Białystok, 2010.09.27

WG.II.JGSK.0932 - 2/09

                                                                     PAN

                                                                                            FRANCISZEK    WIŚNIEWSKI

                                                                                            STAROSTA  AUGUSTOWSKI

            W dniach 24 marca oraz 16 czerwca 2010 r. w podległym Panu Urzędzie przeprowadzona została przez pracowników Wydziału Geodezji i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku, kontrola z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków.

            Celem kontroli była ocena prawidłowości:

     1/  rejestrowania , zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych , decyzji administracyjnych doręczanych do organu prowadzącego tą ewidencję,

     2/   terminowości  i merytorycznej poprawności procesu wprowadzania zmian do operatu  ewidencji gruntów  i  budynków, wynikających w szczególności z  aktów notarialnych , orzeczeń sądowych   i decyzji administracyjnych, a także z dokumentacji przekazywanej od właścicieli lub   wykonawców prac,  przyjętych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,

     3/    prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie własności,

            użytkowania wieczystego, zarządu , a w szczególności do dróg i wód oraz zakwalifikowania

            nieruchomości Skarbu Państwa do właściwych grup rejestrowych,

     4/    przekazania zbioru danych ewidencji gruntów i budynków oraz rejestracji przez Generalnego

         Inspektora Danych Osobowych, 

  5/    przepływu informacji i dokumentów,  mających znaczenie dla ewidencji gruntów i budynków

         pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa lub urzędu miasta i urzędów

         gmin,

  6/    udzielania informacji , wypisów , wyrysów , kopii i zaświadczeń na podstawie danych zawartych

         w operacie ewidencji gruntów i budynków,

 7/     naliczania i egzekwowanie opłat za wydawane informacje, wypisy i wyrysy z operatu ewidencji

         gruntów i prowadzenie dokumentacji z tym związanej ( ocena czy istniejący system zapewnia

            pełną kontrolę nad procesem pobierania opłat),

    8/   wykonywania obowiązków, wynikających z przepisów prawa geodezyjnego oraz przepisów         o ochronie danych osobowych , związanych z zabezpieczeniem operatu ewidencji gruntów
i  budynków , w tym komputerowej bazy danych ewidencyjnych, przed zniszczeniem, utratą

         i  nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nim danych oraz dostępem osób nieuprawnionych,

 9/     modernizacji ewidencji gruntów i budynków - zgodność działalności w tym zakresie

         z postanowieniami § 80-82 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa

         z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków( Dz. U. Nr 38, poz. 454),

 10/ sporządzania urzędowych zestawień zbiorczych danych ewidencji gruntów i budynków
- terminowość i rzetelność.

            Kontrolą objęto prowadzenie zadań wyszczególnionych w punktach 1-10 w okresie od 1 stycznia 2007r. do dnia kontroli .

            W toku przeprowadzonej kontroli  w  punktach  nr nr 3, 8, 9   stwierdzono następujące nieprawidłowości :

      Ad. punktu  nr 3. 

       Stwierdzono , że  część  lasów i gruntów pod tymi  lasami  nie  ma ustalonego

właściciela , ani też użytkownika np. lasy wykazane w jednostce ewidencyjnej Lipsk,

obręb 0001 Lipsk , jedn. rej,. G.10 . ( akta  kontroli str. 6).

      Ad. punktu  nr 8.

     Zarządzeniem Nr 16/07 Starosty Augustowskiego z dnia 25 lipca 2007 r. - w sprawie „ Polityki Bezpieczeństwa „ oraz „ Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym
„ w Starostwie Powiatowym w Augustowie, wprowadzono

- „ Politykę Bezpieczeństwa „

- „ Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym „

Zgodnie z ust. IV pkt 3 -6 , Polityki Bezpieczeństwa, Administrator Bezpieczeństwa Informacji lub osoba przez niego upoważniona dokonuje, nie rzadziej niż jeden raz w roku , okresowych kontroli i oceny funkcjonowania mechanizmów zabezpieczeń oraz przestrzegania zasad postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.

Administrator Bezpieczeństwa Informacji prowadzi rejestr dokonywanych kontroli oraz  ustaleń, wniosków i zaleceń z nich wynikających, a także nadzoruje ich wykonywanie.

Z kontroli, o których mowa w ust. 3 należy sporządzić protokoły, które przechowuje Administrator Bezpieczeństwa Informacji.

