|
Menu tematyczne
Linki
Opiekunowie
|
|
Kategoria: Zarządzenia z 2005 r.
| ZARZĄDZENIE Nr 80/05 |
| Data utworzenia: |
16.05.2005 00:00:00 |
| Data publikacji: |
16.05.2005 00:00:00 |
| Data modyfikacji: |
24.05.2005 00:00:00 |
|
|
Autorzy:
Kondratowicz Monika
|
|
Publikator:
Koczta Bożena
|
ZARZĄDZENIE Nr 80/05
WOJEWODY PODLASKIEGO
z dnia 11 maja 2005 roku
w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli
Na podstawie art. 15 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 i Nr 128, poz. 1407, z 2002 r. Nr 37, poz. 329, Nr 41, poz. 365, Nr 62, poz. 558, Nr 89, poz. 804 i Nr 200, poz. 1688, z 2003 r. Nr 52, poz. 450, Nr 137, poz. 1302 i Nr 149, poz. 1452, z 2004 r. Nr 33, poz. 287 oraz z 2005r. Nr 33, poz. 288) zarządza się, co następuje :
§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
Wojewodzie - rozumie się przez to Wojewodę Podlaskiego;
Dyrektorze Generalnym Urzędu - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku;
Urzędzie - rozumie się przez to Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku;
wydziale - rozumie się przez to wydział oraz lub równorzędną komórkę organizacyjną
w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku;
komórce kontroli - rozumie się przez to właściwą do wykonywania czynności kontrolnych wewnętrzną komórkę organizacyjną w wydziale oraz równorzędnej komórce organizacyjnej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku;
kontrolerze - rozumie się przez to pracownika komórki kontroli lub inną osobę wyznaczoną do kontroli przez zarządzającego kontrolę;
zarządzającym kontrolę - rozumie się przez to podmioty zarządzające kontrolę,
o których mowa w § 2;
jednostce kontrolowanej - rozumie się przez to podmiot objęty kontrolą.
§ 2. Kontrolę zarządzają:
Dyrektor Generalny Urzędu - w stosunku do wydziałów oraz gospodarstw pomocniczych Urzędu;
Wojewoda - w stosunku do:
organów samorządu terytorialnego i innych samorządów, w stosunku do których Wojewoda uzyskał uprawnienia nadzorcze na podstawie przepisów ustawowych;
służb, inspekcji i straży wchodzących w skład zespolonej administracji rządowej
w województwie;
przedsiębiorstw, dla których Wojewoda jest organem założycielskim;
jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych;
Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych w Urzędzie - w stosunku do wydziałów w zakresie uregulowanym przepisami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych.
§ 3. 1. Postanowień zarządzenia nie stosuje się z zastrzeżeniem ust. 2 do kontroli, których zasady i tryb przeprowadzania regulują odrębne przepisy.
2. Postanowienia zarządzenia, z wyjątkiem § 10 ust. 2 i § 43 stosuje się odpowiednio do kontroli prowadzonych w Urzędzie przez Pełnomocnika Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych, w zakresie uregulowanym przepisami, o których mowa w § 2 pkt 3.
§ 4. System kontroli obejmuje:
§ 5. 1. Kontrola może być przeprowadzona jako:
kompleksowa, która obejmuje całokształt działalności jednostki kontrolowanej;
problemowa, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności jednostki lub większej liczby kontrolowanych jednostek;
sprawdzająca, której celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń i wniosków zawartych w wystąpieniach pokontrolnych i sprawdzenie rzetelności udzielonej odpowiedzi na te zalecenia;
doraźna, która ma charakter interwencyjny, wynikający z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń.
Kontrola doraźna, w razie potrzeby, może przyjąć formę kontroli kompleksowej lub problemowej.
Wydział Prawny i Nadzoru - w uzasadnionych przypadkach - organizuje kontrole zespołowe z udziałem merytorycznie właściwych wydziałów, nadzoruje i koordynuje całość prowadzonych działań, a także opracowuje zbiorcze materiały pokontrolne.
§ 6. Kontrolę prowadzi się na podstawie:
planu wykonawczego kontroli.
§ 7. Roczny plan kontroli określa w szczególności:
nazwę jednostki kontrolowanej;
rodzaj kontroli, określonych w § 5 ust. 1 pkt 1-3;
§ 8. 1. Przy opracowywaniu rocznego planu kontroli uwzględnia się:
wyniki wcześniejszych kontroli;
wyniki badań i analiz określonych problemów oraz skarg i wniosków;
informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz organizacji
i stowarzyszeń pozarządowych, a także pochodzące ze środków komunikacji społecznej.
Zarządzający kontrolę może uwzględnić, w rocznych planach kontroli, propozycje tematów kontrolnych wniesionych przez inne organy kontroli.
§ 9. 1. W razie potrzeby, niezależnie od planu kontroli, o którym mowa w § 5 pkt 1, zarządzający kontrolę może zarządzić kontrolę doraźną.
2. Wydział prowadzący kontrolę doraźną informuje o tym niezwłocznie Wydział Prawny i Nadzoru, podając przy tym :
nazwę jednostki kontrolowanej;
orientacyjny czas trwania kontroli;
temat kontrolowanego zagadnienia.
§ 10. 1. Przed przystąpieniem do kontroli, kontroler upoważniony do jej przeprowadzenia sporządza plan wykonawczy kontroli i przedstawia go do zatwierdzenia dyrektorowi wydziału.
2. Plan wykonawczy kontroli powinien w szczególności określać:
imiona i nazwiska kontrolerów wchodzących w skład zespołu kontrolnego, wraz ze wskazaniem kierownika tego zespołu, jeżeli w kontroli uczestniczą dwie lub więcej osób;
przedmiotowy zakres kontroli;
założenia organizacyjne, określające sposób i technikę przeprowadzenia kontroli, zwłaszcza problemów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach kontrolnych;
wykaz aktów prawnych dotyczących działania jednostki kontrolowanej.
Tryb przeprowadzania kontroli oraz obowiązki i uprawnienia kontrolujących.
§ 11. 1. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia pisemne, imienne upoważnienie zarządzającego kontrolę, określające jednostkę kontrolowaną oraz przedmiot, zakres i termin kontroli, numer upoważnienia i datę wystawienia oraz dokument tożsamości kontrolera.
Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
Kontrolę należy przeprowadzić w terminie określonym w upoważnieniu. Przedłużenie upoważnienia do kontroli może nastąpić jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą zarządzającego kontrolę.
Do przeprowadzenia kontroli spraw lub dokumentów objętych tajemnicą ustawowo chronioną konieczne jest posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa.
§ 12. 1. Jeżeli kontrola jest przeprowadzana w zespole wieloosobowym, zarządzający kontrolę wyznacza kierownika zespołu kontrolnego, który dokonuje podziału zadań pomiędzy członków zespołu i koordynuje ich działania.
W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji zarządzający kontrolę może powołać biegłego lub rzeczoznawcę.
Biegłym i rzeczoznawcom powołanym do udziału w kontroli przysługuje wynagrodzenie ustalane na podstawie odrębnych przepisów.
Jeżeli w toku kontroli okaże się potrzebne zbadanie zagadnień należących do właściwości rzeczowej organu kontroli specjalistycznej, na wniosek kontrolera lub kierownika zespołu kontrolnego zarządzający kontrolą może zwrócić się do tego organu
o udział w czynnościach kontrolnych.
§ 13. 1. Kontroler podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków jego małżonka, krewnych i powinowatych, bądź osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.
Kontroler może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.
O wyłączeniu kontrolera decyduje zarządzający kontrolę z urzędu lub na wniosek kontrolera lub kierownika jednostki kontrolowanej.
§ 14. 1. O zamiarze przeprowadzenia kontroli, kontroler zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej co najmniej 3 dni przed rozpoczęciem kontroli.
Postanowienia ust. 1 nie stosuje się do kontroli, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 4.
Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, kontroler zapoznaje kierownika jednostki kontrolowanej z tematem kontroli, okazuje upoważnienie do kontroli oraz dokonuje wpisu w książce kontroli prowadzonej przez jednostkę kontrolowaną.
Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli - również w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy.
W miarę potrzeby, poszczególne czynności kontrole mogą być przeprowadzane
w siedzibie zarządzającego kontrolę.
Kontroler stosuje się do przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisów o informacjach prawnie chronionych, obowiązujących w jednostce kontrolowanej.
§ 15. Kontroler jest upoważniony do:
wstępu i poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej, bez obowiązku uzyskania przepustki;
wglądu do materiałów w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli, sporządzania kserokopii tych materiałów oraz dokonywania oględzin;
żądania sporządzenia uwierzytelnionych odpisów oraz zestawień i danych niezbędnych do kontroli, a także wyjaśnień i oświadczeń w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli.
§ 16. Kontroler jest obowiązany do:
rzetelnego i obiektywnego ustalenia stanu faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - ustalenia ich przyczyn i skutków oraz osób odpowiedzialnych za ich powstanie, natomiast w razie stwierdzenia osiągnięć i przykładów godnych upowszechnienia - wskazanie osób, które przyczyniły się do nich w sposób szczególny;
poinformowania kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych i usprawniających.
§ 17. 1. Kontroler dokonuje ustaleń na podstawie dowodów.
2. Do dowodów zalicza się w szczególności dokumenty i dowody rzeczowe, dane
z ewidencji i sprawozdawczości, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.
3. Kontroler pobiera dokumenty i dowody rzeczowe w obecności kierownika kontrolowanej jednostki lub osób odpowiedzialnych za kontrolowany dział lub odcinek pracy.
4. Pobieranie dowodów rzeczowych powinno być opisane w protokole. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
5. Z czynności przesłuchania świadków oraz przyjęcia ustnych wyjaśnień i oświadczeń kontroler sporządza protokół.
6. Wzory protokołów z czynności, o których mowa w ust. 5, stanowią załączniki nr 3-5 do zarządzenia.
§ 18. 1. W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu lub innych składników majątkowych jednostki kontrolowanej, a także przebiegu określonych procesów, kontroler może przeprowadzić oględziny.
Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby odpowiedzialnej za przedmiot poddany oględzinom.
Z przebiegu i wyniku oględzin sporządza się protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.
Kontroler utrwala w postaci notatki służbowej inne czynności podjęte w toku kontroli, a także zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli.
§ 19. 1. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych w sposób określony w niniejszym rozdziale, zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli.
2. Akta kontroli obejmują w szczególności materiały dowodowe i inne dokumenty wymienione w niniejszym rozdziale.
3. Akta kontroli prowadzi się w kolejności dokonanych czynności numerując strony akt.
Akta kontroli służą wyłącznie do użytku służbowego, z zastrzeżeniem przepisów
o tajemnicy ustawowo chronionej.
§ 20. 1. Dokonane w postępowaniu kontrolnym ustalenia, kontroler opisuje w protokole kontroli
w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty.
2. Protokół kontroli powinien zawierać:
oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, REGON oraz NIP, imię
i nazwisko kierownika oraz oznaczenia i adres jednostki nadrzędnej nad kontrolowaną, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą;
imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera lub kontrolerów, nazwę jednostki organizacyjnej delegującej do kontroli oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;
datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych, z wymienieniem dni przerw w kontroli;
określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą;
opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy dokonanych ustaleń zawarte w aktach kontroli, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;
wzmiankę o przekazaniu informacji, o których mowa w § 16 pkt 2 oraz wzmiankę o podjętych w związku z tym działaniach zapobiegających i ich skutkach do czasu zakończenia kontroli;
wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłaszania zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;
omówienie dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;
wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu kierownikowi jednostki kontrolowanej;
wzmiankę o dokonaniu wpisu do książki kontroli;
podpisy kontrolera i kierownika jednostki kontrolowanej oraz miejsce i datę podpisania protokołu;
parafy kontrolera i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu;
w razie odmowy podpisania protokołu, wzmiankę o przyczynach odmowy.
W przypadku, gdy protokół zawiera informacje niejawne, nadaje się mu odpowiednią klauzulę tajności.
Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kierownika jednostki kontrolowanej i kontrolera.
§ 21. Protokół kontroli podpisuje kontroler i kierownik jednostki kontrolowanej oraz główny księgowy, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowo-księgowe.
§ 22. 1. Jeżeli przed podpisaniem protokołu kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy zgłoszą zastrzeżenia co do jego treści, kontroler dodatkowo bada zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych wypadkach uzupełnia lub koryguje protokół.
Jeżeli kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej odmawiają podpisania protokołu kontroli, są obowiązani złożyć pisemne wyjaśnienia na okoliczność przyczyn odmowy.
Protokół kontroli, którego podpisania odmówili kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej, podpisuje kontroler, czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
§ 23. Kierownik jednostki kontrolowanej może zgłosić zarządzającemu kontrolę w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemne wyjaśnienia co do zawartych w protokole ustaleń.
§ 24. 1.Kontroler może wystąpić do kierownika jednostki kontrolowanej z wnioskiem
o zorganizowanie narady pokontrolnej z udziałem pracowników odpowiedzialnych za kontrolowany odcinek pracy, w celu omówienia ustaleń i określenia środków zmierzających do usprawnienia kontrolowanej działalności.
Z narady pokontrolnej sporządza się protokół, który podpisują przewodniczący narady oraz protokolant. Do protokołu załącza się podpisany przez kierownika jednostki kontrolowanej i kontrolera wykaz wniosków zgłoszonych na naradzie, które kierownik jednostki kontrolowanej przyjmuje do realizacji.
§ 25. 1. Po podpisaniu protokołu, kontroler opracowuje w terminie 7 dni od daty upływu terminu, o którym mowa w § 23, projekt wystąpienia pokontrolnego do kierownika jednostki kontrolowanej, zawierającego ocenę kontrolowanej działalności, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - opis tych nieprawidłowości ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich powstanie, a także zalecenia lub uwagi i wnioski w sprawie ich usunięcia.
Jeżeli wyniki kontroli wskazują na konieczność podjęcia określonych czynności przez kierownika jednostki nadrzędnej nad jednostką kontrolowaną, kontroler opracowuje projekt wystąpienia pokontrolnego zawierającego ocenę kontrolowanej działalności oraz uwagi i wnioski skierowane do jednostki nadrzędnej.
§ 26. Projekt wystąpienia pokontrolnego wraz z protokołem kontroli i aktami kontroli kontroler przedstawia do podpisu zarządzającemu kontrolę.
§ 27. 1. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, zarządzający kontrolę, na wniosek kontrolera, zawiadamia na piśmie właściwy organ do ścigania przestępstw lub wykroczeń.
W razie ujawnienia w toku kontroli czynu stanowiącego naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zarządzający kontrolę, na wniosek kontrolera zawiadamia na piśmie właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych.
§ 28. 1. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie do organu zarządzającego kontrolę umotywowanych zastrzeżeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
W przypadku nieskorzystania z prawa, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 30 dni zawiadamia zarządzającego kontrolę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków bądź podjętych działaniach na rzecz ich realizacji lub przyczynach niepodjęcia takich działań.
Zawiadomienia, o których mowa w ust. 1 i 2, włącza się do akt kontroli.
Rozpatrywanie zastrzeżeń do wystąpień pokontrolnych
§ 29. 1. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w § 28 ust. 1, komórka kontroli opracowująca wystąpienie pokontrolne dokonuje ich analizy i przedstawia zarządzającemu kontrolę swoje stanowisko wraz z wnioskiem o:
oddalenie zastrzeżeń w zakresie, w jakim okażą się one bezzasadne lub nie mają wpływu na treść ocen, uwag lub wniosków zawartych w wystąpieniu;
uwzględnienie zastrzeżenia w całości lub w części, wraz z propozycją odpowiednich zmian w treści wystąpienia pokontrolnego.
O zajętym stanowisku w sprawie zgłoszonych zastrzeżeń, zarządzający kontrolę informuje kierownika jednostki kontrolowanej.
Wniesienie zastrzeżeń wstrzymuje, do czasu zakończenia czynności wymienionych w ust. 1 i 2 realizację wniosków pokontrolnych, co do których zgłoszono zastrzeżenia oraz bieg terminu, o którym mowa w § 28 ust. 2.
Uproszczone postępowanie kontrolne
§ 30. 1. Uproszczone postępowanie kontrolne może być prowadzone w razie potrzeby:
przeprowadzenia doraźnych kontroli w celu sporządzenia odpowiedniej informacji dla potrzeb zarządzającego kontrolę;
zbadania określonych spraw wynikających ze skarg i wniosków oraz petycji i listów obywateli;
przeprowadzenia kontroli sprawdzającej, zwłaszcza w zakresie sprawdzenia rzetelności odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne.
Do postępowania, o którym mowa w ust. 1 mają zastosowanie przepisy o trybie przeprowadzania kontroli, z wyjątkiem § 20.
Z uproszczonego postępowania kontrolnego sporządza się sprawozdanie, które powinno zawierać dane i informacje wymienione w § 20 ust. 2 pkt 1 - 4 i 10. Do sprawozdania załącza się dowody związane z jego treścią.
Do postępowania ze sprawozdaniem z kontroli stosuje się odpowiednio postanowienia
§ 20 ust. 3 i 4.
Sprawozdanie podpisuje kontroler, informując kierownika jednostki kontrolowanej
o dokonanych ustaleniach.
§ 31. Jeżeli w wyniku uproszczonego postępowania kontrolnego stwierdzono uchybienia
i nieprawidłowości wskazujące na potrzebę pociągnięcia określonych osób do odpowiedzialności służbowej, materialnej lub karnej, należy zastosować tryb przeprowadzenia kontroli określony w Rozdziale III i sporządzić protokół kontroli.
§ 32. Za wykonaną kontrolę uważa się kontrolę, w wyniku której sporządzono i podpisano protokół kontroli oraz wystosowano wystąpienie pokontrolne do kierownika jednostki kontrolowanej
Organizacja działalności kontrolnej w Urzędzie
§ 33. 1. Kontrolę wewnętrzną funkcjonalną wykonują w sposób ciągły dyrektorzy wydziałów, kierownicy delegatur Urzędu, kierownicy oddziałów oraz innych wewnętrznych komórek organizacyjnych Urzędu, zwani dalej „kontrolującymi”, w odniesieniu do podległych pracowników.
Obowiązki osób wymienionych w ust. 1 polegają w szczególności na: sprawdzaniu prawidłowości i terminowości załatwiania spraw, prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek aktowych, a także prawidłowości redagowania pism i stosowania pieczęci oraz pobierania opłaty skarbowej.
Na dowód dokonania kontroli, kontrolujący zamieszcza na dokumencie swój podpis i datę.
W razie ujawnienia w toku kontroli, o której mowa w ust. 2 nieprawidłowości kontrolujący:
odmawia aprobaty lub podpisania pisma wraz z poleceniem dokonania zmian;
wydaje polecenie niezwłocznego ich usunięcia.
§ 34. 1. Kontrolę wewnętrzną instytucjonalną wykonują :
Biuro Dyrektora Generalnego - w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu,
a zwłaszcza:
realizacji programu działania i planu kontroli Urzędu,
przestrzegania dyscypliny pracy,
wykonywania czynności techniczno-kancelaryjnych oraz prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej,
stosowania przepisów kpa przy załatwianiu spraw,
załatwiania skarg i wniosków,
bezpieczeństwa i higieny pracy,
ochrony przeciwpożarowej;
Wydział Prawny i Nadzoru - w zakresie ochrony danych osobowych;
Biuro do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie.
Kontrola wewnętrzna instytucjonalna wykonywana jest:
planowo, według rocznych planów kontroli wewnętrznej zatwierdzonych przez Dyrektora Generalnego Urzędu,
doraźnie - w zakresie zleconym przez Wojewodę, Wicewojewodę i Dyrektora Generalnego Urzędu.
Do przeprowadzania kontroli, o której mowa w ust. 2 uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez Dyrektora Generalnego Urzędu.
§ 35. 1. Kontrolę wewnętrzną należy łączyć z instruktażem.
Instruktaż powinien polegać na udzielaniu osobom kontrolowanym wyjaśnień
i wskazówek w zakresie sposobu załatwiania spraw, prowadzenia dokumentacji oraz stosowania przepisów prawa.
§ 36. 1. Z kontroli, o której mowa w § 34 kontroler sporządza na podstawie protokołów kontroli informację o wynikach kontroli wraz z oceną i wnioskami oraz projektem zaleceń pokontrolnych i przedstawia Dyrektorowi Generalnemu.
W przypadku stwierdzenia naruszenia obowiązków pracowniczych lub służbowych, ocena, o której mowa w ust. 1, może stanowić podstawę do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, wszczęcia postępowania dyscyplinarnego albo podjęcia innych czynności przewidzianych prawem.
Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego sporządza sprawozdanie z wykonania rocznego planu kontroli wewnętrznej instytucjonalnej i wraz z wnioskami przedstawia je do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu, a następnie Wojewodzie w terminie do 15 stycznia roku następnego, po roku objętym planem kontroli.
§ 37. 1. Kontrolę zewnętrzną wykonują wydziały Urzędu zgodnie z zakresem swego działania, określonym w statucie i regulaminie Urzędu.
Kontrola zewnętrzna wykonywana jest w odniesieniu do:
organów samorządu terytorialnego oraz innych samorządów w zakresie zadań administracji rządowej realizowanych przez nie na podstawie ustaw lub porozumień, podlegających nadzorowi Wojewody na podstawie przepisów ustawowych,
służb, inspekcji i straży wojewódzkich w zakresie wykonywania zadań wynikających z ustaw i innych aktów prawnych wydanych na podstawie upoważnień w nich zawartych, ustaleń Rady Ministrów oraz zarządzeń i poleceń Prezesa Rady Ministrów,
przedsiębiorstw, dla których Wojewoda jest organem założycielskim, w zakresie należącym do uprawnień i obowiązków organu założycielskiego,
jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Wojewodę
w zakresie ich funkcjonowania i działalności.
§ 38. 1. Działalność kontrolna, o której mowa w § 37, prowadzona jest planowo.
Koordynację planowania i wykonywania kontroli zewnętrznej zapewnia Wydział Prawny i Nadzoru.
Roczny plan kontroli Urzędu opracowuje Wydział Prawny i Nadzoru w oparciu
o propozycje przedstawione przez dyrektorów wydziałów w terminie do 10 grudnia roku poprzedzającego rok objęty planem kontroli.
Roczny plan kontroli zatwierdza Wojewoda.
Korekty do rocznego planu kontroli zgłaszają do Wydziału Prawnego i Nadzoru dyrektorzy wydziałów wraz z uzasadnieniem planowanej zmiany.
Wydział Prawny i Nadzoru przedstawia propozycję zmiany rocznego planu kontroli wraz z krótką opinią, Wojewodzie do zatwierdzenia. O zatwierdzeniu zmiany planu kontroli, bądź jej odrzuceniu przez Wojewodę, Wydział Prawny i Nadzoru informuje niezwłocznie zainteresowany wydział.
§ 39. 1. Wydział Prawny i Nadzoru, w ramach koordynacji działalności kontrolnej Urzędu, prowadzi:
centralny rejestr ogólnych informacji o wynikach kontroli oraz wystąpień pokontrolnych przekazywanych Wojewodzie przez NIK i inne organy kontroli zewnętrznej oraz przechowuje kopie wystąpień pokontrolnych organów kontroli zewnętrznej oraz kopie udzielonych na nie odpowiedzi;
przekazuje wystąpienia pokontrolne oraz ogólne informacje o wynikach kontroli przeprowadzonych przez NIK i inne organy kontroli zewnętrznej, właściwemu merytorycznie wydziałowi do realizacji i przygotowania projektu odpowiedzi, a w przypadku gdy przygotowanie odpowiedzi wymaga udziału kilku wydziałów - wskazuje wydział zobowiązany do opracowania projektu zbiorczej odpowiedzi.
2. Oryginały dokumentów (protokoły z kontroli, narady pokontrolnej, informacje, wystąpienia) z kontroli przeprowadzonych przez NIK lub inne organy kontroli zewnętrznych, przechowywane są przez kontrolowany Wydział lub Wydział, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.
§ 40. 1. Dyrektorzy wydziałów odpowiedzialni są za organizowanie i przeprowadzanie kontroli zewnętrznej.
Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie Dyrektora Wydziału, działającego z upoważnienia Wojewody.
§ 41.1.Wyniki kontroli powinny być wykorzystywane do likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości i podejmowania działań zapobiegających ich powstawaniu, a także do poprawy funkcjonowania kontrolowanych jednostek.
2. Jeżeli wyniki kontroli problemowych wskazują na występowanie powtarzających się uchybień i nieprawidłowości w kontrolowanych jednostkach, zarządzający kontrolę kieruje wystąpienie sygnalizacyjne do pozostałych jednostek, nie objętych kontrolą.
§ 42.1.Dokumenty pokontrolne, tj. protokoły i sprawozdania dyrektorzy wydziałów przedstawiają do wglądu Wojewodzie lub Wicewojewodzie, zgodnie z podziałem kompetencji.
Do protokołów kontroli dołącza się projekt wystąpienia pokontrolnego, o którym mowa
w § 25.
Podpisane przez Wojewodę lub Wicewojewodę wystąpienie pokontrolne przesyła się kierownikowi jednostki kontrolowanej a w razie potrzeby jednostkom, o których mowa
w § 25 ust. 2.
Wydziały oceniają sposób realizacji wniosków zawartych w wystąpieniach pokontrolnych, dokonując stosownej adnotacji na dokumentach informujących o ich wykonaniu, a w uzasadnionych przypadkach planują przeprowadzenie kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych przez kontrolowaną jednostkę.
Wydziały przekazują na bieżąco do Wydziału Prawnego i Nadzoru kopie wystąpień pokontrolnych lub protokołów i sprawozdań zawierających zalecenia pokontrolne oraz kopie dokumentów informujących o sposobie wykonania wniosków w nich zawartych.
§ 43. 1. Dyrektorzy wydziałów przekazują do Wydziału Prawnego i Nadzoru sprawozdanie
z wykonania rocznego planu kontroli wraz z informacją o sposobie wykorzystania wyników kontroli w terminie do 15 stycznia roku następnego, po roku objętym planem kontroli.
Sprawozdanie zawiera w szczególności informacje o:
organizacji komórki kontroli;
liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym
z wyszczególnieniem rodzajów i problematyki kontroli, a także liczbie skontrolowanych jednostek;
stwierdzonych nieprawidłowościach, przyczynach ich powstania oraz
o osobach za nie odpowiedzialnych;
liczbie wszczętych postępowań dyscyplinarnych i zawiadomień o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, skierowanych do organów powołanych do ich ścigania;
liczbie niezrealizowanych kontroli w roku sprawozdawczym, z podaniem przyczyn.
§ 44. 1. Dyrektor Wydziału Prawnego i Nadzoru Urzędu, w terminie do dnia 1 lutego następnego roku kalendarzowego na podstawie sprawozdań, o których mowa w § 43, sporządza
i przedstawia do zatwierdzenia Wojewodzie roczne sprawozdanie z działalności kontrolnej Urzędu.
Zatwierdzone sprawozdanie, o którym mowa w ust.1, dyrektor Wydziału Prawnego
i Nadzoru przekazuje dyrektorom wydziałów Urzędu w celu realizacji zawartych wniosków.
§ 45. Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania.
|
Załączniki do informacji:
.
|