PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sidrze

REGON - 050667640 NIP - 545-152-95-15

Wójtem Gminy Sidra jest Pan Jan Hrynkiewicz

Obowiązki Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sidrze od dnia 23.05.1990r. powierzono Pani Lucynie Naruszewicz.

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sidrze: jest jednostką organizacyjną gminy, utworzoną na podstawie uchwały Nr XIII/48/90 Gminnej Rady Narodowej w Sidrze z dnia 24.04.1990r - akta kontroli nr 1.

Kontrolę przeprowadzili:

1. Jacek Piszczatowski - inspektor

2. Anna Liszewska - starszy inspektor wojewódzki

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 8 z dnia 11.01.2006r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Krystynę Golubiewską - Z-cę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w dniach 12-13.01.2006r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 228, po. 2255 ze zm.).

Cel kontroli:

Ocena realizacji zadań zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych .

Przedmiotowy zakres kontroli:

Kontrolą objęto okres od 1.05.2004 r. do końca miesiąca poprzedzającego dzień kontroli i skontrolowano następujące zagadnienia:

I. Sprawy organizacyjne: upoważnienie do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych, organizacja realizacji przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych (stworzenie komórki organizacyjnej zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, kwalifikacje pracowników wykonujących zadanie).

II. Przyznawanie świadczeń rodzinnych:

1. Liczba zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych, zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych, zaliczki alimentacyjnej przyznanych w okresie objętym kontrolą.

2. Prawidłowość wypełnienia wniosku i dołączenie niezbędnych dokumentów określonych aktem wykonawczym.

3. Zasadność przyznawania świadczeń rodzinnych.

4. Prawidłowość prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych przyznających świadczenia rodzinne.

5. Prawidłowość postępowania w sprawie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń.

Ustalenia kontroli:

Ad I

Ośrodek funkcjonuje w oparciu o Statut nadany Uchwałą Nr XVI/125/04 Rady Gminy Sidra z dnia 29.12.2004r. w sprawie uchwalenia Statutu GOPS w Sidrze - akta kontroli nr 2. W myśl § 3 pkt.2 ust.11 Statutu Ośrodek realizuje zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych. Zgodnie z § 7 pkt 3, wprowadzonego Zarządzeniem Wewnętrznym Wójta Gminy Sidra z dnia 4 sierpnia 2005 r., Regulaminu Organizacyjnego GOPS w Sidrze, w strukturze Ośrodka zostało wyodrębnione stanowisko pracy ds. świadczeń rodzinnych - akta kontroli nr 3.

Na podstawie Zarządzenia Nr 16/04 z dnia 30.04.2004r. Wójt Gminy Sidra upoważnił Panią Lucynę Naruszewicz - Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sidrze p. Lucynę Naruszewicz do prowadzenia postępowania oraz wydawania decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń rodzinnych - akta kontroli nr 4, na podstawie Zarządzenia Nr 22/05 z dnia 30.09.2005r. Wójt Gminy Sidra upoważni Kierownika GOPS w Sidrze p. Lucynę Naruszewicz do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych w sprawach zaliczki alimentacyjnej - akta kontroli nr 5.

Realizacją zadania zajmują się kierownik oraz referent ds. świadczeń rodzinnych zatrudnieni w Ośrodku, przy pomocy 2 pracowników socjalnych - akta kontroli nr 6-9.

1. Lucyna Naruszewicz - zatrudniona na stanowisku kierownika od 23.05.1990r., wykształcenie: średnie, ukończyła szkołę Policealną Pracowników Służb Społecznych w Warszawie i uzyskała tytuł pracownika socjalnego. W 2000r. uzyskała tytuł organizatora pomocy społecznej. Ukończyła kurs "Teoria i praktyka Pracy Socjalnej" zorganizowany przez Centrum Rozwoju Służb Społecznych MIPS.

2. Małgorzata Nowik - zatrudniona w ośrodku od 1.09.2005r. na stanowisku referenta ds. świadczeń rodzinnych, wykształcenie: średnie, ukończyła Technikum Agrobiznesu w Różanym Stoku.

3. Krystyna Lisowska Żuk - zatrudniona od 15.04.1999r. na stanowisku opiekuna socjalnego, od 01.09.2005r. na stanowisku starszy pracownik socjalny, wykształcenie: policealne, ukończona Szkoła Policealna Pracowników Służb Społecznych w Białymstoku.

4. Andrzej Greś - zatrudniony od 01.12.1998r. jako aspirant pracy socjalnej, od 01.12.2000r. jako pracownik socjalny, od 01.09.2005r. jako specjalista pracy socjalnej. Wykształcenie: wyższe, ukończone: Szkoła Policealna Pracowników Służb Społecznych w Białymstoku, Niepaństwowa Wyższa Szkoła Pedagogiczna w Białymstoku, Uniwersytet w Białymstoku Wydział Pedagogiki i Psychologii o kierunku pedagogika

Kierownik, referent ds. świadczeń rodzinnych, starszy pracownik socjalny, specjalista pracy socjalnej zajmują jedno pomieszczenie. Ośrodek jest wyposażony w 1 komputer, 1 skaner,1 ksero/drukarkę,1 drukarkę, które zakupione zostały ze środków na świadczenia rodzinne. Ośrodek dodatkowo posiada sprzęt komputerowy do obsługi świadczeń pomocy społecznej.

Ad II

1. Świadczenia rodzinne:

- w okresie zasiłkowym 2004/2005 przyznano - akta kontroli nr 10:

1) zasiłki rodzinne - 98 rodzinom (352 osobom, w tym 196 dzieciom), w tym dodatki do zasiłku rodzinnego:

ˇ z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 43 osobom,

ˇ z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - 1 osobie,

ˇ z tytułu urodzenia dziecka - 15 osobom,

ˇ z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego - 8 osobie,

ˇ z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego - 61 osobom,

ˇ z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na częściowe pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 5 osobom,

ˇ z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na pokrycie wydatków związanych z zapewnieniem możliwości dojazdu do miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 19 osobom,

ˇ z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego - 11 osobom,

2) zasiłki pielęgnacyjne - 17 osobom,

3) świadczenia pielęgnacyjne - 6 osobom.

- w nowym okresie zasiłkowym 2005/2006 we wrześniu 2005r. przyznano - akta kontroli nr 11:

1) zasiłki rodzinne - 272 rodzinom (1212 osobom, w tym 696 dzieciom), w tym dodatki do zasiłku rodzinnego:

ˇ z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 11 osobom,

ˇ z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - nie przyznano,

ˇ z tytułu urodzenia dziecka - 8 osobom,

ˇ z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego - 6 osobom,

ˇ z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego - 475 osobom,

ˇ z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na częściowe pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 22 osobom,

ˇ z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na pokrycie wydatków związanych z zapewnieniem możliwości dojazdu do miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 149 osobom,

ˇ z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego - 16 osobom,

2) zasiłki pielęgnacyjne - 45 osobom,

3) świadczenia pielęgnacyjne - 8 osobom.

4) zaliczka alimentacyjna - 14 osobom

W okresie od 1.05.2004r. do dnia kontroli ośrodek w dwóch przypadkach wydał decyzje odmawiającej przyznania prawa do świadczeń rodzinnych.

2. W trakcie kontroli stwierdzono, że wnioski o przyznanie świadczeń rodzinnych są wypełnione prawidłowo, opatrzone podpisem wnioskodawcy i datą wpływu do organu właściwego. Do wniosków dołączone są niezbędne dokumenty, stanowiące podstawę ustalenia prawa do świadczeń, w szczególności: potwierdzone kserokopie stron dowodu osobistego, skrócone odpisy aktów urodzenia dzieci, orzeczenia o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, zaświadczenia o uczęszczaniu dziecka do szkoły, lub szkoły wyższej, zaświadczenia o dochodzie osiągniętym przez wnioskodawcę i członków rodziny w 2002r. (2004r. na nowy okres zasiłkowy) podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wydane przez właściwego miejscowo Naczelnika Urzędu Skarbowego, oświadczenia członków rodziny o wysokości osiągniętego w 2002r. (2004r. na nowy okres zasiłkowy) dochodu niepodlegającego opodatkowaniu, zaświadczenia urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku 2002 (w roku 2004r. na nowy okres zasiłkowy), kopie odpisów prawomocnych wyroków sądów orzekających rozwód lub separację, kopie aktu zgonu małżonka, zaświadczenia pracodawcy o zatrudnieniu i udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o jego okresie, zaświadczenia ZUS o otrzymywaniu do dnia 30.04.2004r. świadczeń alimentacyjnych, potwierdzone kopie wyroków zasądzających alimenty oraz zaświadczenia komorników o bezskuteczności egzekucji.

3. W trakcie kontroli sprawdzono 40% świadczeniobiorców i stwierdzono, że świadczenia rodzinne przyznano zasadnie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o świadczeniach rodzinnych oraz zaliczce alimentacyjnej

a) zasiłek rodzinny

zasiłek rodzinny przyznawany jest w prawidłowej wysokości od miesiąca, w którym złożono wniosek do końca okresu zasiłkowego. Nie stwierdzono nieprawidłowości w przyznawaniu tego świadczenia.

ˇ dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu urodzenia dziecka

w aktach znajdują się odpisy skróconych aktów urodzenia dzieci. Świadczenie przyznawane jest jednorazowo wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. Wysokość dodatku zawarta w decyzjach określona jest prawidłowo.

ˇ dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono: zaświadczenia pracodawców o udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o okresie, na jaki urlop został udzielony oraz zaświadczenia o pozostawaniu w zatrudnieniu (jego formie - umowa na czas określony, nieokreślony) i zaświadczenie ZUS stwierdzające, że osoba ubiegająca się była zgłoszona do ubezpieczeń społecznych. Decyzję ustalającą prawo do dodatku podejmowano na okres zasiłkowy, bądź krótszy w przypadku udzielenia urlopu wychowawczego na czas krótszy niż okres zasiłkowy.

ˇ dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu samotnego wychowywania dziecka

w aktach znajdują się dokumenty potwierdzające samotne wychowywanie dziecka, w szczególności: dokument potwierdzający tożsamość, z którego wynika wpis odnośnie stanu cywilnego (w przypadku panny i kawalera), kserokopie prawomocnych orzeczeń Sądu Okręgowego o rozwiązaniu związku małżeńskiego lub separacji, akty zgonu jednego ze współmałżonków. Decyzje administracyjną podejmowano ustalając prawo do dodatku na okres zasiłkowy, prawidłowo również w przypadku przyznania dodatku do zasiłku rodzinnego na podstawie art. 70a ustawy.

W żadnym przypadku nie skorzystano z możliwości przewidzianej w art. 23 ust. 4a ustawy - nie wystąpiły wątpliwości, które mogłyby stanowić podstawę przeprowadzenia wywiadu środowiskowego w celu potwierdzenia, czy osoba ubiegająca się świadczenia rodzinne jest osobą samotnie wychowującą dziecko.

W jednym przypadku dokonano wyrównania świadczeń rodzinnych z tytułu samotnego wychowywania dziecka w wysokości 70% przysługujących w kwietniu 2004r. alimentów - na podstawie ustawy z dnia 30.07.2004r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej. Decyzja dotyczyła wyrównania dla osoby "będącej w systemie świadczeń rodzinnych", kwoty wyrównania i czasokres ich wypłaty ustalono prawidłowo.

ˇ dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączano orzeczenia o niepełnosprawności dziecka lub orzeczenia o umiarkowanym albo o znacznym stopniu niepełnosprawności. Czasokres przyznanego dodatku odpowiada okresowi zasiłkowemu lub w przypadku gdy orzeczenie wydane jest na krótszy okres do końca miesiąca, na jaki ustalona jest niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności. Wysokość dodatku uzależniona jest od wieku dziecka.

ˇ dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono zaświadczenia ze szkoły w przypadku nauki w szkole ponadgimnazjalnej. Świadczenie przyznawane jest jednorazowo w miesiącu wrześniu wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. Decyzje określają prawidłową wysokość dodatku - wypłata jednorazowa w kwocie 90 zł.

ˇ dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania

w aktach sprawy znajdują się zaświadczenia lub oświadczenia, potwierdzające fakt nauki dziecka w szkole ponadgimnazjalnej poza miejscem zamieszkania, a także w przypadku zamieszkania w miejscowości, w której znajduje się siedziba szkoły - dokument potwierdzający tymczasowe zameldowanie. W decyzji przyznającej dodatek czasokres jego przyznania określony jest od czerwca do września (na okres roku szkolnego).

b) świadczenie pielęgnacyjne

świadczenia pielęgnacyjne przyznawane są osobom, które rezygnują z pracy lub nie podejmują zatrudnienia w związku z koniecznością opieki nad dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami, których mowa w art.6b ust 3 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Do akt dołączone są orzeczenia o niepełnosprawności lub o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności zawierające wymagane do ustalenia uprawnienia wskazania: konieczność stałego współudziału opiekuna dziecka w procesie leczenia i rehabilitacji dziecka, konieczność długotrwałej opieki ze względu na znacznie ograniczoną zdolność samodzielnej egzystencji lub orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Czasokres przyznania tego świadczenia odpowiada okresowi zasiłkowemu (do 31.08.2005r.) lub okresowi na jaki ustalona została niepełnosprawność (stopień niepełnosprawności).

c) zasiłek pielęgnacyjny

w aktach prowadzonych spraw znajdują się niezbędne do przyznania zasiłku dokumenty:

- uwierzytelniona kopia dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o zasiłek pielęgnacyjny,

-orzeczenie o niepełnosprawności albo

- orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, ze wskazaniem daty powstania niepełnosprawności albo

- orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Zasiłek pielęgnacyjny przyznawano decyzją od miesiąca złożenia wniosku do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływa termin ważności orzeczenia, a w przypadkach ustalenia niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności na trwale - bezterminowo.

Wysokość zasiłku ustalona jest w prawidłowej kwocie. Sposób wypłaty określony jest w decyzji lub załączonym do niej harmonogramie wypłat - w terminach określonych w ustawie.

Przykłady osób, którym ustalono prawo do świadczeń rodzinnych zawiera załącznik do protokołu.

4.Świadczenia rodzinne przyznawane są każdorazowo w oparciu o złożony przez osobę ubiegającą się wniosek z niezbędnymi dokumentami. Decyzje administracyjne podejmowane są w terminach określonych przepisami ustawy i kodeksu postępowania administracyjnego. Wydane są zgodnie z przepisami art. 107 kpa i zawierają czasokres przyznania świadczeń rodzinnych, ich wysokość, termin i sposób wypłaty. W przypadku przyznawania niektórych dodatków, przysługujących na niepełny okres zasiłkowy (np. dodatek z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego, dodatku z tytułu samotnego wychowywania dziecka) - czasokres ich przyznania jest precyzyjnie określony w decyzjach - utworzonych przy pomocy programu komputerowego wspomagającego realizację świadczeń rodzinnych. Harmonogram wypłat będący załącznikiem do decyzji świadczy o fakcie dokonywania prawidłowych wypłat. Jednocześnie należy zauważyć, że wydruki niektórych decyzji przyznających świadczenia rodzinne są mało czytelne z powodu podawania zsumowanych kwot przyznanych zasiłków rodzinnych i dodatków do zasiłków rodzinnych.

Decyzje z upoważnienia Wójta podejmuje Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sidrze od 1 maja 2004 r. Decyzje zawierają pouczenie o konieczności poinformowania organu o zmianie sytuacji wnioskodawców mających wpływ na ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, oraz o tym że nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi na zasadach określonych w art. 30 ustawy.

W trakcie kontroli, w jednym przypadku, stwierdzono brak wszczęcia postępowania z urzędu w sprawie zmmiany wysokości przyznanych świadczeń.

Wypłaty przyznanych świadczeń dokonywano w terminach określonych w art. 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Wypłata świadczeń następuje bądź w gotówce, bądź w tym dniu przelewane są na konta osobiste świadczeniobiorców.

5. W kontrolowanym okresie GOPS nie wszczął postępowania w zakresie nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje p.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sidrze, drugi Wydział Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sidrze poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Gminy pod poz. 1/2006.

Kontrolowany Kontrolujący

Kierownik 1. Jacek Piszczatowski

Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej 2. Anna Liszewska

Lucyna Naruszewicz

2006.06.27