Protokół

kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Białymstoku,

zwanym w dalszej części protokołu „Inspektoratem”

15-399 Białystok, ul Handlowa 6,

Regon: 050665835 , NIP: 542- 25- 37- 481

Kontrolę w dniach 19 – 23, 26 czerwca 2006r. przeprowadziła Aneta Kuberska - starszy inspektor w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 16/06 z dnia 12.06.2006r. znak: PN.III.AK.0939/16/06 wystawionego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

Temat kontroli:

Organizacja oraz sposób przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.

W trakcie kontroli zbadano:

1) organizację przyjmowania skarg i wniosków,

2) terminowość i sposób załatwiania skarg i wniosków,

3) prowadzenie dokumentacji w zakresie skarg i wniosków.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli, tj. 19 czerwca 2006r.

Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Budowlanego jest Pan Jakub Grzegorczyk, powołany na stanowisko 1 kwietnia 1999roku.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

1) Pan Kazimierz Witold Roszkowski – Zastępca Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego,

2) Pani Zofia Sobczyk – Naczelnik Wydziału Orzeczniczo – Prawnego,

W czasie kontroli ustalono, co następuje:

1. Organizacja przyjmowania petycji, skarg i wniosków.

Organizację działania Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Białymstoku określa regulamin organizacyjny ustalony zarządzeniem wewnętrznym Nr 8/04 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dnia 30 września 2004r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Białymstoku.

Zgodnie z obowiązującym regulaminem, sprawy z zakresu skarg i wniosków uregulowano w rozdziale VI zatytułowanym „Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków”.

W myśl zapisów § 24 ust. 1 ww. regulaminu „Wojewódzki Inspektor, Zastępca Wojewódzkiego Inspektora lub upoważnieni przez nich naczelnicy wydziałów przyjmują klientów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki każdego tygodnia w godzinach od 8.00 do 16.00. W przypadku gdy dzień wyznaczony do przyjmowania w sprawach skarg i wniosków jest dniem ustawowo lub dodatkowo wolnym od pracy, klienci są przyjmowani w pierwszym dniu roboczym. Informacje o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków przez osoby wymienione w ust 1, są wywieszane w widocznym miejscu w siedzibie Inspektoratu i zamieszczone na stronie internetowej Inspektoratu”.

W siedzibie kontrolowanej jednostki - na tablicy ogłoszeń - wywieszono następującą informację o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków: „Podlaski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. od 8.00 do 16.00. Wszystkie skargi i wnioski przyjmuje sekretariat Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego, pokój 402, skąd kierowane są do odpowiednich pracowników”. Tej samej treści informację zamieszczono także na „podmiotowej” stronie BIP Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Białymstoku. (akta kontroli nr 1.)

Zgodnie z postanowieniami art. 253 § 3 Kpa „dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy”.

Naczelnicy wydziałów i pracownicy Inspektoratu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy (§ 26ust. 1 regulaminu organizacyjnego).

Wpływające do Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Białymstoku w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli skargi, rejestrowano w centralnym rejestrze skarg i wniosków, prowadzonym wg. ogólnie przyjętego wzoru na jednoosobowym Stanowisku ds. Organizacyjno – Administracyjnych – zgodnie z postanowieniami § 18 pkt. 6 lit. a) regulaminu organizacyjnego. W/w rejestr prowadzono od dnia 01.07.2003r. i oznaczono hasłem klas. „Rejestr skarg i wniosków” ,symb. klas. 0550, kat. „A” (zawierał on 190 kolejno numerowanych stron, ostemplowanych pieczęcią WINB).

Rejestr posiadał następujące rubryki:

1) lp,

2) data wpływu,

3) imię i nazwisko zainteresowanego, nazwa instytucji, redakcji itp.,

4) adres zainteresowanego, instytucji, redakcji itp.,

5) przedmiot skargi, zażalenia,

6) data zlec. załatwienia,

7) komu zlecono załatwienie (do kogo skargę skierowano),

8) termin załatwienia,

9) data wpływu po załatwieniu,

10) sposób załatwienia,

11) data wysłania zawiadomienia,

12) kogo zawiadomiono,

13) uwagi.

Na podstawie analizy treści wpisów dokonywanych w centralnym rejestrze skarg i wniosków ustalono, iż rejestrując skargi nie stosowano chronologii, wynikającej z daty wpływu pisma do Inspektoratu (skargę z datą wpływu do WINB: 28.12.2004r. zarejestrowano w rejestrze skarg i wniosków w roku 2005 pod. poz. 9; skargę z datą wpływu do WINB:03.01.2005r. zarejestrowano w rejestrze skarg i wniosków w roku 2005 pod poz. 7, przed skargami z datami wpływu do WINB:13.01.2005r. , poz. 6, 21.01.2005r., poz. 5, 17.01.2005r.).

(akta kontroli nr 2)

Zgodnie z § 18 pkt. 6 lit b i c regulaminu organizacyjnego do zadań Jednoosobowego Stanowiska ds. Organizacyjno – Administracyjnych poza prowadzeniem centralnego rejestru skarg i wniosków należało:

1) prowadzenie ewidencji przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków;

2) opracowywanie analiz i informacji, dotyczących załatwiania skarg i wniosków.

W wyniku kontroli ustalono, iż Pani Marioli Andruszkiewicz - inspektorowi ds. organizacyjno – administracyjnych, zatrudnionej na Jednoosobowym Stanowisku ds. Organizacyjno – Administracyjnych powierzono prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków – pkt. 3 pkt. 3 opisu stanowiska pracy. W zakresie obowiązków w/w osoby nie uwzględniono zadań wymienionych w § 18 pkt. 6 lit. b, c regulaminu organizacyjnego.

(akta kontroli nr 3.)

W centralnym rejestrze skarg i wniosków nie odnotowywano wpływu wniosków.

Dla wpływających do Inspektoratu w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli wniosków prowadzono dwa odrębne rejestry oznaczone w następujący sposób:

1) „rejestr skarg i wniosków przekazywanych do załatwienia wg. właściwości”, oznaczony symb. klas. 0554, kat. arch. B-3, rok 2005,2006,ostemplowany pieczęcią Inspektoratu;

2) „rejestr skarg na działalność administracji rządowej”, oznaczony symb. klas. 0552, kat. arch. A, rok 2005,2006 ostemplowany pieczęcią Inspektoratu.

Jednolity rzeczowy wykaz akt dla rejestracji wniosków przewiduje prowadzenie rejestru oznaczonego hasłem klas. „Rejestr skarg i wniosków” ozn. symb. klas. 0550 i kat. arch. „BE-35 – zgodnie z Załącznikiem nr 9 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28.12.1999r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. 112, poz.1320). (akta kontroli nr 4)

Rejestry wnioskówposiadały inne rubryki, niż centralny rejestr skarg i wniosków, a mianowicie:

- l.p.,

- imię i nazwisko, adres zainteresowanego,

- przedmiot sprawy,

- data wpływu (wniesienia),

- data załatwienia,

- sposób załatwienia,

- załatwiający

Dokumentację związaną z rozpatrywanymi wnioskami przechowywano w dwóch teczkach aktowych, tj.:

1) sprawy z wniosków przekazywanych do załatwienia wg. właściwości za rok 2005, 2006 przechowywano w teczce aktowej oznaczonej symbolem klas. 0554, hasłem klas. „Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości”, kat. arch. B-3. W roku 2005 zarejestrowano 1 wniosek, a w roku 2006 - 3 wnioski;

2) sprawy z wniosków załatwianych we własnym zakresie w roku 2005, 2006 przechowywano w teczce aktowej oznaczonej symbolem klas. 0552, hasłem klas. „Skargi na działalność administracji rządowej”, kat. arch. A. W roku 2005 zarejestrowano 1 wniosek, a w roku 2006 – nie odnotowano wpływu wniosków. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla rejestracji spraw z wpływających do Inspektoratu wniosków rozpatrywanych we własnym zakresie przewiduje prowadzenie teczki aktowej „Rozpatrywanie skarg i wniosków” ozn. symb. klas. 0551 i kat. arch. „BE-5” – zgodnie z Załącznikiem nr 9 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28.12.1999r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. 112, poz.1320).

Zgodnie z ustnymi wyjaśnieniami Pana Kazimierza Witolda Roszkowskiego - Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w okresie objętym kontrolą nie było skarg wnoszonych ustnie do protokołu. Inspektorat posiada formularze protokołów przyjęcia skargi złożonej ustnie. Formularz taki zawiera datę przyjęcia skargi (wniosku) oraz zapis: „Protokół sporządzony na okoliczność przeprowadzonej rozmowy z Panem(ią) w sprawie skarg i wniosków dotyczących:……………….”

(wzór formularza stanowi akta kontroli nr 5).

W Inspektoracie nie prowadzono ewidencji przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków, ponieważ w okresie objętym kontrolą do w/w jednostki nie zgłaszali się obywatele w sprawach skarg i wniosków w rozumieniu KPA.

