PROTOKÓŁ
z  kontroli  problemowej

            Na podstawie uprawnień Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, zawartych w ustawie z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne ( jedn. tekst z 2005 r. Dz.U. Nr 240, poz. 2027 z późn. zm. )
 w Starostwie Powiatowym w Kolnie została przeprowadzona w trybie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 sierpnia 2001 r. w sprawie kontroli urzędów, instytucji publicznych
i przedsiębiorców w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących geodezji i kartografii
( Dz.U. Nr 101, poz. 1090 )  kontrola problemowa w zakresie ewidencji gruntów i budynków przez zespół kontrolny Wydziału Geodezji i Rolnictwa -Oddział Katastru i Nieruchomości Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, w składzie :

     Jerzy Palusiak -     Kierownik Oddziału w Wydziale Geodezji i Rolnictwa - upoważnienie
                                      nr  WG.IX.IS.0939 - 8/2010  z dnia  8.06.2010 r.- Przewodniczący  
                                      zespołu kontrolnego.

     Edward Kakareko - Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Geodezji i Rolnictwa -  

                                      upoważnienie nr WG.IX.IS.0939 - 10/2010 z dnia  8.06.2010 r.

     Joanna Sienkiewicz-Krasicka - Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Geodezji
                                       i Rolnictwa - upoważnienie nr WG.IX.IS.0939 -  9/2010 z dnia
                                       8.06.2010 r.

     Lech Klewiec - Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Geodezji i Rolnictwa -  
                                   upoważnienie   nr WG.IX.IS.0939 - 11/2010 z dnia  8.06.2010 r .

Kontrolę przeprowadzono w dniach :  21 czerwca 2010 r. i 17 września 2010 r.

Podstawa kontroli: plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na 2010 r. i imienne upoważnienia wystawione w dniu 8 czerwca 2010 r. przez Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego .

Temat kontroli:  prowadzenie ewidencji gruntów i budynków .

W trakcie kontroli zbadano :

Realizowanie przez Starostę Powiatu Kolneńskiego prowadzącego ewidencję gruntów
i budynków, obowiązujących przepisów prawnych, a zwłaszcza niżej wymienionych zagadnień :

      1/ rejestrowania, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej: aktów notarialnych
orzeczeń  sądowych, decyzji administracyjnych, doręczanych do organu prowadzącego tą ewidencję,

2/   terminowości  i  merytorycznej  poprawności  procesu  wprowadzania  zmian  do  operatu

      ewidencji  gruntów  i  budynków,  wynikających  w  szczególności  z  aktów  notarialnych

      orzeczeń sądowych  i decyzji administracyjnych, a  także  z  dokumentacji  przekazywanej

      od właścicieli lub  wykonawców prac  zgłoszonych do państwowego zasobu

      geodezyjnego i kartograficznego,

 3/  prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie własności,

      użytkowania  wieczystego,  zarządu,  a  w  szczególności własności dróg  i  wód  oraz

      zakwalifikowania  nieruchomości Skarbu Państwa do właściwych grup rejestrowych,

 4/  przekazania  zbioru  danych  ewidencji  gruntów  i  budynków  oraz  rejestracji przez  

     Generalnego Inspektora Danych Osobowych, 

      5/ przepływu informacji i dokumentów, mających znaczenie dla ewidencji gruntów   
 i budynków pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa lub
 urzędu miasta i urzędami gmin,

 6/ udzielania informacji, wypisów, wyrysów, kopii i zaświadczeń na podstawie danych
       zawartych w operacie ewidencji gruntów i budynków,

 7/  naliczania i egzekwowania opłat za wydawane informacje, wypisy i wyrysy z operatu

      ewidencji  gruntów i prowadzenia dokumentacji z tym związanej ( ocena czy istniejący

      system zapewni pełną kontrolę nad procesem pobierania opłat),

    8/ wykorzystania obowiązków, wynikających z przepisów prawa geodezyjnego oraz    przepisów o ochronie danych osobowych, związanych z zabezpieczeniem operatu ewidencji gruntów i budynków , w tym komputerowej bazy danych ewidencyjnych, przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nim danych oraz dostępem osób nieuprawnionych,

 9/   modernizacji ewidencji gruntów i budynków - zgodność działalności w tym zakresie

       z  postanowieniami  §§  80-82  rozporządzenia  Ministra  Rozwoju  Regionalnego

       i Budownictwa  z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków
( Dz. U. Nr 38,  poz. 454),

 10/ sporządzania urzędowych zestawień zbiorczych danych ewidencji gruntów i budynków
- terminowość i rzetelność.

            Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2007 r.  do dnia kontroli, tj. 21 czerwca 2010 r.

             Sprawy z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzi Starosta Kolneński
inż. Henryk Duda, zgodnie z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. art. 22 pkt 1 - Prawo geodezyjne i kartograficzne .

    Podstawa prawna powołania Starosty Kolneńskiego :

           - uchwała Nr II/6/06  Rady Powiatu w Kolneńskiego z dnia 1 grudnia 2006 r.
       w   sprawie wyboru Starosty Kolneńskiego

                                                                                                                   ( akta kontroli:  t. I,  karta nr 1 )

            Obowiązki Geodety Powiatowego pełni Krzysztof Andrzej Kowalczyk na podstawie

umowy o pracę od dnia 25 maja 2000 r. Posiada on wyższe wykształcenie geodezyjne  oraz  

ukończone  studium  podyplomowe z  zakresu  szacowania nieruchomości.

Legitymuje się również uprawnieniami zawodowym z zakresu geodezji i kartografii nr 11929,

w zakresie,1 i 2, uprawniające do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji

i kartografii .

            W strukturze Urzędu nie występuje stanowisko zastępcy Geodety Powiatowego.

            Zgodnie z art. 7 d ustawy  Prawo geodezyjne i kartograficzne ewidencja gruntów

i budynków stanowiąca część zasobu geodezyjnego i kartograficznego jest prowadzona

w ramach prowadzenia tego zasobu. Prowadzenie zasobu odbywa się w strukturze

 organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Kolnie - w ramach Wydziału Geodezji,

Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami.

                                                                                                  ( akta kontroli  t .I.,  karta nr 1 )

            Ewidencję gruntów i budynków prowadzą dwie osoby: Krystyna Stachelska
i Mirosław Biedrzycki, z tym, że osobą merytorycznie odpowiedzialną za wykonywanie ww. zadań jest Mirosław Biedrzycki - posiadający  uprawnienia  zawodowe z zakresu geodezji

i kartografii w zakresie 1 i 2, który ostatecznie je akceptuje i podpisuje.

      1. Krystyna Stachelska - Inspektor w Wydziale Geodezji - posiada średnie wykształcenie geodezyjne. Brak uprawnień zawodowych z zakresu geodezji
i kartografii. Prowadzi ewidencję gruntów z terenu Gmin wiejskich: Mały Płock, Turośl i Grabowo.

      2.  Mirosław Biedrzycki - Inspektor w Wydziale Geodezji - posiada wykształcenie średnie geodezyjne. Posiada uprawnienia zawodowe z zakresu 1 i 2. Prowadzi ewidencję gruntów z terenu Gmin: Miasto Kolno , Gmina Kolno, Miasto Stawiski
i Gminę Stawiski .

      3.  Osobą skierowaną do obsługi interesantów jest Malwina Supińska - Młodszy Referent w Wydziale Geodezji, która jednocześnie przygotowuje do wydruku wypisy
i wyrysy działek ewidencyjnych. Osoba ta nie posiada uprawnień do zmiany, czy modyfikacji danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków, a tylko do podglądu oraz wydruku tych danych .

                                                                                 ( akta kontroli: t .I.,  karta nr 1 )

         Powierzchnia  Powiatu Kolneńskiego wynosi  94 012 ha:

      -     miasto Kolno           o pow.    2  507 ha,

•-          gmina Kolno            o pow.  28  230 ha,

•-          miasto Stawiski       o pow.    1  324 ha,

•-          gmina Stawiski        o pow.   15  231 ha,

•-          gmina Grabowo       o pow.   12  859 ha, 

•-          gmina Mały Płock   o pow.   13  982 ha,

•-          gmina Turośł           o pow.   19  879 ha.

Ad. punktu nr 1.

      Dokumenty skutkujące wprowadzenie zmian w  ewidencji gruntów i budynków tj.

wszystkie akty prawne, wnioski i inne dokumenty składane w sekretariacie są dekretowane

przez Starostę Kolneńskiego lub Sekretarza do Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru

i Gospodarki Nieruchomościami, gdzie przydzielane są na stanowiska pracy, osobom do

konkretnego załatwienia.

            Informacje ze zbioru ewidencji gruntów i budynków są  gromadzone na oddzielnym

serwerze i oprócz osób uprawnionych w Wydziale nie mogą być przekazywane drogą

 elektroniczną innym pracownikom starostwa. Niezbędne informacje do prowadzonych 

postępowań administracyjnych są udzielane ustnie, a w przypadku konieczności wydawane są

w formie pisemnej, po złożeniu odpowiedniego wniosku.

            Gminom informacje o danych z ewidencji gruntów i budynków udzielane są w formie

pisemnej lub ustnej, zależnie od zakresu oraz potrzeby danej sprawy. Zawiadomienia

o wprowadzonych zmianach w ewidencji gruntów i budynków przekazywane są gminom.

            Dokumenty z ewidencji gruntów i budynków ( wypisy, wyrysy, kserokopie map,

odpisy itp. dokumenty )  wydawane są za odpłatnością, na zamówienie odpowiednich gmin.

      W operatach ewidencyjnych prowadzonych na terenie Powiatu Kolneńskiego w latach
2007 - 2010 wprowadzono następującą ilość zmian:

        - w roku 2007 -   2805  zmian,

        - w roku 2008  -  2826 zmian,

        - w roku 2009  -  2717 zmian,

        - w roku 2010 ( do dnia kontroli) - 1391 zmian.

Starostwo Powiatowe w Kolnie wydało następującą ilość decyzji administracyjnych, skutkujących zmiany w ewidencji gruntów i budynków:

        - w roku 2007 - 74 decyzji ,

        - w roku 2008 -  92 decyzji,

        - w roku 2009 - 67 decyzji,

        - w roku 2010 ( do dnia kontroli ) -  13   decyzji .

                                                                      ( akta kontroli str. t.1.,karta  nr 1.)

Ad .punktu nr 2.

            W trakcie przeprowadzanej kontroli problemowej w zakresie wprowadzania zmian

w części opisowej oraz kartograficznej operatu ewidencji gruntów i budynków, sprawdzono

terminowość, prawidłowość i zgodność wprowadzonych zmian z dokumentami prawnymi

w niżej wymienionych obrębach:

m. Kolno - zm. 45/07,  83/07.  100/07, 54/08,  65/09, 654/2010,

                                                                                         ( akta kontroli: t. I.,  karty nr nr  4 - 41 )

Gmina : Kolno

Obręb:  Czerwone - zm. 4/07,  16/08,  50/09,  65/2010

Obręb: Janowo - zm. 50/09,

Obręb : Kozioł - zm. 4/07, 21/2010,

Obręb: Szablaki - zm. 17/2010

Obręb: Zabiele - zm. 16/08,  63/2010

                                                                            ( akta kontroli: t. I.,  karty nr nr  46 - 86 )

Gmina:  Grabowo

Obręb:  Andrychy - zm. 4/07,

Obręb: Ciemianka - zm. nr 8/08,

Obręb: Grabowo - zm. 35/09,

Obręb: Konopki - Monety - zm. 5/2010

Obręb:  Kurkowo - zm. 8/08,

Obręb:  Łebki Duże - zm. 5/2010

Obręb: Milewo - Gałązki - zm. 4/07,

Obręb: Skroda Wielka - zm. 35/09

                                                                              ( akta kontroli. t. I.,  karty nr nr  107 - 140 )

  Gmina: Mały Płock

Obręb: Kąty - zm. 23/09

Obręb: Kołaki - Strumienie - zm. 4/07

Obręb: Korzeniste - zm. 16/08,

Obręb: Nowe Rakowo - zm. 16/08

Obręb:  Ruda - Skroda - zm. 4/07

                                                                              ( akta kontroli: t. I. ,  karty nr nr   87 - 106 )

m. Stawiski  - zm. 14/07, 39/08, 102/09, 76/2010

 ,

                                                                              ( akta kontroli: t. II.,  karty nr nr  1 - 20. )

Gmina: Stawiski

Obręb: Barzykowo - zm. 8/09

Obręb: Budy Poryckie - zm. 5/09,

Obręb: Budy Stawiskie - zm. 5/09,

Obręb: Dzierzba - zm. nr  2/08,  

Obręb: Jurzec Włościański - zm. 5/07

Obręb: Karwowo - zm. 5/07

Obręb: Wysokie Duże, - zm. nr 5/2010,

                                                                              ( akta kontroli: t. II.,  karty nr nr  21 - 52 )

Gmina: Turośl

Obręb: Charubin -  zm. 4/07,,

Obręb: Ksebki - zm. 21/09

Obręb: Łacha - zm. 18/2010

Obręb: Nowa Ruda - zm. 18/2010

Obręb: Szablaki - zm. 16/08. 17/2010,

Obręb : Turośl- zm. 16/08

Obręb: Wanacja - zm. 4/07

                                                                            ( akta kontroli: t. II.,  karty nr nr  53 - 85 )

          Wszystkie skontrolowane zmiany zostały wprowadzone pod względem merytoryczności poprawnie i w terminie.

Ad. punktu nr 3.

          Dokonano wyrywkowej kontroli prawidłowości wpisów w części opisowej ewidencji

gruntów i budynków w zakresie własności , użytkowania wieczystego, zarządu,

a w szczególności do dróg i wód oraz zakwalifikowania nieruchomości Skarbu Państwa

do właściwych grup rejestrowych stwierdzono, co następuje.

            Lasy stanowiące własność Skarbu Państwa powinny być wykazane w ewidencji

gruntów i budynków jako własność Skarbu Państwa w zarządzie konkretnego Nadleśnictwa

 Sprawdzono wpisy tego dotyczące wykazane w części opisowej ewidencji gruntów

i budynków , w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych :

Gmina: Grabowo

                          - obręb 0004  Ciemianka , jedn. rej, G.1;  KW  42 768

                          - obręb 0032  Wiszowate, jedn. rej. G.1,   KW  30 795

Gmina: Kolno  

                          - obręb: 0005  Czernice, jedn. rej. G.1,  KW  LM1L/00042756/0

                          - obręb: 0043  Zaskrodzie ,, jedn. rej. G.1,  KW  42 751

Gmina: Mały Płock

                          - obręb: 0007  Kąty, jedn. jedn. rej. G.1, KW  42 640

                          - obręb: 0010  Korzeniste, jedn. rej. G.1, KW  42 774

Gmina: Stawiski

                          - obręb: 0014  Jurzec Włościański, jedn. rej. G.1,  KW  9 517; KW  42 765

                          - obręb: 0026  Rostki, jedn. rej. G.1,  KW  42 761

Gmina:  Turośń

                          - obręb: 0001  Adamusy, jedn. rej. G.1,  KW  45 189                          

                          - obręb: 0016  Samule, jedn. rej. G.1,  KW LM1L/00045290/6

                                                                           ( akta kontroli: t. II.,  karty nr nr  88 - 97 )

                     w skontrolowanych jednostkach wpisy podmiotu są prawidłowe.

     Drogi gminne o uregulowanym stanie prawnym  powinny być wykazane w ewidencji

gruntów i budynków jako własność konkretnej Gminy z wykazaniem zarządcy tych dróg.

Sprawdzono wpisy tego dotyczące wykazane w części opisowej ewidencji gruntów

i budynków , w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych :

Gmina: Stawiski

                            -obręb Michny, jedn. rej. G.3, Kw LM1L/00028068/6 - Gmina i Miasto
                  Stawiski jest właścicielem dróg gminnych

Gmina: Turośń

                            obręb: Charubin, gm. Turośń, jedn. rej. G.5, KW  25 397- Gmina jest
                 właścicielem dróg gminnych;  przekazane w zarząd Urzędu Gminy

                                                                            ( akta kontroli: t. II., karty nr nr 121 - 123 )

            Drogi gminne  - mają uregulowany stan prawny i większość posiada założone księgi wieczyste.

     Drogi powiatowe o uregulowanym stanie prawnym  powinny być wykazane w ewidencji

gruntów i budynków jako własność konkretnego Powiatu z wykazaniem zarządcy tych dróg.

Sprawdzono wpisy tego dotyczące wykazane w części opisowej ewidencji gruntów

 i budynków:

Gmina: Kolno

                        - obręb:  Filipki Duże, jedn. rej. nr G.3,  KW  LM1L/00047360/2

Gmina:  Stawiski

                        - obręb: Budy Poryckie,  jedn. rej. nr G.3,  KW  LM1L/00047210/6

                                                                        ( akta kontroli: t. II., karty nr nr  119 - 120 )

                      wpisy prawidłowe z wykazaniem trwałego zarządcy tych dróg .

Drogi stanowiące własność Województwa Podlaskiego powinny być wykazane w ewidencji

gruntów i budynków jako własność Województwa Podlaskiego - w zarządzie Podlaskiego

Zarządu Dróg Wojewódzkich w Białymstoku. Sprawdzono wpisy tego dotyczące w części

opisowej tej ewidencji w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych:

 Gmina: Kolno:

                         - obręb : Kolno, jedn. rej. rej. nr G.196,  KW  LM1L/00051502/1

Gmina: Turośl:

                          - obręb: Ptaki, jedn. rej. nr G.147,  KW  LM1L/00047574/5.

                                                                              ( akta kontroli : t. II., karty nr nr  117 - 118 )

Skontrolowane wpisy odnośnie dróg wojewódzkich są prawidłowe.

     Drogi krajowe o uregulowanym stanie prawnym  powinny być wykazane w ewidencji

gruntów i budynków jako własność Skarbu Państwa z wykazaniem zarządcy tych dróg.

Sprawdzono wpisy tego dotyczące wykazane w części opisowej ewidencji gruntów

i budynków , w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych :

Gmina: Grabowo

                          - obręb:  Łubiane, jedn. rej. nr  G.42,  KW LM1L/00056328/2 - właściciel
                Skarb Państwa; jako zarządca trwały - Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych 
                i Autostrad w Białymstoku

Gmina: Mały Płock

                            - obręb: Zalesie, jedn. rej. nr  G.3,  KW  47107- właściciel
                Skarb Państwa; jako zarządca trwały - Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych 
                i Autostrad w Białymstoku

                                                                        ( akta kontroli : t. II., karty nr nr  115 - 116 )

                     wpisy w ewidencji gruntów  są prawidłowe.

       Wody płynące oraz grunty pod tymi wodami , stanowiące własność Skarbu Państwa

Wody płynące oraz grunty pod tymi  wodami, stanowiące własność Skarbu Państwa , wykorzystywane do potrzeb rolnictwa powinny być wykazane w ewidencji gruntów 
i budynków jako własność Skarbu Państwa , do których  prawa właścicielskie wód wykonuje Marszałek Województwa Podlaskiego.   Stwierdzono, że sprawy te regulowane są przez Starostę Kolneńskiego decyzjami administracyjnymi np. decyzją z dnia
13.07.2009 r. nr GN.7012/26-3/09.

            Decyzje te wydawane były na wnioski Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Białymstoku działającego z upoważnienia Marszałka Województwa Podlaskiego 

Dotyczą one przejęcia w trwały zarząd przez Marszałka Województwa Podlaskiego gruntów

Skarbu Państwa stanowiących wody oraz grunty pokryte wodami.

            Przepis art.19 ustawy o zmianie ustawy Prawo wodne oraz niektórych innych ustaw stanowi, że z dniem wejścia w życie ustawy ( 30 lipca 2005 r. ) wody oraz grunty pokryte wodami, stanowiące własność Skarbu Państwa przechodzą w trwały zarząd odpowiednio urzędów morskich, regionalnych zarządów gospodarki wodnej, parków narodowych i marszałków województw, stosownie do art. 11 ust. 4 ustawy Prawo wodne. Zgodnie z art. 19 ust. 2 przejście mienia w trwały zarząd stwierdza w  drodze decyzji właściwy starosta, realizujący zadania z zakresu administracji rządowej, na wniosek odpowiedniego marszałka województwa.

                                                                                                ( akta kontroli : t. II., karty nr nr  98 - 114 )

    Grunty pod tymi wodami wykazano w ewidencji gruntów i budynków zgodnie z ww. decyzją.

            Stwierdzono w dwu przypadkach, iż w ewidencji gruntów figuruje niewłaściwy zapis, tj.

Gmina: Grabowo

                             - obręb: Grabowo - jedn. rej. nr G.330 - jako podmiot figuruje
                                 „ Posiadacz nieustalony"

Gmina: Mały Płock

                              - obręb: Korzeniste - jedn. rej. nr G.204 - jako podmiot figuruje
                                 „ Posiadacz nieustalony"

                                                                                 ( akta kontroli : t. II., karty nr nr  86 - 87 )

Ad. punktu nr 4.

            W  Starostwie   Powiatu   Kolneńskiego  nie  odnaleziono  wniosku  o  zgłoszeniu  do

rejestracji    zbioru    danych   osobowych    pod    nazwą    „   EWIDENCJA    GRUNTÓW

i  BUDYNKÓW  POWIATU  KOLNEŃSKIEGO" .   Z  informacji  Geodety  Powiatowego

wynika, że  wniosek o rejestrację był składany  do  Głównego  Inspektora  Ochrony  Danych

Osobowych w  1999 r.,  o  czym  świadczy  zaświadczenie  Biura   Generalnego  Inspektora

 Ochrony Danych Osobowych z dnia 25 listopada 2003 r. Sygn. akt DRZDO/402/001256/03

informujące  o  rejestracji  powyższego  zbioru  z  dnia  3  listopada  1999  r.   na  wniosek   nr

 004468/99.

            W Starostwie Powiatowym brakuje dokumentu określającego politykę bezpieczeństwa

przetwarzania danych osobowych. Ponadto brak jest aktualnej - zgodnej z Rozporządzeniem

MSWiA  z  dnia 29  kwietnia  2004 r.  w  sprawie  dokumentacji  przetwarzania  danych

osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać

 urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych - instrukcji

zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

            Dotychczasowe Zarządzenie nr 12/99 Starosty Kolneńskiego z dnia 1 września 1999 r.

w sprawie stosowania i realizacji w Starostwie Powiatowym w Kolnie przepisów ustawy

 z dnia 29 sierpnia 1997 r.  o ochronie danych osobowych  wraz z załącznikami nr 1 i 2 jest

mocno zdezaktualizowane.

            Ponadto, Uchwałą Nr XV/70/08 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 21 lutego 2008 r.

 został wprowadzony nowy regulamin organizacyjny Starostwa Powiatowego w Kolnie,

zgodnie z którym §  17 pkt 27 ) obowiązki administratora bezpieczeństwa informacji zostały

przydzielone bezosobowo do Wydziału Spraw Społecznych i Promocji Powiatu.

            W Starostwie Powiatowym w Kolnie urządzenia do gromadzenia, przetwarzania

i archiwizowania danych osobowych w zakresie ewidencji gruntów i budynków usytuowane

są w części pomieszczeń Powiatowego Ośrodka Dokumentacji.

            Zbiory danych osobowych objęte ewidencją gruntów i budynków gromadzone są oraz

przechowywane w siedzibie Urzędu, przy ul. 11 Listopada 1. Dane osobowe z ewidencji

gruntów i budynków ( egib )  znajdują się na nośnikach informatycznych funkcjonujących

w Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami. Dostęp do

 danych i możliwość ich przetwarzania posiadają pracownicy, którym zostały udzielone

imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

            Wymóg ochrony danych osobowych dotyczy wszystkich pracowników, gdyż

w zakresie obowiązków każdego pracownika, taki zapis został zawarty. Bezpośredni nadzór

nad realizacją tego obowiązku sprawuje Naczelnik Wydziału - Geodeta Powiatowy.

            Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, w tym

pomieszczenia do prowadzenia egib - rozlokowany jest na drugim piętrze siedziby urzędu. Do prowadzenia egib używany jest zintegrowany program EWID 2007. Dane egib

gromadzone są na serwerze mieszczącym się w pokoju 308 ( część pomieszczeń

Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej ) w zamykanej szafie

serwerowej . Wejście do PODGiK, jak również przejście do pomieszczeń z serwerem

posiadają drzwi  antywłamaniowe typu Gerda. Połączone dwa pomieszczenia prowadzenia

egib posiadają jedno wejście ( nr 305 ) wyposażone także w drzwi antywłamaniowe Gerda.

            Po zakończeniu pracy urzędu zamykane są także wejścia na korytarzu oraz włączony

jest alarm - czujniki ruchu na klatce schodowej i korytarzach.

            Egib prowadzona jest w lokalnej ( wydziałowej ) sieci komputerowej i nie jest

połączona z innymi systemami informatycznymi starostwa, ani innymi sieciami publicznymi. Kopie zapasowe bazy danych egib przechowywane są w szafie ognioodpornej,

umieszczonej w innym pomieszczeniu nie związanym z prowadzeniem ewidencji (pokój

319).

            Wobec braku dokumentów określających politykę bezpieczeństwa Starosta Kolneński

zalecił ich niezwłoczne sporządzenie, jak również niezwłocznie zostanie wyznaczona osoba

administratora bezpieczeństwa informacji w stosowanych w starostwie systemach

informatycznych.

                                                                            ( akta kontroli: t. III.,  karty nr nr  4-9 )

Ad. punktu nr 5.

Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów przekazywane są 

 dla osób i jednostek organizacyjnych, na których wniosek lub zgłoszenie zmiana została

wprowadzona   oraz do organów podatkowych . Kopie zawiadomień o wprowadzonych

zmianach dołączane są do dowodów zmian danej sprawy, co jest odnotowywane na tych

dokumentach. Zawiadomienia o wprowadzonych zmianach w ewidencji gruntów

i budynków przesyłane się bez zwrotnego poświadczenia ich odbioru.

Ad. punktu nr 6

     Wypisy i wyrysy z operatu ewidencji gruntów wydawane są odpłatnie właścicielom

nieruchomości na ich pisemne  zamówienie i są one wykonywane przez pracowników

prowadzących ewidencję gruntów  .

      Wypisy   z    operatu   ewidencji    związane   z  robotą   geodezyjną   wydawane   są

wykonawcom robót w ramach zgłoszenia roboty geodezyjnej w ośrodku dokumentacji

geodezyjno - kartograficznej. Pozostałe osoby mające udokumentowany interes prawny do

uzyskania danych ze zbioru danych osobowych , mogą uzyskać te dane po wypełnieniu

stosownego druku wniosku, zgodnego z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw

Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzorów

wniosku o udostępnienie danych osobowych , zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz

imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora  Biura Generalnego Inspektora

Ochrony Danych Osobowych  ( Dz. U. Nr 80 poz. 522, z póżn. zm ) .

      Na  wydawanych  wypisach  i  wyrysach  z  operatu  ewidencji  gruntów  i  budynków

w zależności od przeznaczenia tych dokumentów  umieszcza  się  odpowiednie  klauzule

zgodne z treścią ust. 4 lub 5  załącznika   nr  5  do   rozporządzenia   Ministra   Rozwoju 

Regionalnego i Budownictwa   z   dnia   29   marca   2001 r. w sprawie ewidencji gruntów

 i budynków ( Dz.U. Nr 38, poz. 454).

                                                                                       ( akta  kontroli: t. III.,  karty nr nr   2-4 )

Ad. punktu  nr 7.

            Do naliczania opłat za wydawane wyrysy i wypisy z ewidencji gruntów i budynków

wykorzystywana jest nakładka programu EWID 2007, która generuje faktury za ww.

dokumenty wydawane zleceniodawcom . Ich wydawania osobom fizycznym dokonuje się po

okazaniu opłaconej faktury, dołączanej do zamówienia.  Naliczenie opłat za sporządzenie

tych dokumentów dokonywane jest  w oparciu o rozporządzenie Ministra Infrastruktury

z dnia 19.02.2004 r. w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz

udzielanie informacji , a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego

( Dz. U. Nr 37, poz. 333). Dokumenty te wydawane są zainteresowanym zgodnie z przepisem

art. 24 ust. 2 i 3 ustawy z dnia  17 maja  1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne ( jedn.

 tekst z 2005 r. Dz. U. Nr  240, poz.2027 ze zm. ).

                                                                            ( akta kontroli: t. : t.III.,  karty nr nr  2 - 3)

Ad. punktu nr  8.

   Nie ogłoszono.

Ad. punktu  nr  9.

Zgodnie z § 80.1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków - modernizację ewidencji przeprowadza się w sposób planowy zapewniający:

•1)      zastąpienie rejestrów gruntów prowadzonych na papierze w technice ręcznej odpowiednimi zbiorami komputerowymi w terminie do 31 grudnia 2001 r.

•2)      uruchomienie informatycznego systemu umożliwiającego prowadzenie ewidencji obejmującej pełny zakres danych ewidencyjnych  - w terminie do 31 grudnia 2003 r.

•3)      założenie komputerowych baz ewidencyjnych , umożliwiających tworzenie raportów o których mowa w § 22 :

•a)      dla obszarów miast w terminie do 31 grudnia 2005 r.

•b)      dla terenów wiejskich w terminie do 31 grudnia 2010 r.

Z informacji pisemnej przekazanej przez Geodetę Powiatowego Pana Krzysztofa Kowalczyka wynika, że dla całego powiatu kolneńsiego , w latach 90 - tych rozpoczęto prowadzenie części opisowej operatu ewidencji gruntów w systemie informatycznym.

Od 1 stycznia 1999r. w Starostwie Powiatowym w Kolnie część opisowa ewidencji gruntów była prowadzona w systemie informatycznym  .

Począwszy od 2003 roku,  został uruchomiony program do prowadzenia ewidencji, obejmujący pełny zakres danych ewidencyjnych.  -   EGB V.

            Analogowe mapy ewidencyjne w całości zastąpiono w 2004r. wersją informatyczną w programie EwMapa.

           W 2005r. dotychczasowe programy ewidencyjne zostały zastąpione zintegrowanym systemem Ewid 2000, który w grudniu 2008r. została zastąpiony nowszą wersją   Ewid 2007.r.

            Komputerowe bazy danych ewidencyjnych umożliwiające tworzenie raportów, o których mowa w § 22  Rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków, dla obszaru miast   Kolno i  Stawiski założono w 2005r. 

            Dla obszarów wiejskich komputerowe zbiory kompletnych danych ewidencyjnych tworzone są od 2006r.

             Pełen zakres danych ewidencyjnych został utworzony dla:

                            -  Gminy Turośl w roku 2007

                            - Gminy Mały Płock w roku 2008

                            - Gminy Stawiski w roku 2009

          W roku   2010 w opracowaniu znajduje się Gmina Grabowo. 

            Wykaz jednostek ewidencyjnych powiatu kolneńskiego i stopień realizacji zadań z zakresu założenia pełnych baz danych ewidencyjnych:

                          Miasto Kolno  - pow. 2507 ha - 100%

                          Miasto Stawiski - pow. 1324 ha - 100%,

                        Gmina Kolno - pow. 28230 ha - 50% *

                        Gmina Grabowo - pow. 12859 ha - 75% *

                        Gmina Mały Płock - pow. 13982 ha - 100%

                        Gmina Stawiski - pow. 15231 ha - 100%

                        Gmina Turośl - pow. 19879 ha - 100%     

          W przypadku Gminy Kolno udział 50% przyjęto dla proporcji: istnieją dane ewidencji gruntów, istnieje mapa numeryczna (bez budynków), brak danych ewidencji budynków
i lokali.

          W przypadku Gminy Grabowo udział 75% przyjęto dla proporcji: istnieją dane ewidencji gruntów, istnieje mapa numeryczna z budynkami, brak kartotek i budynków
i lokali. Do końca br. zostanie założona ewidencja budynków i lokali.

 Powierzchnia powiatu kolneńskiego wynosi 94 012 ha. Numeryczną mapę ewidencji gruntów wykonano na obszarze 94 012 ha, co stanowi 100% obszaru powiatu.

            Od  2004 roku nie prowadzi się analogowej mapy ewidencyjnej. 

           Z pewnością nie zostanie dotrzymany termin utworzenia pełnych danych ewidencji gruntów i budynków dla obszaru wiejskiego. Nie zostanie założona ewidencja budynków
i lokali dla Gminy Kolno. Podstawowym powodem jest brak funduszy oraz nagromadzenie  innych zadań z zakresu ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne - przeliczenie osnów na układ 2000, aktualizacja stanów faktycznych użytkowania gruntów, dostosowanie   ewidencji gruntów i budynków    . do wymogów ustawowych.

           Inną bezpośrednią przyczynę stanowi ustawa o uregulowaniu stanów prawnych
w księgach wieczystych, gdzie część wykwalifikowanej kadry musiała być skierowana na długi okres do realizacji tego zadania.

      W ramach projektu Phare 2003 - „ Wektoryzacja map katastralnych w Polsce„   powstały opracowania do wykorzystania przez  Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w celu  ,,Modernizacji i budowy baz danych  Systemu Identyfikacji Działek  Rolnych  ( LPIS),w tym opracowanie postaci wektorowej danych graficznych z integracją
z częścią opisową , oraz  wykorzystania ich w procesie modernizacji ewidencji gruntów
i budynków.

      Opracowanie wykonane przez Przedsiębiorstwo zostało przekazane do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Kolnie .W listopadzie 2006 roku opracowanie zostało włączone do państwowego  zasobu geodezyjnego i  kartograficznego
i   zaewidencjonowane pod  nr KERG  1659 - 12 / 2006.

Przy opracowywaniu projektów modernizacji ewidencji, warunków technicznych czy wykonywaniu prac geodezyjnych należy pamiętać, że  zgodnie z wytycznymi w sprawie wykorzystania przez starostów rezultatów realizowanego przez GUGiK projektu „ Phare 2003 - wektoryzacja map katastralnych w Polsce oraz projektów realizowanych przez ARiMR „ "  z dnia 26 czerwca 2006 r. Nr KN-5024-33-06, baza danych ewidencyjnych oraz operat techniczny powstały w ramach projektu Phare 2003 - Wektoryzacja map katastralnych  w Polsce oraz projektów realizowanych przez ARiMR,  powinien stanowić materiał wyjściowy do przeprowadzenia przez starostę modernizacji operatu ewidencji gruntów
i budynków.

                                                                                    ( akta kontroli: t. I.,  karty nr nr  1 - 3 )

Ad. punktu  nr 10.

       Zestawienia zbiorcze danych ewidencji gruntów i budynków z terenu powiatu

Kolneńskiego ( dane dotyczące gruntów, budynków i lokali) sporządzane są corocznie po

zakończeniu roku kalendarzowego,  według stanu na dzień 1 stycznia danego roku 

przekazywane są do Marszałka  Województwa Podlaskiego do dalszych opracowań. Wyżej

wymienione zestawienia przekazywane są w terminach nie później niż do dnia 15 lutego

danego roku kalendarzowego , zgodnie z przepisem § 76 ust. 1 do   rozporządzenia   Ministra  

Rozwoju  Regionalnego i  Budownictwa   z   dnia 29   marca   2001 r. w sprawie ewidencji

gruntów i budynków  ( Dz.U. Nr 38, poz. 454).

Do ich sporządzenia nie wnosi się zastrzeżeń. Za rok 2009 takowe zestawienie zostało przekazane

w dniu 12.02.2010 r.

       Starosta Kolneński poinformowany został o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu  kontroli  i  złożenia   wyjaśnień   przyczyn   odmowy   jego   podpisania w terminie 3 dni oraz prawie złożenia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu .

             Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach , z których jeden egzemplarz doręczono Staroście Kolneńskiemu.