Białystok, 06 czerwca 2007 roku
Nr OB.III.RJ.0932-6/07
Pan
Marek Kaczyński
Wójt Gminy Nowe Piekuty
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 14 maja 2007 roku przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Nowych Piekutach dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688, Dz.U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów(Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Marka Kaczyńskiego - Wójta Gminy Nowe Piekuty.
Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.
W aktach zbiorowych do poszczególnych aktów znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty.
Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do wydawania decyzji z zakresu stanu cywilnego.
Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia:
- nieprecyzyjne nanoszenie wzmianek dodatkowych w aktach małżeństw dot. nazwisk noszonych po zawarciu związku małżeńskiego, (numer aktu małżeństwa 1/2006, Nr 11/2006). Ww. akty zostały sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Nowych Piekutach podjętych na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc,
- brak odpisu aktu urodzenia nupturienta w aktach zbiorowych do aktu małżeństwa Nr 11/2006,
- niedokładne wpisywanie w decyzjach dot. transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do ksiąg polskich oraz w sporządzonych na ich podstawie aktach danych, które wynikają z zagranicznego aktu stanu cywilnego (akt małżeństwa Nr 23/06),
- podawanie w decyzjach kierownika USC nieaktualnego Dziennika Ustaw, w którym opublikowana jest ustawa prawo o aktach stanu cywilnego,
W związku z powyższym uważam za celowe:
- zwrócenie uwagi na prawidłowość nanoszenia wzmianek dodatkowych dotyczących nazwisk noszonych po zawarciu związku małżeńskiego w przypadku transkrybcji zagranicznych aktów małżeństw do księgi polskiej,
- podjęcie działań mających na celu uzupełnienie akt zbiorowych o akt urodzenia nupturienta (do aktu małżeństwa Nr 11/2006),
- poddawanie bardziej wnikliwej analizie dokumenty zagraniczne stanowiące podstawę podjęcia decyzji przez Kierownika USC i sporządzenia aktu w księdze polskiej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Należy mieć na uwadze, że transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego oznacza wierne wpisanie jego treści w polskiej księdze stanu cywilnego.
- prawidłowe wpisywanie w decyzjach numeru obowiązującego aktualnie dziennika ustaw, w którym opublikowana jest ustawa z dnia 29 września 1986 roku prawo o aktach stanu cywilnego tj. Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688, Dz.U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125)
Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie
w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.
Z up. Wojewody Podlaskiego
/-/ Andrzej Władysław Gawkowski
Dyrektor Wydziału
Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców