|
PROTOKÓŁ
z kontroli problemowej w zakresie ewidencji gruntów i budynków przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Suwałkach przez zespól kontrolny Wydziału Geodezji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, Oddziału Katastru i Nieruchomości w składzie : Jerzy Palusiak - Kierownik Oddziału - upoważnienie nr WG.V.JGSK.0939-5/08
z dnia 12.03.2008 r. Joanna Sienkiewicz-Krasicka - Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr WG.V.JGSK.0939-
7/08 z dnia 12.03.2008 r. Lech Klewiec - Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr WG.V.JGSK.0939-
6/08 z dnia 12.03.2008 r. Kontrolę przeprowadzono w dniach : 14 marca i 10 kwietnia 2008 r. Podstawa kontroli : plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na 2008 r. i imienne upoważnienia wystawione w dniu 12 marca 2008 r. przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego . Temat kontroli : prowadzenie ewidencji gruntów i budynków . W trakcie kontroli zbadano : Realizowanie przez Prezydenta Miasta Suwałki prowadzącego ewidencję gruntów
i budynków obowiązujących przepisów prawnych, a zwłaszcza niżej wymienionych zagadnień : 1/ rejestrowanie przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych , decyzji administracyjnych i aktów normatywnych , 2/ terminowość wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych , 3/ przepływ informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków, a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi stronami , 4/ prawidłowość wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie : własności, wieczystego użytkowania , zarządu oraz zakwalifikowania nieruchomości do właściwych grup rejestrowych, a w szczególności do nieruchomości Skarbu Państwa 5/ prawidłowość sporządzania dokumentów do celów prawnych, 6/ prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości, 7/ plany modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków , 8/ wykorzystanie dotacji budżetowych na zadania związane z modernizacją i odnowieniem ewidencji gruntów i budynków. Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli . Sprawy z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzi starosta - zgodnie
z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. , art. 22 pkt 1 - Prawo geodezyjne i kartograficzne . Podstawa prawna powołania Prezydenta Miasta Suwałki : •- zaświadczenie wydane przez Przewodniczącego Miejskiej Komisji Wyborczej w Suwałkach z dnia 13 listopada 2006 r. stwierdzające, że w wyborach, które odbyły się dnia 12 listopada 2006 r. Józef Gajewski wybrany został Prezydentem Miasta Suwałk , - wyciąg z protokołu nr III/06 z obrad III Sesji Rady Miejskiej w Suwałkach odbytej w dniu 5 grudnia 2006 r. , z którego wynika, że - stosownie do przepisu art. 29a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym - Józef Gajewski złożył ślubowanie . Obowiązki Naczelnika Wydziału Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa pełni od dnia 1 marca 1995 r. Andrzej Kordowski, absolwent Wydziału Geodezji i Urządzeń Rolnych Akademii Rolniczo - Technicznej w Olsztynie , a także absolwent Studium Podyplomowego z zakresu szacowania nieruchomości na Politechnice Warszawskiej. Ponadto legitymuje się uprawnieniami zawodowymi nr 3230 do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresie 1,2 i 3. Osobami prowadzącymi ewidencję gruntów są : Pracownikami Starostwa Powiatowego w Sokółce, prowadzącymi ewidencję gruntów
i budynków są :
1. Marta Barczak - jest absolwentką Studium Geodezyjno - Drogowego w Lublinie oraz posiada licencjat z zakresu administracji publicznej, nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii. Prowadzi sprawy z terenu obrębów ewidencyjnych oznaczonych nr; 3, 7, 8 i 9.
