WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie zapisów "Systemu wdrażania Programu Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare 2000 (Phare 2000 ESC)", zatwierdzonego przez Zespół Przygotowawczy Komitetu Integracji Europejskiej w dniu 22 listopada 2002 roku została przeprowadzona w dniu 17 czerwca 2004r. przez pracowników Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego kontrola Urzędu Gminy Zbójna.

            W toku czynności kontrolnych zbadano prawidłowość wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz poprawność realizacji inwestycji PL 0008.02.06.0019 "Modernizacja drogi nr 339 Pianki - Tabory na odcinku od km 0+000 do km 3+167".

            Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Panią Sekretarz Gminy oraz Panią Skarbnik Gminy w dniu 15 lipca 2004 roku.

            W trakcie kontroli ustalono, że środki pozyskane przez Gminę Zbójna z Programu Phare 2000 ESC zostały wykorzystane właściwie, a inwestycja została zrealizowana zgodnie z dokumentacją techniczną, warunkami przetargu i sztuką budowlaną. Jednocześnie kontrolujący stwierdzili wystąpienie następujących nieprawidłowości:

§         § 15 umowy nr SG.342-3/03 z dnia 14 lutego 2004r. zawartej miedzy Gminą Zbójna a Przedsiębiorstwem Budownictwa Komunikacyjnego Sp. z o.o. w sprawie realizacji w/w zadania wprowadzał obowiązek wniesienia przez Wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% wartości kontraktu netto z zaokrągleniem do pełnych 100 zł, tj. kwoty 22.200,00 zł w formie gwarancji ubezpieczeniowej. Wykonawca nie zastosował się do zapisów w/w paragrafu i wniósł wymagane zabezpieczenie w wysokości 5% wartości kontraktu brutto, w formie dwóch polis ubezpieczeniowych na łączną kwotę 23.780,00 zł. Mimo, że ogólna kwota przedstawionego przez Wykonawcę zabezpieczenia była wyższa niż wymagały tego zapisy umowy, to niezaprzeczalnym jest fakt, że zapis umowy został naruszony.

Podobnie jest w przypadku § 16, który wprowadzał obowiązek zapewnienia przez Wykonawcę, na okres od daty rozpoczęcia (tj. 20 lutego 2003r.) do daty zakończenia realizacji projektu (tj. 31 lipca 2003r.), wymaganych ubezpieczeń OC z tytułu prowadzonej działalności. Tymczasem umowa ubezpieczeniowa została zawarta przez Wykonawcę dopiero 1 kwietnia 2003 roku. W oświadczeniu złożonym przez Pana Wójta w dniu 17 czerwca 2004r. wyjaśniono przyczyny powstania odstępstw od zapisów umowy, tłumacząc, że "(...) nie zawierano polis ubezpieczenia (...) wynikających z zapisów § 16 umowy z wykonawcą Nr SG.342-3/03 od dnia przekazania placu budowy, tj. 20.02.2003r. do 31.03.2002r. ponieważ w tym czasie wykonywane były tylko prace przygotowawcze".

Zapisy w/w paragrafów, stanowiących zabezpieczenie właściwego wykonania umowy, zostały w sposób istotny naruszone, a w dobrze pojętym interesie gminy pozostaje, aby takie gwarancje, płynące wprost z zapisów umów były respektowane przez Wykonawców, a egzekwowane przez Gminę Zbójna. Dlatego też zalecam, aby
w przyszłości bezwzględnie stosować się do zapisów zawieranych umów.

§         Urząd Gminy Zbójna przy płatności za fakturę VAT nr PBK-B1/8/03, z 6 czerwca 2003r., dokonał nieuzasadnionej nadpłaty za w/w fakturę w kwocie 0,01 EUR (0,03 zł). Z oświadczenia Pana Wójta z dnia 17 czerwca 2004r. wynika, iż w/w nadpłata "powstała na skutek błędu pracownika przy zaokrąglaniu kwoty wynikającej z przeliczeń kursowych". W związku z faktem, iż nadpłata ta została uwzględniona przez Gminę Zbójna przy obliczaniu wartości płatności końcowej, całkowity końcowy wkład finansowy UE jest zgodny z proporcjami współfinansowania określonymi w aneksie nr 2 do umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej. W związku z powyższym zalecam w przyszłości zapewnienie bardziej niezawodnego systemu kontroli dokumentacji finansowej.

§         W dokumentach dotyczących realizacji w/w projektu (m.in. umowa z wykonawcą, protokół odbioru końcowego, faktury VAT) była używana nieprawidłowa nazwa projektu: "Modernizacja drogi Nr 339 Pianki -Tabory Rzym na odcinku od km 0+000 do km 3+167". W związku z powyższym w przypadku prowadzenia w przyszłości inwestycji współfinansowanych z dotacji Unii Europejskiej, jak również rezerwy celowej budżetu państwa zalecam bezwzględnie przestrzeganie wymogów formalnych, tj. stosowanie jednolitej, zgodnej z umową dotacji identyfikacji projektu.

            W związku z powyższym w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma, proszę o poinformowanie mnie o podjętych działaniach w celu wyeliminowania zaistniałych nieprawidłowości.

Powyższe ustalenia przekazuję do wykorzystania zarówno w bieżącej, jak i przyszłej działalności jednostki.