Białystok, 2011.03.30

WG.II.JGSK.0932 - 3/2010

PAN

inż. HENRYK  DUDA

STAROSTA  KOLNEŃSKI

            W dniach 21 czerwca i 17 września 2010 w podległym Panu Urzędzie przeprowadzona została przez pracowników Wydziału Geodezji i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, kontrola z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków.

            Celem kontroli była ocena prawidłowości:

     1/  rejestrowania , zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych , decyzji administracyjnych doręczanych do organu prowadzącego tą ewidencję,

     2/   terminowości  i merytorycznej poprawności procesu wprowadzania zmian do operatu  ewidencji gruntów  i  budynków, wynikających w szczególności z  aktów notarialnych , orzeczeń sądowych   i decyzji administracyjnych, a także z dokumentacji przekazywanej od właścicieli lub   wykonawców prac,  przyjętych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,

     3/    prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie własności,

            użytkowania wieczystego, zarządu , a w szczególności do dróg i wód oraz zakwalifikowania

            nieruchomości Skarbu Państwa do właściwych grup rejestrowych,

     4/    przekazania zbioru danych ewidencji gruntów i budynków oraz rejestracji przez Generalnego

         Inspektora Danych Osobowych, 

  5/    przepływu informacji i dokumentów,  mających znaczenie dla ewidencji gruntów i budynków

         pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa lub urzędu miasta i urzędów

         gmin,

  6/    udzielania informacji , wypisów , wyrysów , kopii i zaświadczeń na podstawie danych zawartych

         w operacie ewidencji gruntów i budynków,

 7/     naliczania i egzekwowanie opłat za wydawane informacje, wypisy i wyrysy z operatu ewidencji

         gruntów i prowadzenie dokumentacji z tym związanej ( ocena czy istniejący system zapewnia

            pełną kontrolę nad procesem pobierania opłat),

    8/   wykonywania obowiązków, wynikających z przepisów prawa geodezyjnego oraz przepisów         o ochronie danych osobowych , związanych z zabezpieczeniem operatu ewidencji gruntów
i  budynków , w tym komputerowej bazy danych ewidencyjnych, przed zniszczeniem, utratą

         i  nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nim danych oraz dostępem osób nieuprawnionych,

 9/     modernizacji ewidencji gruntów i budynków - zgodność działalności w tym zakresie

         z postanowieniami § 80-82 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa

         z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków( Dz. U. Nr 38, poz. 454),

 10/ sporządzania urzędowych zestawień zbiorczych danych ewidencji gruntów i budynków
- terminowość i rzetelność.

Ad. punktu  nr 3.

    1.  Z objętych kontrolą zmian wprowadzonych do ewidencji gruntów i budynków stwierdzono

          następujące nieprawidłowości:

     a/.    Zapisy dotyczące podmiotu w poniższych jednostkach są nieprawidłowe:

 obręb: Grabowo, gm. Grabowo w jedn. rej. nr G.330 - jako podmiot figuruje zapis Posiadacz nieustalony .

 obręb Korzeniste, gm. Mały Płock  w jedn. rej. nr G.204 - jako podmiot figuruje Posiadacz nieustalony .

Ad. punktu nr 4.

Zawiadomienia o wprowadzonych zmianach w ewidencji gruntów i budynków przesyłane są bez zwrotnego poświadczenia ich odbioru.

Ad. punktu nr  8.

Nie ogłoszono.           

Ad. punktu  nr  9.

            Zgodnie z § 80.1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków - modernizację ewidencji przeprowadza się w sposób planowy zapewniający:

•1)      zastąpienie rejestrów gruntów prowadzonych na papierze w technice ręcznej odpowiednimi zbiorami komputerowymi w terminie do 31 grudnia 2001 r.

•2)      uruchomienie informatycznego systemu umożliwiającego prowadzenie ewidencji obejmującej pełny zakres danych ewidencyjnych  - w terminie do 31 grudnia 2003 r.

•3)      założenie komputerowych baz ewidencyjnych , umożliwiających tworzenie raportów o których mowa w § 22 :

•a)      dla obszarów miast w terminie do 31 grudnia 2005 r.

•b)      dla terenów wiejskich w terminie do 31 grudnia 2010 r.

            Komputerowe bazy danych ewidencyjnych umożliwiające tworzenie raportów, o których mowa w § 22  Rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków, dla obszarów wiejskich tworzone są od 2006r.

Stopień realizacji zadań z zakresu założenia pełnych baz danych ewidencyjnych dla  powiatu  kolneńskiego dla których nie założono pełnych baz, przedstawia  się następująco:

                         Gmina Kolno -     pow. 28230 ha - 50%

                        Gmina Grabowo - pow. 12859 ha - 75%

          W przypadku Gminy Kolno udział 50% przyjęto dla proporcji: istnieją dane ewidencji gruntów, istnieje mapa numeryczna (bez budynków), brak danych ewidencji budynków
i lokali.

          W przypadku Gminy Grabowo udział 75% przyjęto dla proporcji: istnieją dane ewidencji gruntów, istnieje mapa numeryczna z budynkami, brak kartotek i budynków
i lokali.                       

W związku z powyższym zalecam:

1..   Podjąć działania w celu ustalenia podmiotów władających działkami o nieuregulowanym
        stanie  prawnym  (  § 10  pkt  2   i   § 12  pkt 2  rozporządzenia ) .

2. Zawiadomienia o wprowadzonych zmianach w ewidencji gruntów i budynków przesyłać za
    zwrotnym poświadczeniem ich odbioru.

3. Dokonać aktualizacji treści dokumentów takich jak „ Polityka Bezpieczeństwa" czy
      „ Instrukcja Zarządzania  Systemem Informatycznym"

 w zakresie powstałych zmian .

4. Podjąć działania w celu zintensyfikowania prac modernizacyjnych operatu ewidencji gruntów
    i budynków na terenach  wiejskich, umożliwiających zgodnie z § 22 rozporządzenia tworzenie
    raportu,  w związku z upływem terminu, określonego w § 80.1 rozporządzenia  w sprawie ewidencji
    gruntów i budynków

Termin wykonania zaleceń - niezwłocznie.

      Odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne oczekuję w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma.