PROTOKÓŁ

z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Caritas Archidiecezji Białostockiej na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu

Caritas Archidiecezji Białostockiej - jest Instytucją Charytatywną Kościoła Katolickiego, powstałą 23.01.1991 r.

Adres siedziby: 15-077 Białystok, ul. Warszawska 32 Regon: 050017102

Dyrektorem Caritas Archidiecezji Białostockiej jest Ks. Andrzej Horaczy.

Placówką bezpośrednio realizującą zadanie jest Dom Matki i Dziecka NAZARET w Wasilkowie, ul. Białostocka 2

Kontrolę przeprowadziły:

1.      Joanna Katarzyna Hołubowicz – inspektor (kierownik zespołu)

2.      Idalia Czyńska – starszy referent

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia nr 237 z dnia 15.12.2006 r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Pana Andrzeja Kozłowskiego – Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 18.12.2006 r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielali:

1.      Ks. Andrzej Horaczy – Dyrektor Caritas Archidiecezji Białostockiej

2.      s. Kanizja – kierownik Domu

Przedmiot kontroli:

Realizacja Umowy Nr 3/2006 zawartej w dniu 23.11.2006r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Caritas Archidiecezji Białostockiej na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu – w okresie od dnia podpisania umowy do dnia kontroli.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:

-         czy w prowadzonych placówkach podmiot posiada kuchnie, czy posiłki są dowożone,

-         wyposażenie placówek,

-         zaplecze sanitarne,

-         wyposażenie kuchni.

2. Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

3. Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania.

-         zasady udzielania pomocy rzeczowej.

4. Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania. Udział wolontariuszy.

5. Stan realizacji zadania:

-         data rozpoczęcia realizacji zadania,

-         opis realizowanych zadań wynikających z umowy - wg stanu na dzień kontroli,

-         sposób rekrutacji uczestników oraz ich charakterystyka

6. Efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:

-         liczba osób objętych pomocą: stacjonarną i półstacjonarną - stan na dzień kontroli,

-         rodzaj udzielonej pomocy: pomoc rzeczowa, opieka medyczna, pomoc prawna, psychologiczna, organizacyjna

-         działania mające na celu usamodzielnienie osób objętych pomocą: pomoc w znalezieniu mieszkania; pomoc w podjęciu zatrudnienia; nawiązywanie kontaktów z rodziną.

7. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

-         wydatkowana kwota - wg stanu na dzień kontroli,

-         rodzaj wydatków.

8. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

Ustalenia kontroli

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania oraz zasoby kadrowe

Placówką bezpośrednio realizującą zadanie pn. „Powrót osób bezdomnych do społeczności” jest Dom Matki i Dziecka NAZARET w Wasilkowie, ul. Białostocka 2. W placówce znajdują schronienie matki oczekujące na urodzenie dziecka oraz matki z dziećmi, które utraciły mieszkanie, bądź sytuacja rodzinna nie pozwala im na normalne życie i wychowywanie dzieci.

Placówka mieści się w dwukondygnacyjnym budynku. Pokoje mieszkalne usytuowane są na I piętrze i poddaszu. W Domu znajdują się następujące pomieszczenia:

-         na parterze: pomieszczenia sióstr zakonnych, pokój gościnny dla podopiecznych, 2 łazienki,

-         na piętrze: 4 pokoje mieszkalne, 2 kuchenki pomocnicze, łazienka,

-         na poddaszu: 9 pokoi mieszkalnych, kuchnia z jadalnią, (wyposażona w 3 kuchenki, 2 zlewy, 2 lodówki, podstawowy sprzęt gospodarstwa domowego), 2 łazienki z ubikacją (wanna i brodzik, pralka automatyczna), pokój gościnny.

Pokoje mieszkalne wyposażone są w tapczany, łóżka piętrowe, szafki, szafy ubraniowe, biurka. Do dyspozycji podopiecznych są łóżeczka dla małych dzieci oraz wózki dziecięce.

Łącznie Dom może zapewnić schronienie 15 kobietom i 30 dzieciom.

Opiekę kobietom i dzieciom przebywającym w placówce zapewnia kierownik Domu oraz siostra dyżurna. Pomocy specjalistycznej udzielają jako wolontariusze: lekarz rodzinny (z przychodni rejonowej), położna, prawnik. Opiekę psychologiczną kobietom i dzieciom zapewniają specjaliści z OIK oraz Poradni psychologiczno-pedagogicznej w Białymstoku.

W Domu funkcjonuje świetlica, czynna w dni nauki szkolnej w godzinach 14⁰⁰-18⁰⁰, do której uczęszcza 25 dzieci ze szkoły podstawowej, pochodzących z rodzin znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej. Dzieci mają do swojej dyspozycji kuchenkę podręczną, gdzie uczą się przygotowywać podstawowe posiłki, łazienkę z prysznicem oraz salę zabaw, w której odrabiają lekcję. Zajęcia w świetlicy prowadzi pedagog.

2.      Stan realizacji zadania oraz efektywność podejmowanych działań

W myśl § 1 Umowy z dnia 23.11.2006 r. Wojewoda Podlaski przekazał Caritas Archidiecezji Białostockiej środki finansowe w wysokości 6.965 zł z przeznaczeniem na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu poprzez zapewnienie całodobowego schronienia w Domu Matki i Dziecka w Wasilkowie, pomocy rzeczowej – w formie paczek żywnościowych, odzieży, obuwia, leków, środków czystości, wyprawek i kosmetyków dla niemowląt, pomocy prawnej, psychologicznej, pedagogicznej i terapeutycznej.

Przyznane środki finansowe zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:

-         żywność,

-         finansowanie opłat stałych, związanych z bieżącą działalnością placówki,

-         leki, środki czystości, kosmetyki dla niemowląt,

-         odzież, obuwie i wyprawki dla niemowląt.

Potrzebujące pomocy kobiety kierowane są do Domu Matki i Dziecka w Wasilkowie przez ośrodki interwencji kryzysowej oraz ośrodki pomocy społecznej. Ponadto same zainteresowane zgłaszają się po pomoc do placówki. Sprawy formalne oraz finansowe związane z przyjęciem do Domu załatwiane są w biurze CARITAS Archidiecezji Białostockiej w Białymstoku przy ul. Warszawskiej 32. W momencie przyjęcia do placówki zainteresowana wypełnia kartę informacyjną – zawierającą dane osobowe kobiety oraz opis jej sytuacji rodzinnej i socjalnej – oraz składa pisemną prośbę o udzielenie pomocy na okres do 3 miesięcy (z możliwością przedłużenia do roku); składa również pisemną deklarację odpowiedzialności za swoje dzieci.

W dniu kontroli w Domu przebywało 7 matek i 10 dzieci, z czego 4 matki zamieszkały w Domu w grudniu br. Są to osoby pochodzące z rodzin rozbitych, przeżywające sytuacje kryzysowe.

Dom utrzymuje stały kontakt z rodzinami podopiecznych w celu powrotu kobiet do środowiska rodzinnego. Osoby, które nie mają możliwości powrotu do rodziny, składają poręczone przez Dom podanie do gminy o przydzielenie mieszkania chronionego. Dom podejmuje działania w celu podjęcia przez podopieczne pracy zarobkowej. Jedna mieszkanka Domu pracuje zawodowo. W stosunku do niej podjęto działania zmierzające do jak najszybszego usamodzielnienia (m.in. pomoc w znalezieniu samodzielnej stancji).W br. Usamodzielniło się 10 osób, w tym 5 kobiet wróciło do rodzinnego domu.

Trzy osoby złożyły wniosek do właściwej gminy o przydział mieszkania komunalnego. Jedna osoba prawdopodobnie dostanie przydział na mieszkanie na początku br.

W celu uregulowania sytuacji socjalnej i prawnej matek przebywających w Domu, placówka utrzymuje stały kontakt z różnymi instytucjami (OPS, Sąd, ZUS, Bank, szpital).

Ponadto Dom udziela podopiecznym nieposiadającym stałego źródła dochodu lub posiadającym niskie dochody, pomocy w formie żywności oraz pomocy rzeczowej (odzieży, ubranek dziecięcych, środków czystości, kosmetyków dla niemowląt).

Dom organizuje co roku spotkania z byłymi podopiecznymi, w których uczestniczy ok. 65 osób.

3.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji i prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

Na podstawie Umowy dotacja w wysokości 6.965 zł została przekazana Caritas Archidiecezji Białostockiej w dniu 28.11.2006r. Do dnia kontroli wydatkowano dotację w kwocie 500 zł, z przeznaczeniem na art. spożywcze.

Dotacja wykorzystywana jest zgodnie z określoną w ofercie kalkulacją kosztów realizacji zadania.

Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rachunki opisano w sposób potwierdzający ich opłacenie ze środków pochodzących z dotacji budżetowej, opatrzono informacją o przeznaczeniu zakupionych towarów/ usług, sprawdzono pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. W ewidencji księgowej wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Kierownik kontrolowanej placówki. W przypadku, gdy Kierownik nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.

Kierownikowi przysługuje prawo zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń. Ponadto zastosowanie ma § 6 Umowy z dnia 23 listopada 2006 r. zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a podmiotem uprawnionym.

Kontrolowany:                                                   Kontrolujący:

Dyrektor                                                             /-/ Joanna Hołubowicz

Caritas Archidiecezji Białostockiej                       /-/ Idalia Czyńska

/-/ ks. Andrzej Horaczy

Białystok, 27.12.2006 r.