Białystok, 12 września 2007 roku

Nr OB.III.RJ.0932- 8/07

Pan

Józef  ZAJKOWSKI

Wójt Gminy Sokoły

            Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 31 lipca 2007 roku przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Miastkowie dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku Nr  161, poz. 1688; Dz.U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów(Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Wójta Gminy Sokoły -  Józefa Zajkowskiego.

            Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

            Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do wydawania decyzji z zakresu stanu cywilnego.           

W trakcie kontroli stwierdzono jedno uchybienie, które polegało na tym, że Kierownik USC w Sokołach podjął decyzję na podstawie art. 35 prawa o asc w odniesieniu do dokumentu wydanego przez urząd podatkowy w Szwecji. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji zawartym w piśmie Nr DSO-ZSC-6000-51579/06 z dnia 29 maja 2006 roku, dokumenty wydane przez szwedzkie urzędy winny być odtwarzane na podstawie art. 70 prawa o asc.

W związku z powyższym uważam za celowe zwrócenie szczególnej uwagi, przy podejmowaniu decyzji przez Kierownika USC w Sokołach, na podstawę prawną podejmowanych decyzji.

          Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

           W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie
w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

/-/ Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału

Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców