PROTOKÓŁ

z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim

a Domem Samotnych Matek z Dziećmi MONAR – MARKOT w Laskach na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu.

Dom Samotnych Matek z Dziećmi MONAR – MARKOT w Laskach 44, 18 – 416 Zbójna, REGON; 000972654 – 01257, NIP: 718 – 193 – 30 - 63, zwanym w dalszej części „Domem”.

Kierownikiem Domu jest Pan Paweł Rosłon.

Kontrolę przeprowadziła:

pracownica Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku Teresa Polecka – Gryczan – radca generalny na podstawie upoważnienia Nr 233 z dnia 13. 12. 2006 r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Pana Andrzeja Kozłowskiego Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.

Kontrolę przeprowadzono w dniach 20.12.2006 r. i 11.01.2007 r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielał:

Pan Paweł Rosłon – kierownik „Domu”.

Przedmiot kontroli:

Realizacja umowy Nr 8/2006 zawartej w dniu 23 listopada 2006 r. w Białymstoku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Domem Samotnych Matek z Dziećmi MONAR – MARKOT w Laskach o świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu w okresie od dnia podpisania  umowy do dnia przeprowadzonej kontroli tj. 20.12.2006 r.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania.
2. Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.
3. Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania:

- zasady funkcjonowania „Domu”, zakres usług na rzecz osób bezdomnych, zasady wydawania posiłków i pomocy rzeczowej.

4. Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania. Udział wolontariuszy.
5. Stan realizacji zadania:

- data rozpoczęcia realizacji zadania,

- realizacja zadań wg stanu na dzień kontroli,

- sposób rekrutacji uczestników.

6. Efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:

- liczba osób objętych pomocą wg stan u na dzień kontroli,

- rodzaj udzielonej pomocy.

7. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

- kwota wydatkowana wg stanu na dzień kontroli,

- rodzaj wydatków.

8. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania.

Ustalenia kontroli

1. Warunki lokalowe i zasoby kadrowe bezpośrednio służące realizacji zadania.

„Dom” znajduje się w budynku o powierzchni użytkowej 630 m kwadr. po byłej szkole podstawowej. Mieści się w nim 10 pokoi całkowicie umeblowanych (aktualnie 40 miejsc noclegowych), wyposażonych w drobny sprzęt, 2 łazienki, świetlica, kuchnia i stołówka, pomieszczenia gospodarcze i magazynowe. Jest on wyposażony w podstawowy sprzęt (meble, pościel, ręczniki, rtv, agd, garnki, naczynia itp.) niezbędny do funkcjonowania placówki.

Placówka dysponuje samochodem osobowym i dostawczym.

W „Domu” zatrudniony jest na etacie kierownika Pan Paweł Rosłon (wykształcenie średnie). Umowa przewiduje zatrudnienie do 31 grudnia 2006 r.

2.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania; współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania; stan realizacji zadania; efektywność podejmowanych działań.

W myśl § 1 Umowy Nr 8/2006 z dnia 23 listopada 2006 r. Wojewoda Podlaski przekazał Domowi Samotnych Matek z Dziećmi MONAR – MARKOT w Laskach dotację w wysokości 8.573 zł (słownie złotych: osiem tysięcy pięćset siedemdziesiąt trzy) z przeznaczeniem na świadczenie usług na rzecz osób  bezdomnych i  przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu, poprzez zapewnienie bezdomnym, samotnym matkom wychowującym dzieci oraz innym osobom bezdomnym: całodobowego pobytu wraz z pełnym wyżywieniem, środków czystości i higieny osobistej, odzieży i obuwia.

Zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy przyznane środki finansowe mogą być wydatkowane na:

- zakup artykułów spożywczych,

- zakup odzieży, obuwia, koców, pościeli,

- zakup środków czystości i środków higieny osobistej,

- zakup leków i środków opatrunkowych,

- zakup paliwa do samochodów,

- opał.

W dniu kontroli w „Domu” przebywało 7 kobiet i 23 dzieci skierowanych decyzjami ośrodków pomocy społecznej.

W grudniu 2006 r. z doraźnej pomocy „Domu”  skorzystało ponadto 6 mężczyzn i 1 kobieta oraz 4 dzieci.

Kobiety mają tu możliwość noclegów, kąpieli, zmiany odzieży, wyżywienia. Dostają niezbędne artykuły spożywcze, środki czystości, środki higieny. Korzystają z będącego na wyposażeniu „Domu” sprzętu agd (pralki, lodówki). Samodzielnie natomiast wykonują wszelkie prace związane z funkcjonowaniem „Domu”: pranie, sprzątanie, gotowanie. W tym celu mają ustalone dyżury poszczególnych prac, np. wyznaczone 2 osoby codziennie gotują posiłki.

Placówka prowadzi aktualny rejestr osób korzystających z pomocy.

Opiekę medyczną zapewnia podopiecznym Ośrodek Zdrowia w Zbójnej.

„Dom” współpracuje od chwili powstania z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz Wójtem Gminy w Zbójnej.

Utrzymuje również ścisłe kontakty ze Szkołą Podstawową w Zbójnej, bowiem większość dzieci przebywających w „Domu” jest uczniami tej szkoły. Są one dowożone autobusem szkolnym.

3.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji i prowadzenie dokumentacji dotyczącej realizacji zadania.

Na podstawie Umowy Nr 8/2006 z dnia 23 listopada 2006 r. dotacja w wysokości 8.573 zł (słownie: osiem tysięcy pięćset siedemdziesiąt trzy) wpłynęła na konto „Domu” w dniu 5 grudnia 2006 r.

Na dzień kontroli wydatkowano z niej kwotę 8.573 zł (słownie: osiem tysięcy pięćset siedemdziesiąt trzy). Kwota została wydatkowana zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, tj. na zakup:

- leków i środków opatrunkowych

- paliwa do samochodów

- odzieży i obuwia

- środków czystości i higieny

- opał

- żywność

Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktury opisano w sposób potwierdzający ich opłacenie ze środków z dotacji budżetowej. Określono przeznaczenie zakupionych towarów i usług, sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym. W ewidencji księgowej wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Kierownik kontrolowanej placówki. W przypadku, gdy Kierownik nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.

Kierownikowi przysługuje prawo zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń. Ponadto zastosowanie ma § 6 Umowy z dnia 23 listopada 2006 r. zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a podmiotem uprawnionym.

Kontrolowany:                                                   Kontrolujący:

Kierownik                                                           /-/ Teresa Polecka-Gryczan

Dom Samotnych Matek z Dziećmi

Monar-Markot w Laskach

/-/ Rosłon Paweł

19.01.2007 r.