostocko-Gdańskiej z siedzibą w Białymstoku środki finansowe w wysokości 5.001zł (słownie złotych: pięć tysięcy jeden) z przeznaczeniem na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu poprzez zapewnienie posiłków, pomocy prawnej i terapeutycznej oraz pomocy rzeczowej w formie: paczek żywnościowych, środków czystości, środków higieny osobistej, odzieży, realizacji recept.
Przyznane środki finansowe zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:
- zakup żywności,
- wynagrodzenie dla prowadzących zajęcia terapeutyczne,
- zakup odzieży, leków, środków czystości i środków higieny osobistej.
Wydawanie posiłków w Jadłodajnie rozpoczęto we wrześniu br. Prowadzony jest zeszyt ewidencji zup wydawanych w ciągu każdego dnia. Średnio wydawanych jest 50 posiłków dziennie — zupa regeneracyjna z wkładką. Posiłki przywożone są przez Przedsiębiorstwo Gastronomiczno—Handlowe „Alinex” w Białymstoku. Posiłki wydawane są od poniedziałku do piątku od godziny 1300. Korzystający z tej formy pomocy to osoby ubogie, bezdomne, starsze oraz rodziny wielodzietne pozostające w trudnej sytuacji socjalnej. Osoby te kierowane są przez parafie i ośrodki pomocy; ponadto sami zainteresowani — osoby, które wymagają pomocy lub widzą potrzebę wsparcia sąsiadów, zgłaszają się po pomoc. Osoby samotne, sąsiedzi często biorą zupę w termosy i noszą innym potrzebującym. Od dnia rozpoczęcia realizacji umowy do jadłodajni zgłosiły się 83 osoby, w tym 53 osoby regularnie korzystają z pomocy — są one wpisane do komputerowej bazy danych.
Po obiedzie bezdomni uczestniczą w zajęciach terapeutycznych z profilaktyki alkoholizmu, przykładowe tematy zajęć: „Alkoholizm jako choroba”, „Mity na temat alkoholu”, „Spotkania z AA — Program 12 kroków”, „Wpływ alkoholu na organizm”; ponadto udzielane są porady psychologiczne i prawne. Poza tym, w ramach działań partnerskich z Urzędem Miasta Białegostoku i NFZ, bezdomni wysyłani są na bezpłatne badania przeciwgruźlicze.
W pomieszczeniach Jadłodajni funkcjonuje Punkt Pomocy Doraźnej, czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 1100 - 1400. W punkcie wydawana jest odzież i żywność. Przed wydaniem paczki żywnościowej lub odzieży, kierownik Jadłodajni przeprowadza z osobą wywiad informacyjny, który zawiera ogólne dane osobowe, opis sytuacji rodzinnej, mieszkaniowej i materialnej, przyczyny zaistnienia trudnej sytuacji oraz formy udzielanej pomocy. Kierownik Jadłodajni kontaktuje się z MOPR oraz instytucjami pomocowymi w celu jak najszybszego objęcia pomocą osoby potrzebującej. W okresie objętym kontrolą po pomoc rzeczową i paczki żywnościowe zgłosiło się około 150 osób.
Ponadto w ramach funkcjonowania Jadłodajni i Punktu Pomocy Doraźnej placówka pokrywa opłaty za energię elektryczną, czynsz, zakupuje środki czystości.
3. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji i prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania
Na podstawie Umowy nr 11/2006 z dnia 23.11.2006r. dotacja w wysokości 5.001 zł została przekazana realizatorowi zadania - Prawosławnemu Ośrodkowi Miłosierdzia Diecezji Białostocko-Gdańskiej w Białymstoku w dniu 28.11.2006 r. Na dzień kontroli wydatkowano kwotę 2.901,78 zł z przeznaczeniem na wynagrodzenie osoby prowadzącej zajęcia terapeutyczne oraz na zakup odzieży.
Dotacja wykorzystywana jest zgodnie z określoną w ofercie kalkulacją kosztów realizacji zadania.
Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktury i rachunki opisane są w sposób potwierdzający ich opłacenie ze środków pochodzących z dotacji budżetowej, sprawdzone pod względem merytorycznym i rachunkowym.
W ewidencji księgowej wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.
Dokonano wpisu do książki kontroli pod pozycją 1/06.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Kierownik kontrolowanej placówki. W przypadku, gdy Kierownik nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.
Kierownikowi przysługuje prawo zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń. Ponadto zastosowanie ma § 6 Umowy z dnia 23 listopada 2006 r. zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a podmiotem uprawnionym.
Kontrolowany: Kontrolujący:
Dyrektor /-/ Idalia Czyńska
Prawosławnego Ośrodka Miłosierdzia /-/ Joanna Hołubowicz
Diecezji Białostocko-Gdańskiej
/-/ mgr Marek Masalski
27.12.2006 r.