|
Protokół
z kontroli Kuratorium Oświaty w Białymstoku,
zwanego dalej Kuratorium, 15-950 Białystok, ul. Rynek Kościuszki7,
Regon : 006473001 , NIP542-20-84-826 :
Kontrolę w dniach 13-14 lutego 2006r. przeprowadziła Monika Kondratowicz starszy inspektor w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 5/06 z dnia 13 lutego 2006r. znak: PN.III.0939/5/06 wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru.
Temat kontroli :
Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.
W trakcie kontroli zbadano:
- Organizację przyjmowania skarg i wniosków.
- Terminowość i sposób załatwiania skarg i wniosków.
Kontrolą objęto rok 2005 i 2006 do dnia kontroli.
Kuratorem Oświaty Białymstoku od dnia 6 lutego 2002r. do dnia 12 stycznia 2006r. była Pani Zofia Trancygier-Koczuk.
Pełniącym obowiązki Kuratora Oświaty w Białymstoku od dnia 13 stycznia 2006r. jest Pan Ryszard Pszczółkowski
W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:
§ Pani Grażyna Wiktoria Citko – Dyrektor Wydziału Organizacyjno-Kadrowego
W trakcie kontroli ustalono, co następuje:
1. Organizacja przyjmowania petycji, skarg i wniosków.
1) Zgodnie z § 12 ust. 1 pkt. 10 i 11 regulaminu Kuratorium Oświaty w Białymstoku ustalonego zarządzeniem Nr 62/02 Wojewody Podlaskiego z dnia 24 maja 2002r do zadań Wydziału Organizacyjno-Kadrowego należy prowadzenie centralnego rejestru skarg kierowanych do Kuratorium oraz przekazywanie ich do załatwienia wg właściwości, jak też opracowywanie analiz i informacji dotyczących załatwiania petycji, wniosków i skarg obywateli.
Natomiast zgodnie z postanowieniami § 11 ust. 1 pkt. 19 do zadań Wydziału Nadzoru Pedagogicznego należy rozpatrywanie skarg, wniosków i zażaleń obywateli dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej szkół i placówek.
2) Zgodnie z postanowieniami Rozdziału IV w/w Regulaminu zatytułowanego „Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg, wniosków, petycji i listów” : Kurator i Wicekurator przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w piątek każdego tygodnia w godzinach 10.00-16.00, co jest zgodne z postanowieniami art. 253 § 2 i 3 KPA.
Na stronie internetowej BIP Kuratorium Oświaty w Białymstoku w zakładce dotyczącej załatwiania skarg i wniosków zamieszczono informację sprzeczną z ww. postanowieniami regulaminu organizacyjnego o treści : „Podlaski Kurator Oświaty przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w każdy piątek w godz. 10.00-14.00.
(akta kontroli nr 5)
Informacja o przyjęciach Podlaskiego Kuratora Oświaty interesantów w sprawach skarg i wniosków w godzinach 10.00-15.00 w każdy wtorek w czasie kontroli była wywieszona na tablicy ogłoszeń na terenie Kuratorium.
(akta kontroli nr 3)
Organizację przyjmowania skarg i wniosków przez Kuratora i Wicekuratora zapewnia Wydział Organizacyjno-Kadrowy.
Dyrektorzy Wydziałów i pracownicy Kuratorium, zgodnie z § 20 w/w Regulaminu obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.
Na tablicy ogłoszeń w siedzibie Kuratorium Oświaty w Białymstoku nie zamieszczono informacji wskazującej komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski - do czego zobowiązuje § 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
3) W Kuratorium Oświaty w Białymstoku jest prowadzony rejestr skarg i wniosków. Rejestr prowadzony jest od roku 1997 według ustalonego wzoru.
W roku 2005 w rejestrze zarejestrowano 25 skarg i 2 analizy skarg.
Rejestr oznaczono symbolem klasyfikacyjnym : OK.II.051/93/94/95 oraz OK.-051//02.
Zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt ustalonym dla Kuratorium Oświaty w Białymstoku Zarządzeniem Podlaskiego Kuratora Oświaty Nr 14 z dnia 21 lipca 2000r. dla „Rejestru skarg i wniosków” przewidziano symbol klasyfikacyjny 054 i kategorię archiwalną „A”.
Rejestru nie oznaczono kategorią archiwalną
Zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla zespolonej administracji rządowej w województwie teczki powinny być opisane wg wzoru określonego załącznikiem Nr 7 do tej instrukcji i powinna zawierać następujące elementy :
· symbol literowy komórki organizacyjnej klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt,
· oznaczenie jednostki i komórki organizacyjnej,
· kategorię archiwalną,
· tytuł teczki i nazwę hasła klasyfikacyjnego,
· roczne daty końcowe akt,
Za prowadzenie rejestrui kompletowanie skarg i wniosków wpływających do Kuratorium, dopilnowanie terminowego ich załatwiania przez poszczególne wydziały Kuratorium, sporządzanie rocznych zestawień liczbowych załatwianych skarg i wniosków, opracowywanie informacji i analiz w sprawach skarg i wniosków, zgodnie z zakresem czynności, odpowiedzialna jest Pani Elżbieta Grygoruk – referent w Wydziale Organizacyjno-Kadrowym.
(akta kontroli nr 4 str. 1)
Na stronie internetowej BIP Kuratorium Oświaty w Białymstokuw zakładce dotyczącej załatwiania skarg i wniosków zamieszczono informację wg której „pisemne skargi i wnioski podlegają przed podjęciem ich załatwienia rejestracji w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym w sekretariacie przez Bożenę Rawicką.
( akta kontroli nr 5)
4) Zgodnie z pisemnymi wyjaśnieniami Pana Ryszarda Pszczółkowskiego p.o. Podlaskiego Kuratora Oświaty „ewidencja przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków prowadzona jest przez kierownika i jego zastępcę. W roku 2005 przyjęto ok. 1000 interesantów, do dnia 14 lutego 2006r. przyjęto około 100 interesantów.
(akta kontroli nr 1 str. 1)
W czasie kontroli nie przedstawiono kontrolującemu takiej ewidencji do kontroli. Jak wyjaśniła Pani Grażyna Citko – Dyrektor Wydziału Organizacyjno-Kadrowego – przy sporządzaniu sprawozdań dotyczących rozpatrywania skarg tj. przy wypełnianiu danych dotyczących ilości przyjęć obywateli, w sprawach skarg i wniosków, przez kierownika i jego zastępcę, oraz poruszanych przez interesantów tematów, korzystała z zapisów w kalendarzach i terminarzach prowadzonych przez kuratora i wicekuratora.
(oświadczenie Dyrektor G. Citko – akta kontroli nr 2)
2.Rozpatrywanie skarg i wniosków.
1. Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi na piśmie z dnia 20.02.2006r. bez znaku sprawy, PanaRyszarda Pszczółkowskiego p.o. Podlaskiego Kuratora Oświaty w roku 2005 wpłynęło do Kuratorium 25 skarg.
Skargi dotyczyły:
- toku nauczania w szkołach, regulaminy oceniania (niezadowolenie rodziców
i uczniów z wystawianych ocen)
- spraw wychowawczych uczniów, metod wychowawczych nauczycieli, postaw nauczycieli
- stosunków interpersonalnych, atmosfery pracy w szkole
- spraw wychowawczych – bezpieczeństwo w szkole
- skarga na wizytatora szkoły
- skarga na prawidłowość wystawienia świadectwa szkolnego
W roku 2006 do 14 lutego wpłynęła 1 skarga – dotyczyła stosunków między pracownikami
a dyrektorem szkoły, jest w toku rozpatrywania.
(akta kontroli nr 1 str. 1)
Wg właściwości przekazano 2 skargi, 2 skargi skarżący wycofali, a we własnym zakresie rozpatrzono 21 skarg.
- 9 dotyczyło toku nauczania w szkołach, regulaminy oceniania (niezadowolenie rodziców i uczniów z wystawianych ocen)
- 6 dotyczyło spraw wychowawczych uczniów, metod wychowawczych nauczycieli, postawy nauczycieli
- 1 dotyczyła stosunków interpersonalnych, atmosfery pracy
- 3 dotyczyły spraw wychowawczych – bezpieczeństwo w szkole
- 1 skarga na wizytatora szkoły
- 1 skarga na prawidłowość wystawienia świadectwa szkolnego
Za uzasadnione uznano 7 skarg, w 4 przypadkach zarzuty potwierdziły się częściowo.
