Białystok 16.07.2010 rok

WG. I. WZ. 0932 - 1/08

                                             Pan

                                             Franciszek Wiśniewski

                                             Starosta Augustowski

W dniach 10, 11 i 23 kwietnia 2008 roku, zespół kontrolny Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego przeprowadził w podległym Panu Urzędzie kontrolę problemową, której celem była ocena prawidłowości realizacji n/w zadań:

•        I.                  prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,

•     II.                  uzgadniania, koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu,

•   III.                  zakładania osnów szczegółowych,

•  IV.                  dysponowania środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym oraz środkami dotacji przeznaczonymi w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych.

Kontrolą objęto n/w okresy działalności jednostki:

•1.                 zagadnienia dotyczące prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zakładania osnów szczegółowych - od 1 stycznia 2006 roku do dnia kontroli;

•2.                 zagadnienia związane z uzgadnianiem, koordynacją usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu - od 1 stycznia 2006 roku do dnia kontroli;

•3.                 dysponowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym i środkami dotacji przeznaczonymi w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych - od 1 stycznia 2006 roku do 31 grudnia 2007 roku;

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:

•        I.                  Prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

•Ø           wykonawcom zgłaszanych prac nie wydawano informacji, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia z dnia 16 lipca 2001 roku, tj. nie poinformowano o materiałach, jakie mają być wykorzystane przy wykonaniu pracy, o innych opracowaniach realizowanych na obszarze zgłoszonej pracy, nie sporządzono wykazu udostępnionych materiałów z ich charakterystyką techniczną,

•Ø           na udostępnionych wykonawcy dokumentach zasobu nie zamieszczono klauzuli 6 pkt 3 zgodnie z załącznikiem nr 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku,

•Ø           do zasobu ośrodka dokumentacji włączone zostały opracowania powstałe w wyniku wykonania prac geodezyjnych, pomimo że:

•-        zakres zgłoszonych prac nie odpowiadał faktycznemu zakresowi wykonanych prac,

•-        przekazywana dokumentacja zawierała nieprawidłowo sporządzone i opisane dokumenty oraz była niekompletna, a w tym m. in. nieprawidłowo sporządzone protokoły i szkice graniczne, brak dokumentów przedstawiających obliczenie powierzchni działki, szkic polowy opisany został przez wykonawcę jako „pomiar uzupełniający" pomimo, że zgłoszona praca dotyczyła inwentaryzacji,

•-        pomiary i wyznaczenia wykonywane były z „bagnetu" opartego na dwóch punktach osnowy poligonowej tj. bez wymaganego pomiaru elementu kontrolnego

•Ø           nieprawidłowo kwalifikowano dokumenty włączane do zasobu tj. szkice polowe kwalifikowane były do zasobu użytkowego,

I. 3      Naliczanie opłat za czynności związane z udostępnianiem zasobu.

•Ø           Nieprawidłowo naliczono należność za wykonanie inwentaryzacji budynku, m. Augustów, obręb 3, dz. nr 4025/5) - inwentaryzacji podlegały budynki: mieszkalny i gospodarczy, natomiast do naliczenia opłaty uwzględniono jeden budynek (Faktura VAT nr 1874-1/2007 z dnia 28 maja 2007 roku (rob. KERG 1164-44/2007;

II.       Uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu.

W toku badania dokumentacji formalno - prawnej ZUDP stwierdzono następujące nieprawidłowości:

•Ø           wnioski w sprawie uzgodnień usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu nie zawierają wykazu załączników, o których mowa w § 9 ust. 2 rozporządzenia z dnia 2 kwietnia 2001 roku.

III.      Zakładanie osnów szczegółowych.

•Ø           W okresie objętym kontrolą kontrolowana jednostka nie prowadziła prac geodezyjnych związanych z zakładaniem osnów szczegółowych. Nie podjęła też prac w zakresie przeliczeń na układ „2000" istniejących punktów osnowy szczegółowej III klasy oraz osnów pomiarowych.

•       IV.      Dysponowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym oraz środkami dotacji przeznaczonymi
w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych.

•Ø           Niezgodnie z przepisami art. 41 ust. 4 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne wydatkowano ze środków Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym:

•-        109,00 zł w ramach którego sfinansowano zakup czajnika (faktura VAT Nr F/000/41/07 z dnia 29.03.2007 roku),

•-        16 257,72 zł w ramach którego sfinansowano zakup programów, oprzyrządowanie STOCK oraz etykiet i taśm do prowadzenia księgowości (faktura VAT F0254/12/07 z dnia 19.12.2007 roku),

•-        42 900,00 zł w ramach którego sfinansowano regulacje stanu prawnego drogi powiatowej (faktura VAT 66/2007 z dnia 5.12.2007 r.),

•-        12 000 zł w ramach którego sfinansowano wykonanie podziału pod drogę powiatową w obrębach: Uścianki, Nowiny Bargłowskie, Bargłów Dworny, gmina Bargłów Kościelny (faktura VAT 15/2007 z dnia 5.12.2007 r.),

•-        1 500,00 zł ramach którego sfinansowano koszty studium podyplomowego (faktura VAT 2007/SV/528/SP z dnia 31.10.2007 r.),

W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości zalecam:

•1)            wykonawcom należy wydawać informacje zamieszczone w § 5 ust. 3 rozporządzenia z dnia 16 lipca 2001 roku oraz należy informować o materiałach, jakie mają być wykorzystane przy wykonaniu pracy,

•2)            na udostępnianych dokumentach należy zamieszczać klauzulę 6 pkt 3 zgodnie z załącznikiem nr 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku,

•3)            kontrolę dokumentacji przed jej włączeniem do zasobu należy przeprowadzać z zachowaniem należytej staranności i wnikliwości,

•4)            szkice polowe należy kwalifikować do zasobu bazowego,

•5)            opłaty za czynności związane z udostępnianiem dokumentacji zasobów oraz udzielaniem informacji należy naliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia.

•6)            wnioski w sprawie uzgodnienia usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu winny zawierać wykaz załączników, o których mowa w § 9 ust. 2 rozporządzenia z dnia 2 kwietnia 2001 roku.

•7)            podjąć prace w zakresie przeliczeń na układ „2000" osnowy szczegółowej III klasy oraz osnów pomiarowych - zgodnie z przepisami § 4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 sierpnia 2000 r. w sprawie państwowego systemu odniesień przestrzennych (Dz. U. Nr 70, poz. 821) - układ współrzędnych płaskich prostokątnych, oznaczony symbolem "1965", oraz lokalne układy współrzędnych mogły być stosowane do dnia 31 grudnia 2009 roku

•8)            zwrócić na konto Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym kwotę 72 766,72 zł, którą wydatkowano niezgodnie z przepisami art. 41 ust. 4 prawo geodezyjne i kartograficzne na n/w cele:

•a)           109,00 zł w ramach którego sfinansowano zakup czajnika (faktura VAT Nr F/000/41/07 z dnia 29.03.2007 roku),

•b)           16 257,72 zł w ramach którego sfinansowano zakup programów, oprzyrządowanie STOCK oraz etykiet i taśm do prowadzenia księgowości (faktura VAT F0254/12/07 z dnia 19.12.2007 roku),

•c)           42 900,00 zł w ramach którego sfinansowano regulacje stanu prawnego drogi powiatowej (faktura VAT 66/2007 z dnia 5.12.2007 r.),

•d)           12 000,00 zł w ramach którego sfinansowano wykonanie podziału pod drogę powiatową w obrębach: Uścianki, Nowiny Bargłowskie, Bargłów Dworny, gmina Bargłów Kościelny (faktura VAT 15/2007 z dnia 5.12.2007 r.),

•e)           1 500,00 zł ramach którego sfinansowano koszty studium podyplomowego (faktura VAT 2007/SV/528/SP z dnia 31.10.2007 r.),

Odpowiedzi odnośnie realizacji zaleceń zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, oczekuję w terminie 30 dni od daty ich otrzymania.