2. Hanna Petrykowska - posiada licencjat z zakresu prawa administracyjnego, nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii. Prowadzi sprawy z terenu obrębów ewidencyjnych oznaczonych nr; 1,2,4 i 10, 3. Jolanta Jarząbska - absolwentka Studium Geodezyjnego w Suwałkach , nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii. Prowadzi sprawy z terenu obrębów ewidencyjnych oznaczonych nr: 5 i 6. Jednostka ewidencyjna - miasto Suwałki o ogólnej powierzchni 6550 ha, zgodnie z decyzją Prezydenta Miasta Suwałki gruntów dnia 06.01.2003 r. , zostało podzielone na 10 obrębów ewidencyjnych ( od nr 0001 do nr 0010). Powierzchnie poszczególnych obrębów ewidencyjnych wynoszą : - obręb nr 1 - pow. 878 ha nr obrębu 206301 1.0001 - obręb nr 2 - pow. 595 ha nr obrębu 206301 1.0002 - obręb nr 3 - pow. 880 ha nr obrębu 206301 1.0003 - obręb nr 4 - pow. 636 ha nr obrębu 206301 1.0004 - obręb nr 5 - pow. 183 ha nr obrębu 206301 1.0005 - obręb nr 6 - pow. 122 ha nr obrębu 206301 1.0006 - obręb nr 7 - pow. 979 ha nr obrębu 206301 1.0007 - obręb nr 8 - pow.1014 ha nr obrębu 206301 1.0008 - obręb nr 9 - pow. 862 ha nr obrębu 206301 1.0009 - obręb nr 10 - pow. 401 ha nr obrębu 206301 1.0010 Część kartograficzna ewidencji gruntów i budynków prowadzona jest w programie Oskar 3.1.65 firmy Geo Technologies z Wrocławia . Mapa ewidencji gruntów w postaci numerycznej aktualizowana jest przez pracowników Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej na podstawie operatów danych zawartych w operatach technicznych składanych przez wykonawców prac geodezyjnych , przyjętych do zasobu ww. Ośrodka. . Dokumentację do celów prawnych z danych wykazanych w ewidencji gruntów i budynków sporządzają pracownicy prowadzący tą ewidencję , a zatwierdzają ją osoby posiadające niezbędne w tym zakresie uprawnienia geodezyjne i odpowiednie upoważnienie wydane przez Prezydenta Miasta Suwałki . Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Suwałkach stanowi jednolitą strukturę z Wydziałem Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa. Mapa numeryczna ewidencji gruntów na terenie m. Suwałki , założona została w 100%, również ewidencja budynków została założona na teren wszystkich 10-ciu obrębów ewidencyjnych. Dokumenty skutkujące wprowadzenie zmian w ewidencji gruntów i budynków miasta Suwałk takie jak ; akty notarialne, orzeczenia sądowe, decyzje administracyjne i akty notarialne przekazywane są z kancelarii Urzędu do Naczelnika Wydziału, który dekretuje sprawy do poszczególnych pracowników. Są one rejestrowane w teczkach dowodów zmian poszczególnych obrębów ewidencyjnych , do których dołączane są zawiadomienia o wprowadzonych zmianach . Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zarejestrowano następującą ilość zmian wprowadzonych do operatu ewidencji gruntów i budynków w latach: 2006 r.- 1289 2007r .- 3532 2008 r. - 1114 ( do dnia kontroli ) . 14.03. 2008r. Ilość decyzji administracyjnych wydanych latach: 2006 r. - 303 2007 r. - 544 2008 r. - 101 ( do dnia kontroli ) . Ad. punktu 1 i 2. Kontrolą objęto nw. zmiany obręb 5. - zmiana nr 218/08 - dokumentem skutkującym zmianę w ewidencji gruntów
i budynków były decyzje Prezydenta Miasta Suwałk z dnia ; - 16.01.2008 r. o nr GR.O 6323/31/08 o zmianie użytku gruntowego w działce nr
11587, - 16.01.2008 r. o nr G.R.O 6323/42/08 o zmianie użytku gruntowego w działce nr
11589, - 16.01.2008 r. o nr G.R.O 6323/41/08 o zmianie użytku gruntowego w działce nr
11586- zmiany wprowadzono prawidłowo w dniu 1.04.2008 r. , po terminie, - zmiana nr 215/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków -28.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 1.04.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 206/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków -17.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 28.03.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 182/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 17.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 19.03.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 175/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 14.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 18.03.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 167/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 7.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 10.03.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 165/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 4.03.2008 r. - wprowadzono w dniu 7.03.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 134/08 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 20.02.2008 r. - wprowadzono w dniu22.02.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. obręb 7 . - zmiana nr 300/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 1.10.2007 r. - wprowadzono w dniu5.10.2007 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 298/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 28.09.2007 r. - wprowadzono w dniu 2.10.2007 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 296/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 1.10.2007 r. - wprowadzono w dniu 2.10.2007 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 269/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 16.08.2007 r. - wprowadzono w dniu 7.09.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 246/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 2.08.2007 r. - wprowadzono w dniu 7.08.2008 r. Zmianę wprowadzono w terminie. W zawiadomieniu o wprowadzonej zmianie w tej ewidencji dołączonej do dowodów zmian błędnie podano nazwisko nowego właściciela działki objętej zmianą ( podano Jarmołowicz Wiesław Eugeniusz, a powinno być Jarmułowicz Wiesław Eugeniusz), - zmiana nr 240/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 20.07.2007 r. - wprowadzono w dniu 24.07.2007 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 239/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 20.07.2007 r. - wprowadzono w dniu 24.07.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 227/07 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 2.07.2007 r. - wprowadzono w dniu 5.07.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. obręb 1 .
