|
Białystok, dnia 15 lipca 2005 r.
Podlaski Urząd Wojewódzki
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Nr OB.III.0930-USC- 3/05
Pan
Aleksander Sielicki
Burmistrz Kleszczel
W wyniku kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 24 maja 2005 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kleszczelach przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku sporządzony został protokół , w którym opisano ustalenia kontroli.
Protokół został podpisany bez uwag przez Pana Burmistrza.
Kontrola dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku – prawo o aktach stanu cywilnego / tekst jednolity; Dz.U. z 2004 r. Nr 161,poz.1688/ jak również rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 pażdziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów / Dz.U. Nr 136, poz.884 z póżn.zm./
Akty stanu cywilnego wypisane są czytelnie, na obowiązujących drukach. Są oznaczone kolejnym numerem oddzielnie dla każdego rodzaju aktów. Do każdej księgi założone są akta zbiorowe, w których znajdują się dokumenty na podstawie których sporządzone zostały akty stanu cywilnego.
W zakresie kontrolowanych spraw stwierdzono jednakże następujące uchybienia;
- wpisywanie w treści decyzji podjętych w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc oraz sporządzonych na ich podstawie aktach stanu cywilnego danych, które nie wynikają z odpisu aktu zagranicznego /akt urodzenia Nr (…)1,
- błędnie wpisane nazwisko matki mężczyzny w akcie małżeństwa Nr (…)1,
- w akcie zgonu Nr (…)1 nie wpisano nazwy miejscowości w której nastąpił zgon,
- posługiwanie się przez Zastępcę Kierownika USC niewłaściwą pieczątką imienną,
- brak odnotowanej daty wpływu na podaniach stron wpływających do Kierownika USC.
- pomieszczenie w którym przechowywane są akta zbiorowe do ksiąg stanu cywilnego nie zapewnia należytego ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich . Akta zbiorowe są nieuporządkowane.
W związku z powyższym uważam za celowe;
-zwrócenie szczególnej uwagi na stosowne do art.73 ust.1 prawa o asc podejmowanie decyzji i sporządzanie aktów stanu cywilnego. Należy mieć na uwadze , iż umiejscowienie na tej podstawie aktu zagranicznego do księgi polskiej polega na dokładnym przeniesieniu jego treści do aktu polskiego w zakresie wymaganym ustawą – prawo o aktach stanu cywilnego. W ten sposób powstaje akt w księdze polskiej, który jest rekonstrukcją aktu pierwotnego, wobec którego stosuje się następnie przepisy o uzupełnieniu bądź sprostowaniu błędu / art.28 i art. 36 prawa o asc/.
- wszczęcie postępowania wyjaśniającego w sprawie sprostowania błędu w akcie małżeństwa Nr (…)1,
- uzupełnienie aktu zgonu Nr (…)1 w trybie art.36 prawa o asc o nazwę miejscowości ,w której nastąpiło zdarzenie,
- zamówienie i posługiwanie się przez Zastępcę Kierownika USC właściwą pieczątką,
- uporządkowanie akt zbiorowych i odpowiednie ich zabezpieczenie.
- zgodne z zasadami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej postępowanie w przypadku wpływu podań do Kierownika USC.
Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w zaleceń.
Z up. Wojewody Podlaskiego
Pan Andrzej Władysław Gawkowski
Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku
1 z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)
|