- 5 dotyczyło toku nauczania w szkołach, regulaminy oceniania (niezadowolenie rodziców i uczniów z wystawianych ocen)
- 2 dotyczyły spraw wychowawczych uczniów, metod wychowawczych nauczycieli, postawy nauczycieli
- 1 dotycząca stosunków interpersonalnych, atmosfery pracy
- 2 dotyczyły spraw wychowawczych – bezpieczeństwo w szkole
- 1 skarga na prawidłowość wystawienia świadectwa szkolnego
Zgodnie z pisemnymi wyjaśnieniami Pana Ryszarda Pszczółkowskiego „w przypadku skarg dotyczących problemów wychowawczych, bez względu na sposób rozstrzygnięcia skargi, wystosowano do dyrektorów placówek wnioski o dokonanie rzetelnej diagnozy zaistniałych sytuacji wychowawczych, oraz podjęcie działań zmierzających do zapewnienia atmosfery sprzyjającej uczniom, wprowadzenia skutecznych mechanizmów monitorowania sytuacji wychowawczej w szkole i poczucia bezpieczeństwa uczniów na terenie szkoły, które pozwolą rozpoznać i rozwiązać sytuacje konfliktów i zagrożeń w środowisku uczniowskim, wzmóc nadzór pedagogiczny
w stosunku do pedagogów, wychowawców i wykonywanych przezeń zadań. Kurator Oświaty zwrócił uwagę dyrektorom, by dążyli do nawiązywania jeszcze większej współpracy ze środowiskiem rodzinnym ucznia i stałego dialogu z rodzicami. Wydano też zalecenia dotyczące dostosowania dokumentów szkolnych ( Wewnątrzszkolne Systemy Oceniania) do obowiązujących przepisów prawnych i zapoznania z nimi nauczycieli, uczniów, rodziców”.
(akta kontroli nr 1 str. 2)
Skargi przechowywano w nieopisanej teczce aktowej
Zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla zespolonej administracji rządowej w województwie teczki powinny być opisane wg wzoru określonego załącznikiem Nr 7 do tej instrukcji i powinna zawierać następujące elementy :
· symbol literowy komórki organizacyjnej klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt,
· oznaczenie jednostki i komórki organizacyjnej,
· kategorię archiwalną,
· tytuł teczki i nazwę hasła klasyfikacyjnego,
· roczne daty końcowe akt.
W przedmiotowej teczce pod pozycjami 26 i 27 zarejestrowano kolejno sprawozdanie z rozpatrywania skarg i wniosków kierowane do Wojewody Podlaskiego i Ministerstwa Edukacji i Nauki.
Zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt ustalonym dla Kuratorium Oświaty w Białymstoku Zarządzeniem Podlaskiego Kuratora Oświaty Nr 14 z dnia 21 lipca 2000r. przewidziano prowadzenie odrębnej teczki aktowej o haśle klasyfikacyjnym „Analiza skarg i wniosków”, symbolu klasyfikacyjnym 053 i kategorii archiwalnej „A”.
Skargę zarejestrowaną pod poz. 25 na dyrektora Gimnazjum nr 8 w Łomży, która wpłynęła do Kuratorium w dniu 16.11.2005r. załatwiono po upływie ustawowego terminu – 4 dni. Odpowiedź na skargę opatrzono datą 16.12.2005r., a wysłano ją 20. 12.2005r.
(akta kontroli nr 20 str. 1-2)
Zgodnie z art. 237 § 1 KPA organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
Zgodnie z § 31 ust. 5 rozporządzenia Ministra Spraw wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie „sprawy załatwione wysyła się w dniu podpisania”.
