Białystok, dnia 18 maja 2007 r.
Nr OB.III.HO.0932-4/07
Pan
Czesław JAKUBOWICZ
Wójt Gminy
Juchnowiec Kościelny
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 27 marca 2007 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Juchnowcu Kościelnym dotyczyła oceny realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego /Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/ oraz ustawą z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz.1992/.
Zakres zadań objętych kontrolą oraz dokonane ustalenia opisano w protokole z kontroli, który został dnia 02 maja 2007 r. podpisany bez uwag przez Pana Wójta.
Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą podpisane są przez uprawnioną osobę. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów stanu cywilnego odpowiada numer akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.
Na podaniach stron o dokonanie przez Kierownika USC żądanej czynności są odnotowane daty wpływu dokumentów do USC.
Sprawdzając podjęte w 2006 roku przez Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym decyzje , nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu. Odbiór decyzji jest potwierdzany przez wnioskodawcę. Natomiast w przypadku jednej decyzji stanowiącej podstawę sporządzenia aktu urodzenia Nr 1/06 - którą przekazano stronie za pośrednictwem Konsulatu RP w Belgii- dotychczas nie wpłynął do USC dokument potwierdzający doręczenie decyzji.
Akty urodzeń, małżeństw i zgonów w księdze za 2006 i 2007 rok /wg stanu na dzień kontroli/ wypisane są prawidłowo. Jedynie sporządzając akt urodzenia Nr 3/07 wpisano w decyzji i w akcie część danych, które nie wynikały z dokumentu zagranicznego. Istotą zaś transkrypcji jest dokładne przeniesienie danych z aktu zagranicznego do decyzji i aktu polskiego w zakresie wymaganym przez prawo polskie. Akty te mogą być następnie sprostowane bądź uzupełniane o brakujące dane w formie przewidzianej ustawą - prawo o aktach stanu cywilnego.
Sprawdzając zaś akt urodzenia Nr 3/06 zwrócono uwagę na brak adnotacji dotyczącej uznania dziecka, aczkolwiek wymagane dokumenty w tym zakresie znajdują się w aktach zbiorowych.
Ocena realizacji zadań przez Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym jest pozytywna.
Uważam jednakże za celowe;
- podjęcie działań mających na celu wyegzekwowanie potwierdzenia odbioru przez wnioskodawcę decyzji stanowiącej podstawę sporządzenia aktu urodzenia Nr 1/06.
- naniesienie stosownej adnotacji w rubr. wzmianki dodatkowe w akcie urodzenia Nr 3/06 dotyczącej uznania dziecka,
- poddawanie bardziej wnikliwej analizie dokumenty zagraniczne , stanowiące podstawę podjęcia decyzji i sporządzenia aktu w księdze polskiej w trybie art. 73 ust.1 zwracając szczególną uwagę na wierne odzwierciedlanie ich treści w księdze polskiej.
Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nieskorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w wniosków.
Z up. Wojewody Podlaskiego
/-/ Andrzej Władysław Gawkowski
Dyrektor Wydziału
Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców