PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

Placówka Zamiejscowa w Łomży

18-400 Łomża, ul. Nowa 2

PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Gminy Rutka-Tartak, ul. 3-Maja 13, 16-406 Rutka-Tartak, powiat suwalski, województwo podlaskie; REGON 001084306, NIP 844-10-57-430.

Kierownikiem Urzędu Gminy Rutka-Tartak jest Wójt Gminy Rutka-Tartak Pan Jan Racis, wybrany w dniu 27 października 2002 roku; obowiązki Wójta objął z chwilą złożenia ślubowania na sesji Rady Gminy Rutka-Tartak w dniu 19 listopada 2002 roku.

Kontrolę w dniach 24, 25, 29 i 30 maja 2006 roku przeprowadził Wincenty Wacław Walewski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 12/06 z dnia 26 kwietnia 2006 roku, wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Panią Lidię Stupak.

Przedmiotem kontroli było załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

- Sekretarz Gminy Pani Daniela Jurewicz,

- inspektor Pani Alicja Brzozowska.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

1. Załatwianie skarg i wniosków obywateli.

1) Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków przez Radę Gminy Rutka-Tartak, zwaną dalej Radą, unormowano w statucie Gminy Rutka-Tartak, zwanym dalej statutem, uchwalonym uchwałą Nr IV/30/03 Rady z dnia 15 kwietnia 2003 roku i zmienionym uchwałą Nr XX/117/05 Rady z dnia 16 czerwca 2005 roku (Dz.Urz.Woj.Podl. Nr 55, poz. 1160 oraz z 2005 r. Nr 158, poz. 1826). Statut stanowił: […] § 16a. 1. Przewodniczący Rady przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków raz w tygodniu — poniedziałek, w godzinach 14⁰⁰— 16⁰⁰. Jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym. 2. W przypadku nieobecności Przewodniczącego Rady obywateli przyjmuje wyznaczony przez Przewodniczącego — Wiceprzewodniczący. 3. Informację o dniu i godzinach przyjęć wywiesza się na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz w widocznym miejscu w siedzibach pozostałych jednostek organizacyjnych Gminy. […] § 114a 1. Skargi dotyczące zadań lub działalności Wójta Gminy i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych rozpatruje Rada Gminy, o ile przepisy szczególne nie określają właściwych do rozpatrzenia skargi. 2. Zarzuty podnoszone w skargach wstępnie bada Komisja Rewizyjna. Rozpatrując skargę Komisja przeprowadza czynności wyjaśniające. Z podejmowanych czynności Komisja sporządza protokół. 3. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Komisja Rewizyjna przekazuje Przewodniczącemu Rady Gminy protokół z dokumentacją zgromadzoną podczas przeprowadzania czynności wyjaśniających oraz przedstawia stanowisko Komisji dotyczące skargi. 4. Rada Gminy, po rozpatrzeniu dokumentacji związanej z badaniem skargi i po zapoznaniu się ze stanowiskiem Komisji Rewizyjnej dotyczącym skargi, zajmuje stanowisko w formie uchwały. 5. Skarżącego zawiadamia się na piśmie o terminie Sesji, na której będzie rozpatrywana złożona przez niego skarga. 6. Zawiadomienie skarżącego o sposobie załatwienia skargi następuje zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. § 114b. 1. Wnioski, których przedmiotem są sprawy objęte zakresem działania Rady Gminy przekazuje się Przewodniczącemu Rady. 2. Przewodniczący Rady może skierować wniosek do zaopiniowania przez komisję Rady lub Wójta. 3. Wniosek jest rozpatrywany na najbliższej Sesji Rady Gminy. 4. Zawiadomienie wnioskodawcy o sposobie załatwienia wniosku następuje zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

2) Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków przez Wójta Gminy Rutka-Tartak, zwanego dalej Wójtem, uregulowano regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy Rutka-Tartak, zwanego dalej Urzędem, nadanym zarządzeniem Nr 15/03 Wójta z dnia 16 czerwca 2003 roku i zmienionym zarządzeniami Wójta: Nr 35/04 z dnia 10 listopada 2004 roku oraz Nr 15/05 z dnia 6 czerwca 2005 roku.

Regulamin organizacyjny Urzędu, w rozdziale VIII stanowił: […] § 22. 1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, w tym również dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. 2. Obsługę obywateli przyjmowanych przez Wójta i Zastępcę Wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych i kadrowych. […] § 25. 1. Wójt i jego Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. 10⁰⁰— 16⁰⁰. Jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym. 2. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie, w godzinach pracy Urzędu. 3. Informację o dniach i godzinach przyjęć wywiesza się na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz w widocznym miejscu w siedzibach jednostek organizacyjnych Gminy. § 26. 1. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu w formie pisemnej lub wniesione do protokołu ustnie są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków. 2. Sprawy wniesione ustnie nie mające charakteru skargi lub wniosku ewidencjonowane są w rejestrze przyjęć interesantów. 3. Rejestry, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych i kadrowych. § 27. 1. Odpowiedzi na skargi i wnioski powinny być jasne i zwięzłe. W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prane i faktyczne. 2. Pracownicy, którym przekazano wniosek lub skargę do załatwienia, zobowiązani są zawiadomić stanowisko do spaw organizacyjnych i kadrowych o sposobie załatwienia sprawy, przekazując dokumentację związaną ze sprawą wraz z kopią odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu. § 28. Pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie terminowości i sposobu załatwienia zgłoszonych skarg i wniosków oraz dokonuje w miarę potrzeb, okresowych analiz w tym zakresie.

Ponadto regulamin organizacyjny Urzędu stanowił, że: do zadań Wójta należy podejmowanie działań warunkujących bieżącą kontrolę rozpatrywania skarg i wniosków (§ 7 pkt 16); do zadań Sekretarza Gminy należy kontrola terminowości załatwiania skarg i wniosków oraz organizacja przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków (§ 10 ust. 2 pkt 4 i 6); do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Urzędu należy rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli (§ 12 pkt 9); do zadań stanowiska pracy do spraw organizacyjnych i kadrowych należy prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu, dokonywanie okresowych analiz terminów i sposobu ich załatwiania, a ponadto przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z właściwym stanowiskiem pracy (§ 13 ust. 4 pkt 2 i 7); Wójt podpisuje odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników (§ 18 ust. 1 pkt 6).

Regulamin pracy Urzędu, ustalony zarządzeniem Nr 2/03 Wójta z dnia 20 czerwca 2003 roku, stanowił w § 11, że: czas pracy wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy; tydzień roboczy obejmuje dni od poniedziałku do piątku; dzień pracy pracowników samorządowych (z wyjątkiem pracowników biblioteki publicznej i pracowników obsługi) trwa od poniedziałku do piątku od godziny 7³⁰do godziny15³⁰.

3) Informacja o czasie pracy Urzędu, od poniedziałku do piątku w godzinach od 7³⁰do 15³⁰, była umieszczona na drzwiach wejściowych do budynku Urzędu oraz na stronie głównej Urzędu w Biuletynie Informacji Publicznej, zwanym dalej BIP.

Informacja o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Wójta w każdy poniedziałek w godzinach 10⁰⁰— 16⁰⁰, ajeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy w następnym dniu roboczym, była umieszczona na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu oraz w BIP.

Informacja o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Przewodniczącego Rady raz w tygodniu w poniedziałek w godzinach 14⁰⁰- 16⁰⁰ , a jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy w następny dniu roboczym, była umieszczona na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu oraz w BIP.

Informację o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Przewodniczącego Rady i Wójta przekazano kierownikom 3 (wszystkich) gminnych jednostek organizacyjnych, mających siedzibę poza budynkiem Urzędu, do wywieszenia na tablicy ogłoszeń, w siedzibach tych jednostek organizacyjnych ( przy piśmie Nr Or.0717-35/05 Sekretarza Gminy z dnia 29 lipca 2005 roku).

4) Informację o przyjmowaniu skarg i wniosków w pokoju nr 2 (sekretariat Wójta) w dniach i godzinach pracy Urzędu, o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez pracowników Urzędu w dniach i godzinach pracy Urzędu, o rozpatrywaniu przez Radę skarg dotyczących Wójta i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz wniosków w sprawach należących do właściwości Rady, o rozpatrywaniu przez Wójta skarg dotyczących pracowników Urzędu, a skarg w pozostałym zakresie oraz wniosków w zakresie zadań Wójta przez pracowników Urzędu zgodnie z zakresem prowadzonych spraw, umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu.

Zadania w zakresie przyjmowania i koordynowania rozpatrywania skarg i wniosków przypisano inspektorowi Pani Alicji Brzozowskiej zakresem czynności z dnia 12 lipca 2003 roku.

Zadania w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków przypisano pracownikom (wynikających z postanowień cytowanego regulaminu organizacyjnego Urzędu): Skarbnikowi Gminy oraz pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pracy do spraw: organizacyjnych i kadrowych; rolnictwa, gospodarki komunalnej i ochrony środowiska; wymiaru podatków i opłat; inwestycji, planowania przestrzennego, gospodarki mieszkaniowej i obrony cywilnej.

5) W Urzędzie założono „Ewidencję przyjęć w sprawach petycji, skarg i wniosków”. W ewidencji tej nie było wpisów w sprawach przyjęć obywateli w tych sprawach.

6) Urząd posiadał druki protokołu przyjęcia skargi i wniosku wnoszonych ustnie. Nie zanotowano skarg i wniosków wnoszonych ustnie do protokołu, faksem lub pocztą elektroniczną.

7) Prowadzono centralny „Rejestr skarg i wniosków” o symbolu Or.0560 (kat. arch. A), założony w roku 1999. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz dokonywanie okresowych analiz terminów i sposobu załatwiania skarg i wniosków powierzono inspektorowi Pani Alicji Brzozowskiej zakresem czynności z dnia 12 lipca 2003 roku.

Sekretarzowi Gminy Pani Danieli Jurewicz, zakresem czynności z dnia 12 lipca 2003 roku, powierzono kontrolę terminowości załatwiania skarg i wniosków oraz przypisano odpowiedzialność za prawidłowość załatwiania skarg i wniosków obywateli przez pracowników.

Rejestr skarg i wniosków zawierał rubryki przeznaczone do wpisu danych ilustrujących przebieg rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w nim zarejestrowanych, tj.: liczbę porządkową, pod którą skargę i wniosek rejestrowano; datę wpływu; od kogo wpłynęło; znak pisma; z dnia; treść skargi i wniosku; komu przekazano do załatwienia; termin załatwienia; sposób i datę realizacji.

W rejestrze, w okresie objętym kontrolą, wpisywano informacje wymagane tytułami rubryk.

8) Skargi i związaną z nimi dokumentację przechowywano w teczce aktowej Or.0561”Rozpatrywanie skarg”, założonej na rok 2005 i 2006 (kat. arch. BE-5). W teczce aktowej Or.0563”Analizy i oceny skarg i wniosków” (kat. arch. A), założonej na rok 2006, przechowywano informację Wójta na temat przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w roku 2005, przekazaną Wojewodzie Podlaskiemu.

9) W rejestrze skarg i wniosków, w okresie objętym kontrolą, zarejestrowano 3 skargi (2 skargi w roku 2005 i jedną skargę w roku 2006 do dnia kontroli). Wniosków, o których mowa w art. 241 Kodeksu postępowania administracyjnego, zwanego dalej K.p.a., nie zarejestrowano.

10) Skargi dotyczyły, zdaniem skarżących, niewłaściwego postępowania dyrektorów szkoły podstawowej i gimnazjum publicznego.

Skargę na Dyrektora Gimnazjum Publicznego w Rutce-Tartak przekazano do załatwienia Podlaskiemu Kuratorowi Oświaty w Białymstoku. Skarga dotyczyła, zdaniem rodziców, nieprawidłowej oceny ze sprawowania ich dziecka. Po wstępnych ustaleniach dokonanych przez Przewodniczącego Rady i Wójta, poinformowano skarżących o wystąpieniu do Podlaskiego Kuratora Oświaty w Białymstoku (w związku ze złożonym wcześniej „zażaleniem” rodziców do Podlaskiego Kuratora Oświaty), że Rada nie jest uprawniona do rozpatrywania tej skargi, gdyż dotyczy ona spraw należących do nadzoru pedagogicznego, będących w kompetencji Podlaskiego Kuratora Oświaty. W wyniku postępowania wyjaśniającego dokonanego przez Kuratorium Oświaty w Białymstoku ustalono nieprawidłowości w działaniu organów szkoły.

Drugą skargę, na dyrektora szkoły podstawowej, załatwiła Rada w ramach swojej właściwości. Skargę rozpatrywała Komisja Rewizyjna Rady, a jej stanowisko w sprawie skargi przedstawił na sesji Rady Przewodniczący Komisji Rewizyjnej. W podjętej uchwale Nr XXI/123/05 z dnia 22 września 2005 roku Rada uznała skargę na Dyrektora Szkoły Podstawowej w Rutce-Tartak za bezzasadną. W uchwale tej Rada zaapelowała do środowiska nauczycielskiego o podjęcie wysiłków zmierzających do poprawy atmosfery współpracy w gronie nauczycielskim (dowód — akta kontroli, dalej a.k., str. 1 i 2). Skargę załatwiono po upływie ustawowego miesięcznego terminu, o którym mowa w art. 237 § 1 K.p.a. (skarga wpłynęła w dniu 11 lipca 2005 roku). W sprawie tej zastosowano się do wymogu wynikającego z art. 36 w związku z art. 237 § 4 K.p.a., tj. zawiadomiono skarżącą pismem Przewodniczącego Rady z dnia 8 sierpnia 2005 roku o planowanym terminie sesji Rady (we wrześniu 2005 roku), na której jej skarga zostanie rozpatrzona. Uchwałę Rady załatwiającą skargę przesłano skarżącej przy piśmie Przewodniczącego Rady z dnia 28 września 2005 roku (doręczono w dniu 30 września 2005 roku).

Trzecia skarga na Dyrektora Szkoły Podstawowej w Rutce-Tartak, która wpłynęła w dniu 8 maja 2006 roku, nie została załatwiona do dnia kontroli. W sprawie zarzutów podniesionych w tej skardze prowadzono postępowanie wyjaśniające. Na żądanie Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej Rady Dyrektor Szkoły Podstawowej w Rutce-Tartak w dniu 19 maja 2006 roku złożyła wyjaśnienia odnośnie zarzutów zawartych w skardze. Pismem z dnia 23 maja 2006 roku Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady poinformował członków Komisji Rewizyjnej Rady o zwołaniu na dzień 31 maja 2006 roku posiedzenia tej Komisji w celu rozpatrzenia skargi.

2. Udostępnianie informacji publicznej.

1) Zasady dostępu i korzystania przez obywateli z dokumentów Rady, jej komisji i Wójta określone w rozdziale IX statutu, stanowiły: […] § 115. Obywatelom udostępnia się dokumenty określone w ustawach. § 116. Protokoły z posiedzeń Rady i Komisji oraz innych kolegialnych gremiów Gminy podlegają udostępnieniu po ich formalnym przyjęciu — zgodnie z zobowiązującymi przepisami prawa oraz Statutem. § 117. Dokumenty z zakresu działania Rady i Komisji oraz zakresu działania Wójta oraz Urzędu udostępnia się w Urzędzie Gminy na stanowisku prowadzącym sprawy organizacyjne i kadrowe, w dniach pracy Urzędu Gminy, w godzinach przyjmowania interesantów. § 118. Realizacja uprawnień określonych w § 116 — 117 może odbywać się wyłącznie w Urzędzie Gminy i w asyście pracownika Urzędu Gminy. § 119. Uprawnienia określone w § 116 — 117 nie znajdują zastosowania: 1) w przypadku wyłączenia — na podstawie ustaw — jawności, 2) gdy informacje publiczne stanowią prawem chronione tajemnice, 3) w odniesieniu do spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej, o ile ustawa nie stanowi inaczej, niż art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego. § 120. 1. Dokumenty są udostępniane na pisemny wniosek (bez uzasadnienia). 2. Pracownik udostępniający dokumenty nie ma prawa żądać wykazywania interesu prawnego lub faktycznego. 3. Z dokumentów wymienionych w § 116 — 117 można sporządzać notatki, odpisy i wyciągi.

Ponadto statut stanowił, że: zawiadomienie o terminie, miejscu i przedmiocie obrad Rady powinno być podane do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty (§ 25 ust. 5); publiczność obserwująca przebieg sesji Rady zajmuje wyznaczone dla niej miejsca (§ 28).

Jednocześnie statut stanowił w § 98 ust. 5, że W posiedzeniach Komisji Rewizyjnej mogą brać udział tylko jej członkowie oraz zaproszone osoby oraz w § 70 ust. 2: Do posiedzeń komisji stałych stosuje się odpowiednio przepisy o posiedzeniach Komisji Rewizyjnej. Unormowania te były niezgodne z art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym i art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, stanowiącymi o jawności działania organów gminy, w tym m.in. o prawie obywateli wstępu na posiedzenia komisji rady gminy.

