PROTOKÓŁ

z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Stowarzyszeniem Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego z siedzibą w Łomży na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu

Stowarzyszenie Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego - Stowarzyszenie działające na obszarze RP, powstało 24 września 1998r., posiada osobowość prawną, jest członkiem ogólnopolskiej sieci poradnictwa obywatelskiego. Biuro Porad Obywatelskich w Łomży działa od 10 października 1996r.

Adres: ul Szosa Zambrowska 1/27 p.215, 18-400 Łomża. NIP: 718-17-43-434

Prezesem Stowarzyszenia Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego jest Pani Alicja Moroz-Rutkowska

Kontrolę przeprowadziły:

1.      Idalia Czyńska - referent

2.      Joanna Katarzyna Hołubowicz - inspektor

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia nr 498 z dnia 29 grudnia 2005r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Panią Krystynę Golubiewską - Z-cę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 4 stycznia 2006r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielali:

P. Marianna Śmiarowska - Zastępca Prezesa Zarządu Stowarzyszenia

Przedmiot kontroli:

Realizacja Umowy Nr 10/2005 zawartej w dniu 28.10.2005r. pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Stowarzyszeniem Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego z siedzibą w Łomży na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu - w okresie od dnia podpisania umowy do dnia kontroli.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1. Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:

2. Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

3. Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania.

-          dni i godziny udzielania porad.

4. Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania. Udział wolontariuszy.

5. Stan realizacji zadania:

-          data rozpoczęcia realizacji zadania,

-          opis realizowanych zadań wynikających z umowy - wg stanu na dzień kontroli,

-          ilość udzielonych porad oraz charakterystyka osób, którym udzielono porad.

6. Efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:

-          liczba osób, którym udzielono porad prawnych i organizacyjnych,

-          rodzaj udzielonych porad,

-          sposób informowania adresatów o prowadzonej działalności.

7. Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

-          wydatkowana kwota

-          rodzaj wydatków.

 8. Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

-          czy wydatki dokumentowane są rachunkiem bądź fakturą,

-          czy rachunki / faktury są opisane zgodnie z obowiązującymi przepisami,

-          czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa środków finansowych przekazanych na realizację zadania.

Ustalenia kontroli

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania

Placówką bezpośrednio realizującą zadanie pn. "Poradnictwo obywatelskie dla osób bezdomnych oraz zagrożonych bezdomnością" jest Biuro Porad Obywatelskich w Łomży.

Placówka mieści się na drugim piętrze w budynku handlowo-usługowym dostosowanym do potrzeb osób niepełnosprawnych (podjazdy dla wózków, windy). Stowarzyszenie zajmuje 3 pokoje: biuro personelu, pokój pracy (komputer, regały z książkami, materiały informacyjne), pokój przyjęć klientów (stolik, 4 krzesła, stojak z ulotkami informacyjnymi).

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadnia

W Stowarzyszeniu na umowę zlecenie zatrudnione są 2 osoby:

-          konsultant prawny - Prezes organizacji (wyższe prawnicze)

-          doradca - Z-ca Prezesa (wyższe rolnicze, kurs pedagogiczny, szkolenia tematyczne).

Obecnie w placówce pracuje także 3 wolontariuszy, w tym dwóch posiada wykształcenie prawnicze.

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania

Porady udzielane są w siedzibie Stowarzyszenia w Łomży w poniedziałki - godz. 11⁰⁰-16⁰⁰, od wtorku do czwartku w godz. 9⁰⁰-14⁰⁰.

W punkcie w Zambrowie porady udzielane są 2 razy w miesiącu - w każdą pierwszą i trzecią środę miesiąca, w godz. 10⁰⁰-13⁰⁰ w lokalu wynajętym od Caritas.

Pełnione są dyżury w Zakładzie Karnym w Grądach Woniecko, raz w miesiącu - drugi czwartek miesiąca - przez 4 godziny. Zainteresowani wpisują się wcześniej na listę, określając problem postawiony do wyjaśnienia i w dniu przyjęć porady udzielane są osobom z listy przez konsultanta prawnego i doradcę.

4.      Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania

Stowarzyszenie stale współpracuje z innymi instytucjami i organizacjami, zapewniając pomoc mieszkańcom całego województwa. Wśród tych instytucji są:

-          Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łomży - kieruje zainteresowanych do BOP, informuje o dostępnych formach pomocy dla tych osób

-          Caritas Dekanalna Dekanatu Zambrowskiego udostępnia lokal, w którym funkcjonuje Powiatowy Punkt Poradnictwa Obywatelskiego w Zambrowie

-          Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie upowszechniają informacje o zadaniu realizowanym przez BPO oraz kierują do BPO osoby bezdomne i zagrożone bezdomnością zgłaszające się do PCPR

-          Administracja Zakładu Karnego w Grądach Woniecko zapewnia doradcom BPO możliwość udzielania porad na terenie Zakładu, a osobom osadzonym - korzystania z tej formy pomocy,

-          Urząd Pracy kieruje stażystów oraz wolontariuszy do pracy w Biurze oraz upowszechnia informacje o działalności Biura,

-          Związek Biur Porad Obywatelskich w Warszawie zapewnia szkolenia dla personelu Biura i dostarcza materiały informacyjne.

5.      Stan realizacji zadania oraz efektywność podejmowanych działań

W myśl § 1 Umowy z dnia 28.10.2005r., zmienionej Aneksem z dnia 12.12.2005r. Wojewoda Podlaski przekazał Stowarzyszeniu Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego z siedzibą w Łomży środki finansowe w wysokości 3.957 zł (słownie: trzy tysiące dziewięćset pięćdziesiąt siedem zł) z przeznaczeniem na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu poprzez zapewnienie poradnictwa obywatelskiego osobom bezdomnym i zagrożonym bezdomnością.

Przyznane środki finansowe zgodnie z § 2 ust 2 Umowy, mogą być wydatkowane na:

-          wynagrodzenia pracowników zapewniających właściwą realizację zleconego zadania - doradca, konsultant prawny

-          finansowanie opłat stałych, związanych z bieżącą działalnością placówki: energia elektryczna, centralne ogrzewanie, woda, opłaty telekomunikacyjne

-          zakup materiałów biurowych

-          opłatę usług bankowych, pocztowych

Stowarzyszenie Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego prowadzi działalność cały rok. Rozpoczęcie realizacji umowy Nr 10/2005 nastąpiło w dniu podpisania umowy - 28 października 2005r.

Stowarzyszenie udziela bezpłatnych i poufnych porad osobom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej, przede wszystkim poprzez informowanie ich o przysługujących im prawach, sposobach ich dochodzenia oraz konsekwencjach podejmowanych decyzji. Adresatami zadania są mieszkańcy województwa podlaskiego, znaczącą grupę klientów stanowią mieszkańcy powiatów łomżyńskiego i zambrowskiego.

W okresie od 28.10.2005r. do 31.12.2005r. udzielono 203 porady, w tym 25 porad dotyczących spraw mieszkaniowych i 32 porady - spraw rodzinnych, udzielono osobom zagrożonym bezdomnością oraz przebywającym w ZK. Większość udzielonych porad związanych było z zagrożeniem eksmisją, zaległościami czynszowymi oraz problemami rodzinnymi. Wśród ogółu osób, którym udzielono porad, większość stanowią kobiety w wieku 41-50 lat. Natomiast problemy mieszkaniowe zgłaszają w szczególności mężczyźni osadzeni w zakładzie karnym.

W czasie pierwszej wizyty w Biurze Porad Obywatelskich, klientowi zakładana jest Karta Rejestracyjna, zawierająca następujące informacje: wiek, wykształcenie, źródło utrzymania, wysokość dochodu, podpis klienta oraz zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. Dane zawarte w Karcie Rejestracyjnej wpisywane są do internetowej bazy danych prowadzonej przez Związek Biur Porad Obywatelskich - do której mają dostęp tylko upoważnione osoby. Ponadto klientowi zakładana jest w placówce dodatkowa karta, w której wskazany jest  adres zamieszkania, metoda kontaktu (osobista, telefoniczna, listowna), podmiot kierujący lub informujący o działalności Biura, data, nazwisko i imię pracownika przyjmującego interesanta, opis problemu i udzielonej porady oraz podjęte czynności.

Informacje o działalności Stowarzyszenia zostały rozpowszechnione w mediach lokalnych oraz poprzez plakaty i ulotki informacyjne przekazane do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łomży, PCPR-ów w województwie podlaskim, Caritas Dekanalnej Dekanatu Zambrowskiego, Zakładu Karnego w Grądach Woniecko i Sądu w Łomży.

6.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji i prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania

Na podstawie Umowy nr 10/2005 z dnia 28.10.2005r. dotacja w wysokości 2.798 zł w dniu 03.11.2005 r. wpłynęła na konto Biura Porad Obywatelskich w Łomży. Na podstawie Aneksu z dnia 12.12.2005r. do ww. Umowy dodatkowa dotacja w wysokości 1.159 zł została przekazana realizatorowi zadania w dniu 19.12.2005 r.

Na dzień kontroli wydatkowano całą dotację.

Dotacja wykorzystywana jest zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, tj.:

-          wynagrodzenie pracowników

-          czynsz

-          opłaty telekomunikacyjne

-          zakup materiałów biurowych

-          opłaty pocztowe i bankowe

Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktury opisano w sposób potwierdzający ich opłacenie ze środków pochodzących z dotacji budżetowej, określono przeznaczenia zakupionych towarów i usług, sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym.

W ewidencji księgowej wyodrębniono środki finansowe przekazane na realizację zadania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Prezes Stowarzyszenia Wspierania Poradnictwa Obywatelskiego w Łomży. W przypadku, gdy Prezes placówki nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.

Ponadto Prezesowi placówki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Prezes Zarządu                                                          Podpisy kontrolujących:

Alicja Moroz-Rutkowska                                            1. Joanna K. Hołubowicz

20.01.2006 r.                                                              2. Idalia Czyńska