Białystok, 2007.07.05

OB.I.JW.0934-2/07

S p r a w o z d a n i e

z kontroli doraźnej w zakresie realizacji zadań zleconych związanych z wydawaniem dowodów osobistych, przeprowadzonej w dniu 21.06.2007 r. w Urzędzie Miejskim
w Surażu, ul. 11 Listopada 16, NIP 9661026716, REGON 000528847.

Kontrolę przeprowadzili: Marek Józef Badura - kierownik Oddziału do Spraw Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych oraz Janusz Warelis - st. inspektor wojewódzki
ww. oddziału, zatrudnieni w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działający na podstawie upoważnień Nr 21/07 i Nr 22/07 z dnia 20.06.2007 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich
i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

            Temat kontroli: realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia1974 r.
o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) - organizacja i funkcjonowanie w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO).

Celem kontroli było zebranie informacji umożliwiających ocenę działalności Burmistrza Suraża w zakresie problematyki związanej z organizacją i funkcjonowaniem systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) powierzonej w ramach zadań zleconych, uregulowanej ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy.

Kontrolę przeprowadzono na polecenie Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich
i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Burmistrzem Suraża od roku 2006 jest Pan Sławomir Halicki. Wyjaśnień kontrolującym udzielała Pani Joanna Danuta Nowicka.

Ustalenia kontroli.

            Ustalono, że od roku 2004 pracownikiem odpowiedzialnym za realizację zadań związanych z funkcjonowaniem w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) jest Pani Joanna Danuta Nowicka. Przeszła ona w 2004 r. w Krakowie stosowne szkolenie dot. obsługi i otrzymała kartę dostępu z Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 007875.

            W razie potrzeby zastępstwo pełni Pani Krystyna Ciszkowska. Przeszła ona w roku 2006 szkolenie w Białymstoku i otrzymała kartę dostępu z Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 021045.

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 1072 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej.

Według stanu na dzień kontroli - 41 wniosków zostało wprowadzonych do systemu SOO i przekazanych do personalizacji, brak było wniosków zarejestrowanych, 5 wniosków został zawieszonych a 28 dokumentów oczekiwało na odbiór przez wnioskodawców.

            Spośród dowodów oczekujących na odbiór skontrolowano losowo wybrane 5 egzemplarzy:

Seria i Nr      data: złożenia      potwierdzenia              wysłania           wyprod.           odebrania

                        wniosku           danych przez                wniosku do      dowodu           dowodu

w urzędzie        USC i ewid. ludn.        CPD                przez CPD       z Policji

ALF 271473   22.05.07          22.05.07                     22.05.07          01.06.07          08.06.07

ALF 771478   28.05.07          28.05.07                     28.05.07          01.06.07          08.06.07

ALF 471466   18.05.07          18.05.07                     18.05.07          01.06.07          08.06.07

AKU 577234  13.03.07          13.03.07                     13.03.07          26.03.07          02.04.07

ALF 018152   07.05.07          07.05.07                     17.05.07          01.06.07          08.06.07

            Wyniki kontroli świadczą, że z chwilą złożenia wniosku przez zainteresowaną osobę, niezwłocznie uruchamiane są przewidziane prawem procedury: dane z wniosku są potwierdzane w USC oraz ewidencji ludności, następnie są one wprowadzane do systemu elektronicznego i przesyłane do Centrum Personalizacji Danych.

Czas oczekiwania na wydanie dowodu osobistego nie przekracza przewidzianego przez prawo jednomiesięcznego okresu (w przypadku dowodu osobistego o numerze ALF 018152 wydłużenie okresu realizacji dokumentu wynikało ze zmiany nazwy miejsca urodzenia wnioskodawcy z Czaczki Duże na Czaczki Wielkie i komplikacji z tym związanych).

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert przygotowanych do wydania dowodów (serii ALF 271473, ALF 771478, ALF 471466, AKU 577234, ALF 018152) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł.

Do wszystkich wniosków o wydanie dowodów osobistych dołączone były, obok potwierdzenia uiszczonej opłaty za dokumenty, odpisy skrócone właściwych aktów stanu cywilnego, gdyż akty te sporządzone były w USC innych niż USC w Surażu. Na każdym wniosku potwierdzane są także, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe wnioskodawcy.

Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia poprzedniego dokumentu.

            Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków.

            Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania  książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi" obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, DB, WL, DX i DD są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe zarówno dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej jak i dla obecnie wydawanych dokumentów w postaci kart identyfikacyjnych przechowywane są według kolejności numerów w ramach poszczególnych serii wydawanych dowodów osobistych.

Dokumentacja związana z wydawaniem dowodów osobistych prowadzona jest prawidłowo, zgodnie z wymogami cyt. ustawy. Osoba odpowiedzialna wykonuje powierzone zadania z dużym zaangażowaniem oraz pełnym profesjonalizmem, pomimo stwierdzonego, dużego obciążenia obowiązkami służbowymi. Wyniki kontroli omówiono z Wójtem, Panem Sławomirem Halickim. W trakcie rozmowy zwrócono uwagę na konieczność zintensyfikowania wśród miejscowej ludności działań informacyjnych związanych
z koniecznością niezwłocznej wymianą książeczkowych dowodów osobistych.

Kontrolujący dokonali wpisu do książki kontroli urzędu pod poz. 3/07.

Pani Joannie Nowickiej, odpowiedzialnej za funkcjonowanie w Urzędzie Miejskim
w Surażu systemu wydawania dowodów osobistych, udzielono instruktażu w zakresie tematyki będącej przedmiotem kontroli.

Na tym kontrolę zakończono.

Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz sprawozdania pozostanie w aktach Urzędu Miejskiego w Surażu, natomiast drugi
w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Otrzymują:

•1.      Burmistrz Suraża                                                   Podpisy kontrolujących:

•2.      a/a

Marek Badura

                                                                                                              Janusz Warelis