Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 08 marca 2007 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Wiżajnach

            Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Wiżajnach, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Wiżajnach (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Regon Urzędu Gminy w Wiżajnach :2012092; NIP  844-00-10-403

            Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Józef Laskowski - Wójt Gminy Wiżajny  wybrany na to stanowisko 12 listopada 2006 roku

            Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Danuta JANKOWSKA - powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Gminy Wiżajnach  Nr IV/27/03 z dnia 31 marca 2003 roku

            Kontrolę przeprowadziła:

-  Róża Januszkiewicz - starszy inspektor w  Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 11/07 z dnia 07 marca 2007 roku  podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego -Dyrektora Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),

- art. 11a ust. 3 ustawy  z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia  11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

•1.      z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59
z późn. zm)

•2.      z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)

•3.      oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),

•4.      z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2007 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 06 marca 2007 roku przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli obecna była Pani  Danuta Jankowska  - Kierownik USC w Wiżajnach.

Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Wiżajnach pod numerem 1/07

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za lata 2006-2007 (wg. stanu na dzień kontroli)

•I.                   Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2006 roku i 2007 roku  Kierownik USC w Wiżajnach nie sporządzał aktów urodzenia.

II.        Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2006 roku - sporządzono 18 aktów małżeństw

W 2007 roku - sporządzano 1 akt małżeństwa

Sprawdzono:

- 10 aktów małżeństw  dot. związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 kri o tj. zawartych przed duchownym, ze skutkiem  cywilnym:

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

Nr (...)¹z dnia (...)¹

Ustalono, że:

• Zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego oraz potwierdzenie zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wpłynęły  do USC w Wiżajnach  w ustawowo wymaganym terminie (art. 8 § 3 kr i o).
• Akty małżeństwa zostały sporządzane w tym samym dniu, w którym zaświadczenia od duchownego wpłynęły do USC  (art. 61 a ust. 1 i 2 prawa o asc.).
• Akty zostały sporządzone z zachowaniem właściwości miejscowej (art. 12 ust. 2 prawa o asc).
• Nupturienci spełniali przesłankę wieku wynikającą z art. 10 kr i o.
• Małżeństwa zostały zawarte w terminie ważności zaświadczenia.
• Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez osoby uprawnione.
• Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów po ich sporządzeniu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 cyt. rozporządzenia.
• Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.

- 6 aktów małżeństw dot.  związku małżeńskiego zawartego w sposób określony w  art. 1§ 1 krio tj. przed Kierownikiem USC,

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

Nr (...)¹z dnia (...)¹

Nr (...)¹z dnia (...)¹

Nr (...)¹z dnia (...)¹

• Zapewnienia i dokumenty wymagane prawem zostały przyjęte zgodnie z  art. 54 ust. 1 prawa o asc.

• Akty małżeństw Nr (...)¹ i Nr  (...)¹ zostały sporządzone na podstawie protokołów zawarcia związku małżeńskiego poza lokalem USC. Dokumenty te znajdują się w aktach zbiorowych.

• W aktach zbiorowych do aktu małżeństwa Nr (...)¹ znajduje się decyzja Kierownika USC w Wiżajnach dot. skrócenia miesięcznego terminu wynikającego z art. 4 kr i o.

Bez uwag.

- 3 akty małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Wiżajnach.

            Nr (...)¹ z dnia (...)¹

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Wiżajnach Nr (...)¹ z dnia (...)¹. W rubryce uwagi została prawidłowo  naniesiona adnotacja dot. podstawy umiejscowienia aktu małżeństwa w  polskiej księdze stanu cywilnego ( § 7 cyt. rozporządzenia).

Wnioskodawczyni wraz z podaniem o umiejscowienie zagranicznego aktu w księdze polskiej przedłożyła odpis z niemieckiej księdze rodzinnej oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego. (§ 9 cyt. rozporządzenia)

Biorąc pod uwagę, że z aktu zagranicznego nie wynikało jakie nazwisko noszą dzieci z tego małżeństwa Kierownik USC w Wiżajnach  naniósł stosowaną adnotację w rubryce „wzmianki dodatkowe" na podstawie art. 88 kr i o dotyczącą nazwisk dzieci z tego małżeństwa.

Nr (...)¹ z dnia (...)¹

Akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Wiżajnach Nr (...)¹  z dnia (...)¹.

Bez uwag.

            Nr (...)¹z dnia (...)¹

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Wiżajnach Nr (...)¹ z dnia (...)¹

W aktach zbiorowych znajdują się prawem przewidziane dokumenty. Uwag nie wniesiono.

Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC.

Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów po ich sporządzeniu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 cyt. rozporządzenia.

Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.

III.      Księga zgonów i akta zbiorowe

W roku 2006  sporządzono 15 aktów zgonu.

W 2007 roku sporządzono 1 akt zgonu.

Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC w Wiżajnach oraz przez osobę zgłaszającą zgon. Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco.

Akty są wypisane pismem ręcznym czytelnie.

Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2  rozporządzenia.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu - art. 10 ust.1 prawa o asc.

IV.       Księgi stanu cywilnego i archiwum urzędu stanu cywilnego

Księgi stanu cywilnego przechowywane są w metalowej szafie. Niektóre księgi stanu cywilnego wymagają poddania ich oprawie introligatorskiej.

V.        Zmiana imion i nazwisk

W kontrolowanym okresie Kierownik USC w Wiżajnach podjął 1 decyzję w sprawie zmiany imienia. Podanie o zmianę imienia wniósł sam zainteresowany, mieszkaniec gminy Wiżajny.

Wnioskodawca wniósł o zmianę imienia motywując to faktem, iż posługiwał się imieniem „Mariusz" podczas gdy w akcie urodzenia ww. wpisane było imię „Dariusz". Wnioskodawca potwierdził ten fakt stosownymi dokumentami.

Organ przychylił się do wniosku strony. Decyzję podjął Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.

Podstawa prawna decyzji i pouczenie o odwołaniu prawidłowe.

Organ orzekający wysłał zawiadomienie o podjętej decyzji do wszystkich właściwych organów określonych w art. 11 ust. 1 ustawy o mianie imion i nazwisk.

Bez uwag.

           Na tym protokół zakończono.

           Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem  Józefem Laskowskim  - Wójtem Gminy Wiżajny w obecności Pani Kierownik USC - Danuta Jankowska.

           Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Wiżajnach, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

           Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

podpisy osób kontrolujących:

/-/ Róża Januszkiewicz- starszy inspektor

28.03.2007 r.

podpis kierownika jednostki kontrolowanej:

/-/ Józef Laskowski - Wójt Gminy Wiżajny

04.04.2007 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)