Protokół

kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku,

zwanym w dalszej części protokołu „Urzędem”

15-888 Białystok, ul Wyszyńskiego 1,

Regon: 050667685 , NIP: 542-25-42-016

Kontrolę w dniach 17,18,19,22,23 maja 2006r. przeprowadziły: Monika Kondratowicz starszy inspektor oraz Aneta Kuberska starszy inspektor w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 14/06 z dnia 15.05.2006r. znak: PN.III.MK.0939/14/06 wystawionego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

Temat kontroli:

Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli oraz przestrzeganie przepisów ustawy o udostępnianiu informacji publicznej.

W trakcie kontroli zbadano:

1) organizację przyjmowania skarg i wniosków,

2) terminowość i sposób załatwiania skarg i wniosków,

3) prowadzenie dokumentacji w zakresie skarg i wniosków.

Odstąpiono od kontroli w zakresie przestrzegania ustawy o dostępie do informacji publicznej, ponieważ temat ten był objęty kontrolą NIK. Kontrola zakończona została wystosowaniem do Marszałka Województwa Podlaskiego wystąpienia pokontrolnego z dnia 5 stycznia 2006r. znak: LBI-410/13-4-2005.

(akta kontroli nr.: 1)

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli, tj. 17 maja 2006r.

Marszałkiem Województwa od dnia 26 listopada 2002r. jest Pan Janusz Kazimierz Krzyżewski.

Dyrektorem Generalnym Urzędu jest Pani Halina Rutkowska.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

1) Pani Halina Krutul — Kierownik Referatu Organizacyjnego, Skarg i Kontroli w Departamencie Organizacyjnym,

2) Pani Anna Skorulska — inspektor w Departamencie Organizacyjnym,

3) Pan Roman Łoziński — z-ca Dyrektora Departamentu Organizacyjnego

W czasie kontroli ustalono, co następuje:

1. Organizacja przyjmowania petycji, skarg i wniosków.

1. W Urzędzie do dnia 5 stycznia 2006r. obowiązywał regulamin organizacyjny wprowadzony uchwałą Nr 37/414/03 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 25 czerwca 2003r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

Regulamin sprawy z zakresu skarg i wniosków regulował w rozdziałe VII zatytułowanym „Tryb przyjmowania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków”.

Zgodnie z postanowieniami § 32 regulaminu organizacyjnego Marszałek, Wicemarszałkowie, członkowie Zarządu, Skarbnik i Dyrektor Generalny oraz dyrektorzy przyjmowali obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach 12.00-17.00.

W myśl zapisów § 33 w/w regulaminu skargi i wnioski wpływające do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego podlegały rejestracji w rejestrze centralnym.

Centralny rejestr skarg i wniosków - zgodnie z postanowieniami § 34 ust. 1 w/w regulaminu prowadzony był przez Departament Organizacyjno — Prawny i Kadr. W departamentach natomiast rejestry prowadzone były przez imiennie wyznaczonych pracowników tych departamentów.

Zgodnie z ust. 3 § 34 regulaminu organizacyjnego, odpowiedzi na skargi mogli podpisywać: w sprawach prowadzonych przez Departament Organizacyjno-Prawny i Kadr — Marszałek, a w sprawach prowadzonych przez inne departamenty — właściwi Wicemarszałkowie oraz członkowie Zarządu.

Za wszechstronne wyjaśnienia i załatwianie skarg i wniosków - zgodnie z regulaminem - odpowiadali dyrektorzy departamentów.

Uchwałą Nr 178/2302/06 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 5 stycznia 2006r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku wprowadzono zmiany w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

Zgodnie z nowym regulaminem, sprawy z kontrolowanego zakresu zamieszczono w Rozdziale VIII zatytułowanym: „Tryb przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków obywateli”.

W świetle § 104 cyt. wyż. regulaminu Marszałek, Wicemarszałkowie oraz członkowie Zarządu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach 12.00-16.30, zgodnie z terminarzem ustalonym przez Marszałka. Jeżeli poniedziałek jest dniem ustawowo wolnym od pracy przyjęcia odbywają się w następnym dniu roboczym -zasada ta dotyczy również poniedziałków, na które zwołana została sesja Sejmiku. Informację o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków wywiesza się - zgodnie z ust. 3 § 104 regulaminu — w siedzibie Urzędu i siedzibach zamiejscowych stanowisk pracy oraz publikuje na stronach internetowych Urzędu.

Na podstawie § 105 regulaminu — Dyrektor Generalny, Skarbnik oraz dyrektorzy departamentów i pracownicy Urzędu obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu.

Zgodnie z § 106 w/w regulaminu skargi i wnioski przyjmowane przez Marszałka, Wicemarszałków oraz członków Zarządu, w ramach osobistej interwencji obywatela lub składane pisemnie, podlegają rejestracji w centralnym rejestrze skarg i wniosków, prowadzonym przez Departament Organizacyjny. Przy czym organizacyjno-techniczną obsługę przyjmowania obywateli zgłaszających się do w/w osób w sprawach skarg i wniosków zapewnia Departament Organizacyjny w porozumieniu z Kancelarią Zarządu.

Skargi i wnioski, petycje i listy kierowane bezpośrednio do departamentów rejestrowane są w rejestrach skarg, wniosków, petycji i listów prowadzonych przez departamenty.

W świetle postanowień § 110 regulaminu odpowiedzi na skargi i wnioski podpisują: w sprawach prowadzonych przez Departament Organizacyjny — Marszałek lub Dyrektor Generalny w ramach upoważnienia udzielonego przez Marszałka; w sprawach prowadzonych przez departamenty — Marszałek, Wicemarszałkowie, Członkowie Zarządu lub Skarbnik, zgodnie z dokonanym podziałem zadań i kompetencji.

2. Na parterze w budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego wywieszony jest terminarz przyjęć obywateli przez Marszałka, Wicemarszałków i członków Zarządu w sprawach skarg i wniosków w I półroczu 2006r. Z treści powyższej informacji wynika, że obywatele przyjmowani są przez członków Zarządu w sprawach skarg i wniosków w dniach podanych w Terminarzu w godzinach 12.00-16.30 z pouczeniem, że jeżeli na dzień wyznaczony w Terminarzu zwołana została sesja Sejmiku Województwa Podlaskiego, obywatele przyjmowani są w sprawach skargi wniosków w następnym dniu roboczym.

(akta kontroli nr 2).

Zgodnie z zapisem regulaminu organizacyjnego, informacja o przyjęciach interesantów w sprawach skarg i wniosków została zamieszczona na „podmiotowej” stronie BIP Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku

(akta kontroli nr 3)

3. Statut Sejmiku Województwa Podlaskiego (stanowiący z ałącznik do Uchwały Nr XIV/131/ 04 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 26 stycznia 2004 r. w sprawie uchwalenia Statutu Województwa Podlaskiego) nie normuje zasad rozpatrywania przez Sejmik Województwa Skarg na Zarząd i Marszałka Województwa zgodnie z art. 229 ust. 5 KPA.

W świetle powyższych ustaleń, Pan Roman Łoziński — Z-ca Dyrektora Departamentu Organizacyjnego wyjaśnił, iż „zgodnie z § 22 Statutu Województwa Podlaskiego Sejmik obraduje na sesjach i rozstrzyga w drodze uchwały wszystkie swoje sprawy należące do jego kompetencji określone w ustawie, statucie i innych przepisach prawa. Tryb podejmowania uchwał określony jest w rozdziale 2 Statutu. W związku z tym nie zachodzi konieczność dodatkowej regulacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Sejmik Województwa…. Skargi przed ich skierowaniem pod obrady Sejmiku są rozpatrywane przez komisje merytoryczne Sejmiku i komisję Rewizyjną”.

4. W Urzędzie nie prowadzono ewidencji przyjęć obywateli przez Marszałka i członków Zarządu w sprawach skarg i wniosków. Zgodnie z pisemnymi wyjaśnieniami z dnia 30 maja 2006r. znak: OR.II.0911-5/06 Pana Romana Łozińskiego — Z-cy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego cyt.: „…stosowną ewidencję, w sytuacji gdy zostaje potrzeba zarejestrowania obywatela zgłaszającego się w sprawie skargi lub wniosku, zobowiązana jest prowadzić Kancelaria Zarządu. W okresie objętym kontrolą do Marszałka, Wicemarszałków oraz członków Zarządu nie zgłaszali się obywatele w sprawach skarg i wniosków w rozumieniu KPA.”

