PROTOKÓŁ
z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą
Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem
Okręgowym w Białymstoku na świadczenie usług na rzecz
osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu
Polski Komitet Pomocy Społecznej
Zarząd Okręgowy w Białymstoku – stowarzyszenie
charytatywne posiadające status organizacji pożytku publicznego
Adres: Białystok 15-085, ul.
K. Branickiego 25
Regon: 007023760-00189
NIP: 542-19-65-312
Kierownik jednostki: Dyrektor
Biura Alicja Hillo
Kontrolę przeprowadziły:
1.
Idalia Czyńska – starszy referent
(kierownik zespołu)
2.
Joanna Katarzyna Hołubowicz - inspektor
pracownicy Wydziału
Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w
Białymstoku, na podstawie upoważnienia nr 240 z dnia 19 grudnia
2006r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Pana Andrzeja
Kozłowskiego – Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.
Kontrolę przeprowadzono w
dniu 20 grudnia 2006r.
W toku kontroli wyjaśnień
udzielali:
1.
P. Alicja Hillo– Dyrektor Biura Polskiego
Komitetu Pomocy Społecznej Zarządu Okręgowego w Białymstoku
Przedmiot kontroli:
Realizacja
Umowy Nr 9/2006 zawartej w dniu 23.11.2006r. pomiędzy Wojewodą
Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem
Okręgowym w Białymstoku na świadczenie usług na rzecz
osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu
– w okresie od dnia podpisania umowy do dnia kontroli.
Kontrolą objęto
następujące zagadnienia:
1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące
realizacji zadania:
-
czy podmiot posiada kuchnię czy
posiłki są dowożone;
-
wyposażenie pomieszczeń:
stołówka, kuchnia, zaplecze kuchenne;
-
magazyn żywnościowy i odzieżowy;
2.
Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób
związanych z realizacją zadania.
3.
Organizacja działań podejmowanych w
ramach realizacji zadania.
-
dni i godziny wydawania posiłków,
-
zasady udzielania pomocy rzeczowej,
4.
Stan realizacji zadania:
-
data rozpoczęcia realizacji zadania,
-
- opis realizowanych zadań
wynikających z umowy - wg stanu na dzień kontroli,
-
- sposób rekrutacji uczestników
(czy osoby objęte pomocą kierowane są przez OPS lub inne
podmioty, czy zgłaszają się same) oraz ich charakterystyka
(płeć, wiek, status materialny, okoliczności uzasadniające
korzystanie z pomocy);
5.
Efektywność, rzetelność i
jakość realizacji zadania:
-
liczba osób objętych pomocą -
stan na dzień kontroli,
-
- rodzaj udzielonej pomocy: rodzaj posiłku
(np. pełny obiad, zupa, zupa z mięsną wkładką), pomoc rzeczowa
(jaka?);
-
- liczba posiłków wydawanych
dziennie;
6.
Prawidłowość wykorzystania
otrzymanej dotacji:
-
wydatkowana kwota - wg stanu na dzień
kontroli,
-
- rodzaj wydatków.
7.
Prawidłowość prowadzenia
dokumentacji dotyczącej realizacji zadania:
-
czy wydatki dokumentowane są rachunkiem
bądź fakturą,
-
czy rachunki / faktury są opisane zgodnie z
obowiązującymi przepisami,
-
czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja
księgowa środków finansowych przekazanych na realizację
zadania.
Ustalenia kontroli
1. Warunki lokalowe bezpośrednio
służące realizacji zadania i zasoby kadrowe
Placówką
bezpośrednio realizującą zadanie pn. „Żywienie
bezdomnych w stołówce własnej stowarzyszenia, zabezpieczenie
odzieży, bielizny osobistej, obuwia w ramach własnych
możliwości” jest Polski Komitet Pomocy Społecznej przy ul.
K. Branickiego 25 w Białymstoku. Placówka mieści się w
wieżowcu na XII piętrze. Usytuowane są tam: magazyn rzeczowy i
żywnościowy (z lodówką i zamrażarką),
obieralnia warzyw i owoców, kuchnia (z wyparzaczem i zmywarką), 2
jadalnie w których jednorazowo mogą spożywać posiłki
54 osoby (24 i 30 osób).
W
Stowarzyszeniu, na podstawie umowy o pracę zatrudnione są cztery
osoby: kucharka, księgowa, dyrektor biura oraz kierownik oddziału
usług. Ponadto działalność Stowarzyszenia wspierają
wolontariusze, w tym 30 studentów szkoły pracowników
medycznych.
2. Stan realizacji zadania oraz
efektywność podejmowanych działań
W myśl
§ 1 Umowy z dnia 23.11.2006r. Wojewoda Podlaski przekazał Polskiemu
Komitetowi Pomocy Społecznej Zarządowi Okręgowemu w
Białymstoku środki finansowe w wysokości 3.751 zł
(słownie złotych: trzy tysiące siedemset
pięćdziesiąt jeden) z przeznaczeniem na świadczenie
usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich
wykluczeniu społecznemu poprzez zapewnienie posiłków oaz pomocy
rzeczowej w formie: odzieży, bielizny osobistej, obuwia,
środków czystości, suchego prowiantu.
Przyznane środki finansowe
zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:
-
finansowanie opłat stałych,
związanych z bieżącą działalnością
placówki: czynsz, gaz, telefon,
-
zakup żywności,
-
zakup materiałów biurowych,
-
zakup środków czystości,
-
zakup odzieży, obuwia, bielizny.
Świadczenie
usług socjalnych (wydawanie posiłków i pomoc rzeczowa)
realizowane jest przez cały rok. Natomiast rozpoczęcie realizacji zadania
określonego w Umowie nastąpiło w listopadzie br. Placówka
czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach 700-1500.
Obiady wydawane są od godziny 1200. Trzydaniowy posiłek
składa się zupy, drugiego dania oraz kompotu (lub budyń,
kisiel). Korzystający z tej formy pomocy to osoby ubogie, bezdomne,
starsze, emeryci, renciści oraz rodziny wielodzietne pozostające w
trudnej sytuacji socjalnej. Sami zainteresowani – osoby, które
wymagają pomocy lub widzą potrzebę wsparcia
sąsiadów, zgłaszają się po pomoc, ponadto w okresie
objętym kontrolą 2 osoby zostały skierowane przez MOPR w
Białymstoku. Opiekunki świadczące pomoc noszą posiłki
10 osobom potrzebującym, którzy z powodu choroby nie są w
stanie przyjść do stołówki. Dziennie do
stołówki zgłasza się średnio 50 osób, w tym
35 osób regularnie korzysta z pomocy – są wpisane do wykazu
podopiecznych. Wśród korzystających jest 15 bezdomnych.
Ponadto w
placówce funkcjonuje punkt pomocy rzeczowej. Wydawana jest tam
odzież, bielizna, obuwie i żywność. Zaświadczeniem o
zasadności skorzystania z pomocy rzeczowej jest skierowanie z ośrodka
pomocy społecznej lub wniosek zainteresowanego zawierający przyczyny
zaistnienia trudnej sytuacji. Od 23 listopada br. po pomoc rzeczową i
paczki żywnościowe zgłosiły się 3 osoby bezdomne oraz
4 rodziny wielodzietne.
Placówka
prowadzi wykaz osób korzystających z pomocy. Zawiera on dane
personalne 42 osób – informacje o rodzinie, daty zgłoszenia
się do placówki, rodzaj udzielonej pomocy oraz formę
skierowania do placówki.
Pomocą objęte są osoby z terenu miasta i powiatu
Białystok.
3. Prawidłowość wykorzystania
otrzymanej dotacji i prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji
zadania
Na podstawie
Umowy nr 9/2006 z dnia 23.11.2006r. dotacja w wysokości 3.751 zł w
dniu 28.11.2006 r. została przekazana realizatorowi zadania Polskiemu
Komitetowi Pomocy Społecznej Zarządowi Okręgowemu w
Białymstoku. Do dnia kontroli wydatkowano kwotę 2.245,32 zł z
przeznaczeniem na zakup art. spożywczych, środków
czystości, materiały biurowe, opłaty stałe.
Dotacja
wykorzystywana jest zgodnie z określoną w ofercie kalkulacją
kosztów realizacji zadania.
Dokumentacja
prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktury i
rachunki opisano w sposób potwierdzający ich opłacenie ze
środków pochodzących z dotacji budżetowej, sprawdzono pod
względem merytorycznym i rachunkowym.
W ewidencji księgowej
wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.
Dokonano wpisu
do książki kontroli pod poz. 1/06.
Protokół
sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego
jeden otrzymuje Kierownik kontrolowanej placówki. W przypadku, gdy
Kierownik nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli,
może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7
dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.
Kierownikowi
przysługuje prawo zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia podpisania
protokołu pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole
ustaleń. Ponadto zastosowanie ma § 6 Umowy z dnia 23 listopada 2006
r. zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a podmiotem uprawnionym.
Kontrolowany: Kontrolujący:
Dyrektor /-/
Idalia Czyńska
Biura ZO PKPS /-/
Joanna Hołubowicz
w Białymstoku
/-/ Alicja Hillo
29.12.2006 r.