W kilku przypadkach odpowiedzi na skargi podpisywano w określonym dniu, a wysyłano je po upływie kilku dni. Dotyczy to skarg zarejestrowanych w spisie spraw pod pozycjami :
1) 25 jw.,
2) 24 – odpowiedź podpisana w dniu 16.12.2005 – pismo wysłane w dniu 20.12.2005r.;
3) 23 - odpowiedź podpisana w dniu 19.12.2005– pismo wysłane w dniu 22.12.2005r.;
4) 21 - odpowiedź podpisana w dniu 27.09.2005 – pismo wysłane w dniu 30.09.2005r.;
5) 20 - odpowiedź podpisana w dniu 29.09.2005 – pismo wysłane w dniu 03.10.2005r.;
6) 17 - odpowiedź podpisana w dniu 19.09.2005 – pismo wysłane w dniu 22.09.2005r.;
7) 13 - odpowiedź podpisana w dniu 02.08.2005 – pismo wysłane w dniu 04.08.2005r.;
8) 11 - odpowiedź podpisana w dniu 22.07.2005 – pismo wysłane w dniu 28.07.2005r.;
9) 2 - odpowiedź podpisana w dniu 18.03.2005 – pismo wysłane w dniu 23.03.2005r
10) 5 - odpowiedź podpisana w dniu 1.06.2005 – pismo wysłane w dniu 09.06.2005r
11) 7 - odpowiedź podpisana w dniu 3.06.2005 – pismo wysłane w dniu 09.06.2005r
Zgodnie z § 31 ust. 5 rozporządzenia Ministra Spraw wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie „sprawy załatwione wysyła się w dniu podpisania”.
Skarga zarejestrowana pod poz. 19 na zaniżanie oceny ze sprawowania została przekazana wg właściwości do dyrektora szkoły w drodze postanowienia wydanego na podstawie art. 65 § 1 KPA.
(akta kontroli nr 14 str.1)
Przekazanie skargi zgodnie z właściwością następuje na podstawie art. 231 KPA.
Zgodnie z komentarzem do tego artykułu wydanym przez wydawnictwo Zakamycze w roku 2005, napisanym przez Cz. Marzysz, A. Matan „ przepis ten idzie w innym kierunku niż art. 65§1. Organowi, do którego błędnie skierowano skargę, pozostawia się alternatywę : nie później niż w ciągu 7 dni winien przekazać ją organowi właściwemu. Albo wskazać skarżącemu właściwy organ (…)wynika to z faktu wskazanej alternatywy wyboru przez organ, a po drugie – z niezachowania formy postanowienia w razie przekazania skargi lub wskazania organu właściwego (…).”
O w okresie objętym kontrolą, zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi przez Pana Ryszarda Pszczółkowskiego, nie wnoszono ustnie skarg i wniosków do protokołu, a Kuratorium Oświaty nie posiada druku takiego protokołu.
W czasie kontroli ustalono, iż w niektórych przypadkach rozpatrywania skarg, wydawano postanowienia o wszczęciu postępowania administracyjnego wyjaśniającego zasadność zarzutów przedstawionych w skardze na podstawie art. 61 § 1 KPA lub 233 w związku z 61 § 1 KPA.
(akta kontroli nr 6 str3; nr 7 str. 3, nr 11 str. 5, nr 13 str. 1, nr 15 str. 1, nr 17 str. 7, nr 18 str. 17)
Postanowienia art. 233 oraz kolejnych artykułów są wynikiem uniwersalnego charakteru skargi i dotyczą postępowania jurysdykcyjnego. Zgodnie z komentarzem M. Jaśkowskiej (KPA, Komentarz, Zakamycze 2005, wydanie II) ustawodawca przyjmuje w tym artykule generalną zasadę pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym i transformacji skargi w odpowiedni środek postępowania jurysdykcyjnego(…).
Jeżeli z wniesionej skargi wynika, że odnosi się ona do sprawy załatwianej w drodze decyzji administracyjnej, wówczas skarga taka traktowana jest jako wniosek o wszczęcie postępowania.
W wyniku w/w postępowań nie wydano żadnej decyzji administracyjnej kończącej wszczęte postępowanie, a jedynie wystosowano zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi.
Podlaski Kurator Oświaty w Białymstoku został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden doręczono Podlaskiemu Kuratorowi Oświaty w Białymstoku.
O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Kuratorium Oświaty w Białymstoku pod pozycją 3/2006
Białystok, 7 marca 2006 r.
Podpis kierownika
jednostki kontrolowanej
p.o. Podlaskiego Kuratora Oświaty
/-/ mgr Ryszard Pszczółowski
podpis kontrolującego
starszy inspektor
Monika Kondratowicz
|