PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

Placówka Zamiejscowa w Łomży

18-400 Łomża, ul. Nowa 2

Protokół kontroli

Urzędu Gminy WIŻAJNY

Kontrola została przeprowadzona 24, 25 i 29 maja 2006 roku przez starszego inspektora wojewódzkiego mgr Andrzeja Jankowskiego na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (Nr 11/06 z 26 kwietnia 2006 roku).

Temat kontroli: załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli.

Kierownikiem Urzędu i wójtem gminy Wiżajny był od 19 listopada 2002 roku mgr inż. Jerzy Antoni Gora.

Sekretarzem gminy była od 10 grudnia 2003 roku mgr Jadwiga Markowska.

Zastępca wójta nie został dotychczas powołany.

Adres Urzędu: 16-407 Wiżajny, ul. Rynek 1; numer REGON: 000550611, numer NIP: 844-00-10-403.

Ustalenia kontroli:

1. Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.

1. Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Wiżajny określił Regulamin Organizacyjny nadany zarządzeniem Nr 15/03 wójta z 22 maja 2003 roku; dokument ten obowiązywał od dnia podpisania i nie został do dnia kontroli zmieniony.

Zasady przyjmowania i załatwiania kierowanych do wójta skarg i wniosków określono w rozdziale X wspomnianego Regulaminu.

W § 54 ust. 1 postanowiono, że „wójt i jego zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy piątek w godzinach od 10⁰⁰ do 15⁰⁰ ”, a jeżeli przypadnie wówczas dzień wolny od pracy – „w następnym dniu roboczym” (§ 54 ust. 1).

Kpa w art. 253 § 3 stanowił: „Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny odbywać się w ustalonym dniu po godzinach pracy”, natomiast Urząd Gminy był czynny w godzinach 7³⁰ - 15³⁰ (stosownie do informacji zamieszczonej w oknie obok wejścia do budynku i postanowień § 4 ust. 1Regulaminu Organizacyjnego Urzędu).

W następnych fragmentach Regulaminu postanowiono, że:

„Obsługę obywateli przyjmowanych przez wójta i zastępcę wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych i kadrowych” (§ 51 ust. 2); zastępca wójta nie został dotychczas powołany, podczas gdy art. 26a ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym stanowił, że „Wójt, w drodze zarządzenia, powołuje i odwołuje swojego zastępcę lub zastępców…”, a w § 8, § 15 ust. 2 i § 24 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu przewidziano istnienie zastępcy, któremu w § 26 przypisano określone zadania;

„Pozostali pracownicy… przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie, w godzinach pracy Urzędu” (§ 54 ust. 2);

„Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu w formie pisemnej lub wniesione do protokołu ustnie są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków” (§ 55 ust. 1);

„Odpowiedzi na skargi i wnioski powinny być jasne i zwięzłe. W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne” (§ 56 ust. 1);

„Pracownicy, którym przekazano wniosek lub skargę do załatwienia, zobowiązani są zawiadomić stanowisko do spraw organizacyjnych i kadrowych o sposobie załatwienia sprawy, przekazując dokumentację związaną ze sprawą wraz z kopią odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu” (§ 56 ust. 2);

„Wójt podpisuje: …6) odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników” (§ 47);

„Do zadań stanowiska pracy ds. organizacyjno-kadrowych należy w szczególności: …3) prowadzenie rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu, …8) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z wójtem lub sekretarzem” (§ 34);

„Pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie terminowości i sposobu załatwienia zgłoszonych skarg i wniosków oraz dokonuje, w miarę potrzeb, okresowych analiz w tym zakresie” (§ 57).

W zakresie czynności (datowanym 5 czerwca 2003 roku) inspektora ds. organizacyjno kadrowych ujęto wszystkie powierzone mu wyżej obowiązki.

Żadnej z komórek organizacyjnych nie przypisano rozpatrywania skarg i wniosków lub koordynowania ich rozpatrywania, również żaden z pracowników Urzędu nie posiadał w swoim zakresie czynności takiego obowiązku.

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (D. U. Nr 5, poz. 46) stanowiło w § 3, że:

„1. Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom.

2. W siedzibie danej jednostki organizacyjnej, w widocznym miejscu, umieszcza się informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski”.

Regulamin Organizacyjny Urzędu stanowił:

„Szczegółowy zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Urzędu określają zakresy czynności” (§ 58),

„Do zadań sekretarza należy w szczególności: …3) opracowywanie projektów zakresu czynności na stanowiska prac y…” (§ 28 ust. 2).

2. Tryb postępowania ze skargami w sprawach należących do kompetencji Rady Gminy ustalono w Statucie Gminy przyjętym uchwałą Nr V/37/03 z 30 kwietnia 2003 roku (Dz. Urz. Województwa Podlaskiego z 8 maja 2003 r. Nr 47, poz. 1023).

W rozdziale VI tego dokumentu ustalono następujące reguły postępowania:

„Skargi kierowane są przez przewodniczącego Rady do Komisji Rewizyjnej, która przeprowadza postępowanie wyjaśniające ” (§ 81 ust. 2);

„Komisja Rewizyjna po zakończeniu postępowania, o którym mowa w ust. 2, przekazuje dokumentację związaną ze skargą, zgromadzoną podczas przeprowadzania czynności wyjaśniających, wraz ze swoim stanowiskiem przewodniczącemu Rady” (§ 81 ust. 3);

„Rada Gminy na sesji rozpatruje dokumentację związaną ze skargą i zajmuje stanowisko w formie uchwały” (§ 81 ust. 4);

„Skargi ewidencjonuje się w rejestrze prowadzonym na stanowisku ds. obsługi Rady” (§ 81 ust. 6).

W myśl innych postanowień Statutu Gminy, wszystkie merytoryczne sprawy należące do kompetencji Rady rozstrzygane są „w drodze uchwał” (§ 27 ust. 1) sporządzanych „w formie odrębnych dokumentów (§ 57) podpisanych przez przewodniczącego obrad (§ 60 ust. 1 i 2) i zawierających elementy wskazane w § 58 ust. 2 i § 60 ust. 3.

Nie ustalono dni i godzin przyjmowania przez Radę obywateli w sprawach skarg i wniosków, nie wyznaczono też osób upoważnionych do ich przyjmowania w imieniu Rady.

Ponadto, nie ustalono zasad przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania wniosków należących do właściwości Rady, ponieważ omówione wyżej regulacje statutowe dotyczyły tylko skarg.

Art. 223 § 1 Kpa:

„Organy …samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe… – rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości”.

Art. 253 Kpa:

„§ 1. Organy... samorządu terytorialnego... obowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach.

§ 2. Kierownicy organów wymienionych w § 1 lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu.

§ 3. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy”.

3. Na drzwiach sekretariatu (pokój Nr 1) zamieszczono tablicę o treści:

„Wójt, a w razie jego nieobecności Sekretarz Gminy, przyjmuje obywateli w sprawie skarg i wniosków w każdy piątek (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy) w godzinach 10⁰⁰ - 15⁰⁰ ”.

Art. 253 § 2Kpa:

„Kierownicy organów wymienionych w § 1 lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu”.

Regulamin Organizacyjny Urzędu stanowił w § 54 ust. 1:

„Wójt i jego zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy piątek w godzinach od 10⁰⁰ do 15⁰⁰. Jeżeli piątek jest dniem wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym .

W Urzędzie nie wywieszono informacji o dniach i godzinach przyjmowania przez Radę obywateli w sprawach skarg i wniosków (art. 253 § 1 i § 4 Kpa), zamieszczono natomiast (na tablicy ogłoszeń w holu budynku oraz na drzwiach pokoju Nr 9 będącego gabinetem sekretarza gminy) następujący napis:

„Przewodniczący Rady Gminy Wiżajny Pan Zenon Kowalewski przyjmuje interesantów w każdy wtorek i piątek w godz. 9⁰⁰ - 12⁰⁰ w pokoju Nr 9”.

4. Stosownie do art. 253 § 4 Kpa, kierownikom jednostek organizacyjnych gminy przekazano - celem wywieszenia w ich siedzibach - informacje (ogłoszenia) o terminach przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków przez wójta.

5. W trzech miejscach budynku Urzędu (w sieni, holu i na drzwiach sekretariatu) wywieszono następującą informację:

„Rejestrację i przyjmowanie skarg prowadzi Pani Irena Mrozowska p. Nr 1 codziennie w godzinach pracy Urzędu Gminy”.

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków stanowiło w § 3, że:

„1. Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom.

2. W siedzibie danej jednostki organizacyjnej, w widocznym miejscu, umieszcza się informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski”.

6. Nie prowadzono ewidencji obywateli przyjętych przez wójta lub – w jego zastępstwie – przez sekretarza gminy w sprawach petycji, skarg, wniosków, czy interwencji.

Regulamin Organizacyjny Urzędu w § 55 stanowił:

„2. Sprawy wniesione ustnie, nie mające charakteru skargi lub wniosku, ewidencjonowane są w rejestrze przyjęć interesantów.

3. Rejestry, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjno-kadrowych”.

W zakresie czynności pracownicy ds. organizacyjno-kadrowych nie ujęto obowiązku prowadzenia ewidencji zgłoszeń nie mających charakteru skargi czy wniosku.

W przesłanej Wojewodzie analizie (wpiętej do teczki „0563 Analizy i oceny skarg i wniosków. kat. A”) wójt poinformował, że w 2005 roku przyjął około 600 interesantów. Z analizy tej wynikało, że problemy, z jakimi zwracali się do niego interesanci dotyczyły w szczególności:

- naprawy dróg,

- odśnieżania dróg w okresie zimowym,

- pomocy społecznej,

- inwestycji prowadzonych przez gminę,

- zatrudnienia,

- szkolnictwa i dowożenia dzieci,

- nabycia mienia gminnego.

Ponadto, w omawianej analizie wójt napisał, że „w większości przypadków problemy mieszkańców Gminy Wiżajny wyjaśniane i załatwiane były na bieżąco”.

Z danych tych wynikało, że przynajmniej część zgłoszonych spraw było wnioskami w rozumieniu art. 241 Kpa.

Art. 241 Kpa:

„Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności”.

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków stanowiło, że:

„Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu” (§ 5);

„W razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który podpisują wnoszący skargę lub wniosek i przyjmujący zgłoszenie” (§ 6 ust. 1);

„W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy” (§ 6 ust. 2).

Art. 254 Kpa:

„Skargi i wnioski składane i przekazywane do organów… samorządu terytorialnego… oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków”.

Regulamin Organizacyjny Urzędu stanowił:

„Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu w formie pisemnej lub wniesione do protokołu ustnie są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków” (§ 55 ust. 1); „Pracownicy, którym przekazano wniosek lub skargę do załatwienia, zobowiązani są zawiadomić stanowisko do spraw organizacyjnych i kadrowych o sposobie załatwienia sprawy, przekazując dokumentację związaną ze sprawą wraz z kopią odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu” (§ 56 ust. 2).

7. Urząd dysponował drukami protokołu przyjęcia podania, skargi lub wniosku wnoszonego ustnie; druki te uwzględniały dane wskazane w § 6 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r.

W analizowanym okresie nie przyjęto do protokołu ani jednej ustnej skargi lub ustnego wniosku, nie było również przypadku wniesienia ich pocztą elektroniczną.

8. W Urzędzie prowadzono centralny „Rejestr skarg i wniosków” o symbol 0560 i kategorii archiwalnej A.

W „Rejestrze” tym od 1 stycznia 2005 roku nie odnotowano ani jednej skargi i ani jednego wniosku.

Nie założono teczek oznaczonych „0561 Rozpatrywanie skarg. kat. BE-5”i „0562 Rozpatrywanie wniosków. kat. B-3”, ponieważ w analizowanym okresie oficjalnie nie przyjęto skarg i wniosków.

Mieszkańców, którzy ustnie zgłosili wójtowi swoje wnioski, nie powiadomiono pisemnie o sposobie załatwienia ich spraw.

Art. 244 § 2 Kpa: „O sposobie załatwienia wniosku zawiadamia się równocześnie wnioskodawcę”.

Art. 238 § 1 (w związku z art. 247) Kpa: „Zawiadomienie o sposobie załatwienia wniosku powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób wniosek został załatwiony, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia wniosku. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu wniosku powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne”.

2. Udostępnianie informacji publicznej.

1. Stosownie do art. 11b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, w rozdziale X Statutu Gminy Wiżajny ustalono zasady dostępu do dokumentów związanych z wykonywaniem zadań publicznych przez organy gminy.

Postanowiono tam m.in., że:

- protokoły posiedzeń Rady i jej komisji „oraz innych kolegialnych gremiów Gminy podlegają udostępnieniu po ich formalnym przyjęciu…” (§ 120);

- udostępnianie dokumentów „może odbywać się wyłącznie w Urzędzie Gminy i w asyście pracownika Urzędu…” (§ 121 ust. 3);

- „Dokumenty z zakresu działania Rady i komisji udostępnia się… na stanowisku ds. obsługi Rady, w dniach pracy Urzędu Gminy w godzinach przyjmowania interesantów (§ 121 ust. 1);

- „Dokumenty z zakresu działania wójta oraz Urzędu udostępniane są u sekretarza gminy w dniach i godzinach przyjmowania interesantów” (§ 121 ust. 2);

- nie udostępnia się dokumentów w przypadkach przewidzianych ustawami (§ 122).

2. Gmina Wiżajny posiadała podmiotową stronę w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem www.umwp-podlasie.pl/bip/gmina/wizajny/(wejście na nią prowadziło również przez stronę internetową gminy www.wizajny.pl/).

Na łamach tego teleinformatycznego publikatora, zwanego w skrócie BIP, zamieszczono niewiele informacji wskazanych w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

W ostatnim dniu kontroli znajdowały się tam jedynie następujące informacje publiczne:

dane personalne wójta, sekretarza i skarbnika oraz Rady Gminy i jej komisji, Statut Gminy, protokół VI sesji z 19 sierpnia 2003 roku, dwadzieścia uchwał Rady podjętych na II, VI i VII sesji w bieżącej kadencji, budżet gminy na 2003 rok, Regulamin Organizacyjny Urzędu, struktura organizacyjna Urzędu, godziny pracy Urzędu, terminy przyjmowania przez wójta obywateli w sprawach skarg i wniosków, informacja o składnikach i wartości mienia komunalnego w 2003 roku, wykaz jednostek organizacyjnych gminy oraz ich adresy i telefony, wykaz sołectw i ich powierzchnia oraz wsie wchodzące w ich skład, oświadczenia majątkowe złożone w 2003 roku przez 11 pracowników samorządowych.

Biuletynu nie aktualizowano od sierpnia 2003 roku. Nie wprowadzono do niego m.in. podjętych od tego czasu uchwał Rady i ich projektów, zawiadomień o zwołanych posiedzeniach Rady i komisji, protokołów sesji Rady i posiedzeń jej komisji, statutów sołectw i jednostek organizacyjnych gminy, programów dotyczących zadań publicznych oraz sposobów i skutków ich realizacji, sposobów przyjmowania i załatwiania spraw, wykazu prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz sposobów i zasad udostępniania danych w nich zawartych, dokumentacji przebiegu i efektów kontroli przeprowadzonych w Urzędzie i pozostałych gminnych jednostkach organizacyjnych, sprawozdań (informacji, czy ocen) dotyczących działalności Rady, wójta i jednostek organizacyjnych gminy, danych o długu publicznym, ciężarach publicznych i udzielonej przez gminę pomocy publicznej, bieżącej wartości majątku komunalnego i majątku jednostek organizacyjnych pochodzącego z zadysponowania majątkiem gminy oraz pożytków z tego majątku i jego obciążeń (art. 6 ust. 1 punkty 1a, 1b, 1c, 2a, 2b, 2c, 2f, 3d, 3f, 4a, 4c, 4d, 5c, 5d, 5f, 5g i 5h w związku z art. 8 ust. 3 ustawy o dostępnie do informacji publicznej).

Do BIP wprowadzono wzmiankę o sposobie udostępniania nie zamieszczonych w nim informacji. W dziale „POMOC” zapisano:

„Wniosek o udostępnianie informacji publicznych

Co zrobić kiedy informacji, których szukasz, nie ma w Biuletynie?

Prosimy wypełnić poniższy formularzi przesłać go drogą elektroniczną lub pocztą. Jak tylko przygotujemy poszukiwane dane, odpowiemy na twój wniosek elektronicznie lub listownie”,

jednak ustawa o dostępie do informacji publicznej stanowiła w art. 10, że:

„1. Informacja publiczna, która nie została udostępni ona w Biuletynie…, jest udostępniana na wniosek.

2. Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku”.

3. Na łamach Biuletynu upubliczniono tylko oświadczenia majątkowe złożone w 2003 roku przez 11 pracowników samorządowych; obowiązku tego nie wypełniono odnośnie późniejszych oświadczeń majątkowych oraz oświadczeń majątkowych radnych.

Art. 24i ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym: „Jawne informacje zawarte w oświadczeniach majątkowych są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej…”.

Art. 24h ust. 6 tej ustawy: „…Oświadczenia majątkowe przechowuje się przez 6 lat”.

Do BIP nie wprowadzono złożonych przez radnych i pracowników samorządowych:

- oświadczeń o zawartych przez ich małżonków umowach cywilnoprawnych i prowadzeniu na terenie gminy działalności gospodarczej,

-informacji o zatrudnieniu małżonków w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Te oświadczenia i informacje, w myśl art. 24j ust. 6 tej ustawy o samorządzie gminnym, „podlegają ujawnieniu na zasadach określonych w art. 24i…”, a więc w BIP.

4. O zwołanych sesjach powiadomiono mieszkańców gminy poprzez:

- wywieszenie w budynku Urzędu (w sieni) i przed nim (na dwóch tablicach) zawiadomienia (podpisanego przez przewodniczącego Rady) informującego o terminie, miejscu i przewidywanym porządku obrad,

- za pośrednictwem sołtysów, którym przesyłano dodatkowe egzemplarze zaproszeń („puszczano” je „obiegiem” wśród mieszkańców).

Statut Gminy w § 29 ust. 7 stanowił: „Zawiadomienie o terminie, miejscu i przedmiocie obrad Rady powinno być podane do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty” (tego sposobu nie sprecyzowano, ani w Statucie, ani w innym akcie).

Stosownie do § 32 Statutu Gminy, na sali obrad sesyjnych wyznaczono oddzielne miejsca dla publiczności.

Mieszkańców gminy nie informowano o zwołanych posiedzeniach komisji Rady.

Statut Gminy nie wskazał sposobu powiadamiania mieszkańców o zorganizowanych posiedzeniach komisji Rady.

Art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym: „Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do… wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia komisji”.

Obowiązek zapewnienia lokalowych i technicznych środków, umożliwiających wykonywanie powyższego prawa, nakładały na organy gminy przepisy art. 18 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

W § 5 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu postanowiono o prowadzeniu BIP i czterech tablic ogłoszeniowych (po dwie w budynku Urzędu i przed nim) „w celu przekazywania informacji mieszkańcom Gminy o pracy Rady i Urzędu”.

Przewodniczący Rady zapraszał sołtysów do udziału w zorganizowanych przez siebie sesjach, jednak nie przesyłał im projektów uchwał i inny przygotowanych materiałów, które otrzymywali radni.

Ustawa o samorządzie gminnym stanowiła:

„Art. 20. 1. …Do zawiadomienia o zwołaniu sesji dołącza się porządek obrad wraz z projektami uchwał”.

„Art. 37a „…Przewodniczący rady gminy jest każdorazowo zobowiązany do zawiadamiania na takich samych zasadach jak radnych, przewodniczącego organu wykonawczego jednostki pomocniczej o sesji rady gminy”.

Statutu Gminy stanowił:

„Sołtys jest każdorazowo zawiadamiany o sesji Rady Gminy, przepis § 29 ust. 4 stosuje się odpowiednio” (§ 12 ust. 2);

„Przygotowanie sesji obejmuje: …3) zapewnienie dostarczenia radnym materiałów, w tym projektów uchwał, dotyczących poszczególnych punktów porządku obrad” (§ 29 ust. 2);

„O terminie i miejscu obrad powiadamia się radnych najpóźniej na 5 dni przed terminem obrad listownie lub w inny skuteczny sposób. Do zawiadomienia o zwołaniu sesji dołącza się porządek obrad wraz z projektami uchwał” (§ 29 ust. 4).

5. W budynku Urzędu, na tablicy ogłoszeniowej, zamontowanej w holu, zamieszczono następujące informacje:

a) Dokumenty z zakresu działania Wójta oraz zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego udostępniane są w Urzędzie Gminy Wiżajny Pokój Nr 9”.

Informacja ta była zgodna z treścią § 121 ust. 2 Statutu Gminy.

b) „Protokoły oraz uchwały organów Gminy, w tym zbiór przepisów gminnych udostępniany jest w Urzędzie Gminy Wiżajny Pokój Nr 9”.

Statut Gminy w § 121 ust. 1 stanowił, że „Dokumenty z zakresu działania Rady i komisji udostępnia się w Urzędzie Gminy na stanowisku ds. obsługi Rady…”, natomiast w pomieszczeniu Nr 9 mieścił się gabinet sekretarza gminy.

Powyższe ogłoszenie przewidywało udostępnianie tylko dwóch rodzajów dokumentów, podczas gdy art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym stanowił:

„Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy”.

Również art. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej dawał każdemu zainteresowanemu prawo wglądu do wszystkich dokumentów urzędowych zawierających aktualną wiedzę o sprawach publicznych.

6. Skontrolowany Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego, a w jego siedzibie znajdowała się aktualna informacja wizualna o miejscu (pokój Nr 9) nieodpłatnego ich udostępniania do powszechnego wglądu.

Nie zamówiono i nie gromadzono numerów Monitora Polskiego B.

Art. 26 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych: „Urzędy... organów samorządu terytorialnego prowadzą zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Monitora Polskiego B i udostępniają je nieodpłatnie do powszechnego wglądu w miejscach do tego przeznaczonych w siedzibach i w godzinach pracy urzędu”.

7. Stosownie do art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, w Urzędzie Gminy prowadzono zbiór przepisów gminnych (aktów prawa miejscowego).

W holu budynku Urzędu zamieszczono informację o miejscu (pokój Nr 9, tj. u sekretarza gminy) nieodpłatnego udostępniania wszystkim zainteresowanym zbioru przepisów gminnych.

8. Urząd dysponował drukami pisemnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej (jego treść była zgodna ze wzorem zamieszczonym w BIP).

Prowadzono rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej zawierający następujące rubryki: Podmiot udostępniający informację, Podmiot lub osoba wytwarzająca informację, Osoba odpowiedzialna za udostępnianie informacji, Data udostępnienia informacji, Forma udostępnienia informacji, Komu udostępniono informację, Potwierdzenie odbioru informacji (data i podpis), Uwagi.

Dokumenty związane z załatwianiem spraw o udostępnienie informacji gromadzono w teczce oznaczonej „SAO.0305-2 Ustalenie uprawnień dostępu do danych. Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Kat. B-5”.

W okresie objętym kontrolą do Urzędu wpłynęły tylko dwa pisemne wnioski o udostępnienie informacji publicznej. Z otrzymanych wyjaśnień wynikało, że oficjalnie nie zgłoszono ustnych wniosków w tych sprawach.

a) 23 marca 2006 roku mieszkanka Poznania (studentka) wystąpiła o udostępnienie planu rozwoju gminy (lub strategii rozwoju) i wykonanych w ostatnich latach inwestycji. 27 marca informacje te przesłano drogą elektroniczną na podany adres.

b) 24 kwietnia wpłynął wniosek mieszkanki Zabrza o przekazanie informacji dotyczących opracowanych programów lub podjętych działań w zakresie wyznaczenia i promocji produktu lokalnego. Odpowiedzi udzielono 5 maja drogą elektroniczną.

W treści obu odpowiedzi wskazano dane personalne sekretarza gminy jako osoby załatwiającej wnioski, nie wskazano natomiast podmiotu udostępniającego informacje.

Art. 12 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej:

„Informacje publiczne udostępniane w sposób, o którym mowa w art. 10 i 11, są oznaczane danymi określającymi podmiot udostępniający informację, danymi określającymi tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, danymi określającymi tożsamość osoby, która udostępniła informację, oraz datą udostępnienia”.

Nie ustalono wysokości opłat, które na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. można pobrać od wnioskodawcy z tytułu dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształceniem jej w żądaną formę.

Dotychczas nie było przypadku pobrania takiej opłaty.

9. Do Urzędu Gminy Wiżajny nie wpłynął dotychczas ani jeden wniosek o udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrach publicznych.

Urząd nie podał do publicznej wiadomości informacji o warunkach, sposobie, zakresie i terminie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym oraz o formacie, w którym te dane udostępnia.

3 listopada 2005 roku weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym, które w § 3 ust. 3 stanowiło, że „Podmiot prowadzący rejestr informuje w sposób powszechnie dostępny, w tym w Biuletynie Informacji Publicznej, o warunkach, sposobie, zakresie i terminie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze oraz o formacie, w którym dane są udostępniane”.

10. W rozdziale VI Regulaminu Organizacyjnego Urzędu do wspólnych zadań komórek organizacyjnych zaliczono m.in. „przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań” (§ 30 punkt 5). Zadania wspólne, w tym również powyższy obowiązek, przypisano wszystkim merytorycznym pracownikom Urzędu w formie wyciągów z Regulaminu, podpisanych przez wójta i pracownika.

W § 33 Regulaminu wskazano zakres działania stanowiska pracy ds. obsługi Rady Gminy, obrony cywilnej i ewidencji działalności gospodarczej, w tym m.in. „Administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej” (punkt 7). Zakres ten uzupełniono w § 45 ust. 3 o prowadzenie zbioru przepisów gminnych (aktów prawa miejscowego).

To drugie zadanie wpisano do zakresu czynności inspektora ds. obsługi Rady Gminy.

W zakresie czynności sekretarza (datowanym 18 grudnia 2003) roku ujęto zadania wskazane w §§ 17, 18 i 28 Regulaminu, dotyczące m.in. wykonywania kontroli wewnętrznej, organizacji pracy, zastępowania wójta podczas jego nieobecności, a ponadto (w punkcie 3) – „Administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej”.

Do zakresu czynności (z 5 czerwca 2003 roku) pracownicy ds. organizacyjno-kadrowych (urzędującej w sekretariacie) wprowadzono punkt 29 o treści „Gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz”.

Żaden z pracowników Urzędu nie posiadał w zakresie czynności obowiązków związanych z przygotowywaniem (opracowywaniem) danych i materiałów przeznaczonych do zamieszczenia w BIP oraz udostępnianiem informacji publicznych na wniosek lub poprzez wywieszenie (wyłożenia) w miejscach ogólnie dostępnych (chodzi o sformułowanie wprost tych obowiązków).

Regulamin Organizacyjny Urzędu stanowił:

„Szczegółowy zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Urzędu określają zakresy czynności” (§ 58),

„Do zadań sekretarza należy w szczególności: …3) opracowywanie projektów zakresu czynności na stanowiska pracy…” (§ 28 ust. 2).

Wójta Gminy Wiżajny poinformowano o prawie zgłoszenia kontrolującemu - przed podpisaniem protokołu - umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim treści oraz o prawie złożenia zarządzającemu kontrolę, w ciągu 7 dni od podpisania protokołu, pisemnych wyjaśnień do przedstawionych w nim ustaleń.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Wójt Gminy jako kierownik kontrolowanej jednostki.

O niniejszej kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Urzędu Gminy na pozycji 1 w 2006 roku.