5. W okresie objętym kontrolą nie było skarg wnoszonych ustnie do protokołu. Urząd posiada formularze protokołów przyjęcia skargi złożonej ustnie. Formularz taki zawiera m.in.:

-datę przyjęcia (skargi, wniosku),

-imię, nazwisko i adres składającego (skargę, wniosek),

-zwięzłe określenie sprawy,

-podpis składającego (skargę, wniosek),

-podpis przyjmującego skargę.

(Wzór formularza stanowi akta kontroli nr 4).

6. W Urzędzie prowadzony jest — wg. ogólnie przyjętego wzoru - centralny rejestr skarg i wniosków. Prowadzeniem w/w rejestru w roku 2005 zajmował się Departament Organizacyjno — Prawny i Kadr. Od 2006 roku - w wyniku zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku — rejestr prowadzi Referat Organizacyjny, Skarg i Kontroli w Departamencie Organizacyjnym. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie w/w rejestru — zgodnie z zakresem obowiązków — pkt. I ust. 8 - jest Pani Anna Skorulska — inspektor w Departamencie Organizacyjnym. Do zakresu obowiązków w/w pracownika należy również „rozpatrywanie skarg i wniosków oraz listów kierowanych do Zarządu, Marszałka i pozostałych członków Zarządu”

(akta kontroli nr 5).

W wyniku kontroli ustalono, że centralny rejestr skarg i wniosków prowadzono nierzetelnie.

W teczce aktowej - prowadzonej w Departamencie Organizacyjno — Prawnym i Kadr - zatytułowanej: „Rozpatrywanie skarg i wniosków”, oznaczonej symbolem OPK.II.0551, kat arch, BE-5, rok 2005 pod nr 2 przechowywano akta, dotyczące skargi Pani Izabeli Mazuruk. Przedmiotowa skarga nie została zarejestrowana w centralnym rejestrze skarg i wniosków, prowadzonym przez w/w departament. (akta kontroli nr 6).

W centralnym rejestrze skarg i wniosków wpływających do Urzędu nie odnotowano wpływu skarg, rozpatrywanych przez Departament Zdrowia (skarga Pana Tomasza Tajak, sprawa: ZD.II.0551/3/06, skarga Pani Saturniny Błaszczak, sprawa: ZPS.II.0551/4/05) oraz Biuro Sejmiku Województwa Podlaskiego.

(akta kontroli nr 7)

Przepis §21 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. z 1999r., Nr 160, poz. 1073). zobowiązuje do prowadzenia w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku centralnego rejestru skarg i wniosków.

Art. 254 Kpa stanowi, iż składane i przekazywane do organów samorządowych skargi i wnioski należy rejestrować i przechowywać w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg.

W toku kontroli ustalono, iż w następujących departamentach prowadzono rejestry skarg i wniosków: Departamencie Edukacji i Kultury, Departamencie Zdrowia, Departamencie Rolnictwa, Mienia i Geodezji oraz w Biurze Sejmiku Województwa. W pozostałych departamentach nie założono rejestrów. Według ustnych wyjaśnień p. Haliny Krutul w departamentach tych nie rozpatrywano skarg bezpośrednio tam składanych, stąd też nie zachodziła potrzeba zakładania przez te departamenty rejestrów skarg i wniosków.

Prowadzony w Biurze Sejmiku rejestr skarg i wniosków posiadał inne rubryki, niż pozostałe rejestry w Urzędzie, a mianowicie:

- l.p.,

- sprawa /krótka treść/,

- od kogo wpłynęła /znak pisma, z dnia, data wpływu do Biura Sejmiku/,

- data, skierowania do rozpatrzenia referentowi przez zwierzchnika, otrzymania sprawy przez referenta, ostatecznego załatwienia sprawy,

- symbol i nr nadany sprawie,

- uwagi/sposób załatwienia sprawy/.

Obowiązek prowadzenia rejestrów skarg i wniosków przez Departamenty Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku wynika z zapisu §107 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku (uchwała nr 178/2302/06 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 5 stycznia 2006r.)

W Departamencie Edukacji i Kultury zgodnie z zakresem obowiązków — pkt. 1 ppkt. 10 za „prowadzenie rejestru skarg i wniosków” od dnia 13.03.2006r. odpowiedzialna jest Pani Jadwiga Krętowska — podinspektor. Zakres obowiązków pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie w/w spraw w roku 2005, mimo prośby kontrolujących, nie został udostępniony.

W Departamencie Zdrowia zgodnie z zakresem obowiązków wymienionym w pkt. 1 ppkt. 3 „koordynowanie oraz rozpatrywanie skarg, wniosków, listów i interwencji w zakresie działalności opieki zdrowotnej” powierzono od dnia 31.01.2006r. Pani Halinie Nowakowskiej — podinspektorowi. Zakres obowiązków osoby, której powierzono prowadzenie w roku 2005 w/w spraw, mimo próśb kontrolujących nie został udostępniony.

„Rozpatrywanie skarg, badanie ich zasadności, analizowanie źródeł i przyczyn ich powstania, podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe załatwianie skarg, przyjmowanie mieszkańców województwa w sprawach skarg i wniosków i udzielanie im wyjaśnień” w Departamencie Rolnictwa, Mienia i Geodezji z dniem 31.01.2006r. powierzono Pani Marii Laszkiewicz — Kierownikowi. Zakres obowiązków osoby, której powierzono prowadzenie w roku 2005 w/w spraw, mimo próśb kontrolujących nie został udostępniony.

W Departamencie Infrastruktury i Ochrony Środowiska zgodnie z zakresem obowiązków — ppkt. 1 pkt. 7 za „prowadzenie rejestru skarg i wniosków, petycji i listów” od dnia 13.01.2006r. odpowiedzialna jest Pani Agnieszka Kowalewska — podinspektor. Zakres obowiązków pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie w/w spraw w roku 2005, mimo prośby kontrolujących, nie został udostępniony.

(akta kontroli nr 8).

W Departamencie Organizacyjnym, Departamencie Edukacji i Kultury skargi oraz dokumentację, dotyczącą ich rozpatrywania w okresie objętym kontrolą gromadzono i przechowywano oddzielnie od innych spraw w teczce aktowej zatytułowanej „Rozpatrywanie skarg i wniosków”, oznaczonej symbolem 0551 i kat. Arch. BE-5 - zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt. W teczkach założono spisy spraw. W Departamencie Organizacyjnym prowadzono ponadto teczki aktowe:„Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości” ozn. symb. klasyfikacyjnym 0552 i kat. arch. „B3” oraz „Analizy i oceny skarg i wniosków” ozn. symb. klasyfikacyjnym 0553 i kat. arch. „A” . Obie teczki oznaczono zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt.

W Departamencie Zdrowia dokumentację stanowiącą informację o przyjmowaniu i rozpatrywaniu skarg i wniosków za rok 2005 przechowywano w teczce aktowej oznaczonej symbolem: ZD.II.0551 pod poz. 2, rok 2006. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla tego rodzaju spraw przewiduje prowadzenie teczki aktowej „Analizy i oceny skarg i wniosków” ozn. symb. klasyfikacyjnym 0553 i kat. arch. „A”.

2. Rozpatrywanie skarg i wniosków.

Wpływające do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku skargi w swojej problematyce obejmowały zagadnienia związane z:

- ochroną zdrowia (m. in. skarżono metody leczenia, ograniczenie dostępności do badań wysokospecjalistycznych, sprawowanie opieki medycznej w oddziałach szpitalnych, zwolnienie lekarza z pracy),

- zwrotem kaucji mieszkaniowych,

- funkcjonowaniem zbiornika „Siemianówka”,

- działalnością innych organów samorządu terytorialnego.

W roku 2005

- w centralnym rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez Departament Organizacyjno — Prawny i Kadr (od roku 2006 — Departament Organizacyjny) zarejestrowano wpływ 15 skarg, natomiast w rejestrach (lub spisach spraw) prowadzonych przez departamenty zarejestrowano:

- 7 skarg w Biurze Sejmiku,

- 1 skargę w Departamencie Edukacji i Kultury,

- 4 skargi w Departamencie Zdrowia,

W roku 2006 zarejestrowano:

- 1 skargę w Biurze Sejmiku,

- 2 skargi, w centralnym rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez Departament Organizacyjny,

- 2 skargi w Departamencie Zdrowia,

W roku 2005 - 5 skarg Departament Organizacyjny przekazał wg. właściwości do załatwienia innym organom.

3. Sposób załatwiania skarg i wniosków

Odpowiedzi na skargi zarejestrowane w teczce oznaczonej symb. klas. OPK.II.0551 „Rozpatrywanie skarg i wniosków ” i kat. arch. BE-5 w roku 2005 pod poz.:1, 3, 4, a w roku 2006 pod. poz. 1 informowały skarżących o tym, że Marszałek Województwa nie jest organem właściwym do ich załatwienia i zawierały w swej treści jedynie pouczenie do jakiego organu skarżący powinien się zgłosić.

(akta kontroli nr 9).

Przepis art. 231 Kpa wskazuje, że jeżeli organ administracyjny, który otrzymał skargę nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ. Komentarz do Kodeksu Postępowania Administracyjnego, autorstwa: G. Łaszczyca, Cz. Marzysz, A. Matana, tom II, wydawnictwo Zakamycze 2005 stanowi, iż „ze względu na zasadę zaufania i uwzględniania słusznego interesu obywateli, zasadne wydaje się, by organ, do którego błędnie skierowano skargę, przekazywał ją organowi właściwemu. Wskazanie skarżącemu organu właściwego winno stanowić wyjątek i mieć miejsce wtedy, gdy przekazanie nie będzie możliwe”. Ponadto autorzy w/w komentarza do Kpa wyraźnie rozróżniają pojęcia rozpatrzenie skargi i jej załatwienie:

1) rozpatrzenie skargi obejmuje czynności przygotowawcze, które zmierzają do ustalenia treści i przedmiotu skargi oraz przygotowanie materiału niezbędnego do załatwienia sprawy, natomiast

2) załatwienie skargi polega na podjęciu rozstrzygnięcia, wydaniu poleceń, lub podjęciu innych stosownych środków, usunięciu stwierdzonych uchybień i w miarę możliwości przyczyn ich powstawania oraz zawiadomieniu w sposób wyczerpujący skarżącego o wyniku załatwienia.

W świetle powyższego, udzielona skarżącemu informacja na temat organu właściwego do rozpatrzenia skargi, nie stanowi czynności jej rozpatrzenia lub załatwienia. Tego rodzaju sprawy należy rejestrować w teczce „Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości” ozn. symb. klasyfikacyjnym 0552 i kat. arch. „B3”. W piśmie z dnia 03.02.2006r., znak: OR.II.0553-1/06 będącym sprawozdaniem ze sposobu załatwienia skarg i wniosków przez Urząd, w/w skargi wykazano jako załatwione we własnym zakresie. W związku z powyższą interpretacją odpowiedzi na skargi informujące o organie właściwym do ich załatwienia nie należy zaliczać do załatwionych we własnym zakresie.

W Biurze Sejmiku w udzielanych odpowiedziach na skargi zarejestrowane w teczce oznaczonej symb. klas. BSW.0551 „Rozpatrywanie skarg i wniosków ” i kat. arch. BE-5 w roku 2005 pod poz.:4, 5 informowano skarżących o tym, że Przewodniczący Sejmiku Województwa Podlaskiego w Białymstoku nie jest organem właściwym do załatwienia skargi. W/w pisma zawierały w swej treści jedynie pouczenie do jakiego organu skarżący powinien się zgłosić. W tym przypadku również, informacja udzielona skarżącemu na temat organu właściwego do rozpatrzenia skargi, nie stanowiła czynności rozpatrzenia lub jej załatwienia. Dokumentację tak załatwianych skarg należy rejestrować w teczce aktowej: „Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości” ozn. symb. klasyfikacyjnym 0552 i kat. arch. „B3”, a w sprawozdawczości nie wykazywać jako załatwione we własnym zakresie.

W treści udzielonej skarżącemu odpowiedzi na skargę - zarejestrowaną w teczce oznaczonej symb. klas. BSW.0551 pod. poz. 6, rok 2005 - nie wskazano właściwego organu do rozpatrzenia zarzutów skarżącego, lecz wymieniono trzech ich ewentualnych adresatów. W uzasadnieniu w/w pisma podano, iż z treści skargi adresowanej do Sejmiku Województwa Podlaskiego nie wynikało wprost, jakiego organu administracyjnego działania adresat skarżył.

(akta kontroli nr 10).

Zgodnie z §8 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywana skarg i wniosków (Dz. U. z 2002r., Nr 5, poz. 46 ) „jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nie usunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania”.

W prowadzonej przez Biuro Sejmiku teczce aktowej oznaczonej symb. klas. BSW.0551 „Rozpatrywanie skarg i wniosków ” i kat. arch. BE-5 w roku 2006 pod poz. 1 zarejestrowano skargę, zawierającą zarzuty pod adresem Marszałka Województwa Podlaskiego. W piśmie z dnia 03.04.2006r., znak: BSW.0551-1/06 zawiadamiającym skarżącego o przyczynie zwłoki w załatwieniu skargi zawarto zapis, iż „zostanie rozpatrzona na najbliższej sesji przez Sejmik Województwa Podlaskiego. Ze względu na to, iż powyższa sesja planowana jest na dzień 10.04.2006r. , odpowiedź zostanie Państwu udzielona po tym terminie”.

(akta kontroli nr 11).

Tak enigmatycznie oznaczony termin do załatwienia sprawy narusza treść art. 36 §1 Kpa, który to przepis wyraźnie stanowi, iż organ ma obowiązek wskazania nowego terminu załatwienia sprawy, a termin ten musi być wyraźnie oznaczony (w dniach, tygodniach, miesiącach) — uzasadnienie wyroku NSA z 22.12.2000r. , III SAB 75/00. „Należy oznaczyć go, zgodnie z art. 57 k.p.a,, w dniach, tygodniach lub miesiącach z zachowaniem zasady szybkości postępowania (wyr. NSA z dnia 21 czerwca 1996r., I SAB 28/96, ONSA 1997, nr 2, poz. 97)” — komentarz do Kodeksu Postępowania Administracyjnego, autorstwa: G. Łaszczyca, Cz. Marzysz, A. Matana, tom II, wydawnictwo Zakamycze 2005.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w Departamencie Organizacyjnym nie są przestrzegane przepisy §27 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa. Kopie niżej wymienionych pism nie zawierały parafy referenta i daty sporządzenia pisma(z lewej strony pod treścią pisma):OPK.II.0551-1/06, OPK.II.0552-1/05, OPK.II.0552-3/05,OPK.II.0551-4/05, OPK.II.0551-3/05.

4. Terminowość i sposób załatwiania skarg.

1) Z zachowaniem 7-dniowego terminu przekazywano skargi do rozpatrzenia innym organom.

2) Przy załatwianiu skarg nie naruszono art. 237 § 1 i § 4 KPA stanowiącego, że „organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca” oraz że „ w razie niezałatwienia skargi w terminie określonym w § 1 stosuje się przepisy art. 36-38” KPA.

3) W Urzędzie nagminnie naruszano postanowienia § 32 pkt. 5 instrukcji kancelaryjnej dla samorządu województwa mówiący o tym, że „sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania”. Dotyczyło to spraw załatwianych przez :

- Departament Zdrowia:

Ø Poz. 4 teczki aktowej ZPS.II.0551//05 na rok 2005 — odpowiedzi udzielono pismem z dnia 24.06.2005r. (piątek) — wysłano 28.06.2005r. (wtorek).

