Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 14 maja 2007 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Nowych Piekutach
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Nowych Piekutach, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Nowych Piekutach (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Regon Urzędu Gminy w Nowych Piekutach 000542362 ; NIP 922 12 87 848
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Marek Kaczyński - Wójt Gminy Nowe Piekuty wybrany na to stanowisko w wyborach bezpośrednich dnia 12 listopada 2006 roku
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Ewa Pruszyńska - powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Gminy Nowe Piekuty Nr 112/XXVI/97 z dnia 29 października 1997 roku.
Zastępcą Kierownika USC Pani Hanna Perkowska - powołana na to stanowisko Uchwałą Rady Gminy Nowe Piekuty Nr XXVIII/13305 z dnia 02 grudnia 2005 roku.
Kontrolę przeprowadziła:
- Róża Januszkiewicz - starszy inspektor w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 15/07 z dnia 07 maja 2007 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego -Dyrektora Wydziału
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),
- art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
•1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm)
•2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)
•3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),
•4. z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2007 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 06 marca 2007 roku przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli obecna była Pani Ewa Pruszyńska - Kierownik USC w Nowych Piekutach.
Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Nowych Piekutach pod numerem 1/07.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe.
•I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
Sprawdzono księgę urodzeń od 2000 do 2007 roku (wg. stanu na dzień kontroli), pod kątem czy wszystkie akty urodzeń są podpisane przez Kierownika USC w Nowych Piekutach - nie stwierdzono uchybień w tym zakresie. Wszystkie akty urodzeń zostały podpisane przez kierownika USC lub jego zastępcę.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
Sprawdzono Księgę małżeństw od 2004 roku pod kątem czy akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC w Nowych Piekutach - nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.
W 2006 roku - sporządzono 43 akty małżeństwa, w tym:
- 37 akty małżeństwa dot. związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 kri o tj. zawartych przed duchownym,
- 2 akty małżeństwa dot. związku małżeńskiego zawartego w sposób określony w krt. 1§ 1 krio tj. przed Kierownikiem USC,
- 4 akty małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Nowych Piekutach.
Akt Nr (...)1 z dnia (...)1
Akt małżeństwa został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC Nr USC (...)1 z dnia (...)1.
Z zagranicznego aktu małżeństwa wynikały nazwiska mężczyzny i kobiety noszone po zawartym związku małżeńskim, natomiast nie wynikały nazwiska dzieci.
Kierownik USC w Nowych Piekutach w decyzji zawarł nieprecyzyjnie określenie nazwisk noszonych po zawarciu związku małżeńskiego (błędna podstawa prawna - tj. art. 62 ust.3 i 4 prawa o asc oraz art. 25 i 88 kr i o)
W zaistniałej sytuacji należało wpisać w decyzji nazwiska mężczyzny i kobiety noszone po zawarciu związku małżeńskiego, co należało odzwierciedlić w treści aktu małżeństwa, a następnie należało nanieść adnotację w rubryce wzmianki dodatkowe dot. nazwisk dzieci z tego małżeństwa przytaczając podstawę prawną art. 88 kr i o.
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Zaświadczenia potwierdzające zawarcie związku małżeńskiego ze skutkiem cywilnym wpłynęły do USC w ustawowo wymaganym terminie (art. 8 § 3 kr i o).
Nr (...)1z dnia (...)1
Małżeństwo zostało zawarte w parafii w Hodyszewie w dniu 17 czerwca 2006 roku, a więc akt małżeństwa został sporządzony z zachowaniem 5. dniowego terminu wynikającego z art. 8 § 3 kr i o.
Zapewnienia przyjął Kierownik USC w Makowie Mazowieckim. W aktach zbiorowych stwierdzono brak odpisu skróconego aktu urodzenia nupturienta urodzonego w Makowie Mazowieckim, co jest niezgodne z art. 54 ust. 1 prawa o asc - o czym poinformowano Kierownika USC w Nowych Piekutach.
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Bez uwag.
Nr (...)1z dnia (...)1
Związek małżeński został zawarty przez Kierownikiem USC w Nowych Piekutach. Kierownik USC zapewnienia oraz wymagane na podstawie art. 54 ustawy prawo o asc dokumenty przyjął dnia (...)1, a więc z zachowaniem terminu wynikającego z art. 4 kr i o.
Nr (...)1z dnia (...)1
W aktach zbiorowych do ww. aktu małżeństwa znajduje się postanowienie Sądu Rejonowego w Wysokiem Mazowieckiem zezwalające na zawarcie związku małżeńskiego małoletniej nupturientce.
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Sprawdzono pod kątem czy do ww. aktów małżeństw w aktach zbiorowych znajdują się zaświadczenia wydane na podstawie art. 4 ‘ kr i o wraz z dokumentami wynikającymi z art. 54 ustawy prawo o asc. Nie zgłoszono uwag w tym zakresie.
Nr (...)1z dnia (...)1
Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Nowych Piekutach Nr (...)1 z dnia (...)1
Podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowił odpis aktu ślubu wydany przez urzędnika stanu cywilnego w Belgii oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez Konsula Rzeczypospolitej Polskiej w Brukseli ( § 9 cyt. rozporządzenia)
Z zagranicznego dokumentu wynikał stan cywilny nupturientów tj. kawaler, panna, dane te nie zostały przeniesione do decyzji, jednakże już w akcie małżeństwa zostały odzwierciedlone.
Ponadto z zagranicznego aktu małżeństwa wynikało, nazwisko kobiety „Brzozowska Amato", w decyzji natomiast wpisano „Brozowsla - Amato", ale już w akcie małżeństwa wpisano prawidłowo „Brzozowska - Amato".
Wzmiankę dodatkową dot. nazwisk mężczyzny oraz dzieci - naniesiono prawidłowo.
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Bez uwag.
Nr (...)1z dnia (...)1
Związek małżeński został zawarty przed Kierownikiem USC w Nowych Piekutach.
Oboje nupturienci spełniali przesłankę wieku do zawarcia związku małżeńskiego wynikającą z art. 10 kr i o.
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Bez uwag.
Nr (...)1z dnia (...)1
Akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Nowych Piekutach Nr (...)1z dnia (...)1.
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa wniosła osoba, której akt dotyczy - mieszkanka gminy Nowe Piekuty. A zatem decyzję podjął organ właściwy.
W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu zawarcia małżeństwa wydany przez USC w Wiedniu wraz z tłumaczeniem ww. dokumentu dokonanym przez tłumacza przysięgłego oraz 1 egz. decyzji, na której strona pokwitowała jej odbiór.
Z zagranicznego aktu wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu związku małżeńskiego co zostało prawidłowo odzwierciedlone w decyzji oraz w akcie małżeństwa. Natomiast odnośnie nazwisk dzieci prawidłowo naniesiono wzmiankę dodatkową na podstawie art. 88 kr i o.
Następnie sprawdzono akty małżeństw od Nr 31 - 42 pod kątem czy są podpisane przez Kierownika USC - nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.
Nr (...)1z dnia (...)1
Akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC Nr (...)1 z dnia (...)1
Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa wniosła osoba, która zameldowana jest na stałe na terenie gminy Nowe Piekuty - a więc decyzję podjął organ właściwy - art. 13 prawa o asc.
Wnioskodawczyni wraz z podaniem przedłożyła amerykański dokument potwierdzający fakt zawarcia związku małżeńskiego opatrzony suchą pieczęcią oraz klauzulą APOSTILLE wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty te stanowiły podstawę podjęcia decyzji.
Decyzja została odebrana przez stronę .
Księgę małżeństw za 2006 roku zamknięto i otwarto na 2007 rok - prawidłowo - zgodnie z § 12 rozporządzenia.
W 2007 roku sporządzono 17 aktów małżeństw.
Sprawdzono akty małżeństw od numeru 1- 8 pod kątem, czy zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wpłynęło do USC w ustawowo wymaganym terminie - nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.
Nr (...)1z dnia (...)1
Akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC Nr (...)1 z dnia (...)1.
Decyzję podjęto na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc. Wnioskodawczynią była osoba, której akt dotyczył. Podanie zostało złożone w USC dnia (...)1; na podaniu potwierdzono fakt stałego zamieszkania wnioskodawczyni na terenie gminy Nowe Piekuty.
Wnioskodawczyni przedłożyła do transkrypcji amerykańskie świadectwo ślubu oraz jego urzędowe tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego. Akt małżeństwa w księdze został wpisany zgodnie z orzeczeniem decyzji.
Ponadto wnioskodawczyni wraz z wnioskiem o transkrypcję stosownie do art. 62 ust. 3 prawa o asc - złożyła oświadczenie o nazwisku, co zostało prawidłowo odzwierciedlone w rubryce wzmianki dodatkowe.
Kierownik USC w Nowych Piekutach w treści aktu również wpisał nazwisko kobiety noszone po zawarciu związku małżeńskiego. Takie postępowanie uznać należy za wadliwe. W tej sytuacji wystarczające jest naniesienie wzmianki dodatkowej o nazwisku - stosownie do art. 62 ust. 3 prawa o asc.
Natomiast odnośnie nazwisk noszonych po zawartym związku małżeńskim przez mężczyznę i dzieci z tego związku, naniesiono adnotację w rubryce wzmianki dodatkowe - prawidłowo.
Sprawdzono akty małżeństw Nr 10 i 11 pod kątem, czy zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wpłynęło do USC w ustawowo wymaganym 5. dniowym terminie - nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.
Nr (...)1z dnia (...)1
Akt małżeństwa dotyczył związku małżeńskiego zawartego przed kierownikiem USC w Nowych Piekutach. Zapewnienia nupturienci złożyli dnia (...)1- termin wynikający z art. 4 kr i o został zachowany.
Nr (...)1z dnia (...)1- bez uwag.
Nr (...)1z dnia (...)1
Związek małżeński został zawarty przed Kierownikiem USC w Nowych Piekutach. Oboje nupturienci spełniali przesłankę wieku do zawarcia związku małżeńskiego, wynikającą z art. 10 kr i o. Zapewnienia i wymagane dokumenty nupturienci złożyli dnia (...)1 - termin wynikający z art. 4 kr i o został zachowany.
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Nr (...)1z dnia (...)1
Bez uwag.
Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC.
Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów po ich sporządzeniu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 cyt. rozporządzenia.
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
Sprawdzono księgę zgonów od 2004 roku pod kątem czy akty zgonu są podpisane przez Kierownika USC lub jego zastępcę - nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.
Akty są wypisane pismem ręcznym czytelnie. Kolejność numeracji aktów zachowana.
Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
IV. Stan ksiąg i akt zbiorowych
We wszystkich księgach stanu cywilnego były puste kartki, które w obecności kontrolującego zostały wykreślone.
V. „Wpisywanie zagranicznych aktów s.c. odtwarzanie treści aktów s.c"
Sprawdzono teczkę z 2006 roku o symbolu klasyfikacyjnym 5150 „Wpisywanie zagranicznych aktów s.c. odtwarzanie treści aktów s.c." - została założona zgodnie z Jednolitych rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącym załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
W ww. teczce zarejestrowano 10 spraw. 4 decyzję dotyczyło umiejscowienia w polskich księgach aktów małżeństw i 6 decyzji dotyczyło aktów urodzeń.
Sprawdzono czy na podstawie ww. decyzji zostały sporządzone poszczególne akty - nie stwierdzono w tym zakresie nieprawidłowości.
We wszystkich decyzjach podano w nawiasie nieaktualny Dziennik Ustaw w którym opublikowana jest ustawa prawo o aktach stanu cywilnego, było wpisane „(Dz.U. Nr 36, poz. 180 z późn. zm.)", a winno być (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688).
Na tym protokół zakończono.
Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panią Janiną Markowską - sekretarzem gminy w obecności Pani Kierownik USC - Ewy Pruszyńskiej.
Kontrolowany został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Nowych Piekutach, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
podpisy osób kontrolujących:
/-/ Róża Januszkiewicz- starszy inspektor
06.06.2007 r.
podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
/-/ Marek Kaczyński- Wójt Gminy Nowe Piekuty
15.06.2007 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)