PROTOKÓŁ

z kontroli doraźnej realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem Okręgowym w Suwałkach na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu

społecznemu

Polski Komitet Pomocy Społecznej jest powstałym 15 października 1958 roku stowarzyszeniem posiadającym osobowość prawną, działalność prowadzi na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej. Od dnia 17.01.2005 r. posiada status organizacji pożytku publicznego.

Adres siedziby: 16-400 Suwałki, ul. Noniewicza 59B.

Regon: 007023760-00465

Sekretarzem Zarządu Okręgowego PKPS jest Pani Grażyna Kondracka.

Skarbnikiem jest Pani Grażyna Neska.

Kontrolę przeprowadzili:

1.      Elżbieta Bogdan – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja służbowa Nr 46),

2.      Piotr Słabiński – starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja służbowa Nr 50),

na podstawie upoważnienia Nr 235 z dnia 12.12.2006 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Andrzeja Kozłowskiego – Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 8 stycznia 2007 r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielała:

1.      Pani Grażyna Kondracka - Sekretarz Zarządu Okręgowego.

Przedmiot kontroli:

Przedmiotem kontroli była ocena prawidłowości realizacji umowy Nr 4/2006 zawartej w dniu 23 listopada 2006 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem Okręgowym w Suwałkach na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu oraz efektywności realizowanych zadań.

Ustalenia kontroli:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:

PKPS dysponuje własną kuchnią w pełni wyposażoną i dostosowaną do wymogów Sanepidu z wydzieloną stołówką, oraz pomieszczeniem socjalno-biurowym i magazynowym o łącznej powierzchni 114,67 m².  Stołówka może jednocześnie przyjąć 50 osób.

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

W dniu kontroli na podstawie umowy o pracę zatrudniony był sekretarz zarządu. Na podstawie umowy zlecenia zatrudniona była księgowa. Kucharka oraz magazynier pracują na zasadzie wolontariatu.

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania:

Posiłki wydawane są od poniedziałku do piątku w godzinach 12³⁰ – 14³⁰.

Pomoc rzeczowa: wydawanie odzieży, obuwia, środków higieny osobistej dokonywana jest w miarę pojawiających się potrzeb w punkcie magazynowym zlokalizowanym przy biurze PKPS.

4.      Stan realizacji zadania oraz efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:

Pomoc w formie wydawania posiłków i pomoc rzeczowa realizowana jest przez PKPS przez cały rok.

Rozpoczęcie realizacji umowy Nr 4/2006 zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem Okręgowym w Suwałkach nastąpiło z chwilą podpisania umowy tj. od 23 listopada 2006 roku.

Z dniem 31.12.2006 roku projekt został zrealizowany  w całości.

Zadania były realizowane zgodnie z planem, harmonogramem, kosztorysem i niezbędnymi potrzebami.

Osoby objęte pomocą kierowane są przez pracowników MOPS Suwałki, inne instytucje zajmujące się pomocą socjalną, bądź zgłaszają się same. PKPS prowadzi rejestr osób korzystających z różnych form pomocy. Odzież, obuwie i środki czystości z magazynu wydawane są na druku MW na nazwisko bezdomnego lub osoby zagrożonej bezdomnością. Osoby pragnące skorzystać z pomocy składają podanie z opisaniem sytuacji życiowej i zawartą prośbą o udzielenie pomocy w formie posiłków, paczek żywnościowych, środków higieny osobistej, odzieży. Do podań załączona jest decyzja wydana przez MOPS lub zaświadczenie z PUP.

W okresie objętym kontrolą (grudzień 2006 r.) z różnorodnych form pomocy skorzystało ogółem 100 osób. Z wydawanych posiłków (pełen obiad od poniedziałku do piątku, na soboty i niedziele wydawany jest suchy prowiant) korzystało codziennie 80 - 90 osób.

Adresatami pomocy w przeważającej części są mężczyźni w wieku 40 - 50 lat (pomocy w postaci posiłków) oraz rodziny wielodzietne zagrożone bezdomnością (skrajne ubóstwo) korzystające z pomocy w postaci paczek żywnościowych.

Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

W myśl § 1 Umowy z dnia 23.11.2006r. Wojewoda Podlaski przekazał realizatorowi zadania środki finansowe w wysokości 4.465 zł (słownie złotych: cztery tysiące czterysta sześćdziesiąt pięć) z przeznaczeniem na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu poprzez zapewnienie posiłków, pomocy rzeczowej w formie odzieży, bielizny, obuwia, środków czystości, suchego prowiantu oraz udzielanie pomocy poradniczo – informacyjnej.

Przyznane środki finansowe zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:

-         finansowanie opłat stałych związanych bieżącą działalnością jednostki,

-         zakup żywności,

-         zakup odzieży, obuwia, środków czystości,

-         doposażenie: zakup zamrażarki, maszynki do mięsa, garnków, sztućców itp.

Środki finansowe zostały przekazane realizatorowi zadania w dn. 4.12.2006 r. Rozpoczęcie realizacji umowy nastąpiło z chwilą jej podpisania.

PKPS otrzymał dotację w dniu 5.12.2006r. Na dzień 31.12 2006 roku wydatkowano 100% przyznanych środków.

Kontrolujący sprawdzili przedstawione faktury VAT oraz rachunki (łącznie 20 szt.). Przyznana dotacja wykorzystana została na:

1.      pokrycie kosztów operacyjnych (energia elektryczna, gaz, telefon, paliwo) - 1089,09 zł

2.      zakup żywności - 1746,98 zł

3.      zakup odzieży, obuwia oraz środków czystości - 1628,93 zł

Łącznie wydatkowano - 4.465,00 zł

5.      Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania:

Kontrola wykazała, że umowa zrealizowana została prawidłowo. Dokumentacja w sprawie wydatkowania dotacji prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Każdy z rachunków opisany jest w sposób potwierdzający ich opłacanie ze środków PUW, sprawdzony pod względem merytorycznym i rachunkowym. Stwierdzono, że prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa środków finansowych przekazanych na realizację zadania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Kierownik kontrolowanej placówki. W przypadku, gdy Kierownik nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.

Kierownikowi przysługuje prawo zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń. Ponadto zastosowanie ma § 6 Umowy z dnia 23 listopada 2006 r. zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a podmiotem uprawnionym.

Kontrolowany:                                                   Kontrolujący:

Sekretarz                                                             /-/ Elżbieta Skucz

/-/ Grażyna Kondracka                                        /-/ Piotr Słabiński

Kierownik Biura

24.01.2007r.