Z informacji Pana Grzegorza Haraburda - Administratora Bezpieczeństwa Systemu Informatycznego w Starostwie Powiatowym w Augustowie wynika , że kontrole   były prowadzone. W związku z tym , że nie było nieprawidłowości,   nie zostały sporządzone protokoły.

Ad. punktu  nr  9

        Zgodnie z § 80.1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków -  modernizację  ewidencji przeprowadza się w sposób planowy zapewniający :

       1. założenie komputerowych baz ewidencyjnych, umożliwiających tworzenie raportów,
             o  których mowa w § 22:

      a)         dla obszarów miast w terminie do  31 grudnia 2005 r.

      b)         dla terenów wiejskich w terminie do  31 grudnia 2010 r.

       Począwszy od 2008 roku,  został uruchomiony program do prowadzenia ewidencji, obejmujący pełny zakres danych ewidencyjnych,

      Do prowadzenia  operatu ewidencji gruntów i budynków wykorzystuje się  obecnie oprogramowanie:

   KOL v 10.1.3.11 -  do zintegrowanej i opisowej części ewidencji gruntów

   EWMAPA  v 8 - do części kartograficznej ewidencji gruntów 

 W systemie     Kataster  On   line    prowadzona   jest    część  opisowa  ewidencji   gruntów

 i budynków,  jak również część kartograficzna dla miast: Augustów i Lipsk.
     

       Część kartograficzna tej ewidencji dla pozostałych gmin prowadzona jest w systemie

  Ewmapa.

     Numeryczną   mapę   ewidencji  gruntów   wykonano   na   obszarze   35199  ha  (  powierzchnia

Powiatu  165 897 ha ) ,  co stanowi 21,2 % powierzchni powiatu, a pozostała część prowadzona jest        

w postaci  analogowej.

Część   graficzna  operatu ewidencji gruntów i budynków na terenach wiejskich   prowadzona    jest 

w większości w formie  analogowej .

Nie  założono    komputerowych     baz    danych   ewidencyjnych ,     umożliwiających     tworzenie

   raportów, o których  mowa w  § 22  rozporządzenia  Ministra  Rozwoju  Regionalnego  i  Budownictwa     

     z  dnia29 marca  2001 roku w sprawie  n ewidencji  gruntów i  budynków ,  w terminach określonych    

      w § 80 ust. 1 pkt 3  Rozporządzenia  .

          Nie uzgodniono projektów modernizacji operatu gruntów i budynków  ,   z Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego.

Mając powyższe na uwadze zalecam.

•1.       Podjąć działania w celu ustalenia właściciela lasów i gruntów pod tymi lasami  wykazanymi w jednostce ewidencyjnej Lipsk, obręb 0001 Lipsk , jedn. rej,. G.10 .

      2.    Z przeprowadzanych kontroli o których mowa w  punkcie IV Polityki Bezpieczeństwa,

              protokoły  należy sporządzać w formie pisemnej.

      3.    Dokonać aktualizacji treści dokumentów takich jak „ Polityka Bezpieczeństwa „ czy 

             „ Instrukcja Zarządzania  Systemem Informatycznym „ w zakresie powstałych zmian .

4   Zakończyć prace dotyczące modernizacji operatów ewidencji  gruntów i budynków na
        terenach  miejskich, w celu założenia komputerowych baz ewidencyjnych,     

        umożliwiających, tworzenie raportów, zgodnie z § 22 rozporządzenia

5.  Podjąć działania w celu zintensyfikowania prac modernizacyjnych operatu ewidencji
        gruntów i budynków na terenach  wiejskich, umożliwiających zgodnie z § 22

        rozporządzenia tworzenie raportu,  w związku z upływem terminu, określonego w § 80.1  

        rozporządzenia w sprawie   ewidencji gruntów i budynków.

       6.  Bez zbędnej zwłoki wykorzystać materiały powstałe w ramach projektu Phare 2003
               - „ Wektoryzacja map katastralnych w Polsce"  do aktualizacji operatu ewidencji gruntów
                i  budynków    i   uzgodnić projekty modernizacji   operatu   gruntów  i  budynków  ,                                      

                z    Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego

Termin wykonania zaleceń - niezwłocznie.

Odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne oczekuję w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma.                                                                        

                                                                    PODLASKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

                                                                      Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego

                                                                                            Marian  Brożyna