Białystok, 28 czerwca 2006 r.

PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

-10-

PN.III.MK.0932/21/06

Pani

Halina Rutkowska

Dyrektor Generalny

Urzędu Marszałkowskiego

Województwa Podlaskiego

w Białymstoku

Na podstawie art. 78 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1590 z późn. zm.) Wydział Prawny i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku przeprowadził w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku kontrolę organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.

Kontrolą objęto rok 2005 i 2006 do dnia kontroli.

Tematyka kontroli obejmowała również zagadnienia dotyczące dostępu do informacji publicznej, ale z uwagi na to, że w 2005r. Najwyższa Izba Kontroli przeprowadziła w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku kontrolę w zakresie przestrzegania ustawy o dostępie do informacji publicznej (zakończoną wystosowaniem do Marszałka Województwa Podlaskiego wystąpienia pokontrolnego z dnia 5 stycznia 2006r. znak: LBI: 410/13-4-2005) odstąpiono od jej przeprowadzenia.

Ustalenia kontroli przedstawione w protokole podpisanym przez Dyrektora Generalnego Urzędu Marszałkowskiego działającego z upoważnienia Marszałka Województwa w dniu 13 czerwca 2006r., dają podstawę do pozytywnej oceny kontrolowanej jednostki w zakresie załatwiania skarg i wniosków obywateli, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień polegających głównie na błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa.

W czasie kontroli ustalono, iż w 2005r. do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku wpłynęło ogółem 26 skarg, a w roku 2006 do dnia kontroli 5 skarg.

W kontrolowanym okresie nie wpłynął natomiast żaden wniosek.

W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku skargi i wnioski rozpatrywane są według zasad określonych w Dziale VIII KPA, rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46) oraz postanowień regulaminu organizacyjnego. W badanym okresie obowiązywały: do dnia 4 stycznia 2006r. regulamin organizacyjny wprowadzony uchwałą Nr 37/414/03 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 25 czerwca 2003r., a od dnia 5 stycznia 2006r. regulamin organizacyjny wprowadzony uchwałą Nr 178/2302/06 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 5 stycznia 2006r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości polegały głównie na:

1) nierzetelnym prowadzeniu centralnego rejestru skarg i wniosków. W w/w rejestrze nie rejestrowano wszystkich wpływających do Urzędu skarg (m.in. rozpatrywanych przez Departament Zdrowia). Prowadzony przez Biuro Sejmiku rejestr skarg i wniosków miał inny wzór niż pozostałe rejestry prowadzone w Urzędzie.

Przepis § 21 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073) zobowiązuje do prowadzenia w Urzędzie Marszałkowskim centralnego rejestru skarg i wniosków. Art. 254 Kpa stanowi, iż składane i przekazywane do organów samorządowych skargi i wnioski należy rejestrować i przechowywać w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg;

2) niewskazaniu właściwego organu do rozpatrzenia zarzutów skarżącego w odpowiedzi na skargę rozpatrywaną przez Biuro Sejmiku - zarejestrowaną w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez w/w komórkę organizacyjną pod poz. 6 w roku 2005;

Zgodnie z postanowieniami art. 231 KPA jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ. Jeśli natomiast trudno jest ustalić przedmiot skargi, a co za tym idzie właściwy organ, należy zgodnie z postanowieniami § 8 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywana skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46 ) wezwać wnoszącego skargę do złożenia - w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania - wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi bez rozpoznania;

3) niewskazaniu nowego terminu załatwienia skargi w piśmie zawiadamiającym skarżącego o przyczynie zwłoki w załatwieniu skargi przez Biuro Sejmiku Województwa Podlaskiego - zarejestrowanej w rejestrze skarg i wniosków pod poz. 1 w roku 2006, do czego zobowiązuje art. 237 § 4 w związku z art. 36 § 1 KPA;

4) podpisywaniu odpowiedzi na skargi niezgodnie z postanowieniami Działu VII regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego;

5) nieprzestrzeganiu postanowień rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073) w częściach dotyczących :

a) przechowywania analiz skarg i wniosków w odrębnych teczkach zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt;

b) parafowania pism oraz wysyłania korespondencji.

Informując o powyższym, uprzejmie proszę o podjęcie działań mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości.

Jednocześnie informuję, że w ciągu 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia może Pani zgłosić na piśmie umotywowane zastrzeżenia w sprawie zawartych w nim ocen i uwag. W przypadku nieskorzystania z tej możliwości, proszę o poinformowanie mnie w ciągu 30 dni o sposobie wykorzystania uwag i wniosków pokontrolnych i podjętych działaniach w celu usunięcia nieprawidłowości lub o przyczynach niepodjęcia takich działań.

Z up. WOJEWODY PODLASKIEGO

/-/ Lidia Stupak

Dyrektor Wydziału Prawnego i Nadzoru