PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej

w zakresie ewidencji gruntów i budynków przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym
w Siemiatyczach przez zespól kontrolny Wydziału Rozwoju Regionalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku Oddział Katastru i Nieruchomości w składzie :

Jerzy Palusiak – Kierownik Oddziału – upoważnienie nr RR.XII.JGSK.0939-124/05 z dnia 21.11.2005r.

Edward Kakareko – Starszy Inspektor Wojewódzki – upoważnienie nr RR.II.JGSK.0939- 125/05 z dnia 24.11.2005 r.

Joanna Sienkiewicz-Krasicka – Inspektor Wojewódzki – upoważnienie nr RR.II.JGSK.0939-126/05 Z dnia 24.11.2005 r.

Lech Klewiec – Starszy Inspektor Wojewódzki – upoważnienie nr RR.II.JGSK.0939-127/05 z dnia 24.11.2005 r.

Kontrolę przeprowadzono w dniach: 25 - 28 listopada i 9 grudnia 2005 r.

Podstawa kontroli: plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2005 i imienne upoważnienia wystawione w dniu 24 listopada 2005 r. przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego .

Temat kontroli : prowadzenie ewidencji gruntów i budynków .

W trakcie kontroli zbadano :

Realizowanie przez Starostę Siemiatyckiego prowadzącego ewidencję gruntów i budynków obowiązujących przepisów prawnych w zakresie :

1. rejestrowania zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej: aktów notarialnych, orzeczeń sądowych , administracyjnych i aktów normatywnych skutkujących zmiany w ewidencji gruntów i budynków,

2. terminowości przy wprowadzaniu zmian do ewidencji gruntów i budynków,

3. przepływu informacji i dokumentów w zakresie pomiędzy ewidencją gruntów i budynków, a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi i stronami,

4. prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie: własności, wieczystego użytkowania, zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych,

5. prawidłowości sporządzania dokumentów do celów prawnych,

6. prowadzenia rejestru cen i wartości nieruchomości,

7. planowania w zakresie modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków,

8. wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa geodezyjnego, geodezyjnego, a szczególności, przepisów o ewidencjonowaniu systemów i przechowywaniu kopii zabezpieczających bazy danych ewidencyjnych oraz ich zabezpieczenie ich przed nieuprawnioną modyfikacją danych w nich zawartych i dostępem osób nieuprawnionych.

Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2003 r. do dnia kontroli.

Sprawy z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzi starosta – zgodnie z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. art. 22, pkt 1 – Prawo geodezyjne i kartograficzne.

Obowiązki kierownika jednostki kontrolowanej pełni mgr Jan Zalewski na podstawie Uchwały Rady Powiatu Nr 1/4/02 z dnia 19.11.2002 r. w sprawie wyboru Starosty Siemiatyckiego .

Obowiązki Geodety Powiatowego i Naczelnika Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości pełni od dnia 01.01.1999 r. mgr inż. Roman Łopaciuk na podstawie Uchwały Zarządu Powiatu nr 5/4/99 z dnia 04.01.1999 r. Posiada wykształcenie wyższe geodezyjne, oraz ukończone studia podyplomowe z zakresu szacowania ( wyceny ) nieruchomości . Posiadam również uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii w zakresie 1, 2 i 5.

Obowiązki Zastępcy Geodety Powiatowego pełni mgr inż. Arkadiusz Ciupa. Posiada wyższe wykształcenie geodezyjne . Nie posiada uprawnień zawodowych z geodezji i kartografii..

Ustalono, że zgodnie z Zarządzeniem Starosty Siemiatyckiego Nr 19/05 z dnia 22.06.2005 r. z dniem 1 lipca 2005 r. zostało utworzone gospodarstwo pomocnicze Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach z siedzibą w Siemiatyczach przy ul. Legionów Piłsudzkiego 3 o nazwie „Zakład Techniczny Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Siemiatyczach z siedzibą w Siemiatyczach, przy ul. Legionów Piłsudskiego 3.” Przedmiotem działania gospodarstwa jest wykonywanie usług technicznych w zakresie; prowadzenia, utrzymania, uzupełniania i udostępniania państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wykonywania wyrysów i wypisów z ewidencji gruntów i budynków oraz prowadzenia obsługi technicznej zespołu uzgadniania dokumentacji projektowej, jako działalności wyodrębnionej z zadań Starosty Powiatowego.

W gospodarstwie pomocniczym zatrudnieni są pracownicy na czas nieokreślony, na ½ etatu, w składzie :

- mgr inż. Arkadiusz Ciupa – p.o. kierownika zakładu,

- Barbara Szyszko – główna księgowa,

- mgr inż. Jadwiga Kobus – starszy geodeta,

- inż. Agnieszka Jaworska – starszy geodeta,

- Krystyna Kosińska – starszy geodeta,

- Halina Karpiuk – starszy geodeta,

- Halina Chraniuk – starszy geodeta,

- Julita Borysiuk – referent

Pracownikami Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach ( zatrudnionymi w Wydziale Geodezji, Katastru i Nieruchomości, którzy wykonują prace z zakresu ewidencji gruntów i budynków są:

- Halina Chraniuk - wykształcenie średnie wykształcenie geodezyjne. Posiada uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii z zakresu 1 i 2. Prowadzi sprawy z terenu miasta .Siemiatycze.

- Halina Drabiuk- wykształcenie średnie wykształcenie geodezyjne. Posiada uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii z zakresu 1 i 2. Prowadzi sprawy z terenu gmin: Mielnik i Nurzec Stacja.

- Halina Karpiuk - wykształcenie geodezyjne policealne. Posiada uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii z zakresu 2. Prowadzi sprawy z terenu miasta i gminy Drohiczyn oraz gminy Grodzisk .

- Krystyna Kosińska - wykształcenie geodezyjne policealne. Posiada uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii z zakresu 2. Prowadzi sprawy z terenu gmin; Dziadkowice i Perlejewo .

- Jan Lewczuk - wykształcenie geodezyjne policealne. Posiada uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii z zakresu 1 i 2.. Prowadzi sprawy z terenu gminy Milejczyce.

- Barbara Walicka wykształcenie geodezyjne policealne. Posiada uprawnienia zawodowe z geodezji i kartografii z zakresu 2. Prowadzi sprawy z terenu gminy Siemiatycze.

Część pracowników ww. poza wykonywaniem prac związanych z ewidencją gruntów i budynków ( na ½ etatu) zatrudniona jest również w „Zakładzie Technicznym Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Siemiatyczach”.

W trakcie kontroli ustalono, że część opisowa ewidencji gruntów i budynków prowadzona jest w systemie EGB 2000 natomiast część kartograficzna w systemie Ewmapa i w systemie Microstation . Powiat siemiatycki obejmuje obszar o powierzchni 135649 ha Numeryczną mapą ewidencji gruntów wykonano dotychczas na obszarze 109080 ha, co stanowi 80,4 % powierzchni terenu powiatu.

W systemie Ewmapa prowadzone są numeryczne mapy ewidencji gruntów na teren gmin: Siemiatycze, Dziadkowice, (wykazane są tylko działki z wektoryzacji rastra), Drohiczyn, Grodzisk (tylko obręb Grodzisk), Mielnik, Milejczyce (8 z 16 obrębów), Nurzec Stacja (15 z 24 obrębów) i Perlejewo. Natomiast w systemie Microstation wykonane są numeryczne mapy na teren miasta Siemiatycze (obecnie wykonywane są prace związane z przenoszeniem map do systemu Ewmapa), miasta Drohiczyn i gminy Perlejewo.

Mapa ewidencji gruntów na części powiatu prowadzona jest jako mapa numeryczna i jako mapa analogowa – dotyczy to terenu gmin; Drohiczyn i Mielnik oraz części terenu gmin; Nurzec Stacja i Milejczyce.

Ad. punktu 1 i 2

Ilość zmian wprowadzonych w 2003 r., 2004 r. i 2005 r. ( do 25.11.)

Ilość decyzji administracyjnych wydanych w 2003 r., 2004 r., 2005 r. ( do 25.11 ) .

Kontrolą objęto :

obręb Śledzianowo ( gmina Drohiczyn)

- zm. nr; 1/2003, 15/2003 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie,

- zm. nr; 24/04, 25/05 , 30/04, 34/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie,

- zm. nr 6/04 zmiana wprowadzona w terminie.

Stwierdzono, że zamiast wpisanego Miszczuk Zbigniew s. Józefa i Henryki jest wpisany błędnie Miszczuk Zbigniew s. Józefa i Henryki,

- zm. nr 42/05 – zmiana wprowadzona w terminie.

Dokonaną w części opisowej ewidencji gruntów zmianę powierzchni działki ewidencyjnej nie podparto wydaniem stosownej decyzji administracyjnej.

Zmianę tą dokonano w oparciu o dane zawarte w sporządzonym przez wykonawcę prac geodezyjnych wykazie zmian danych ewidencyjnych tej działki (w ramach jej podziału),

- zm. nr 31-41 /05 – zmiana wprowadzona w terminie.

Uwagi jw. obręb Milejczyce (gmina Milejczyce)

- zm. nr; 14/05 , 25/05, 55/05, 97/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

obręb Pokaniewo Kolonia (gmina Milejczyce)

- zm. nr; 3/05, 8/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

obręb Nowosiółki( gmina Milejczyce)

- zm. nr 2/05, 15/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

obręb Mielnik( gmina Mielnik)

- zm. nr 16/03, 61/03 zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 10/04, 54/04– zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 73/05, 210/05- zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

obręb Stołbce ( gmina Nurzec Stacja)

- zm. nr 3/03, 12/03 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 3/04, 25/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 9/05 - zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

obręb Żurobice ( gmina Dziadkowice)

- zm. nr 13/03,30/03 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 20/05, 37/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

obręb:Aleksandrowo(gmina Grodzisk )

- zm. nr 9/03 , 29/03 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr19/04, 29/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 5/05 , 7/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

obręb Grodzisk (gmina Grodzisk)

- zm. nr 25/03, 61/03 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 23/04,33/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 9/05, 17/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

obręb miasto Drohiczyn -zm. nr 19/03, 72/03 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.
- zm. nr 3/04,40/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie;

- zm. nr 23/05, 79/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

obręb Zajęczniki ( gmina Drohiczyn)

- zm. nr 24/03, 53/03 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 34/04, 49/04 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

- zm. nr 12/05, 21/05 - zmiany wprowadzono prawidłowo i w terminie.

Zgłaszane zmiany rejestrowane są zgodnie z instrukcją kancelaryjną w spisach spraw dołączonych do teczek aktowych dowodów zmian. Teczki te prowadzone są oddzielnie dla każdego obrębu ewidencyjnego. Do ich prowadzenia nie wnosi się zastrzeżeń.

Zbadano zgodność zapisów gruntów w części opisowej ewidencji gruntów i budynków gruntów stanowiących własność Skarbu Państwa, wykazanych w I –szej grupie rejestrowej i w podgrupach 1-7 , z systematyką określoną przepisami § 18 ust. 1 ww. rozporządzenia. Kontrolą objęto grunty Skarbu Państwa wykazane w jednostce ewidencyjnej; nr 456 obręb Nurzec Stacja gmina Nurzec Stacja, nr 8 i 111 obręb Granne gmina Perlejewo, nr 847, 857, 2171 i 2203 obręb I miasto Siemiatycze . Stwierdza się , że grupy rejestrowe ustalone dla podmiotów wykazanych w ww. jednostkach ewidencyjnych ustalone zostały zgodnie z ww. przepisem .

Stwierdzono również, że do dnia kontroli nie dokończono prac związanych z aktualizacją zapisów w ewidencji gruntów i budynków oraz ich dostosowaniem do stanu prawnego wynikającego z rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. ( Dz. U. Nr 38, poz. 454). Dotyczy to w szczególności gruntów trwale zabudowanych, nie wchodzących w skład gospodarstw rolnych, które powinny być wykazane w operacie ewidencji gruntów i budynków jako grunty trwale wyłączone z produkcji rolniczej.

Ad. punktu nr 3

Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów i budynków
(w części opisowej i kartograficznej) wysyłane są do organów podatkowych w gminach.

O ich wysłaniu świadczy pisemne informacje na zawiadomieniach o dokonanych zmianach w ewidencji gruntów i budynków znajdujące się w aktach sprawy (dopięte do konkretnej sprawy).

Zgodnie z obowiązującym przepisem § 49 ust 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 454) zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencyjnym powinny otrzymywać również strony zgłaszające zmiany, jednakże ze względów na koszty przesyłek, nie jest to praktykowane.

Ad. punktu nr 4

Zapisy w części oposowej operatu ewidencji gruntów i budynków w zakresie własności, wieczystego użytkowania bądź zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych są prawidłowe.

Sprawdzono wpisy dotyczące dróg wykazanych w jednostce rejestrowej; nr 167 obręb Klekotkowo gmina Siemiatycze, nr 1282 obręb 2 miasto Siemiatycze, nr 226 obręb Tołwin gmina Siemiatycze, nr 167 obręb Klekotkowo gmina Siemiatycze, nr 4 obręb Bavciki gmina Siemiatycze, nr 523 obręb Nurzec Stacja gmina Nurzec Stacja, nr 7 obręb Nurczyk gmina Nurzec Stacja, nr 1282 obręb 2 miasto Siemiatycze, nr 507 obręb Nurzec Stacja gmina Nurzec Stacja.

Ad. punktu nr 5.

Wyrysy i wyrysy wykonywane w oparciu o dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków wydawane są odpłatnie właścicielom nieruchomości na ich zamówienie. Zamówienie wnioskodawca składa ustnie do książki podań lub pisemnie w sekretariacie Wydziału. Dokumentację wykonują pracownicy Gospodarstwa Pomocniczego-Zakład Techniczny Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. Pracownicy wykonujący wyrysy i wypisy posiadają uprawnienia zawodowe z zakresu 1 i 2.

Wypisy z operatu ewidencji gruntów niezbędne do robót geodezyjnych wykonywanych przez jednostki do tego uprawnione wydawane są tym jednostkom, po uprzednim złożeniu przez je zgłoszeń robót w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Siemiatyczach .

Na wydawanych wyrysach i wypisach z operatu ewidencyjnego według wyjaśnień Kierownika Wydziału w zależności od celu, którym mają one służyć umieszcza się stosowne klauzule . Klauzule te w formie pieczęci, zgodne są z załącznikiem Nr 5 ust. 4 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454) oraz zgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny , sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu i udostępniania danych ( Dz. U. Nr 49, poz. 493).

W Wydziale nie gromadzi się kopii dokumentów służących do celów prawnych sporządzanych z operatu ewidencyjnego na zlecenie (zamówienie) stron. Trudno więc jest ocenić jakość tych dokumentów oraz prawidłowość umieszczanych na tych dokumentach pieczęci w formie klauzul.

Ad. punktu 6.

Starosta, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. (Dz. U. Nr 38 poz. 454), w sprawie ewidencji gruntów i budynków, „Rejestr cen i wartości nieruchomości” prowadzi obecnie tylko w technice informatycznej. Rejestr cen i wartości prowadzony jest jako moduł do funkcjonującego w starostwie systemu EGB 2000 do prowadzenia części opisowo - kartograficznej operatu ewidencyjnego. Przejście z analogowego sposobu prowadzenia rejestru cen i wartości, na informatyczny następowało sukcesywnie, w okresie od stycznia do czerwca 2005 roku.

Rejestr ten zawiera wszystkie elementy określone w § 74.2 w/w rozporządzenia t. j.

- cenę lub wartość nieruchomości,

- położenie (adres) nieruchomości,

- rodzaj ,z wyróżnieniem np. budynkowa, lokalowa…..

- powierzchnia nieruchomości gruntowej,

- data zawarcia aktu lub określenia wartości,

- inne dostępne informacje.

Dane z tego rejestru udostępniane są między innymi rzeczoznawcom majątkowym na pisemny wniosek o udostępnienie danych ze zbioru danych osobowych.

Ad. punktu 7.

Zgodnie z § 80. 1w/w rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków Starostowie są obowiązani przeprowadzić modernizacji ewidencji w sposób w określonych terminach.

Z przedłożonych w trakcie kontroli materiałów wynika, że opracowany w 2002 roku plan dla powiatu siemiatyckiego , nie zawiera istotnych elementów gwarantujących zrealizowanie tego zagadnienia według obowiązujących zasad technologicznych i w określonych w rozporządzeniu terminach, w tym między innymi:

a) oceny materiałów źródłowych pod kątem ich wykorzystania w procesie modernizacji ewidencji gruntów i budynków w tym:

- określenie stanu poziomej osnowy geodezyjnej i jej późniejszego ewentualnego wykorzystania.

- opis istniejącego oprogramowania, w którym jest obecnie prowadzona ewidencja.

- opis istniejących układów współrzędnych prostokątnych płaskich.

- stan zużycia części kartograficznej ewidencji.

- i temu podobne oceny innych dokumentów.

b) symulacji kosztów z uwzględnieniem własnych środków

Przeprowadzona powyższa ocena umożliwi opracowanie realnego planu modernizacji ewidencji gruntów i budynków ( wraz z częścią graficzną ) w powiecie, tj. wyboru technologii wykonania mapy numerycznej, systemu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków, określenie terminów założenia ewidencji budynków oraz potrzeb finansowych (w tym określenie własnych środków).

Ad. punktu 8.

Informacja znajduje się w aktach kontroli.

Protokół sporządzono w dwu jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Staroście Siemiatyckiemu.

Staroście Siemiatyckiemu przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień od ustaleń kontroli zawartych w protokole, w ciągu 7- miu dni od daty podpisania protokołu.

Siemiatycze, dnia 16.01.2006r.