WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie zapisów "Systemu wdrażania Programu Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare 2000 (Phare 2000 ESC)", zatwierdzonego przez Zespół Przygotowawczy Komitetu Integracji Europejskiej w dniu 22 listopada 2002 roku została przeprowadzona w dniu 29 września 2004 r. przez pracowników Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego kontrola Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej.

            W toku czynności kontrolnych zbadano prawidłowość wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz prawidłowość realizacji inwestycji PL 0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa". Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Burmistrza oraz Panią Skarbnik w dniu 15 października 2004r.

            W trakcie kontroli ustalono, że środki pozyskane przez Gminę Dąbrowa Białostocka z Programu Phare 2000 ESC zostały wykorzystane właściwie, a inwestycja została zrealizowana zgodnie z dokumentacją techniczną, warunkami przetargu i sztuką budowlaną.

            Jednocześnie kontrolujący stwierdzili wystąpienie następujących nieprawidłowości:

• W fakturze VAT nr 1/v/031818/03 z 31 grudnia 2003 roku opiewającej na kwotę 115.428,18 EUR netto, nie zostały ujęte kwoty zatrzymane w wysokości 5.771,41 EUR, w fakturze VAT nr 6/v/031818/04/05 z 30 kwietnia 2004 roku opiewającej na kwotę 425.061,66 EUR netto, nie zostały ujęte kwoty zatrzymane w wysokości 21.253,08 EUR, w fakturze VAT nr 56/v/031818/04/05 z 20 sierpnia 2004 roku opiewającej na kwotę 23.601.83 EUR netto, nie zostały ujęte kwoty zatrzymane w wysokości 1.180.09 EUR (5 % wartości faktur, art. 45 Warunków Szczegółowych). Beneficjent potrącił je przy płatności;
• W Przejściowych Świadectwach Płatności: nr 1 z dnia 31 grudnia 2003 r., nr 2 z dnia 30 kwietnia 2004 r. i nr 3 z dnia 20 sierpnia 2004 r., podano nieprawidłowe daty zakończenia robót (są odpowiednio "16.12.2003 r., 30.04.2004 r. i 23.08.2004 r.", a powinno być zgodnie z kontraktem "30.09.2004 r.") oraz nieprawidłowo zostały wypełnione kolumny d1i f1;
• W poleceniu przelewu kwot zatrzymanych (faktura nr 1/v031818/03 z 31 grudnia 2003 r. oraz nr 6/v/031818/04/05 z 30 kwietna 2004 r.) nieprawidłowo wpisano numery rachunków, tj. numer rachunku kwot zatrzymanych został wpisany jako "nr rachunku odbiorcy" zaś numer rachunku służącego do obsługi kwot zatrzymanych, z którego przelewane były kwoty zatrzymane został wpisany jako "nr rachunku zleceniodawcy";
• Nieprawidłowo naliczono narosłe odsetki (powinno być 135,91 EUR, a nie 136,15 EUR);
• Nieprawidłowo wyliczono kwotę płatności końcowej w wysokości 26.186,39 EUR, którą wystawiono do wniosku o płatność końcową z dnia 22 września 2004 r.;
• W "Raporcie końcowym" wstawiono błędnie daty rozpoczęcia i zakończenia projektu: "29.09.2003 r. i 23.07.2004 r.", a powinno być odpowiednio "19.09.2003 r. i 20.08.2004 r.";
• W "Raporcie końcowym" nieprawidłowo określono datę wystawienia "Ostatecznego świadectwa przejęcia"; jest "20.08.2007 r.", a powinno być "19.09.2007 r.";
• W "Zbiorczym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy dotacji", "Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonania robót budowlanych" oraz w "Szczegółowym sprawozdaniu finansowym" w oparciu o przelewy do faktur nieprawidłowo wpisano daty podpisania kontraktu z wykonawcą (jest "29.09.2003 r.", a powinno być "26.09.2003 r.");
• W "Szczegółowym sprawozdaniu z realizacji umowy z wykonawcą" nieprawidłowo wypełniono pola dotyczące rozliczenia środków zaliczki dotacji z UE, środków własnych Beneficjenta oraz środków z budżetu Beneficjenta (płatność końcowa), oraz pola dotyczące wielkości współfinansowania przez Beneficjenta i Unie Europejską;
• W "Szczegółowym sprawozdaniu finansowym" nie zostało wypełnione pole "Kwota faktury - EUR (brutto)";
• W dokumentacji finansowej i technicznej brak jest spójności w nazewnictwie projektu (zgodnie z aneksem nr 2 do umowy dotacji nazwa projektu brzmi "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa").

Z uwagi na powyższe w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania przedstawionych uwag i działaniach podjętych w celu wyeliminowania zaistniałych nieprawidłowości.

W przyszłych działaniach zalecam większą staranność przy sporządzaniu dokumentów związanych z realizacją projektów infrastrukturalnych współfinansowanych za środków Unii Europejskiej.

Powyższe ustalenia przekazuję do wykorzystania w bieżącej, jak i przyszłej działalności jednostki.