PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

-10-

Białystok, 6 lipca 2006 roku.

PN.III.AJ.0932-23/06

Pan

mgr inż. Jerzy Antoni GORA

Wójt GminyWiżajny

ul. Rynek 1

16-407 Wiżajny

Na podstawie art. 86 i 88 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami) oraz art. 7 pkt 3 i art. 25 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z późniejszymi zmianami), w dniach 24, 25 i 29 maja 2006 roku Wydział Prawny i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku przeprowadził w podległym Panu Urzędzie Gminy kontrolę w zakresie załatwiania skarg i wniosków obywateli oraz udostępniania informacji publicznej.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli.

Podczas kontroli zbadano przestrzeganie przepisów prawa dotyczących udostępniania informacji publicznej, zapewnienia jawności działania organów gminy oraz przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.

Dokonane ustalenia zawiera protokół podpisany przez Pana 20 czerwca 2006 roku.

Oceniając wyniki przeprowadzonej kontroli należy stwierdzić, że realizacja zadań w poszczególnych dziedzinach była zróżnicowana — obok wielu pozytywnych działań występowały również nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania prawa. Najważniejsze uchybienia były następujące:

1. Nie wyznaczono dnia tygodnia, w którym wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków po godzinach pracy, czym naruszono art. 253 § 3 Kpa.

2. Rada Gminy nie ustaliła, wbrew dyspozycji art. 253 § 1 Kpa, terminów przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków należących do jej kompetencji.

3. Żadnej z komórek organizacyjnych Urzędu nie przypisano rozpatrywania skarg i wniosków lub koordynowania ich rozpatrywania, czym zignorowano dyspozycję zawartą w § 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

4. Wskutek powyższego zaniechania, w siedzibie Urzędu nie wywieszono informacji wskazującej komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników rozpatrujących skargi i wnioski lub koordynujących ich rozpatrywanie (§ 3 ust. 2 powyższego rozporządzenia).

5. Tryb postępowania z ustnymi wnioskami obywateli naruszał procedury określone przepisami Kpa (art. 238 § 1 w zw. z art. 247, art. 244 § 2 i art. 254), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (§ 6) oraz Regulaminu Organizacyjnego Urzędu (§ 55 ust. 1 i § 56 ust. 2).

6. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) nie był aktualizowany od sierpnia 2003 roku. Nie wprowadzono do niego m.in. dokumentów i danych wskazanych w art. 6 ust. 1 punkty 1a, 1b, 1c, 2a, 2b, 2c, 2f, 3d, 3f, 4a, 4c, 4d, 5c, 5d, 5f, 5g i 5h w zw. z art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (uchwał Rady i ich projektów, protokółów sesji Rady i posiedzeń jej komisji, statutów sołectw i jednostek organizacyjnych gminy, programów dotyczących zadań publicznych oraz sposobów i skutków ich realizacji, sposobów przyjmowania i załatwiania spraw, wykazu prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz sposobów i zasad udostępniania danych w nich zawartych, dokumentacji przebiegu i efektów kontroli, sprawozdań (informacji, ocen) dotyczących działalności Rady i jej komisji oraz wójta i gminnych jednostek organizacyjnych, danych o długu publicznym, ciężarach publicznych, udzielonej przez gminę pomocy publicznej, majątku gminy i jej jednostek organizacyjnych).

7. Do Biuletynu nie wprowadzono też złożonych przez radnych i pracowników samorządowych oświadczeń majątkowych z lat 2004 — 2006 (art. 24i ust. 3 i art. 24h ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym) oraz dodatkowych oświadczeń i informacji dotyczących ich małżonków (art. 24i ust. 3 w związku z art. 24j ust. 6 ustaw).

8. Wzmianka o sposobie udostępniania informacji nie zamieszczonych w BIP wymagała złożenia pisemnego wniosku, podczas gdy art. 10 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej stanowił, że „informacja…, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku”.

9. Mieszkańców gminy nie informowano o zwołanych posiedzeniach komisji Rady, czym pozbawiono ich możliwości uczestniczenia w tych posiedzeniach, zagwarantowanej przepisami art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, art. 18 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz § 5 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.

10. Przy zawiadamianiu sołtysów o zwołanych sesjach nie przestrzegano art. 37a ustawy o samorządzie gminnym, wymagającego stosowania takich samych zasad, jak wobec radnych (nie przesyłano im projektów uchwał i innych przygotowanych materiałów, które radni otrzymywali na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy oraz § 12 ust. 2 i § 29 ust. 2 i 4 Statutu Gminy).

11. Wywieszone w siedzibie Urzędu ogłoszenie, dotyczące udostępniania protokołów posiedzeń i uchwał Rady Gminy i jej komisji, było niezgodne z § 121 ust. 1 Statutu Gminy, ponieważ jako miejsce udostępniania wskazano gabinet sekretarza gminy zamiast stanowisko ds. obsługi Rady.

12. Ogłoszenie powyższe przewidywało udostępnianie tylko dwóch rodzajów dokumentów, podczas gdy przepisy art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym i art. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej dawały każdemu zainteresowanemu prawo wglądu we wszystkie dokumenty urzędowe zawierające aktualną wiedzę o sprawach publicznych.

13. Wbrew dyspozycji art. 26 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, nie prowadzono zbioru Monitora Polskiego B celem bezpłatnego udostępniania go do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu.

14. Nie podano do publicznej wiadomości informacji wskazanych w § 3 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym - Dz. U. Nr 205, poz. 1692 (warunków, sposobu, zakresu, terminu i formatu udostępniania danych).

15. W zakresach czynności pracowników Urzędu Gminy nie ujęto obowiązków dotyczących rozpatrywania skarg i wniosków lub koordynowania ich rozpatrywania (§ 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r.), prowadzenia ewidencji ustnych zgłoszeń nie mających charakteru skargi czy wniosku (przewidzianej w § 55 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu), przygotowywania danych i materiałów przeznaczonych do zamieszczenia w BIP oraz udostępniania informacji publicznych na wniosek lub poprzez wywieszenie (wyłożenie) w miejscach ogólnie dostępnych, czym uchybiono intencjom art. 94 punkt 1 Kodeksu pracy oraz § 28 ust. 2 i § 58 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.

Zawiadamiając o powyższym proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia wskazanych nieprawidłowości.

Jednocześnie informuję, że w ciągu 7 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia może Pan zgłosić umotywowane zastrzeżenia do zawartych w nim ocen, uwag i wniosków. W przypadku nieskorzystania z tej możliwości, proszę o powiadomienie mnie w ciągu 30 dni o sposobie wykorzystania uwag i wniosków pokontrolnych, w tym o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji, lub przyczynach niepodjęcia takich działań.