2) Urząd miał założoną stronę w BIP. W BIP zamieszczono informacje, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej, z wyjątkiem informacji: o ciężarach publicznych oraz dokumentacji przebiegu i efektów kontroli własnych przeprowadzanych przez Urząd.

3) Jawność działania organów gminy zapewniono poprzez:

- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku sesji Rady w formie obwieszczenia Przewodniczącego Rady, umieszczanego na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu (dowód — a.k. str. 3),

- informację na temat udostępniania do nieodpłatnego powszechnego wglądu dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Radę i jej komisje, w tym protokołów sesji Rady i posiedzeń komisji Rady oraz dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Wójta, w dniach i godzinach pracy Urzędu w pokoju nr 2, umieszczoną na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu.

Nie powiadamiano mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku posiedzeń komisji Rady, np. w formie zawiadomień umieszczanych na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.

4) W BIP zamieszczono, zgodnie z wymogiem art. 24i ustawy o samorządzie gminnym oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych złożone w latach 2003 - 2006. Nie zamieszczono w BIP wymaganych art. 24j ust. 6 tejże ustawy oświadczeń i informacji radnych i pracowników samorządowych dotyczących ich najbliższych.

5) Jako miejsce udostępniania do wglądu w siedzibie Urzędu: zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego oraz zbioru aktów prawa miejscowego, a także dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Radę i jej komisje oraz Wójta wyznaczono pokój nr 2 (sekretariat Wójta).

W Urzędzie zapewniono możliwość korzystania przez zainteresowanych z BIP, za pośrednictwem pracowników Urzędu, na wyznaczonych 6 stanowiskach pracy. W Urzędzie nie zainstalowano urządzeń ogólnodostępnych, typu urzędomat, infomat, umożliwiających wgląd do aktów prawnych i dokumentów urzędowych.

6) Urząd posiadał druki wniosku o udostępnienie informacji publicznej, która nie była publikowana w BIP. Formularze wniosku były dostępne w formie papierowej w siedzibie Urzędu oraz do pobrania w BIP.

Prowadzono „Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej” (od roku 2003), zawierający rubryki , umożliwiające zamieszczanie następujących danych obejmujących: liczbę porządkową, pod którą rejestrowano wniosek; datę wpływu wniosku; podmiot udostępniający informację; podmiot lub osobę wytwarzającą informację; osobę odpowiedzialną za udostępnienie informacji; datę udostępnienia informacji; formę udostępnienia informacji; komu udostępniono informację; potwierdzenie odbioru informacji (podpis); uwagi.

W okresie objętym kontrolą w rejestrze nie zarejestrowano wniosków o udostępnienie informacji publicznej (wnioski takie były rejestrowane w roku 2003 i 2004).

Prowadzono teczkę aktową „Wnioski o udostępnienie informacji publicznej”, założoną w roku 2003.

Nie uregulowano formalnie pobierania od wnioskodawców opłaty z tytułu kosztów poniesionych w związku ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (art. 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej).

7) W okresie objętym kontrolą (od dnia 3 listopada 2005 roku — daty obowiązywania rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym, zwanego dalej rozporządzeniem Rady Ministrów) nie wpłynęły do Urzędu wnioski od podmiotów publicznych i podmiotów niebędących podmiotami publicznymi, a realizującymi zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów prawa, porozumień lub zlecenia przez podmiot publiczny, o udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrach publicznych.

W celu wykonania postanowień § 3 ust. 3 i § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów, na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu oraz w BIP, umieszczono informację następującej treści: Podmiotom publicznym oraz niepublicznym wykonującym zadania publiczne udostępnia się, na ich wniosek, dane z rejestrów publicznych. Wniosek, o którym mowa, powinien zawierać dane określone w § 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27.09.2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym. Wnioski o udostępnienie danych przyjmowane są na stanowisku ds. organizacyjnych i kadrowych. Dane udostępnia Wójt Gminy. Dane udostępnia się na warunkach, w sposób, w zakresie i terminie określonym w przepisach, na podstawie których prowadzony jest rejestr. W przypadku nieokreślenia terminu, dane udostępnia się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wniosku o ich udostępnienie. Dane udostępnia się w formie papierowej lub na nośnikach elektronicznych (dyskietkach, CD). Dane w formie elektronicznej udostępniane są w formatach: doc, pdf, txt, rtf i xls. Wnioskodawca musi posiadać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne niezbędne do uzyskania dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze, chroniące dane przed dostępem innych osób. Dane uzyskane z rejestrów publicznych mogą być wykorzystane wyłącznie do realizacji zadania publicznego, nie mogą być udostępniane innym osobom. Podmiot, któremu udostępniono dane odpowiada za ich integralność, bezpieczeństwo.

8) Urząd posiadał zbiór aktów prawa miejscowego, stanowionych przez gminę. Wyodrębniony, ze zbioru uchwał Rady, zbiór aktów prawa miejscowego obejmował 43 uchwały Rady podjęte w okresie kadencji 2002 — 2006. Zbiór ten był przechowywany w podteczce Or.0150-1”Uchwały Rady Gminy. Uchwały zawierające przepisy prawa miejscowego (kat. arch. A). Prowadzono „Rejestr uchwał Rady Gminy. Uchwały zawierające przepisy prawa miejscowego” o symbolu Or.0150-1 (kat. arch. A).

Informację o wyłożeniu do wglądu zainteresowanych osób zbioru przepisów gminnych w pokoju nr 2 (sekretariat Wójta), umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu.

9) Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego (od roku 1984). Informację na temat udostępniania do wglądu zainteresowanych zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego w pokoju nr 2 (sekretariat Wójta), umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Urzędu.

Urząd nie posiadał zbioru Monitora Polskiego B. Obowiązek prowadzenia takiego zbioru i udostępniania go nieodpłatnie do powszechnego wglądu w siedzibie i w godzinach pracy Urzędu ustalił art. 26 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.

10) Zadania wynikające z udostępniania informacji publicznej zostały ujęte w zakresach czynności pracowników:

- Sekretarza Gminy Pani Danieli Jurewicz (zakres czynności z dnia 12 lipca 2003 roku), polegające na nadzorze nad obiegiem informacji w Urzędzie,

- inspektora Pani Alicji Brzozowskiej (zakres czynności z dnia 12 lipca 2003 roku, zmieniony aneksem z dnia 31 grudnia 2004 roku), polegające na: udostępnianiu informacji publicznej; zapewnieniu właściwej informacji wizualnej w siedzibie Urzędu; przyjmowaniu wniosków i udostępnianiu dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym w szczególności protokołów sesji Rady i posiedzeń komisji Rady; w zakresie obsługi BIP: przyjmowaniu informacji publicznych ze stanowisk pracy, przekazywaniu ministrowi właściwemu ds. administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP oraz powiadamianiu ministra o zmianach w treści informacji, dokonywaniu zmian w treści informacji publicznej udostępnianej na stronie podmiotowej BIP, prowadzeniu dziennika, w którym są odnotowywane zmiany w treści informacji publicznej udostępnianej w BIP oraz próby dokonywania zmian przez osoby nieuprawnione, dokonywaniu kontroli dziennika nie rzadziej niż co 24 godziny, a ponadto ponoszeniu odpowiedzialności za publikacje w BIP,

- Skarbnika Gminy Pani Anny Wierzchowskiej i pracowników Urzędu zatrudnionych na stanowiskach pracy ds.: rolnictwa, gospodarki komunalnej i ochrony środowiska; wymiaru podatków i opłat; inwestycji, planowania przestrzennego, gospodarki mieszkaniowej i obrony cywilnej polegające na udostępnianiu informacji publicznej oraz bieżącym przygotowywaniu dokumentów zawierających informacje publiczne do udostępnienia w BIP zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej i przekazywaniu ich na nośnikach informacji na stanowisko pracy ds. organizacyjnych i kadrowych.

Wyniki kontroli omówiono z Wójtem Panem Janem Racisem i Sekretarzem Gminy Panią Danielą Jurewicz w dniu 30 maja 2006 roku.

Wójta Pana Jana Racisa poinformowano o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz złożenia wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu doręczono Wójtowi Panu Janowi Racisowi.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu pod pozycją 3 w roku 2006.

Rutka-Tartak, 9 czerwca 2006 roku