- zmiana nr 166/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 15.11.2006r.-wprowadzono w dniu 20.11.2006 r.
Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 161/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 3.11.2006 r. - wprowadzono w dniu 6.11.2006 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 136/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 2.07.2007 r. - wprowadzono w dniu 5.07.2008 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. obręb 4 .
- zmiana nr 96/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 9.10.2006 r. - wprowadzono w dniu 10.10.2006 r. Zmianę wprowadzono prawidłowo i w terminie. - zmiana nr 94/06 - data wpływu dokumentu skutkującego zmianę w ewidencji
gruntów i budynków 3.10.2006 r. - wprowadzono w dniu 4.100.2006 r.
Zmianę wprowadzono w terminie. Ustalono, że system informatyczny
na drukach zawiadomień o dokonanych zmianach wykazuje tylko adres
zamieszkania jednego z małżonków ( w tym przypadku jeden z małżonków
zamieszkuje w Suwałkach przy ul. Kowalskiego 81 m1 , zaś drugi z małżonków we wsi Krzywe 62 ) . Ustalono też, że zapis adresów zamieszkania osób ww. w komputerze jest prawidłowy). Błędy te w systemie informatycznym należy wyeliminować . Ad punktu nr 3. Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów przekazywane są dla osób i jednostek organizacyjnych, na których wniosek lub zgłoszenie zmiana została wprowadzona oraz do organów podatkowych ( dla części tych zmian). Ustalono, że nie zawiadamia się o wprowadzonych zmianach ( zmiany związane z podziałami nieruchomości ) ani organów podatkowych, ani też wydziału ksiąg wieczystych , co jest sprzeczne z przepisem § 49 ust.1 pkt 1-2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454) . Nie zawiadamia się również właściwej jednostki statystyki publicznej o zmianach - w przypadku zmian cech adresowych nieruchomości oraz dopisywania i wykreślania budynków , co jest również sprzeczne z przepisem § 49 ust.1 pkt 3 tego rozporządzenia . Ad. punktu nr 4. Zapisy w operacie ewidencji gruntów w zakresie własności, wieczystego użytkowania bądź zarządu dotyczące jednostek przekształconych bądź zlikwidowanych generalnie są prawidłowe. Ad. punktu nr 5. Wypisy i wyrysy z operatu ewidencji gruntów wydawane są odpłatnie właścicielom nieruchomości na ich pisemne zamówienie i są one wykonywane przez pracowników prowadzących ewidencję gruntów . Wypisy z operatu ewidencji związane z robotą geodezyjną wydawane są wykonawcom robót w ramach zgłoszenia roboty geodezyjnej w ośrodku dokumentacji geodezyjno - kartograficznej. Pozostałe osoby mające udokumentowany interes prawny do uzyskania danych ze zbioru danych osobowych , mogą uzyskać te dane po wypełnieniu stosownego druku wniosku, zgodnego z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzorów wniosku o udostępnienie danych osobowych , zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych ( Dz. U. Nr 80 poz. 522, z póżn. zm ) . Na wydawanych wyrysach i wypisach z operatu ewidencji gruntów i budynków umieszcza się klauzule w formie pieczęci o treści zgodnej z treścią wykazaną w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r.
w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny
i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania danych ( Dz.U. Nr 49, poz. 493 ). Ad. punktu nr 6. Wraz z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38 poz. 454 ) . Starostowie zostali zobowiązani do prowadzenia rejestru cen nieruchomości, określonych w aktach notarialnych, oraz wartości nieruchomości, określonych przez rzeczoznawców majątkowych w operatach szacunkowych . Ustalono, że rejestry cen i wartości nieruchomości do 01 listopada 2006 roku były prowadzone ręcznie ,a następnie w systemie informatycznym REJESTR GT , W rejestrach tych , na podstawie danych zawartych w aktach notarialnych oraz wyciągach z operatów z wyceny nieruchomości sporządzonych przez rzeczoznawców majątkowych wykazuje się ; adres położenia nieruchomości , numery ewidencyjne działek wchodzących w skład nieruchomości, rodzaj nieruchomości ( niezabudowanych nieruchomości rolnych, zabudowanych nieruchomości rolnych, niezabudowanych nieruchomości przeznaczonych pod zabudowę inną niż zagrodowa, nieruchomości zabudowanych budynkami mieszkalnymi, budynkami pełniącymi inną funkcję niż funkcja zagrodowa i mieszkaniowa, nieruchomości budynkowej, nieruchomości lokalowej) pola powierzchni nieruchomości , datę zawarcia aktu notarialnego lub określenia wartości oraz inne dostępne dane o nieruchomościach, co jest zgodne z ww. rozporządzeniem. Ad. punktu 7. Zgodnie z § 80 ust. 1 w/w rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków Prezydenci ( Starostowie ) zostali zobowiązani przeprowadzić modernizację ewidencji w sposób planowy, w określonych terminach, zapewniając: 1) zastąpienie rejestrów gruntów prowadzonych na papierze w technice ręcznej
odpowiednimi zbiorami komputerowymi - w terminie do 31 grudnia 2001 r. 2) uruchomienie informatycznego systemu umożliwiającego prowadzenie ewidencji obejmującej pełny zakres danych ewidencyjnych - w terminie do 31 grudnia 2003 r. 3) założenie komputerowych baz danych ewidencyjnych, umożliwiających tworzenie raportów, o których nowa w § 22 rozporządzenia : - dla obszarów miast w terminie do 31 grudnia 2005 r. - dla terenów wiejskich w terminie do 31 grudnia 2010 r. Ustalono, że do końca 2005 roku zgodnie z w/w wymogami zakończono w ramach prac modernizacyjnych ewidencji gruntów zakładanie ewidencji budynków dla miasta Suwałki . które realizowano w takim zakresie , na jaki pozwalały pozyskane na ten cel środki finansowe. Ad. punktu 8. Zgodnie z art. 28 ustawy o finansach publicznych z 1998 r. ( Dz. U. Nr 155 poz.1014
z późń. zm. ) wydatki mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych
w ustawie budżetowej w sposób celowy. Wojewoda Podlaski w kontrolowanym okresie, zabezpieczył w budżecie Województwa Podlaskiego dla Miasta Suwałki dotację budżetową w Dziale 710 Działalność usługowa, w następującym rozmiarze: Rok 2006 Rozdział 71013 Prace geodezyjne i kartograficzne - 26 553,00 zł, Rozdział 71014 Opracowania geodezyjne i kartograficzne - - Rok 2007 Rozdział 71013 Prace geodezyjne i kartograficzne - 60 000,00 zł, Rozdział 71014 Opracowania geodezyjne i kartograficzne - 10 000,00 zł, Zaplanowane powyższe środki na lata 2006 - 2007 w łącznej wysokości 96 553,00 zł, zostały wykorzystane w całości, zgodnie z ich planowym przeznaczeniem, co umożliwiło zakończenie modernizacji operatów ewidencji gruntów i budynków miasta Suwałki oraz założenie ewidencji i kartotek budynków i lokali dla części miasta. Na uzupełnienie środków budżetowych związanych z realizacją prac z zakresu modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków przeznaczono kwotę 65 180 zł. z Miejskiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym. Dotacja przyznana na 2008 rok, w łącznej wysokości 60 tys. zł, będzie przeznaczona na założenie ewidencji i kartotek budynków i lokali oraz na modernizację istniejących baz danych ewidencyjnych. Nie planowano dla Miasta Suwałk środki z Działu 010 Rolnictwo i Łowiectwo Rozdział 01005 Prace geodezyjno - urządzeniowe na potrzeby rolnictwa § 2110. Dotacja przyznana na 2008 rok, w łącznej wysokości 60 tys. zł, będzie przeznaczona na założenie ewidencji i kartotek budynków i lokali oraz na modernizację istniejących baz danych ewidencyjnych. Nie planowano dla Miasta Suwałki środki z Działu 010 Rolnictwo i Łowiectwo Rozdział 01005 Prace geodezyjno - urządzeniowe na potrzeby rolnictwa § 2110. Według zapewnień Naczelnika Wydziału Pana Andrzeja Kordowskiego przyznane środki będą wykorzystane w całości na cele zgodnie z ich planowanym przeznaczeniem. Prezydent Miasta Suwałki został poinformowany o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu kontroli i złożenia wyjaśnień przyczyn odmowy jego podpisania w terminie 3 dni oraz prawie złożenia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu . Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach , z których jeden egzemplarz doręczono Prezydentowi Miasta Suwałki. KONTROLOWANY | | KONTROLUJĄCY | | | | | | 1. Jerzy Palusiak /-/ | /-/PREZYDENT | | | mgr inż. Józef Gajewski | | 2. Lech Klewiec /-/ | | | | | | 3. Joanna Sienkiewicz-Krasicka /-/ |
Suwałki dnia 2008.07.02
|