Białystok, 2005.08.02

PS.I.JP.0933/3/05

Pani Dorota Bogdańska

p.o. Kierownika Gminnego Ośrodka

Pomocy Społecznej

w Kołakach Kościelnych

Uprzejmie informuję, że w wyniku kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w dniach 21-22.06.2005r. przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, skontrolowano sposób wykonania zaleceń wystosowanych do kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kołakach Kościelnych i Wójta Gminy w dniach 20.11.2004r. i 25.01.2005r.

Obejmowały one realizację zadań zleconych i własnych wynikających z ustawy z dnia 29.11.1990r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64 z 1998r., poz.414 ze zmianami) oraz ustawy z dnia 12.03.2004r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 ze zm.) i dotyczyły:

1. Przestrzegania przepisów ustawy z dnia 12.03.2004r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64 z 2004r., poz.593 ze zm.), w szczególności w zakresie:

- prawidłowego ustalania wysokości zasiłków okresowych, przy uwzględnieniu zapisu art. 147 ustawy

- przyznawania zasiłków specjalnych celowych w wysokościach określonych w art. 41 ust.1 ustawy i po stwierdzeniu (na podstawie wywiadu środowiskowego) szczególnie uzasadnionych okoliczności.

2. Przestrzegania rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18.09. 2001r.w sprawie wywiadu rodzinnego....(Dz. U. Nr 14, poz..1220) w zakresie sposobu dokumentowania wielkości posiadanego gospodarstwa rolnego, dokumentowania dochodu rodziny, potwierdzania faktu bezrobocia członków rodziny w przypadku ubiegania się o pomoc z powodu braku możliwości zatrudnienia.

3. Przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie wszczynania postępowania administracyjnego z urzędu (art.61 kpa), dokonywania zmian decyzji w sytuacji zmiany okoliczności sprawy, mających wpływ na dalsze uprawnienie do świadczenia.

4. Dokonania w zakresie zasiłków okresowych:

a) wszczęcia postępowania administracyjnego w celu zmiany decyzji ostatecznej przyznającej zasiłek okresowy i wyrównanie brakujących kwot zasiłków w przypadkach opisanych w załączniku nr 1 do protokołu, t.j

- Z.M.W. (poz.4) o kwotę 287,65zł od maja do września 2004r.

- M.B. (poz.10) o kwotę 17,97zł od lipca do września 2004r.

- B.Ł. (poz.26) o kwotę 79,44zł od sierpnia do września 2004r.

- H.P. (poz.28) o kwotę 1,77zł od czerwca do września 2004r.

- J.K. (poz.32) o kwotę 17,01zł od lipca do września 2004r.

w łącznej kwocie 403,84zł, (słownie: czterysta trzy złote 84/₁₀₀).

b) uzupełnienia akt zasiłkobiorców o zaświadczenia z PUP potwierdzające fakt otrzymywania zasiłku dla bezrobotnych w sprawach:

- W.S.(poz.7), T.T.D.(poz.9) i zwrot dotacji z tytułu zasiłków okresowych w okresie od czerwca do września w kwocie 16,97zł.

c) przeanalizowania sytuacji dochodowej w sprawie K.B.(poz.5) celem zmiany decyzji w zakresie przyznania zasiłku okresowego w innej wysokości, bądź też odmowy świadczenia i zwrot kwoty 553,20zł od czerwca do sierpnia 2004r.

d) zwrotu kwot dotacji, wykorzystanej w 2004r. w nadmiernej wysokości, na bieżące finansowanie zadań zleconych z rozdziału 8513 i rozdziału 85314 tytułem:

wypłaconych zasiłków okresowych w przypadkach opisanych w załączniku nr 1 do protokołu, t.j: - K.J.(poz.1), K.K. (poz.2), J.H.(poz.3), K.C(poz.12), B.J.(poz.13), Ch.J. (poz.15), L.J.(poz.16), R.B. (poz.17), B.H.(poz.28), A.D. (poz.29), O.S. (poz.30), P.T. (poz.33), A.K. (poz.34), I.M.(poz. 35), R.P.(poz.8)

w łącznej kwocie 6.834,93zł (słownie sześć tysięcy osiemset trzydzieści cztery złote 93/100) wraz z odsetkami oraz kwoty 323,20zł.

Ponadto w wystąpieniu zobowiązano kierownika GOPS w Kołakach Kościelnych do :

1. Niezwłocznego podjęcia działań zmierzających do opracowania gminnego systemu profilaktyki i opieki nad dzieckiem i rodziną.

2. Koordynowania realizacji gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych po jej uchwaleniu przez Radę Gminy.

3. Sporządzania bilansu potrzeb gminy w zakresie pomocy społecznej – każdego roku.

4. Występowanie w stosownych terminach (sesja budżetowa) do Rady Gminy o zapewnienie w budżecie gminy na kolejne lata środków na realizację zadań określonych w ustawie o pomocy społecznej bądź wynikających z bilansu potrzeb na dany rok oraz wpisanych w gminną strategię rozwiązywania problemów społecznych.

Dodatkowo w wyniku negatywnej oceny realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej w zaleceniach przekazanych Wójtowi Gminy wnioskowano o wyciagnięcie konsekwencji służbowych wobec kierownika i pracownika ośrodka oraz stworzenie warunków organizacyjnych i finansowych do zapewnienia stanu zatrudnienia zgodnego z ustawą o pomocy społecznej w zakresie kwalifikacji i liczby pracowników .

Zalecenia dotyczyły także opracowania gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych, zawierającej między innymi diagnozę potrzeb gminy i środki finansowe niezbędne do realizacji zadań określonych w strategii.

Ustalenia kontroli wykazały, że zalecenia określone w:

- pkt 1,2 zostały wykonane.

- pkt 3 – przy realizacji tego zalecenia, nie przestrzegano procedury wynikającej z Kodeksu postępowania administracyjnego. Zastrzeżenia co do sposobu wykonania przez byłego kierownika ośrodka tych zaleceń, dotyczą zwłaszcza: dołączania do akt sprawy pism o wszczęciu postępowania - z datą wsteczną (niepotwierdzonych przez strony postępowania), wydawaniu decyzji zmieniających z powołaniem się na podstawę prawną nieadekwatną do takiej formy decyzji, potwierdzanie decyzji podpisem strony bez opatrzenia datą .

Osobom, obecnie realizującym zadania z zakresu pomocy społecznej udzielono instruktażu w zakresie dokonywania procedury zmian decyzji.

- pkt 4a) wykonano w zakresie wyrównania kwot należnych zasiłkobiorcom. Stwierdzono uchybienia w zakresie stosowania Kpa przy dokonywaniu zmian decyzji (jak wyżej).

- pkt 4b) wykonano w zakresie uzupełnienia dokumentacji, uchybienia w zakresie stosowania kpa jak wyżej.

- pkt 4c) wykonano.

- pkt 4d) wykonano. Kwotę wykazaną do zwrotu w zaleceniach wraz z kwotami wynikającymi ze zwrotu z innych punktów zaleceń zwrócono na rachunek PUW wraz z odsetkami. W postępowaniu administracyjnym stwierdzono: brak wszczęcia postępowania, w niektórych sprawach decyzje zmieniające podjęto powołując nieadekwatną podstawę prawną, decyzje odebrane przez strony bez potwierdzenia datą.

W trakcie kontroli stwierdzono brak gminnego systemu profilaktyki i opieki nad dzieckiem i rodziną. Zgodnie z zaleceniem dotyczącym między innymi zapewnienia środków na realizację zadań określonych w ustawie wynikających z bilansu potrzeb - w budżecie gminy przewidziano środki na umieszczenie osób w domu pomocy społecznej. Nie zapewniono środków na świadczenie usług specjalistycznych, specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi – z uwagi na brak potrzeb w tym zakresie.

Ponadto skierowane do Wójta Gminy zalecenie pokontrolne dot. zapewnienia prawidłowych warunków organizacyjnych i finansowych w zakresie stanu zatrudnienia zgodnego z ustawą o pomocy społecznej co do kwalifikacji i liczby pracowników zostały wykonane poprzez zatrudnienie nowych osób na stanowisku p.o kierownika i pracownika socjalnego, a także osoby zajmującej się sprawami świadczeń rodzinnych.

Stwierdzono, że gmina do dnia kontroli nie miała opracowanej gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych.

Z przeprowadzonej kontroli wynika, że wykonanie zaleceń z dnia 20.11.2004r. i 25.01.2005r. powierzono byłemu kierownikowi ośrodka pomocy społecznej. Pomimo, że prowadzone postępowanie administracyjne w sprawach wymienionych w zaleceniach zawierało uchybienia, to kwoty świadczeń wynikające z decyzji określono prawidłowo.

Do czasu odwołania kierownika z dniem 31.05.2005r. z zajmowanego stanowiska, wykonane zostały przede wszystkim te zalecenia, które skutkowały zobowiązaniami finansowymi (zwrot dotacji do budżetu lub wyrównanie zasiłkobiorcom).

Sposób prowadzenia postępowania, w zakresie przyznawania świadczeń pomocy społecznej w oparciu o przepisy ustawy z dnia 12.03.2004r. o pomocy społecznej, przez zatrudnionych od 1.02.2005r. pracowników jest prawidłowy. Nie stwierdzono przyznawania świadczeń niezgodnie z przepisami ustawy o pomocy społecznej.

Przedstawiając powyższą ocenę zobowiązuje p.o. kierownika do:

1. Niezwłocznego opracowania gminnego programu profilaktyki opieki nad dzieckiem i rodziną.

2. Koordynowania realizacji gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych po jej uchwaleniu przez Radę Gminy.

Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.128 ust. 2, 4 ustawy z dnia 12.03.2004 r. o pomocy społecznej oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23.03.2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej, kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo zgłoszenia na piśmie do Wojewody Podlaskiego w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego umotywowanych zastrzeżeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.

W przypadku nieskorzystania z powyższego prawa należy w terminie 30 dni zawiadomić Wojewodę Podlaskiego o realizacji zaleceń, uwag i wniosków.

Z up. WOJEWODY PODLASKIEGO

Krystyna Golubiewską

Z-ca Dyrektora Wydziału

Polityki Społecznej

Otrzymuje:

1) Wójt Gminy Kołaki Kościelne

2) Wydział Prawny i Nadzoru

3) A/a