Protokół
z kontroli , przeprowadzonej w dniu 08 marca 2007 r.
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Rutce Tartak
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Rutce Tartak, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Rutce Tartak /art.5a ust.1 prawa o asc/.
Gmina Rutka Tartak stanowi okręg Urzędu Stanu Cywilnego.
Regon Urzędu Gminy Rutka Tartak - P-001084306
NIP - 844-10-57-430.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jan RACIS - Wójt Gminy Rutka Tartak wybrany na to stanowisko w wyborach, które odbyły się w dniu 12 listopada 2006 r. /zaświadczenie stanowi załącznik do protokołu/.
Wójt Gminy pełni również funkcję Kierownika USC - art.6 ust.1 i 2 ustawy - prawo o asc.
Zastępcą Kierownika USC jest Pani Bożena SOKOŁOWSKA, powołana Uchwałą Nr III/14/90 Rady Gminy Rutka Tartak z dnia 26.VII.1990 r. / art. 6 ust.3 - ustawy prawo o asc.
Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz- Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia Nr 12/07 z dnia 07.03.2007 r.
podpisanego przez P. Andrzeja W.Gawkowskiego - Dyrektora w/w Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego ; 15-213 Białystok,
ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego .
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
- art.8 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jedn. Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/ i § 24 rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego , sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów / Dz.U. Nr 136, poz. 884 z póżn. zm./,
- art.11 a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992/.
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.
Temat kontroli;
Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego / tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/
oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego , ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U.Nr 136, poz.884 z późn. zm./
a także ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. z 2005 r. Dz.U.. Nr 233, poz. 1992/.
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2007 rok dla urzędów stanu cywilnego , zatwierdzony dnia 06.03.2007 r. przez P.Andrzeja W.Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału.
W trakcie kontroli wyjaśnień i informacji udzielała Pani Bożena Sokołowska - Zastępca Kierownika USC W Rutce Tartak.
Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy Rutka Tartak pod Nr 2/07.
Kontrolą objęto ;
1. Księgę małżeństw i akta zbiorowe
W jednej księdze znajdują się akty małżeństw za lata 2004, 2005,2006 i 2007.
W księdze za rok 2004 wpisano 5 aktów małżeństw, w tym 2 na podstawie decyzji Kierownika USC w Rutce Tartak oraz 3 na podstawie zaświadczeń od duchownego, potwierdzających zawarcie związku małżeńskiego wyznaniowego ze skutkiem cywilnym .
W 2005 r. sporządzono 10 aktów, w tym 1 - na podstawie decyzji Kierownika USC, 2 akty dotyczą zawarcia związku małżeńskiego przed Kierownikiem USC i 2 akty dotyczą małżeństw „konkordatowych".
W 2006 r. - 10 aktów, w tym ; 1 wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC, 4- dotyczą małżeństw cywilnych i 5 aktów dotyczy małżeństw „konkordatowych".
W księdze założonej na 2007 r. / wg stanu na dzień kontroli/ sporządzono
2 akty małżeństwa , w tym; 1 - dotyczy związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC i 1- dotyczy związku małżeńskiego wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.
Wszystkie w/w akty są podpisane przez Zastępcę Kierownika USC. Akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC podpisane są również przez nupturientów i świadków.
Akty są ponumerowane w danym roku kolejno / nie stwierdzono stron pustych, przekreślonych , unieważnionych /. - § 3 rozporządzenia.
Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, po jego sporządzeniu jak również w rubryce „uwagi" zostały zakreślone w sposób uniemożliwiający dokonanie w nich jakichkolwiek wpisów / § 7 ust.2 rozporządzenia/.
Księga stanu cywilnego za poszczególne lata jest zamknięta i otwarta na kolejny rok , poprzez naniesienie stosownej adnotacji zgodnie z § 12 rozporządzenia.
Wszystkie akty wypisane są czytelnie, pismem ręcznym .
Do ksiąg za wymienione wyżej lata założone są akta zbiorowe, w których znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty , tworzące dany akt /§ 15 rozporządzenia/.
Sprawdzono ;
- akt małżeństwa Nr (...)1, który sporządzony został na podstawie decyzji Kierownika USC w Rutce Tartak. Podstawa wpisania aktu do księgi odzwierciedlona została prawidłowo w akcie w rubr. „uwagi" / § 7 ust.1 rozporządzenia /.
Wnioskodawcą o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej była osoba, której akt dotyczy , a zatem osoba uprawniona.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy / art. 13 prawa o asc/.
Transkrypcji podlegał odpis aktu małżeństwa wydany przez stosowny organ niemiecki. Strona przedłożyła również tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego w Polsce / § 9 rozporządzenia/.
Podstawa prawna decyzji - art. 73 ustawy - prawo o aktach stanu cywilnego / powinien być wskazany art.73 ust.1 /. Pouczenie o środkach zaskarżenia , zgodne z obowiązującymi przepisami.
Biorąc pod uwagę istotę transkrypcji , dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i treści aktu w księdze polskiej - prawidłowo .
Nazwiska małżonków i dzieci z tego małżeństwa wynikały z zagranicznego odpisu aktu małżeństwa, co również w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami ujęto w decyzji i treści aktu w księdze polskiej.
Do dokumentów znajdujących się aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
Przypiski w akcie małżeństwa w księdze polskiej naniesione zostały na bieżąco.
- Akty (...)1 - dotyczą małżeństwa zawartych przed duchownym, ze skutkiem cywilnym - art. 1 § 2 krio.
* zaświadczenie niezbędne do zawarcia małżeństwa w w/w trybie / art. 4 ‘ krio/ wydał Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania obu nupturientów lub jednego z nich.
* termin ważności zaświadczenia określano prawidłowo.
* związki małżeńskie zawarte były w terminie ważności zaświadczenia,
przykładowo;
Akt Nr (...)1; termin ważności zaświadczenia określono 05.05.2006 r. -
05.08.2006 r., związek małżeński zawarto 03.06.2006 r.
Akt nr (...)1; zaświadczenie ważne w okresie 16.05.2006 r. - 16.08.2006 r. ,
związek małżeński zawarto 01.07.2006 r.
Akt Nr (...)1; termin ważności zaświadczenia 07.11.2006 r. - 07.02.2007 r.,
związek małżeński zawarto dn. 30.11.2006 r.
* w każdym przypadku zaświadczenia od duchownego , potwierdzające zawarcie małżeństwa wpłynęły do USC w ustawowo przewidzianym terminie tj. przed upływem pięciu dni od daty zawarcia małżeństwa wyznaniowego.
Na każdym zaświadczeniu jest odnotowana data wpływu dokumentu do USC.
* akty małżeństw sporządzano niezwłocznie - art.61a ust.2 ustawy.
* nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu małżeństwa.
* w aktach zbiorowych do każdego aktu małżeństwa znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty.
* akty małżeństw wypisano prawidłowo. Porównano dane znajdujące się w dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia aktów , nie stwierdzając błędów i rozbieżności.
Następnie sprawdzono dokumenty w aktach zbiorowych oraz wypisane akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Rutce Tartak.
(...)1 .
Bez uwag.
II. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2004 r. sporządzono 7 aktów zgonu, w 2005 r. - 11 aktów, w 2006 r. - 11 aktów i w 2007 r. /wg stanu na dzień kontroli / - „0".
Wszystkie akty zgonu są podpisane przez uprawnioną osobę tj. Zastępcę Kierownika USC P. Bożenę Sokołowską. Akty wypisane są czytelnie. Księgi za poszczególne lata są zamknięte i otwarte na kolejny rok , zgodnie z § 12 rozporządzenia. Kolejność w numeracji aktów w poszczególnych latach jest zachowana.
Akta zbiorowe do księgi zgonów na poszczególne lata są założone .
Akty zgonu zostały sporządzone przez organ właściwy ze względu na miejsce zdarzenia - art.10 ust.1 prawa o asc.
Nie stwierdzono zgłoszenia zgonu dokonanego przez zakład pogrzebowy.
Sprawdzono akt zgonu Nr (...)1 wpisany do księgi polskiej na podstawie decyzji Z-cy Kierownika USC w Rutce Tartak
Wniosek o wpisanie złożył syn osoby zmarłej, zamieszkały w gm. Rutka Tartak. A zatem decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy / art.13 prawa o asc/.
Przedłożono zagraniczny odpis aktu zgonu / z Nowego Jorku/ oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego .Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji uwag nie zgłoszono.
Podstawa prawna decyzji i pouczenie o przysługującym odwołaniu - określono prawidłowo. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór.
Następnie na wniosek tej samej osoby podjęta została decyzja o sprostowaniu błędów w akcie zgonu / art. 28 prawa o asc/.
Decyzja podjęta została niezwłocznie. Jest zgodna z żądaniem strony.
Decyzję podjął organ właściwy. Wzmiankę dodatkową w akcie zgonu naniesiono zgodnie z orzeczeniem.
Również na wniosek syna osoby zmarłej podjęta została decyzja o uzupełnieniu aktu zgonu o brakujące dane /art.36 prawa o asc/. Bez uwag.
Odbiór decyzji pokwitowany przez wnioskodawcę.
Następnie sprawdzono akty zgonu sporządzone w 2006 roku na podstawie karty zgonu.
W aktach zbiorowych do każdego aktu zgonu jest karta zgonu wystawiona przez lekarza. Porównano daty zgonu wpisane w karcie zgonu i akcie zgonu, nie stwierdzając błędów.
Nie stwierdzono również naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktu zgonu /art.10 ust.1 prawa o asc/.
W pozycji miejsce zgonu w karcie zgonu w każdym przypadku wpisana jest nazwa miejscowości w której nastąpiło zdarzenie.
Bez uwag.
III. Wydawanie odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego
W 2006 r. wnioski o wydanie odpisów skróconych i zupełnych prowadzone były w jednej teczce, zatytułowanej „ skrócone odpisy aktów stanu cywilnego" USC.5141 .... Kat.B 5. Należało prowadzić dwie odrębne teczki opisane zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazie akt.
W spisie treści zarejestrowano 130 spraw. W aktach znajdują się podania osób, wnioskujących o wydanie stosownego dokumentu, z których wynika żądanie strony, do jakiego celu niezbędny jest dokument / co ma znaczenie w związku z pobieraną opłatą skarbową/, czy wniosek pochodzi od osoby uprawnionej.
W 2007 roku założono zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dwie teczki; „Nr USC.5140.... Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego" i
„ Nr USC 5141 ...Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego".
W pierwszej teczce zarejestrowano w 2007 r. / wg stanu na dzień kontroli/ - 38 spraw, natomiast w drugiej teczce - 19 spraw.
Do obu teczek założone zostały spisy spraw, które prowadzone są na bieżąco.
W każdej sprawie jest podanie, na którym jest data wpływu wniosku do USC. Na podaniu jest pokwitowanie odbioru odpisu aktu przez wnioskodawcę.
Bez uwag.
IV. Zmiana imion i nazwisk
W 2005 rok zarejestrowano 2 sprawy, w tym jedna dotyczy informacji o zmianie przepisów prawnych w omawianym zakresie , a druga ; decyzji w sprawie zmiany imienia.
Ustalono, że podanie złożyła matka osoby małoletniej. Na podaniu jest podpis matki i ojca. Ojciec dziecka wyraził zgodę na zmianę imienia małoletniej córki / art. 7 w zw. z art. 5 ust.4 ustawy o zmianie imion i nazwisk/.
Podstawa prawna decyzji - art.7 ustawy- prawidłowa. Pouczenie o przysługującym odwołaniu - do Wojewody Podlaskiego.
Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy.
Strona pokwitowała jej odbiór.
Decyzja została wydana niezwłocznie.
Informację o zmianie imienia wysłano do adresatów określonych w art.11 ustawy. Omówiono z Panią Bożeną Sokołowską zasady przekazywania decyzji i informacji do właściwych adresatów, o których mowa w we wspomnianym przepisie.
Na tym protokół zakończono.
Ustalenia kontroli omówiono z Panem Janem Racis - Wójtem Gminy Rutka Tartak, pełniącym jednocześnie funkcję Kierownika USC.
Protokół z kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach . Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Rutce Tartak, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
podpis osoby kontrolującej:
/-/ Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału
29.03.2007 r.
podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
/-/ Jan Racis - Wójt Gminy Rutka Tartak
04.04.2007 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)