WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie zapisów "Systemu wdrażania Programu Spójności Społecznej i Gospodarczej Phare 2000 (Phare 2000 ESC)", zatwierdzonego przez Zespół Przygotowawczy Komitetu Integracji Europejskiej w dniu 22 listopada 2002 roku została przeprowadzona w dniu 24 września 2004r. przez pracowników Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego kontrola Urzędu Miejskiego w Łomży.

            W toku czynności kontrolnych zbadano prawidłowość wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz poprawność realizacji inwestycji PL0008.02.06.0045 "Otwarcie terenów do rozwoju MŚP w ciągu ul. Rybaki w Łomży".

            Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Prezydenta oraz Panią Skarbnik Miasta w dniu 27 października 2004 roku.

            W trakcie kontroli ustalono, że środki pozyskane przez Urząd Miejski w Łomży z Programu Phare 2000 ESC zostały wykorzystane właściwie, a inwestycja została zrealizowana zgodnie z dokumentacją techniczną, warunkami przetargu i sztuką budowlaną. Jednocześnie kontrolujący stwierdzili wystąpienie następujących nieprawidłowości:

§         Prace budowlane związane z realizacją ww. projektu rozpoczęto na podstawie pozwolenia na budowę, które nie zawierało adnotacji na temat uprawomocnienia się, co jest niezbędnym wymogiem rozpoczęcia prac budowlanych.

§         Urząd Miejski w Łomży nie posiada pozwolenia wodnoprawnego na eksploatację trzech wylotów kanalizacji deszczowej, odprowadzających wody opadowe do rzeki Narew, wybudowanych w ramach ww. inwestycji, co jest niezbędnym warunkiem zgodnego z prawem eksploatowania tych wylotów.

§         W protokole odbioru końcowego z dnia 20.08.2004r. została użyta nieprawidłowa data przekazania placu budowy (jest: "01.03.2004r.", a powinno być: "26.02.2004r.").

§         W fakturach korygujących 2/K/2004 z 04.06.2004r. oraz nr 3/K/2004 z 20.07.2004r. został przyjęty niewłaściwy kurs przeliczenia EUR na PLN (średni kurs NBP), gdyż zgodnie z artykułem 43 Warunków Szczególnych przeliczanie płatności powinno odbywać się po kursie banku, z którego dokonywane są płatności, tj. Banku BPH S.A..

§         Urząd Miejski w Łomży, przy realizacji płatności za wykonane roboty, dokonał na rzecz wykonawcy nieuzasadnionej nadpłaty ze środków własnych w łącznej wysokości 5.333,14 EUR, jak również nadpłaty kwot zatrzymanych w wysokości 209,42 EUR oraz poniósł łączną stratę na transakcjach przewalutowania w wysokości 276,97 EUR.

W związku z powyższym zalecam w przyszłości zapewnienie bardziej niezawodnego systemu kontroli dokumentacji finansowej oraz przykładanie większej wagi do gospodarowania mieniem publicznym.

§         W Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych oraz w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktury nr PBK-B1/32/04 z 31.08.2004r. w polu "nr przejściowego świadectwa płatności" błędnie wpisano datę wystawienia przejściowego świadectwa płatności (jest: "31.08.2004r.", a powinno być: "20.08.2004r.").

§         W Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur (wszystkich oprócz sprawozdania dla faktury nr PBK-B1/05/04
z 31.05.2004r.) nieprawidłowo wypełniono pola na przecięciu wierszy "Środki przelane dla wykonawcy" oraz "Razem", gdzie wpisano "0,00", a powinny być przepisane wartości z wiersza powyżej. Ponadto w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktur PBK-B1/05/04 z 31.05.2004r. nieprawidłowo wypełniono pola na przecięciu wierszy "Kwoty do wypłaty dla wykonawcy" oraz "Razem", gdzie wpisano "0,00", a powinny być przepisane wartości z wiersza powyżej.

      W przyszłych działaniach zalecam większą staranność przy sporządzaniu dokumentów związanych z realizacją projektów infrastrukturalnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Z uwagi na powyższe w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania przedstawionych uwag i działaniach podjętych w celu wyeliminowania zaistniałych nieprawidłowości.

            Powyższe ustalenia przekazuję do wykorzystania zarówno w bieżącej, jak i przyszłej działalności jednostki.