Wg. wyjaśnień Pana Kazimierza Witolda Roszkowskiego - Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego ww. ewidencję - gdy zaistnieje potrzeba zarejestrowania obywatela zgłaszającego się w sprawie skargi lub wniosku, zobowiązana jest założyć i prowadzić osoba zatrudniona na Stanowisku ds. Organizacyjno – Administracyjnych.

Zgodnie z § 28 ust. 1 regulaminu organizacyjnego rozpatrywanie i merytoryczne załatwianie skarg i wniosków należy do wydziałów właściwych ze względu na przedmiot sprawy, na zasadach określonych w Kpa.

Za wszechstronne wyjaśnienia oraz załatwianie skarg i wniosków - zgodnie z regulaminem organizacyjnym - odpowiadają naczelnicy wydziałów. W świetle zapisów § 29 regulaminu organizacyjnego do obowiązków w/w pracowników należy:

1) zapewnienie właściwego ewidencjonowania oraz załatwiania skarg i wniosków;

2) sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością i terminowością załatwiania skarg i wniosków;

3) wykorzystanie materiałów zawartych w skargach i wnioskach do ochrony interesów obywateli oraz likwidacja źródeł powstawania skarg.

Rejestrowanie oraz terminowe załatwianie skarg i wniosków naczelnicy wydziałów powierzają imiennie wyznaczonym pracownikom.

W wyniku kontroli ustalono, że w Wydziale Orzeczniczo – Prawnym zgodnie z niżej wymienionymi zakresami obowiązków – pkt. 3, ppkt. 3 - za „rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w sprawach dotyczących działalności wydziału” :

- z dniem 29.03.2000r. odpowiedzialna jest Pani Bogumiła Turowska – starszy inspektor nadzoru budowlanego,

- z dniem 01.08.2000r. odpowiedzialna jest Pani Monika Pachman – inspektor ds. obsługi prawnej i orzecznictwa,

- z dniem 21.06.2004r. odpowiedzialna jest Pani Lucyna Małgorzata Awier - Mackiewicz – inspektor nadzoru budowlanego,

- z dniem 05.05.1999r.r. odpowiedzialna jest Pani Anna Konopka – starszy inspektor nadzoru budowlanego,

- z dniem 05.05.1999r.r. odpowiedzialna jest Pani Jolanta Cichosz – ekspert nadzoru budowlanego.

Zgodnie z zakresem obowiązków wymienionym w pkt. 3 ppkt. 3 - „rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w sprawach dotyczących działalności wydziału oraz PINB” w Wydziale Orzeczniczo – Prawnym z dniem 01.12.2005r. powierzono Pani Barbarze Baranowskiej – inspektorowi nadzoru budowlanego.

W Wydziale Organizacyjno – Prawnym zgodnie z zakresem obowiązków wymienionym w pkt. 3 ppkt. 3 „rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w sprawach dotyczących działalności wydziału WOP” powierzono od dnia 13.09.2004r. Pani Elżbiecie Kalisz – inspektorowi ds. obsługi prawnej i orzecznictwa.

W Wydziale Inspekcji i kontroli zgodnie z zakresem obowiązków wymienionym w pkt. 3 ppkt. 11 „rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w sprawach dotyczących działalności wydziału” powierzono od dnia 05.05.1999r. Panu Piotrowi Szymczyk – starszemu inspektorowi nadzoru budowlanego.

(akta kontroli nr 6.)

2. Rozpatrywanie skarg i wniosków.

Wpływające do Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Białymstoku skargi w swojej problematyce najczęściej obejmowały zagadnienia związane z działalnością powiatowych inspektorów nadzoru budowlanego. Podłożem wniesionych do Inspektoratu skarg było najczęściej niezadowolenie jednej ze stron ze sposobu prowadzenia przez PINB postępowania administracyjnego lub z rozstrzygnięcia wydanego w oparciu o przeprowadzone postępowanie. Skarżono przewlekłe – zdaniem skarżących – załatwianie spraw, a także sposób ich prowadzenia przez organy administracyjne.

Na podstawie rejestru skarg i wniosków prowadzonego przez Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Białymstoku w roku 2005 i 2006 ustalono, że w okresie od 01.01.2005r do dnia kontroli do Inspektoratu wpłynęło ogółem 175 skarg, z czego 7 skarg przekazano wg. właściwości do załatwienia innym organom.

3. Terminowość i sposób załatwiania skarg i wniosków.

Do kontroli wybrano 50 skarg z 2005 roku oraz 20 skarg z 2006r. Na podstawie ich analizy ustalono, że Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Białymstoku w badanym okresie załatwiał sprawy w terminach określonych w Ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2000r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) za wyjątkiem poniżej wskazanych przypadków, gdzie stwierdzono, iż:

- skarga wpłynęła do WINB w dniu 03.01.2005r., znak sprawy: WOP.BT.0551-7/05. Miesięczny termin załatwienia skargi upłynął w dniu 03.02.2005r. (czwartek), a odpowiedź została wysłana w dniu 04.02.2005r (piątek),

- skarga wpłynęła do WINB w dniu 27.01.2005r., znak sprawy: WPO. BT. 0551-17/05. Miesięczny termin załatwienia skargi upłynął w dniu 28.02.2006r (poniedziałek), a odpowiedź została wysłana w dniu 01.03.2005r (wtorek),

- skarga z datą wpływu do WINB w dniu 23.05.2005r., znak sprawy: WOP. BT.0551-46/05. Miesięczny termin załatwienia skargi upłynął w dniu 23.06.2005r.(czwartek), a odpowiedź została wysłana w dniu 27.06.2005r. (poniedziałek);

- skarga z datą wpływu do WINB w dniu 23.01.2006r., znak sprawy: WOP.JD. 0551-10/06.Miesięczny termin załatwienia skargi upłynął w dniu 23.02.2006r. (poniedziałek), a odpowiedź została wysłana w dniu 24.02.2006r. (wtorek). (akta kontroli nr 7)

W odniesieniu do w/w skarg:

- nie zastosowano art. 36 Kpa;

- naruszono postanowienia§ 31 ust. 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18.12.1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie mówiącego o tym, że „sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania”.

W pozostałych przypadkach nie naruszono ustawowych terminów do załatwiania skarg i wniosków.

Skargi przekazywano do rozpatrzenia innym organom z zachowaniem 7-dniowego terminu.

O przekazaniu skargi do rozpatrzenia innym organom każdorazowo informowano skarżącego oraz inne zainteresowane osoby bądź instytucje.

Zgodnie z ust. 3 § 28 regulaminu organizacyjnego, odpowiedzi na skargi podpisują: Wojewódzki Inspektor, Zastępca Wojewódzkiego Inspektora lub upoważnieni naczelnicy wydziałów.

Stosowane w Inspektoracie na pismach podpisywanych przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Białymstoku pieczęcie nagłówkowe i pieczęcie do podpisu nie odpowiadały wzorom określonym w Załączniku nr 5 do instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 1998r.,Nr 161, poz. 1109).

Pismo z dnia 20.01.2006r. znak: WOP.BT.0551-2/06, w którym udzielono odpowiedzi na skargę z dnia 03.01.2006r. zawiera następującej treści zapisy:

1) W górnym lewym rogu pisma (w miejscu pieczęci nagłówkowej) widnieje zapis: Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego,15 – 399 Białystok, ul. Handlowa 6. Zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 5 pkt. I pakt. 1 do w/w instrukcji kancelaryjnej - w powyższym miejscu należy zamieszczać zapis w postaci: Podlaski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w Białymstoku (adres).

2) W dolnym prawym rogu pod treścią udzielonej skarżącej odpowiedzi widnieje następującej treści pieczęć: Podlaski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego Jakub Grzegorczyk. Zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 5 pkt. I ppkt. 2 do w/w instrukcji kancelaryjnej - w powyższym miejscu należy zamieszczać pieczęć o treści: Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w Białymstoku (imię i nazwisko).

Postanowienie z dnia 08.07.2005r., znak: WOP.AK.0551- 49/05 zawiera następującej treści zapisy:

1) W górnym lewym rogu pisma (w miejscu pieczęci nagłówkowej) widnieje zapis: Podlaski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego,15 – 399 Białystok, ul. Handlowa 6 - zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 5 pkt. I pakt. 1 do w/w instrukcji kancelaryjnej (pominięto wyrazy: ” w Białymstoku” ).

2) W dolnym prawym rogu postanowienia, pod jego uzasadnieniem widnieje następującej treści pieczęć: Podlaski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego Jakub Grzegorczyk. Zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 5 pkt. I ppkt. 2 do w/w instrukcji kancelaryjnej - w powyższym miejscu należy zamieszczać pieczęć o treści: Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w Białymstoku (imię i nazwisko).

(akta kontroli nr 8)

W wyniku kontroli stwierdzono, że Inspektoracie nie są przestrzegane przepisy §26 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie. Kopie wszystkich badanych pism nie zawierały daty sporządzenia pisma przez jego referenta (z lewej strony pod treścią pisma).

Podlaski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w Białymstoku został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden doręczono Podlaskiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Białymstoku.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Białymstoku pod pozycją 27.

Białystok, 12 lipca 2006 r.