Ø Poz. 3 teczki aktowej ZPS.II.0551//05 na rok 2005 —skargę przekazano wg właściwości pismem z dnia 19.05.2005r.( piątek) — wysłano 23.05.2005r.(wtorek)

Ø Poz. 1 teczki aktowej ZPS.II.0551//05 na rok 2005 — odpowiedzi udzielono pismem z dnia 31.01.2005r. (wtorek) — wysłano dnia 02.02.2005r. (czwartek),

Ø Poz. Nr 3 z teczki aktowej ZD.II.0551//06 — odpowiedzi udzielono pismem z dnia 28.03.2006r. (wtorek) — wysłano dnia 30.03.2006r. (czwartek).

4) W prowadzonej dokumentacji załatwiania skarg należących do kompetencji Marszałka znajdują się dowody potwierdzające, że zarzuty poruszane w skargach były badane w sposób wyczerpujący przez pracowników Urzędu.

5) Odpowiedzi na skargi zawierały dane określone w art. 238 KPA informowały o sposobie załatwienia skargi. Odpowiedzi podpisywał Marszałek, Wicemarszałek, członkowie Zarządu oraz Dyrektor Generalny.

Odpowiedzi na skargi zarejestrowane w roku 2005 w teczce oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym OPK.II.0552 pod pozycjami : 1 (z dnia 2 czerwca 2005), 2 (z dnia 3 czerwca 2005r.) ,3 ( z dnia 23 czerwca 2005r.) oraz odpowiedź na skargę zarejestrowaną pod poz. 1 z dnia 25 lipca 2005r. w teczce OR.II.0551-1/05 prowadzonej w roku 2005 podpisała z upoważnienia Marszałka Województwa Pani Halina Rutkowska — Dyrektor Generalny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

Odpowiedź z dnia 31 sierpnia 2005r. znak: OPK.II.0551-4/05 na skargę zarejestrowaną pod 4 w teczce OPK.II.0551 prowadzonej na rok 2005, podpisała Pani Halina Rutkowska — Dyrektor Generalny.

Pani Halina Rutkowska Dyrektor Generalny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w kontrolowanym okresie posiadała dwa upoważnienia Marszałka Województwa Podlaskiego do podpisywania pism tj.:

· upoważnienie z dnia 3 grudnia 2003r. znak: OPK.II.0114-76/03 wydane na podstawie art. 268a KPA do załatwiania w imieniu Marszałka Województwa Podlaskiego spraw należących do zakresu działania Departamentu Organizacyjno-Prawnego i Kadr Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

Zgodnie z § 34 ust. 3 regulaminu organizacyjnego obowiązującego w roku 2005 (wprowadzonego uchwałą Nr 37/414/03 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 25 czerwca 2003r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku. ) odpowiedzi na skargi w sprawach prowadzonych przez Departament Organizacyjno-Prawny i Kadr — mógł podpisywać Marszałek Województwa.

(upoważnienie — akta kontroli nr 12)

· upoważnienie z dnia 31 stycznia 2006r. znak: OR.II.0114-5/06 wydane na podstawie art. 286a KPA oraz art. 46 ust.2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie województwa oraz na podstawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego w Białymstoku przyjętego uchwałą Nr 178/2302/06 Zarząd Województwa Podlaskiego z dnia 5 stycznia 2006r. do załatwiania w imieniu Marszałka Województwa Podlaskiego spraw należących do zakresu działania Departamentu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, a w szczególności do wydawania postanowień i zaświadczeń.

Zgodnie z postanowieniami § 110 regulaminu organizacyjnego wprowadzonego uchwałą nr 178/2302/06 Zarząd Województwa Podlaskiego z dnia 5 stycznia 2006r. odpowiedzi na skargi i wnioski podpisują: w sprawach prowadzonych przez Departament Organizacyjny — Marszałek lub Dyrektor Generalny w ramach upoważnienia udzielonego przez Marszałka;

6) O przekazaniu skargi do rozpatrzenia innym organom każdorazowo informowano skarżącego oraz inne zainteresowane osoby bądź instytucje.

Dyrektor Generalny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku została poinformowana o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden doręczono Dyrektorowi Generalnemu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Marszałkowskiego w Białymstoku pod pozycją 16/06.

Białystok, 13 czerwca 2006 r.