Procedura realizacji Programu ,, Pomoc państwa w zakresie dożywiania"

1. Upowszechnienie informacji o wielkości środków na realizację Programu w danym roku, zapisanych w projekcie ustawy budżetowej, wysłanie pisma do realizatorów: prezydentów, burmistrzów i wójtów gmin województwa podlaskiego; zamieszczenie informacji w BIP.
2. Określenie wymogów formalnych wniosków, kierowanych przez wójtów, burmistrzów, prezydentów do Wojewody o dotację na realizację Programu;
3. Wniosek sporządza się w wersji elektronicznej i za pośrednictwem systemu SAC według załączonego wzoru, przesyła do PUW. Po wydrukowaniu z systemu, wniosek o dotację podpisuje prezydent/burmistrz/wójt i przesyła do Wydziału Polityki Społecznej PUW.
4. Wniosek określa: szacunkowy koszt realizacji Programu w rozbiciu na dotację z budżetu państwa i środki własne gminy oraz procentowy udział środków własnych gminy, który wynosić może nie mniej niż 40 % przewidywanych kosztów Programu. Wniosek zawiera również sporządzoną (wg wzoru opracowanego w Wydziale Polityki Społecznej PUW), informację o występujących w gminie potrzebach w zakresie liczby osób planowanych do objęcia dożywianiem w danym roku.
5. W przypadku ubiegania się przez gminę o zwiększenie dotacji powyżej 60 % kosztu realizacji Programu (z tym, że udział środków własnych gminy nie może wynosić mniej niż 20 % przewidywanych kosztów realizacji) - do Wojewody należy złożyć dodatkowy wniosek za pośrednictwem systemu  SAC- według załączonego wzoru i przesłać do PUW wraz z uzasadnieniem zmniejszenia udziału środków własnych. Po wydrukowaniu z systemu, wniosek uwzględniający zwiększenie dotacji w ogólnym koszcie Programu podpisuje prezydent/burmistrz/wójt i przesyła do Wydziału Polityki Społecznej PUW. Po dokonaniu analizy wniosków gmin o zwiększenie dotacji powyżej 60 % kosztów, propozycja procentowego udziału gminy w realizacji zadania zostanie przedstawiona do akceptacji Wojewody.
6. Ocena prawidłowości i kompletności wniosków polega na sprawdzeniu, czy sporządzone są one w wersji elektronicznej,  a wersje te są zgodne z wersją papierową, zawierają wymagane załączniki, podpisane przez upoważnione osoby oraz czy prawidłowo sporządzona jest kalkulacja kosztów.
7. Opracowanie kryterium podziału dotacji na poszczególne gminy, z uwzględnieniem w szczególności: liczby dzieci i młodzieży wymagających pomocy, liczby osób dorosłych wymagających pomocy, średniego kosztu posiłku, przewidywanego kosztu utworzenia nowego lub doposażenia istniejącego punktu przygotowania lub wydawania posiłków, przewidywanego kosztu dowozu posiłków, dochodu własnego na jednego mieszkańca w gminie, liczby mieszkańców objętych pomocą społeczną w gminie.
8. Opracowanie projektu podziału dotacji na poszczególne gminy i przedłożenie do akceptacji Wojewody.
9. Opracowanie projektu porozumienia między Wojewodą a wójtem/burmistrzem/prezydentem i przedstawienie do zaopiniowania przez Wydział Nadzoru i Kontroli oraz Wydział Finansów i Budżetu PUW.
10. Sporządzenie porozumień, przedłożenie ich do podpisu - z upoważnienia Wojewody Podlaskiego - Dyrektorowi Wydziału Polityki Społecznej PUW i przesłanie do realizatorów Programu.
11. Sporządzanie przez gminy kwartalnych informacji o realizacji Programu i przesyłanie ich do Wojewody w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału i do 10 marca po zakończeniu roku budżetowego.
12. Weryfikacja kwartalnych informacji, przekazywanych przez gminy z realizacji Programu.
13. Sporządzenie informacji zbiorczych o realizacji Programu, w oparciu o jednostkowe informacje z gmin i przekazywanie ich do MPiPS w terminie do 30 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału i do 20 marca po zakończeniu roku budżetowego.
14. Publikowanie informacji o realizacji Programu i zamieszczanie ich w BIP.
15. Monitorowanie realizacji Programu, miedzy innymi poprzez dokonywanie kwartalnych analiz realizacji Programu przez gminy i przekazywanie ich do wiadomości realizatorom oraz dyrektorom/kierownikom ops.
16. Sprawowanie nadzoru nad realizacją Programu, w tym przeprowadzenie kontroli z wykonania zadań, zgodnie z planem kontroli PUW.
17. Współpraca z Kuratorium Oświaty w zakresie sporządzanej sprawozdawczości z realizacji Programu oraz informowanie o podziale dotacji na poszczególne gminy w województwie.