PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

Placówka Zamiejscowa w Łomży

18-400 Łomża, ul. Nowa 2

P r o t o k ó ł k o n t r o l i

Starostwa Powiatowego w ŁOMŻY

Kontrola została przeprowadzona 21, 22 i 23 czerwca 2006 roku przez starszego inspektora wojewódzkiego mgr Andrzeja Jankowskiego na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (Nr 15/06 z 7 czerwca 2006 roku).

Temat kontroli: załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli.

Kierownikiem Starostwa i starostą łomżyńskim był od 1 stycznia 1999 roku lek. med. Wojciech Kubrak.

Wicestarostą łomżyńskim był od 12 grudnia 2002 roku dr inż. Zbigniew Sokołowski.

Sekretarzem powiatu był od 18 grudnia 2003 roku mgr inż. Wojciech Dzierzgowski.

Adres Urzędu: 18-400 Łomża, Szosa Zambrowska 1/27; numer REGON: 450669826, numer NIP: 718-16-92-375.

U s t a l e n i a k o n t r o l i :

1. Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.

1. Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Łomży określił Regulamin Organizacyjny przyjęty uchwałą Nr V/21/99 Rady Powiatu z 11 lutego 1999 roku (dokument ten nie został dotychczas zmieniony).

Zasady przyjmowania i załatwiania kierowanych do starosty skarg i wniosków obywateli określono w rozdziale VI wspomnianego Regulaminu.

Postanowiono tam m.in., że:

„Starosta, wicestarosta, sekretarz, skarbnik i naczelnicy wydziałów przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach od 10⁰⁰ do 15³⁰” (§ 20 ust. 1), a jeżeli przypada wówczas dzień wolny od pracy, przyjęcia odbywają się „w następnym dniu roboczym” (§ 20 ust. 3);

Kpa w art. 253 § 3 stanowił: „Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny odbywać się w ustalonym dniu po godzinach pracy”, natomiast Starostwo czynne było w poniedziałki od 8⁰⁰ do 16⁰⁰, a w pozostałe dni tygodnia w godzinach 7³⁰ - 15³⁰ (stosownie do informacji zamieszczonej przed budynkiem Starostwa).

„Pozostali pracownicy Starostwa przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy” (§ 20 ust. 2).

„Informacja o dniach i godzinach przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków powinna być umieszczona w widocznym miejscu w gmachu Starostwa” (§ 20 ust. 4).

W następnych fragmentach Regulaminu postanowiono, że:

„Rejestr skarg i wniosków prowadzi Wydział Organizacyjny i Kadr” (§ 22);

„Starostwo stosuje typowe rejestry skarg i wniosków oznaczając poszczególne rodzaje spraw symbolami: S – skarga, W – wniosek” (§ 23 ust. 1);

„Skargi i wnioski wnoszone przez senatorów, posłów lub radnych opatruje się dodatkowo literą „s”, „p” lub „r” (§ 23 ust. 2);

„Skargi i wnioski składane lub adresowane do Zarządu, Starosty lub poszczególnych członków Zarządu rozpatruje Wydział Organizacyjny i Kadr” (§ 24 ust. 1);

„Pozostałe skargi i wnioski rozpatrują wydziały w ramach swej właściwości rzeczowej” (§ 24 ust. 2);

„Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisują: 1) w sprawach rozpatrywanych przez Wydział Organizacyjny i Kadr – starosta lub członek Zarządu, 2) w pozostałych sprawach – naczelnik wydziału” (§ 25);

„Przyjmowanie, rozpatrywanie, załatwianie i rejestrowanie skarg i wniosków koordynuje Wydział Organizacyjny i Kadr, który: 1) czuwa nad terminowym rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz udzielaniem odpowiedzi, 2) udziela obywatelom zgłaszającym się w sprawach skarg i wniosków niezbędnych informacji o toku załatwiania sprawy, kieruje obywatela do właściwego wydziału lub organizuje przyjęcie obywateli przez starostę lub właściwego członka Zarządu, 3) prowadzi kontrolę przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Wydziałach, 4) opracowuje okresowe analizy rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków” (§ 26);

„Naczelnicy wydziałów odpowiedzialni są za: 1) wszechstronne wyjaśnienie i terminowe załatwienie skarg i wniosków, 2) niezwłoczne przekazywanie Wydziałowi Organizacyjnemu i Kadr wyjaśnień oraz dokumentacji niezbędnych do rozpatrzenia skarg i wniosków przez ten Wydział” (§ 27).

W § 11 Regulaminu wskazano zadania sekretarza powiatu, a m.in. „Czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań w Starostwie” (ust. 1).

Statut Powiatu w § 63 ust. 1 stanowił, że „Sekretarz powiatu, w imieniu starosty, sprawuje nadzór nad wykonywaniem bieżących zadań przez komórki organizacyjne starostwa, w szczególności nad terminowym i prawidłowym załatwianiem spraw, przestrzeganiem regulaminu organizacyjnego starostwa i instrukcji kancelaryjnej”.

Zadania te wpisano do zakresu czynności sekretarza.

W rozdziale IV Regulaminu do wspólnych zadań wydziałów zaliczono m.in. „przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków” (§ 13 ust. 9).

Obowiązku tego nie wpisano do zakresów czynności, ani naczelników wydziałów, ani pozostałych pracowników Starostwa.

Regulamin Organizacyjny Starostwa stanowił:

„W zakresach czynności naczelnicy wydziałów określają obowiązki, uprawnienia i zakres odpowiedzialności oraz zasady organizowania zastępstwa w czasie nieobecności pracownika” (§ 8 ust. 3) .

„Zakres zadań kontrolnych pracowników wydziałów określają szczegółowe zakresy czynności” (§ 29 ust. 3).

W myśl przedmiotowego Regulaminu, do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjnego i Kadr należało między innymi:

- „prowadzenie rejestru skarg i wniosków, opracowywanie analiz” (§ 14 ust. 15),

- „przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie kontaktów ze starostą i wicestarostą oraz zadania wynikające z § 22 – 27 Regulaminu” (§ 14 ust. 16).

Powyższe zadania powierzono głównemu specjaliście ds. obywatelskich aneksem z 14 maja 2001 roku do zakresu czynności.

Do zadań Wydziału Organizacyjnego Kadr należało również:

- „zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów” (§ 14 ust. 27),

- koordynowanie działalności kontrolnej wydziałów(§ 32),

- wykonywanie kontroli wewnętrznej w sprawach organizacji i funkcjonowania wydziałów oraz w zakresie zgodności z prawem prowadzonych działań (§ 30 punkt 1).

2. Organizację wewnętrzną oraz tryb pracy organów powiatu ustalił Statut Powiatu Łomżyńskiego, przyjęty uchwałą Nr IV/19/98 z 29 grudnia 1998 roku (Dz. Urz. Woj. Łomżyńskiego Nr 26, poz. 238) i zmieniony potem pięciokrotnie (Dz. Urz. Woj. Podlaskiego z 2000 r. Nr 13, poz. 116 i Nr 29, poz. 443, z 2001 r. Nr 40, poz. 702, z 2003 r. Nr 6, poz. 197 i z 2006 r. Nr 56, poz. 624).

Rada Powiatu nie unormowała kwestii dotyczących przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków należących do jej kompetencji.

W szczególności nie ustalono dni i godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, nie wyznaczono też osób upoważnionych do ich przyjmowania w imieniu Rady.

Art. 223 § 1 Kpa:

„Organy …samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe… – rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości”.

Art. 253 KPA:

„§ 1. Organy... samorządu terytorialnego... obowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach.

§ 2. Kierownicy organów wymienionych w § 1 lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu.

§ 3. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy”.

W myśl postanowień Statutu Powiatu, wszystkie merytoryczne sprawy należące do kompetencji Rady rozstrzygane są w formie uchwały (§ 14), podpisanej przez przewodniczącego obrad (§ 26) i zawierającej elementy wskazane w § 25 ust. 1 i § 27 ust. 1.

W § 44 ust. 1 Statutu postanowiono:

„Do zadań komisji stałych należy: …5) przyjmowanie i analizowanie skarg i wniosków mieszkańców powiatu, dotyczących działalności Rady i Zarządu”.

Z art. 229 punkty 1 i 4 Kpa wynikało, że rada powiatu była organem właściwym do rozpatrywania skarg dotyczących działalności starosty, zarządu powiatu i kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych, natomiast rozpatrywanie skarg na działalność rady powiatu to kompetencja Wojewody lub RIO (w sprawach finansowych).

3. W siedzibie Starostwa, na tablicach ogłoszeń zainstalowanych w budynku (na prawej ścianie holu - parter) i przed nim, wywieszono następujące informacje:

a) „Starosta Łomżyński, Wicestarosta, Sekretarz, Skarbnik i naczelnicy wydziałów przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach od 10⁰⁰ do 15³⁰ .

Pozostali pracownicy Starostwa przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy”.

Powyższa informacja była zgodna z postanowieniami § 20 ust. 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa, jednak pomijała treść § 20 ust. 3 stanowiącego, że jeżeli „w poniedziałek przypada dzień ustawowo wolny od pracy”, przyjęcia odbywają się „w następnym dniu roboczym”.

b) „Przewodniczący Rady Powiatu przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰ ”.

c) „Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Łomży

W sprawach skarg i wniosków interesanci przyjmowani są codziennie w godzinach pracy Inspektoratu oraz przez Powiatowego Inspektora w każdy poniedziałek w godz. 8.00 – 16.00.

Skargi i wnioski przyjmowane są przez pracowników Powiatowego Inspektoratu w pok. 319 oraz załatwiane przez osoby wskazane przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego”.

4. Ogłoszeń o terminach przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków przez starostę i przewodniczącego Rady nie przekazano do wywieszenia w siedzibach jednostek organizacyjnych powiatu.

Art. 253 § 4 Kpa:

„Informacja o dniach i godzinach przyjęć powinna być wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej oraz w podporządkowanych jej jednostkach organizacyjnych”.

5. Zgodnie z § 32 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (D. U. Nr 5, poz. 46), na tablicach ogłoszeń zainstalowanych w holu budynku Starostwa i przed nim, wywieszono następujące ogłoszenie:

„Przyjmowanie skarg i wniosków oraz koordynowanie ich rozpatrywania należy do zadań Wydziału Organizacyjnego i Kadr (pokój Nr 309 II piętro)”.

6. Nie prowadzono ewidencji obywateli przyjętych w sprawach petycji, skarg, wniosków, czy interwencji przez starostę lub jego zastępcę.

7. Starostwo dysponowało drukami protokołu przyjęcia podania, skargi lub wniosku wnoszonego ustnie; druki te uwzględniały dane wskazane w § 6 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r.

W analizowanym okresie nie przyjęto do protokołu ani jednej ustnej skargi lub ustnego wniosku, nie było również przypadku wniesienia ich pocztą elektroniczną.

8. Od sierpnia 1990 roku prowadzono centralny rejestr skarg i wniosków oznaczony symbolem 0550 i kategorią archiwalną A. W początku 2005 roku odnotowano w nim cztery skargi i ani jednego wniosku.

9. Do gromadzenia dokumentacji dotyczącej załatwiania skarg i wniosków założono teczkę oznaczoną „ORiK.0551 Rozpatrywanie skarg i wniosków. BE-5”, posiadającą spis spraw.

Przesłaną Wojewodzie informację na temat przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w 2005 roku odłożono do teczki „ORiK.0553 Analizy i oceny skarg i wniosków. A”.

10. Wniesione w analizowanym okresie skargi zakwalifikowano prawidłowo, tj. według zasad określonych w art. 227 Kpa.

11. Tematyka oraz sposób postępowania ze skargami przedstawiały się następująco:

a) 8 czerwca 2005 roku wpłynęła skarga mieszkańca wsi Łoje Awista (gmina Radziłów) na bezprawne postępowanie wójta gminy Radziłów w sprawie rozgraniczenia posesji (pozycja 4 rejestru).

Postanowieniem z 8 czerwca, wydanym na podstawie art. 65 § 1 Kpa, skargę przekazano staroście grajewskiemu informując jednocześnie zainteresowanego, że służy mu prawo wniesienia zażalenia do Wojewody Podlaskiego.

Z art. 229 punkt 3 Kpa wynikało, że organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej działalności wójta była rada gminy.

b) 23 czerwca 2005 roku wpłynęła skarga mieszkańca Piątnicy dotycząca niewłaściwego potraktowania go w rozmowie telefonicznej przez naczelnika jednego z wydziałów (pozycja 1 rejestru).

Po zapoznaniu się z pisemnymi wyjaśnieniami obwinionego, pismem z 6 lipca wicestarosta wyraził swoje zaskoczenie przedstawioną sytuacją i przeprosił za zajście.

c) Skarga mieszkańca wsi Wyk (gmina Zbójna) z 28 lipca 2005 roku dotyczyła niewłaściwego wykonywania obowiązków przez pracownika GOPS w Zbójnej (pozycja 2 rejestru). Została ona nadesłana przez wójta gminy Zbójna przy piśmie z 28 lipca (do Starostwa wpłynęło 1 sierpnia), który uczynił tak, ponieważ skarżący napisał: „Do Starosty Powiatu Łomżyńskiego za pośrednictwem Wójta gm. Zbójna”.

Pismem z 1 sierpnia starosta powiadomił zainteresowanego, że „nie posiada żadnych uprawnień nadzorczych” wobec działań Urzędu Gminy Zbójna i jednostek organizacyjnych tej gminy (kopię pisma przesłano wójtowi gminy Zbójna).

Art. 231 Kpa:

„Jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ”.

d) W skardze z 12 sierpnia 2005 roku, która wpłynęła 16 sierpnia, mieszkanka Łomży zakwestionowała negatywne postanowienie wydane przez dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Łomży (przy końcu postanowienia pouczono zainteresowaną, że służy jej prawo wniesienia zażalenia do SKO w Łomży za pośrednictwem Zarządu Dróg w ciągu 7 dni od daty doręczenia).

Pismem z 14 września starosta poinformował skarżącą, że po otrzymaniu dodatkowej opinii Zarząd Dróg wydał pozytywne postanowienie. Ponieważ nowe postanowienie nosiło datę 10 sierpnia, odpowiedź na skargę wysłano 35 dni po jego podpisaniu.

Art. 237 § Kpa:

„Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca”.

Z art. 229 punkt 4 Kpa wynikało, że organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej działalności kierownika powiatowej jednostki organizacyjnej była rada powiatu.

2. Udostępnianie informacji publicznej.

1. Stosownie do art. 8a ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, zasady dostępu do dokumentów związanych z wykonywaniem zadań publicznych przez organy powiatu ustalono w § 16 Statutu Powiatu Łomżyńskiego.

Postanowiono tam m.in., że:

„Dokumenty dotyczące wykonywania zadań publicznych przez radę powiatu, zarząd powiatu i komisje rady, w tym protokoły posiedzeń, są dostępne dla obywateli do wglądu w godzinach pracy Starostwa w Łomży w Wydziale Organizacyjnym i Kadr” (§ 16 ust. 3);

„Obywatele mają prawo na miejscu przeglądania dokumentów wymienionych w ust. 3 w obecności pracownika Starostwa Powiatowego , a także robienia z nich notatek i odpisów z wyłączeniem dokumentów o charakterze imiennym (osobistym)” - § 16 ust. 4;

„Odmowa udostępnienia dokumentacji musi być związana ze wskazanie konkretnego przepisu prawa, który tego zabrania” (§ 16 ust. 6);

„Dokumenty będą udostępniane na wniosek ustny zainteresowanego po odnotowaniu jego personaliów i miejsca zameldowania - jeżeli prośba jest oczywista (wgląd do protokołu), natomiast jeśli żądanie dotyczy innych informacji, zainteresowany powinien sformułować wniosek na piśmie” (§ 16 ust. 5); ); ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stanowiła w art. 10 ust. 2, że „Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku”.

Ponadto, w innej części Statutu postanowiono, że:

„Protokół z sesji Rady Powiatu wykłada się do publicznego wglądu na 3 dni przed terminem kolejnej sesji w Biurze Obsługi Rady i Zarządu za zgodą przewodniczącego Rady” (§ 33 ust. 4); oficjalnie w Starostwie nie istniała komórka o powyższej nazwie, natomiast obsługę Rady i Zarządu prowadził Wydział Organizacyjny i Kadr;

„Zarząd udostępnia protokoły ze swoich posiedzeń do publicznego wglądu, o ile nie narusza to przepisów o ochronie tajemnicy państwowej lub służbowej albo o ochronie danych osobowych” (§ 60 ust. 7).

2. Powiat Łomżyński posiadał swoją stronę w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem www.powiatlomzynski.pl/bip/

Na łamach tego teleinformatycznego publikatora, zwanego w skrócie BIP, zamieszczono już w zasadzie wszystkie informacje wskazane w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a m.in. Statut Powiatu, zaproszenia na zwołane sesje, uchwały Rady podjęte od początku kadencji, uchwały i decyzje Zarządu Powiatu, zarządzenia starosty, plany pracy Rady i jej komisji, przyjęte plany, programy i strategie dotyczące realizacji zadań publicznych, przedmiot działania, kompetencje i dane personalne organów powiatu, wykaz służb, inspekcji, straży i jednostek organizacyjnych powiatu, statuty powiatowych jednostek organizacyjnych oraz dane o ich działalności i majątku, Regulamin Organizacyjny Starostwa, sposoby przyjmowania i załatwiania spraw w Starostwie, wykaz prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych, dokumentacja przebiegu i efektów kontroli przeprowadzonych przez zewnętrzne organy kontroli państwowej, dane o wielkości majątku powiatu, długu publicznym i udzielonej przez powiat pomocy publicznej, wzmiankę o sposobie udostępniania informacji nie zamieszczonych w Biuletynie.

Do Biuletynu nie wprowadzono jeszcze protokołów posiedzeń Rady i jej komisji, projektów uchwał Rady i Zarządu, dokumentacji przebiegu i efektów kontroli przeprowadzonych przez organy powiatu, okresowych informacji dotyczących działalności Rady, Zarządu, starosty oraz powiatowych służb, inspekcji, straży i jednostek organizacyjnych (art. 6 ust. 1 punkty 1a, 1b, 4a, 4c i 4d w związku z art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej).

3. Na łamach Biuletynu upubliczniono wszystkie oświadczenia majątkowe złożone przez radnych i pracowników samorządowych.

Do BIP wprowadzono również złożone przez radnych i pracowników:

- oświadczenia o zawartych przez ich małżonków umowach cywilnoprawnych i o prowadzeniu na terenie powiatu działalności gospodarczej,

- informacje o zatrudnieniu małżonków w jednostkach organizacyjnych powiatu.

Dyrektor Zakładu Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Łomży nie złożył oświadczeń majątkowych, ani innych oświadczeń i informacji dotyczących małżonka. Jako usprawiedliwienie tego faktu kontrolującemu przedstawiono dwa pisma Ministerstwa Zdrowia z 15 marca i 8 kwietnia 2003 roku podpisane przez koordynatora Departamentu Dialogu Społecznego (strony 1, 2 i 3 akt kontroli) oraz pismo z 10 kwietnia 2003 roku podpisane przez przewodniczącego Federacji Związków Pracodawców Zakładów Opieki Zdrowotnej (strona 4 akt kontroli).

W prowadzonym przez Zarząd Powiatu rejestrze jednostek organizacyjnych Powiatu Łomżyńskiego na pozycji Nr 1 figurował Zakład Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Łomży, którego siedzibą był w czasie kontroli budynek Starostwa przy ulicy Szosa Zambrowska 1/27. Jako datę wpisania Zakładu do rejestru wskazano 1 stycznia 1999 roku. Rejestr prowadzono na podstawie § 65 ust. 2 i 6 Statutu Powiatu.

4. O wszystkich zwołanych sesjach powiadomiono mieszkańców powiatu poprzez:

- wywieszenie w siedzibie Urzędu (na tablicy informacyjnej w holu, na parterze) zaproszenia informującego o terminie, miejscu i porządku obrad,

- zamieszczanie zaproszenia w BIP,

- wysłanie informacji o planowanej sesji do wójtów i burmistrzów dziewięciu gmin, wchodzących w skład powiatu, z prośbą „o podanie przedmiotowej informacji do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie jej na tablicy ogłoszeń”,

- powiadomienie lokalnych mediów faksem lub pocztą elektroniczną (wykaz gazet i czasopism, telewizji i radia przedstawia strona 5 akt kontroli).

O zwołanych posiedzeniach komisji Rady poinformowano mieszkańców poprzez zamieszczenie w BIP treści zawiadomienia wysłanego do członków komisji oraz wywieszenie na tablicy informacyjnych w budynku Starostwa (w holu, na parterze) jednego egzemplarza tego zawiadomienia. Nie powiadomiono lokalnych mediów.

Statut Powiatu stanowił:

„Zawiadomienie o terminie, miejscu i temacie posiedzeń komisji rady powiatu powinno zostać podane do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie informacji na tablicy ogłoszeń w Starostwie” (§ 16 ust. 8).

„Media zawiadamia się poprzez przekazanie stosownej informacji” (§ 16 ust. 9).

5. W siedzibie Starostwa zamieszczono następującą informację:

„OGŁOSZENIE

Dokumenty urzędowe dotyczące wykonywania zadań publicznych przez organy Powiatu Łomżyńskiego, w tym protokoły sesji Rady Powiatu oraz protokoły posiedzeń Zarządu i komisji Rady, udostępniane są na wniosek w pokoju Nr 302 II piętro”.

6. Skontrolowane Starostwo posiadało zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego.

Nie zamówiono i nie gromadzono numerów Monitora Polskiego B.

Art. 26 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych: „Urzędy... organów samorządu terytorialnego prowadzą zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Monitora Polskiego B i udostępniają je nieodpłatnie do powszechnego wglądu w miejscach do tego przeznaczonych w siedzibach i w godzinach pracy urzędu”.

W siedzibie Urzędu na widocznym miejscu zamieszczono następującą informację: „OGŁOSZENIE

Zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego oraz aktów prawa miejscowego ustanowionych przez Powiat Łomżyński są dostępne do bezpłatnego wglądu w pokoju Nr 304, II piętro”.

7. Stosownie do art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, w Starostwie prowadzono zbiór aktów prawa miejscowego ustanowionych przez organy powiatu.

W siedzibie Starostwa zamieszczono informację o miejscu (pokój Nr 304, tj. w kancelarii) nieodpłatnego udostępniania wszystkim zainteresowanym zbioru tych aktów.

8. Urząd dysponował drukami pisemnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej (jego treść była zgodna ze wzorem zamieszczonym w BIP).

Nie założono rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

Z otrzymanych informacji wynikało, że dotychczas nie wpłynął do Starostwa ani jeden pisemny wniosek, nie zgłoszono też oficjalnie ustnych wniosków.

Nie założono również teczki przeznaczonej do gromadzenia dokumentacji związanej z załatwianiem spraw o udostępnienie informacji publicznej, ponieważ dotychczas nie wszczęto takich spraw.

Nie ustalono wysokości opat, które na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. można pobrać od wnioskodawcy z tytułu dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształceniem jej w żądaną formę.

Dotychczas nie było przypadku pobrania takiej opłaty.

9. Do Starostwa Powiatowego w Łomży nie wpłynął dotychczas ani jeden wniosek o udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrach publicznych.

Starostwo nie podało do publicznej wiadomości informacji o warunkach, sposobie, zakresie i terminie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym oraz o formacie, w którym te dane udostępnia.

3 listopada 2005 roku weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym, które w § 3 ust. 3 stanowiło, że „Podmiot prowadzący rejestr informuje w sposób powszechnie dostępny, w tym w Biuletynie Informacji Publicznej, o warunkach, sposobie, zakresie i terminie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze oraz o formacie, w którym dane są udostępniane”.

Dotychczas do krajowej ewidencji zgłoszono 12 rejestrów publicznych – dokonano tego pismem z 31 stycznia 2006 roku, skierowanym do Departamentu Systemów Informatycznych Administracji Publicznej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie.

10. Regulamin Organizacyjny Starostwa stanowił, że do podstawowych zadań Wydziału Promocji, Rozwoju i Komunikacji należało między innymi „administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej” (§ 16 ust. 1 punkt 13).

Powyższe zadanie powierzono naczelnikowi tego Wydziału aneksem z 10 kwietnia 2003 roku do zakresu czynności.

Jako jedno z zadań Wydziału Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Budownictwa Regulamin wskazał „podawanie do publicznej wiadomości zatwierdzonego zestawienia przychodów i wydatków PFOŚiGW” (§ 17 ust. 6 punkt 35).

Wprowadzanie do BIP danych dotyczących tego Wydziału przypisano dwóm jego pracownikom aneksami z 15 stycznia 2004 roku do zakresów czynności.

W rozdziale IV Regulaminu do wspólnych zadań wydziałów zaliczono m.in. „wprowadzanie danych dotyczących działalności wydziału do Biuletynu Informacji Publicznej” (§ 13 ust. 18).

Wprowadzanie do BIP danych dotyczących Wydziału Organizacyjnego i Kadr ujęto w zakresie czynności (z 4 maja 2004 roku) głównego specjalisty ds. kadr.

Wprowadzanie do BIP danych dotyczących Wydziału Finansowego, Wydziału Oświaty, Kultury i Zdrowia oraz Wydziału Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami powierzono wskazanym pracownikom tych wydziałów aneksami z 15 stycznia 2004 roku do zakresów czynności ( w Wydziale Geodezji… obowiązki te wykonywało trzech pracowników, a w pozostałych dwóch – po jednym).

Obowiązku wprowadzania do BIP danych dotyczących Wydziału Promocji, Rozwoju i Komunikacji nie wpisano do zakresu czynności, ani naczelnika tego Wydziału, ani pozostałych jego pracowników.

Żaden z pracowników Starostwa nie posiadał w swoim zakresie czynności obowiązku udostępniania informacji publicznej na wniosek lub poprzez wywieszenie (wyłożenie) w miejscach ogólnie dostępnych.

Regulamin Organizacyjny Starostwa stanowił:

„W zakresach czynności naczelnicy wydziałów określają obowiązki, uprawnienia i zakres odpowiedzialności oraz zasady organizowania zastępstwa w czasie nieobecności pracownika” (§ 8 ust. 3) .

„Zakres zadań kontrolnych pracowników wydziałów określają szczegółowe zakresy czynności” (§ 29 ust. 3).

Starostę Łomżyńskiego poinformowano o prawie zgłoszenia kontrolującemu - przed podpisaniem protokołu - umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim treści oraz o prawie złożenia zarządzającemu kontrolę, w ciągu 7 dni od podpisania protokołu, pisemnych wyjaśnień do przedstawionych w nim ustaleń.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Starosta Łomżyński jako kierownik kontrolowanej jednostki.

O niniejszej kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Starostwa na pozycji 5 w 2006 roku.