Zarządzenie  nr  71/05

wojewody podlaskiego

z dnia 19 kwietnia 2005 r.

                                                                                w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów

                                                                    dotyczących uruchamiania płatności ze środków funduszy strukturalnych

Na podstawie art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874, Nr 166, poz. 1611, Nr 189, poz. 1851 oraz z 2004 r. Nr 19, poz. 177,  Nr 93, poz. 890,  Nr 121, poz. 1264, Nr 123, poz. 1291, Nr 210, poz. 2135, Nr 273, poz. 2703) zarządza się, co następuje:

§ 1.  Ustala się instrukcję obiegu i kontroli dokumentów dotyczących uruchamiania płatności ze środków funduszy strukturalnych stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Głównemu Księgowemu Budżetu Wojewody.

§ 3. Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania.

Wojewoda Podlaski

/-/ Marek Strzaliński

Załącznik do zarządzenia Nr 71/05

Wojewody Podlaskiego

z dnia 19 kwietnia 2005 r.

INSTRUKCJA

obiegu i kontroli dokumentów dotyczących uruchamiania płatności ze środków funduszy strukturalnych

Instrukcja uwzględnia uregulowania prawne dotyczące środków z funduszy strukturalnych zapisane w ustawie o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. (tekst jednolity
Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.), ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i aktach wykonawczych do w/w ustaw oraz wymogi określone Rozporządzeniem Rady (WE) Nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającym ogólne przepisy w sprawie Funduszy Strukturalnych, Rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) Nr 1260/1999 dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach Funduszy Strukturalnych i Rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 448/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) Nr 1260/1999 w zakresie procedury dokonywania korekt finansowych pomocy udzielonej w ramach Funduszy Strukturalnych.

I. Postanowienia ogólne.

1.      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych operacji związanych z przepływem środków z funduszy strukturalnych są następujące dowody księgowe:

1)      wyciąg bankowy;

2)      dowody wewnętrzne (pk - polecenie księgowania);

3)      inne dowody tworzone przez Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi.

2.      Podstawą zapisu w ewidencji pozabilansowej prawnego zaangażowania środków pomocowych są następujące rodzaje dokumentów:

1)      oryginały, "oryginalne" kopie zawartych umów, decyzji i porozumień oraz aneksów do powyższych dokumentów lub;

2)      kserokopie dokumentów opisanych w punkcie 2a potwierdzone "za zgodność z oryginałem" przez Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi w sposób określony w § 24 instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. (Dz.U. Nr 161, poz. 1109 z późn. zm.), w przypadku dokumentów wielostronicowych - na każdej stronie lub;

3)      informacja o wysokości zaciągniętych zobowiązań dla każdego programu wg wzoru.

Powyższe dokumenty Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi przekazuje do Wydziału Finansów i Budżetu za okresy miesięczne w terminie do 5 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

3.      Dowody księgowe sporządza się zgodnie z zasadami określonymi w art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości.

II. Weryfikacja dokumentów

1. Dowód księgowy przed ujęciem w księgach rachunkowych winien być sprawdzony i   podpisany przez osoby upoważnione.
2. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu czy:

1)      dokument został wystawiony prawidłowo a w szczególności czy prawidłowo;

2)      wskazano podmioty występujące w operacji;

3)      właściwie określono przedmiot operacji;

4)      dane liczbowe są poprawne.

3. Ostateczną akceptację dokumentu poprzedza dokonana przez Głównego Księgowego Budżetu Wojewody wstępna kontrola, której sposób przeprowadzenia i konsekwencje określa art. 35 ust. 3-6 ustawy o finansach publicznych, z uwzględnieniem poniższych zasad:

1)      wyciąg bankowy

Pracownik Oddziału Realizacji Budżetu sprawdza poprawność dokonanych przez bank operacji na koncie oraz kompletność załączników. Poprawność wyciągu stwierdza składając podpis przy kwocie salda końcowego. Główny Księgowy Budżetu Wojewody nie rzadziej niż raz na kwartał dokonuje wyrywkowej kontroli poprawności i kompletności wyciągów bankowych oraz prawidłowości dokonanej przez pracowników dekretacji dokumentów, poprzez złożenie podpisu obok podpisu pracownika;

2)      inne dowody np. polecenie księgowania

Pracownik na stanowisku do spraw obsługi funduszy pomocowych sporządza notę pk, którą pod względem formalno - rachunkowym sprawdza Główny Księgowy Budżetu Wojewody a zatwierdza Dyrektor Wydziału Finansów i Budżetu.

III. Wykaz dokumentów i schemat ich obiegu

Dokumentami będącymi podstawą realizacji płatności są:

1. Dyspozycja przekazania środków - docelowo polecenie przelewu.
2. Wyciąg bankowy z kompletem dokumentów.
3. Polecenie księgowania.
4. Inne dowody księgowe generowane przez Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi.

Schemat obiegu dokumentów

(numeracja dokumentów wynika z pkt. III niniejszej instrukcji)

IV. Wykaz jednostek i komórek organizacyjnych uczestniczących w obiegu dokumentów

W procesie obiegu dokumentów związanych z przepływem środków z Funduszy Strukturalnych uczestniczą następujące jednostki organizacyjne.

V. Wykaz dotyczący miejsca powstawania dokumentów księgowych oraz kontroli wewnętrznej

VI. Karta wzorów podpisu pracowników upoważnionych do kontroli i zatwierdzenia dokumentów

Oddział Realizacji Budżetu

*Złożenie podpisu innego niż w karcie wzorów np. nieczytelnego możliwe jest

   łącznie z pieczęcią określającą imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby.