Białystok, dnia 21 czerwca 2005 roku

Nr OB.III.0930-USC-2/05

Pan

Tadeusz MATEJKO

Burmistrz

Czarnej Białostockiej

W wyniku przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w dniu 14 i 19 kwietnia 2005 roku kontroli problemowej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Czarnej Białostockiej stwierdzono, że;

- księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz tzw. akta zbiorowe prowadzone były w okresie objętym kontrolą zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1986 roku – prawo o aktach stanu cywilnego / tekst jedn. Dz.U z 2004 roku Nr 161,poz.1688/ oraz rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 pażdziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów / Dz.U Nr 136, poz. 884 z póz.zm./ tj.;

* wszystkie akty są podpisane przez osobę uprawnioną tj. Kierownika lub Zastępcę Kierownika USC,

* akty oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych.

* daty sporządzenia aktów jak i daty zdarzeń pisane są prawidłowo.

- Nie stwierdzono naruszenia przepisów ustawy – prawo o aktach stanu cywilnego w zakresie właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów , a także podjęcia decyzji w sprawie wpisania zagranicznych aktów stanu cywilnego do księgi polskiej.

- Nie stwierdzono również naruszenia terminu określonego w art. 8 par.3 krio, zgodnie z którym zaświadczenie od duchownego powinno wpłynąć do USC przed upływem pięciu dni od daty zawarcia związku małżeńskiego.

Dokonane ustalenia opisano szczegółowo w protokole , podpisanym dnia 27 maja 2005 roku przez Pana Burmistrza.

Stwierdzono jednakże następujące nieprawidłowości w pracy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Czarnej Białostockiej ;

- brak daty wpływu na podaniach wpływających do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, aczkolwiek określona przez stronę, data wydania decyzji i sporządzenia aktu wskazuje na załatwienie sprawy w terminie określonym w art.35 kpa.

- przyjmowanie do transkrypcji w trybie art.73 ust.1 prawa o asc kopii odpisów aktów zagranicznych nie potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez uprawniony organ,

- błędy w treści aktów stanu cywilnego tj. w akcie urodzenia Nr 6/2003, Nr 6/2004 i Nr 8/2004 oraz w akcie małżeństwa Nr 30 /2004 m.in. odnośnie podstawy sporządzenia aktu

oraz w zakresie danych przepisywanych z odpisu aktu zagranicznego do księgi polskiej.

- przyjmowanie w sposób niezgodny z art.62 ust.3 prawa o asc oświadczeń od obywateli polskich odnośnie nazwisk noszonych przez małżonków oraz nazwiskach dzieci z tych małżeństw , w sytuacji gdy nazwiska nie wynikały z aktu zagranicznego. Skutkiem tego było nieprawidłowe nanoszenie wzmianek o nazwiskach małżonków i dzieci w aktach małżeństw sporządzonych w księdze polskiej.

- błędne określanie wnioskodawców w sytuacji, gdy wniosek o transkrypcję aktu zagranicznego do księgi polskiej składały dwie osoby np. dziadek dziecka i matka dziecka.

- błędne podanie nazwiska wnioskodawcy w decyzji stanowiącej podstawę sporządzenia aktu urodzenia Nr 6/2004 i Nr 8/2004.

Biorąc pod uwagę ustalenia z kontroli i wskazane nieprawidłowości Kierownik USC w Czarnej Białostockiej podjął natychmiast niezbędne czynności mające na celu wyeliminowanie błędów w aktach stanu cywilnego , o czym Pan Burmistrz poinformował jednostkę kontrolującą pismem Nr Or.0911-1/05 z dnia/brak daty/ czerwca 2005 r.

W związku z powyższym uważam za celowe;

- pouczenie Kierownika USC o obowiązujących przepisach instrukcji kancelaryjnej , obowiązującej w gminie,

- zwrócenie szczególnej uwagi na dokumenty zagraniczne , przyjmowane do transkrypcji do księgi polskiej – art.73 ust.1 prawa o asc,

- dołożenie starań mających na celu wyeliminowanie błędów w sporządzonych aktach stanu cywilnego w 2003 i 2004 roku , ze szczególnym uwzględnieniem aktów wpisywanych na podstawie decyzji Kierownika USC.

- zwrócenie uwagi na właściwe postępowanie i precyzyjne wpisywanie w aktach małżeństwa wzmianki dodatkowej o nazwiskach małżonków i ich dzieci w przypadku transkrypcji zagranicznych aktów do księgi polskiej.

- niezwłoczne poinformowanie jednostki kontrolującej o wynikach działań podjętych przez Kierownika USC , o których mowa w w/w piśmie Pana Burmistrza.

Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz podjętych działaniach na rzecz ich realizacji lub przyczynach niepodjęcia takich działań.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Pan Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji

Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku