PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

Placówka Zamiejscowa w Łomży

18-400 Łomża, ul. Nowa 2

P r o t o k ó ł k o n t r o l i

Urzędu Gminy ŁOMŻA

Kontrola została przeprowadzona 9, 12, 13 i 14 czerwca 2006 roku przez starszego inspektora wojewódzkiego mgr Andrzeja Jankowskiego na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (Nr 15/06 z 7 czerwca 2006 roku).

Temat kontroli: załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli.

Kierownikiem Urzędu i wójtem gminy Łomża był od 15 czerwca 1990 roku inż. Kazimierz Dąbkowski.

Zastępcą wójta był od 1 grudnia 2002 roku mgr Jerzy Prokopczuk.

Sekretarzem gminy była od 27 lipca 1990 roku inż. Krystyna Dominika Kaczyńska.

Adres Urzędu: 18-400 Łomża, ul. M. C. Skłodowskiej 1a; numer REGON: 000534138, numer NIP: 718-12-68-329.

U s t a l e n i a k o n t r o l i :

1. Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.

1. Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Łomża określił Regulamin Organizacyjny nadany zarządzeniem Nr 153/05 wójta z 19 września 2005 roku (dokument ten obowiązywał od dnia podpisania i nie był dotychczas zmieniony).

Zasady przyjmowania i załatwiania kierowanych do wójta skarg i wniosków obywateli określono w rozdziale 8 wspomnianego Regulaminu.

Postanowiono tam m.in., że:

„Obywatele zgłaszający się w sprawach skarg i wniosków przyjmowani są przez wójta w każdy piątek w godzinach 7.45 — 16.30 oraz w innych dniach pracy Urzędu … w miarę dysponowania wolnym czasem. Jeżeli piątek jest dniem wolnym od pracy, przyjęcia interesantów odbywają się w kolejny powszechny dzień. W przypadku nieobecności wójta interesantów przyjmuje zastępca wójta” (§ 35 ust. 2);

treść tego zapisu była zgodna z art. 253 § 3 Kpa, ponieważ Urząd Gminy był czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 7⁴⁵ - 15⁴⁵, co wynikało m.in. z informacji zamieszczonej na tablicy ogłoszeń w holu budynku;

„Skargi i wnioski obywateli powinny być traktowane jako sprawy bardzo pilne i załatwiane w miarę możliwości szybko i dokładnie, a w przypadku, gdy sprawa wymaga dogłębnego badania, nie później niż w ciągu miesiąca” (§ 35 ust. 7);

„Po otrzymaniu skargi lub wniosku wójt, lub zastępca wójta, wydaje polecenie określające osobę odpowiedzialną za przygotowanie propozycji załatwienia skargi lub wniosku” (§ 35 ust. 9);

„Pracownik odpowiedzialny za koordynację załatwiania skarg i wniosków rejestruje ją w rejestrze i przekazuje za pokwitowaniem pracownikowi odpowiedzialnemu za zbadanie sprawy” (§ 35 ust. 10);

„Skargi i wnioski kierowane do Rady Gminy przekazywane są, po ich uprzednim zarejestrowaniu, przewodniczącemu Rady…” (§ 35 ust. 11);

Dokumentacja dotycząca załatwiania skarg i wniosków obywateli gromadzona jest w teczce aktowej prowadzonej przez pracownika odpowiedzialnego za załatwienie skargi lub wniosku” (§ 35 ust. 13).

Art. 254 Kpa:

„Skargi i wnioski składane i przekazywane do organów… samorządu terytorialnego i innych organów samorządowych… oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków”.

„Odpowiedzi na skargi i wnioski kierowane do wójta podpisuje wójt lub w razie jego nieobecności zastępca wójta lub sekretarz” (§ 35 ust. 12); powyższy zapis odbiega nieco od treści § 33 ust. 1 Regulaminu, gdzie postanowiono, że „Wójt podpisuje osobiście: …6) odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli kierowane do wójta”.

W § 11 Regulaminu do wspólnych zadań komórek organizacyjnych Urzędu zaliczono m.in. „rozpatrywanie skarg i wniosków według właściwości” (punkt 5).

Takiego obowiązku nie wpisano do zakresów czynności pracowników Urzędu.

Regulamin Organizacyjny Urzędu w § 23 stanowił:

„6. Kierownicy dokonują szczegółowego podziału czynności pomiędzy podległych pracowników.

7. Wójt ustala zakres czynności osób wymienionych w § 9 ust. 1.

8. W zakresie czynności pracowników określa się obowiązki, uprawnienia i zakres odpowiedzialności oraz zasady organizowania zastępstw w czasie nieobecności pracownika”.

W myśl przedmiotowego Regulaminu, do zadań samodzielnego stanowiska pracy obsługującego Radę Gminy należało m.in.:

- „organizacja przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków” (§ 24 ust. 7),

- prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków skierowanych do Rady i wójta (§ 35 ust. 8).

Zakres czynności inspektora ds. obsługi Rady Gminy (doręczony 2 stycznia 2003 roku) zawierał w tym zakresie następujący obowiązek: „prowadzenie ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu, przekazywanie ich do załatwienia, kontrola terminowej ich realizacji oraz udzielanie odpowiedzi zainteresowanym osobom i instytucjom”.

W § 6 Regulaminu wskazano zadania sekretarza gminy, a m.in.:

- „sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykonywaniem przez podległych pracowników zadań” (punkt 1),

- „przedkładanie wójtowi propozycji w sprawie zakresu czynności pracowników Urzędu” (punkt 5).

Zadania te wpisano do zakresu czynności sekretarza z 1 października 2005 roku.

2. Tryb postępowania ze skargami w sprawach należących do kompetencji Rady Gminy ustalono w Statucie Gminy przyjętym uchwałą Nr V/23/03 z 11 marca 2003 roku (Dz. Urz. Woj. Podlaskiego z 24 marca 2003 r. Nr 28, poz. 688).

W rozdziale VII ustalono tam następujące reguły postępowania:

„Skargi wpisuje się do rejestru skarg wpływających do Urzędu…” (§ 107 ust. 2);

„Skargi składane z interesie publicznym oraz skargi zbiorowe mogą być rozpatrywane na posiedzeniach wyjazdowych z udziałem zainteresowanych” (§ 107 ust. 5);

„Przewodniczący Rady kieruje skargę do odpowiedniej merytorycznie komisji. Komisja bada podnoszone zarzuty przeprowadzając postępowanie wyjaśniające. Z podejmowanych czynności komisja sporządza protokół” (§ 107 ust. 3);

„Komisja przedstawia wyniki postępowania Radzie Gminy” (§ 107 ust. 6);

„Rada Gminy mając na uwadze wyniki postępowania wyjaśniającego rozpatruje zarzuty i wyraża swoje stanowisko w formie uchwały” (§ 107 ust. 7);

„Zawiadomienie skarżącego o sposobie załatwienia skargi następuje zgodnie z przepisami Kpa” (§ 107 ust. 8);

„Procedura załatwiania skarg jest jawna” (§ 107 ust. 9).

W myśl postanowień § 48 Statutu Gminy, merytoryczne uchwały „przybierają kształt odrębnych dokumentów” (§ 48 ust. 1) podpisanych przez przewodniczącego obrad (§ 48 ust. 3) i zawierających elementy wskazane w § 48 ust. 2.

Nie ustalono dni i godzin przyjmowania przez Radę obywateli w sprawach skarg i wniosków, nie wyznaczono też osób upoważnionych do ich przyjmowania w imieniu Rady.

Ponadto, nie ustalono zasad przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania wniosków należących do właściwości Rady, ponieważ omówione wyżej regulacje statutowe dotyczyły tylko skarg.

Art. 223 § 1 Kpa:

„Organy …samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe… — rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości”.

Art. 253 KPA:

„§ 1. Organy... samorządu terytorialnego... obowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach.

§ 2. Kierownicy organów wymienionych w § 1 lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu.

§ 3. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy”.

3. W holu budynku Urzędu, na lewej ścianie, wywieszono następujące informacje:

a) „Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy piątek w godzinach 7⁴⁵ - 16³⁰ oraz w innych dniach pracy Urzędu Gminy Łomża w miarę dysponowania wolnym czasem.

Jeżeli piątek jest dniem wolnym od pracy, przyjęcia interesantów odbywają się w kolejny powszedni dzień.

W przypadku nieobecności Wójta obywatele są przyjmowani przez Zastępcę Wójta Gminy.

Pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w godzinach pracy Urzędu”.

b) „Przewodniczący Rady Gminy Łomża przyjmuje skargi i wnioski w dniu obrad sesji w godzinach 8⁰⁰ - 10⁰⁰ oraz w każdy poniedziałek w godzinach 15⁰⁰ - 16³⁰ ”.

Powyższe terminy przyjęć były zgodne z wymogami art. 253 Kpa, a pierwsza z powyższych informacji była dodatkowo zgodna z postanowieniami § 35 ust. 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.

4. Stosownie do art. 253 § 4 Kpa, ogłoszenia o terminach przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków przez wójta i przewodniczącego Rady przekazano (za pokwitowaniem) kierownikom wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych celem wywieszenia w ich siedzibach.

5. Zgodnie z § 32 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (D. U. Nr 5, poz. 46), na tablicy ogłoszeń zainstalowanej w holu budynku Urzędu, wywieszono następujące ogłoszenie:

„Do przyjmowania i koordynowania skarg i wniosków wnoszonych do Urzędu wyznaczona została Pani Katarzyna Jastrzębska — inspektor ds. obsługi Rady Gminy (pokój Nr 4)”.

6. Od 2003 roku w sekretariacie prowadzono „Ewidencję przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków w godzinach pracy Urzędu”.

W 2005 roku odnotowano w niej 10 interesantów, a w 2006 — 3.

Z dokonanych w ewidencji zapisów wynikało, że poruszone problemy dotyczyły:

- konfliktów rodzinnych (4 wizyty),

- wyrzucania śmieci na drogę,

- zniszczenia słupków przydrożnego ogrodzenia,

- pękania ścian domu stojącego przy drodze,

- nabycia działki budowlanej,

- zanieczyszczenia gruntu ściekami,

- zatrudnienia,

- zakłócania ciszy nocnej,

- funkcjonowania zespołu drobiarskiego,

- wyasfaltowania drogi.

Ostatnie z powyższych zgłoszeń było wnioskiem w rozumieniu art. 241 Kpa.

Art. 241 Kpa: „Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności społecznej, lepszego zaspokajania potrzeb ludności”.

Zgłoszenia tego nie przyjęto do protokołu.

„W razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, który podpisują wnoszący skargę lub wniosek i przyjmujący zgłoszenie” (§6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r.).

Wnioskodawca nie otrzymał pisemnej odpowiedzi na swoje wystąpienie

Art. 244 § 2 Kpa: „O sposobie załatwienia wniosku zawiadamia się równocześnie wnioskodawcę”.

Art. 247 Kpa: „o wniosków stosuje się odpowiednio przepisy art. …238”.

Art. 238 § 1 Kpa: „Zawiadomienie o sposobie załatwienia… powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne”.

Ponadto, informacje dotyczące przyjętych interesantów wójt odnotowywał - dla własnych potrzeb - w podręcznym kalendarzu.

7. Urząd dysponował drukami protokołu przyjęcia podania, skargi lub wniosku wnoszonego ustnie; druki te uwzględniały dane wskazane w § 6 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r.

W analizowanym okresie nie przyjęto do protokołu ani jednej ustnej skargi lub ustnego wniosku, nie było również przypadku wniesienia ich pocztą elektroniczną.

8. Prowadzono centralny rejestr skarg i wniosków oznaczony symbolem 0560 i kategorią archiwalną A. W latach 2005 i 2006 odnotowano w nim pływ sześciu skarg i czterech wniosków.

9. Do gromadzenia dokumentacji dotyczącej załatwiania skarg i wniosków założono teczki oznaczone „RG.0561 Rozpatrywanie skarg. BE-5” i „RG. Rozpatrywanie wniosków. B-3”.

Przesłane Wojewodzie roczne informacje na temat przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków odłożono do teczki „0564 Nadzór i kontrola rozpatrywania skarg i wniosków. B-3”.

Z ostatniej informacji wynikało, że w 2005 roku w godzinach przyjęć interesantów zgłaszano się najczęściej w sprawach:

- umorzenia, odroczenia lub rozłożenia na raty należnych podatków i opłat,

- naprawy dróg i oświetlenia ulicznego,

- zamontowania stałego łącza internetowego w poszczególnych miejscowościach gminy,

- funkcjonowania służb odpowiedzialnych za eksploatację urządzeń technicznych,

- planowania przestrzennego gminy i prawa budowlanego.

10. Wniesione w analizowanym okresie skargi i wnioski zakwalifikowano prawidłowo, tj. według zasad określonych w art. 227 i art. 241 Kpa.

11. Tematyka oraz sposób postępowania ze skargami przedstawiały się następująco:

a) 21 lutego 2005 roku wpłynęła, za pośrednictwem Głównego Geodety Kraju, adresowana do Rady Gminy skarga mieszkańca Zawad na działalność wójta w sprawie ustanowienia dojazdu do hurtowni. Podobne skargi w tej samej sprawie przekazały wkrótce potem również Wydział Skarg i Wniosków Ministerstwa Sprawiedliwości (28 lutego) oraz Departament Geodezji i Kartografii Ministerstwa Infrastruktury (7 marca).

Przewodniczący Rady skierował pierwszą skargę do Komisji Rozwoju Gospodarczego, a pismem z 22 lutego powiadomił zainteresowanego o terminach rozpatrzenia sprawy przez Komisję i Radę.

7 marca Komisja wydala negatywną dla skarżącego opinię, a Rada Gminy na sesji z 17 marca podjęła uchwalę Nr XXIV/141/05 uznającą skargę za nieuzasadnioną (zainteresowanemu przesłano ją przy piśmie z 21 marca).

b) 22 marca wpłynęła (za pośrednictwem Ministerstwa Sprawiedliwości) ponowna skarga tego samego mieszkańca Zawad i w tej samej sprawie. Przewodniczący Rady skierował ją do Komisji Rozwoju Gospodarczego, a następnie powiadomił zainteresowanego o terminach rozpatrzenie przez Komisję (pismem z 23 marca) i Radę (pismem z 11 maja).

W opinii Komisji, sformułowanej 12 kwietnia, negatywnie oceniono postawione wójtowi zarzuty, a w podjętej 24 maja uchwale Nr XXV/148/05 Rada, na podstawie art. 239 § 1 Kpa, podtrzymała swoje poprzednie stanowisko, ponieważ skarżący nie wskazał nowych okoliczności.

Uchwałę przesłano zainteresowanemu i SKO przy piśmie przewodnim z 24 maja.

Miesięczny termin załatwienia skargi przekroczono o 32 dni, jednak pomimo tego nie wystosowano pisma, o którym mowa w art. 36 (w związku z art. 237 § 4) Kpa.

Art. 237 Kpa: „§ 1. Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca…

§ 4. W razie niezałatwienia skargi w terminie określonym w § 1 stosuje się przepisy art. 36-38”.

Art. 36 Kpa: „§ 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie… organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

§ 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu”.

c) 21 lipca 2005 roku wpłynęła skarga mieszkanki Łomży na postępowanie jednego z radnych Rady Gminy Łomża (zarzucono mu wykorzystywanie pełnionej funkcji do celów prywatnych).

Przewodniczący Rady skierował skargę do Komisji Rozwoju Gospodarczego, a pismem z 25 lipca powiadomił zainteresowanego o terminie rozpatrzenia.

5 sierpnia Komisja wydala opinię uznającą postawione zarzuty za bezzasadne.

12 sierpnia Rada podjęła uchwałę Nr XXVII/154/05 wskazującą na bezpodstawność skargi (przesłano ją przy piśmie z 12 sierpnia).

d) 5 października 2005 roku wpłynęła, za pośrednictwem Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Białymstoku, skarga mieszkanki Dłużniewa na działalność wójta w związku z przebudową drogi gminnej. 11 października na wspólnym posiedzeniu Komisji Rewizyjnej i Komisji Rozwoju Gospodarczego omówiono zarzuty zawarte w skardze i wydano opinię uznającą je za niesłuszne.

Na sesji z 12 października Rada, po rozpatrzeniu skargi, podjęła uchwały Nr XXVIII/167/05 uznającą ją za nieuzasadnioną (uchwałę przesłano przy piśmie z tego samego dnia).

e) 10 kwietnia 2006 roku wpłynęła, za pośrednictwem Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (Wydziału Prawnego i Nadzoru), skarga mieszkańców na bezczynność wójta w sprawie uciążliwości ubojni w Podgórzu.

Pismem z 12 kwietnia przewodniczący Rady poinformował zainteresowanych o terminach rozpatrzenia skargi przez Radę i dwie komisje.

Na posiedzeniu z 20 kwietnia Komisja Rozwoju Gospodarczego uznała zarzuty za nieuzasadnione i sporządziła pisemną opinię zawierającą uzasadnienie. Komisja Rewizyjna rozpatrzyła sprawę 13 kwietnia i w dniu sesji, jednak nie sporządziła pisemnej opinii.

Na sesji z 11 maja Rada rozpatrzyła skargę i podjęła uchwalę Nr XXXV/204/06 uznającą ją za niezasadną (uzasadnienie faktyczne i prawne podano w załączniku do uchwały).

Uchwałę przesłano zainteresowanym przy piśmie z 15 maja.

Miesięczny termin załatwienia skargi przekroczono o 5 dni, nie wystosowano jednak pisma, o którym mowa w art. 36 (w związku z art. 237 § 4) Kpa.

f) 8 maja 2006 roku wpłynęło „zażalenie” mieszkańca Kupisk Nowych na decyzję wójta w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości (wcześniej złożone przez niego odwołanie zostało wycofane).

Pismem z 17 maja przewodniczący Rady poinformował zainteresowanego, że z treścią skargi zapoznał Radę na sesji z 11 maja i że „Rada Gminy nie posiada żadnych uprawnień do zmiany zaskarżonej decyzji”. Ponadto wspomniał, że z przeanalizowanych akt sprawy i stosownych przepisów wynikało, że działania wójta były prawidłowe.

Skarga nie została rozpatrzona przez żadną z komisji, a rozstrzygnięcie Rady co do sposobu jej załatwienia zapisano w treści protokołu (nie sporządzono go w formie uchwały stanowiącej odrębny dokument).

Statut Gminy w § 107 stanowił:

„3. Przewodniczący Rady kieruje skargę do odpowiedniej merytorycznie komisji. Komisja bada podnoszone zarzuty przeprowadzając postępowanie wyjaśniające. Z podejmowanych czynności komisja sporządza protokół.

6. Komisja przedstawia wyniki postępowania Radzie Gminy.

7. Rada Gminy mając na uwadze wyniki postępowania wyjaśniającego rozpatruje zarzuty i wyraża swoje stanowisko w formie uchwały”.

12. Tematyka oraz sposób postępowania z wnioskami przedstawiały się następująco:

a) 14 lutego 2005 roku wpłynęło „podanie”, w którym mieszkańcy wsi Chojny Młode wyrazili sprzeciw wobec sprzedaży dwóch działek położonych na terenie tej wsi. Pismem z 21 lutego wójt poinformował zainteresowanych, że ich sprzeciw zostanie przedstawiony na posiedzeniu komisji Rady Gminy, a ostateczną decyzję podejmie Rada.

W aktach sprawy brakowało dokumentów wskazujących ostateczny sposób załatwienia tego wniosku i powiadomienia o tym jego autorów.

Art. 254 Kpa:

„Skargi i wnioski składane i przekazywane do organów… samorządu terytorialnego i innych organów samorządowych… oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków”.

Art. 244 Kpa:

„§ 1. W sprawie terminu załatwiania wniosków stosuje się przepis art. 237 § 1.

§ 2. O sposobie załatwienia wniosku zawiadamia się równocześnie wnioskodawcę”.

Art. 245 Kpa:

„W razie niemożności załatwienia wniosku w terminie określonym w art. 244, właściwy organ obowiązany jest w tym terminie zawiadomić wnioskodawcę o czynnościach podjętych w celu rozpatrzenia wniosku oraz o przewidywanym terminie załatwienia wniosku”.

b) 31 marca 2005 roku wpłynęło ”podanie” mieszkańców Zawad „z prośbą, po raz kolejny, o poprawienie jakości drogi Zawady — Konarzyce”.

Pismem z 13 maja zastępca wójta powiadomił zainteresowanych, „że w najbliższym czasie zadanie to będzie zrealizowane poprzez uzupełnienie ubytków w nawierzchni drogi w ramach bieżącego utrzymania dróg. Położenie nawierzchni bitumicznej nie może zostać zrealizowane, ponieważ pas drogi jest zbyt wąski, a w tym pasie planowana jest budowa kanalizacji sanitarnej”.

Z informacji znajdującej się w aktach wynikało, że remontu drogi dokonano przy użyciu mieszanki żwirowej (nie podano daty wykonania remontu), jednak zainteresowanych nie powiadomiono o tym w formie pisemnej (art. 244 i art. 245 Kpa).

c) 12 maja 2005 roku wpłynął wniosek jednego z radnych dotyczący uzupełnienia ubytków w nawierzchni asfaltowej wskazanych odcinków drogi powiatowej i dróg gminnych.

Przy piśmie z 20 czerwca wniosek przekazano Zarządowi Powiatu Łomżyńskiego. W aktach sprawy nie było dowodów przekazania kopii tego pisma wnioskodawcy, nie udokumentowano też sposobu załatwienia wniosku w części dotyczącej dróg gminnych i zawiadomienia o tym radnego (art. 244 i art. 245 Kpa).

Art. 247 Kpa:

„Do wniosków stosuje się odpowiednio przepisy art. 230, 237 § 2 i art. 238”.

Art. 237 § 2 Kpa:

„Posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi, a gdy jej załatwienia wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień — także o stanie rozpatrzenia skargi, najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia jej wniesienia albo przekazania”.

d) 16 czerwca 2005 roku wpłynął wniosek sołtysa i mieszkańców o naprawę drogi Gać — Puchały.

Pismem z 27 czerwca zastępca wójta poinformował zainteresowanych, że ich wniosek został pozytywnie zaopiniowany przez Komisję Rozwoju Gospodarczego, a „droga zostanie naprawiona w najbliższym czasie w ramach bieżącego utrzymania dróg”.

Do dnia kontroli nie spełniono tej obietnicy - nie naprawiono drogi (art. 244 i art. 245 Kpa).

2. Udostępnianie informacji publicznej.

1. Stosownie do art. 11b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zasady dostępu do dokumentów związanych z wykonywaniem zadań publicznych przez organy gminy ustalono w Statucie Gminy Łomża (w rozdziale 5).

Postanowiono tam m.in., że:

„Udostępnienie dokumentów publicznych obejmuje prawo do: 1) bezpłatnego uzyskania informacji o dokumentach, 2) wglądu do dokumentów, 3) możliwości sporządzania notatek i odpisów” (§ 20 ust. 7);

„Informacji o dokumentach publicznych udziela pracownik wskazany przez kierownika Urzędu. Udzielając informacji pracownik wskazuje uprawnionemu formę, w jakiej dany dokument jest udostępniany” (§ 20 ust. 8);

„Wgląd do dokumentów publicznych jest realizowany w formie: 1) powszechnej publikacji, 2) sukcesywnego udostępniania dokumentów do powszechnego wglądu, 3) bezpośredniego udostępniania dokumentu uprawnionemu na jego wniosek” (§ 20 ust. 9);

„Powszechnej publikacji dokonuje się w: 1) Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego, 2) biuletynie wiadomości lokalnych (BIP), 3) tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, 4) tablicach ogłoszeń w sołectwach… ” (§ 20 ust. 10);

„Sukcesywne udostępnienie do powszechnego wglądu dokumentów publicznych następuje w drodze wykładania lub wywieszania dokumentów dla zainteresowanych w pomieszczeniach ogólnie dostępnych” (§ 20 ust. 11);

„Sukcesywnemu udostępnianiu podlegają następujące dokumenty: 1) uchwały Rady, 2) zarządzenia wójta, 3) protokoły sesji Rady. Kierownik Urzędu może ustalić rodzaj dokumentów, do których wgląd odbywa się w obecności wyznaczonego pracownika” (§ 20 ust. 12);

„Bezpośrednie udostępnienie dokumentu publicznego dotyczy tych dokumentów, których udostępnienie nie może być dokonane w formie powszechnej publikacji lub sukcesywnego udostępnienia. Udostępnienia dokonuje się na pisemny wniosek uprawnionego. Udostępnienie następuje niezwłocznie w formie zgodnej z wnioskiem, o ile środki techniczne, którymi dysponuje Urząd, umożliwiają przekazanie w taki sposób, o jaki wnioskował uprawniony. Jeżeli dokument nie może być udostępniony niezwłocznie, należy podać uprawnionemu przyczynę tej zwłoki i określić termin udostępnienia nie dłuższy niż 7 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli dokument nie może być udostępniony w formie zgodnej z wnioskiem uprawnionego, kierownik Urzędu decyduje o innej formie udostępnienia, podając uzasadnienie takiego stanu rzeczy” (§ 20 ust. 13); ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stanowiła w art. 10 ust. 2, że „Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku”;

„Odmowa udostępnienia dokumentu następuje na piśmie z uzasadnieniem. W przypadku nieudostępnienie dokumentów z tytułu wyłączenia jawności niektórych danych, należy podać podstawę i zakres takiego wyłączenia oraz wskazać organ lub osobę, która takiego wyłączenia dokonała” (§ 20 ust. 14); ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stanowiła w art. 16 ust. 1, że „Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 przez organ władzy publicznej następują w drodze decyzji”;

„Na wniosek uprawnionego kierownik Urzędu lub wyznaczony przez niego pracownik uwierzytelnia kopie przez złożenie podpisu na pieczęci. Dokumentów publicznych podlegających powszechnej publikacji nie uwierzytelnia się” (§ 20 ust. 15); ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stanowiła w art. 12 ust. 1, że „Informacje publiczne udostępniane w sposób, o którym mowa w art. 10 i 11, są oznaczane danymi określającymi podmiot udostępniający informację, danymi określającymi tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, danymi określającymi tożsamość osoby, która udostępniła informację, oraz datą udostępnienia”;

„W przypadku, gdy nie jest niezbędne udostępnienie całego dokumentu upoważniony przez kierownika Urzędu pracownik sporządza wyciąg z dokumentu, który podlega uwierzytelnieniu” (§ 20 ust.16).

2. Gmina Łomża posiadała swoją stronę w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem www.lomza.powiatlomzynski.pl/bip/(wejście do BIP możliwe było również przez inną stronę internetową gminy www.lomza.powiatlomzynski.pl).

Na łamach tego teleinformatycznego publikatora, zwanego w skrócie BIP, zamieszczono w zasadzie wszystkie informacje wskazane w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a m.in. Statut Gminy, protokoły sesji odbytych od początku 2003 roku, uchwały Rady podjęte od początku kadencji, zarządzenia wójta, projekty uchwał i zarządzeń, plany pracy Rady i jej komisji, przyjęte plany, programy i strategie dotyczące realizacji zadań publicznych, zawiadomienia o zwołanych sesjach Rady, przedmiot działania, kompetencje i dane personalne organów gminy, statuty jednostek organizacyjnych oraz dane o ich działalności i majątku, wykaz sołectw i ich statut, Regulamin Organizacyjny Urzędu, sposoby przyjmowania i załatwiania spraw w Urzędzie, wykaz prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych, dokumentacja przebiegu i efektów kontroli, sprawozdania i informacje dotyczące działalności Rady, wójta i jednostek organizacyjnych gminy, dane o wielkości majątku gminy, długu publicznym i udzielonej przez gminę pomocy publicznej.

Do BIP wprowadzono również wzmiankę o sposobie udostępniania informacji nie zamieszczonych w Biuletynie.

3. Na łamach Biuletynu upubliczniono wszystkie oświadczenia majątkowe złożone przez radnych i pracowników samorządowych.

Do BIP wprowadzono również złożone przez radnych i pracowników:

- oświadczenia o zawartych przez ich małżonków umowach cywilnoprawnych i o prowadzeniu na terenie gminy działalności gospodarczej,

- informacje o zatrudnieniu małżonków w gminnych jednostkach organizacyjnych.

4. O wszystkich zwołanych sesjach powiadomiono mieszkańców gminy poprzez:

- wywieszenie przedmiotowych postanowień przewodniczącego Rady w siedzibie Urzędu (na tablicy informacyjnej Rady Gminy, zainstalowanej na ścianie korytarza obok sekretariatu),

- zamieszczanie w BIP, na około siedem dni przed terminem, zaproszeń kierowanych przez przewodniczącego do wszystkich zainteresowanych,

- wywieszenie na tablicach ogłoszeniowych w sołectwach przesłanych do sołtysów zaproszeń, wskazujących termin, miejsce i przewidywany porządek obrad.

Statut Gminy w § 27 ust. 3 stanowił: „Ponadto, informacje o zwołaniu sesji umieszcza się w miejscach przeznaczonych do publicznych ogłoszeń”.

O zwołanych posiedzeniach komisji Rady poinformowano mieszkańców poprzez wywieszenie na tablicy informacyjnych w Urzędzie (na ścianie korytarza obok sekretariatu) jednego egzemplarza zawiadomienia wysłanego do członków komisji.

Na tej samej tablicy systematycznie zamieszczano protokoły sesji i podjęte na nich uchwały oraz zarządzenia wójta (wymagał tego § 20 ust. 12 Statutu Gminy).

Statut nie określił sposobu upubliczniania wiadomości o zwołaniu posiedzeń komisji.

5. W budynku Urzędu, w holu na parterze, zamieszczono następującą informację:

„Dokumenty wynikające z wykonywania zadań publicznych, w tym protokoły posiedzeń Rady Gminy i komisji Rady Gminy, dostępne są do wglądu i korzystania z nich na stanowisku do spraw obsługi Rady Gminy w pokoju Nr 4 w godzinach pracy Urzędu: od godziny 7⁴⁵ do godziny 15⁴⁵ ”.

Stanowisko pracy obsługujące Radę mieściło się w sekretariacie.

6. Skontrolowany Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego.

Nie zamówiono i nie gromadzono numerów Monitora Polskiego B, jednak Urząd zapewniał każdemu zainteresowanemu dostęp (przez internet) do opublikowanych na ich łamach treści.

W siedzibie Urzędu (na tablicy informacyjnej w holu budynku) znajdowało się ogłoszenie o treści: „Zbiory Dzienników Ustaw, Monitory Polskie oraz Monitory Polskie B są dostępne na stanowisku pracy do spraw obsługi Rady pokój Nr 4 w godzinach pracy Urzędu”.

Art. 26 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych: „Urzędy... organów samorządu terytorialnego prowadzą zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Monitora Polskiego B i udostępniają je nieodpłatnie do powszechnego wglądu w miejscach do tego przeznaczonych w siedzibach i w godzinach pracy urzędu”.

7. Stosownie do art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, w Urzędzie Gminy prowadzono zbiór przepisów gminnych (aktów prawa miejscowego).

W holu budynku Urzędu zamieszczono informację o miejscu (pokój Nr 4, tj. w sekretariacie) nieodpłatnego udostępniania wszystkim zainteresowanym zbioru przepisów gminnych.

8. Urząd dysponował drukami pisemnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej (jego treść była zgodna ze wzorem zamieszczonym w BIP).

Prowadzono rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej, zawierający następujące rubryki: Lp., Data otrzymania wniosku, Imię i nazwisko interesanta, Określenie sprawy, Podmiot, do którego skierowany jest wniosek, Uwagi.

Od początku 2005 roku w rejestrze tym odnotowano siedem pisemnych wniosków (z otrzymanych wyjaśnień wynikało, że w tym okresie nie zgłoszono oficjalnie ustnych wniosków).

Dokumenty związane z załatwianiem spraw o udostępnienie informacji gromadzono w przeznaczonej do tego teczce oznaczonej symbolem 5241.

Wniesione wnioski dotyczyły udostępnienia do wglądu (lub powielenia) uchwał budżetowych i studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy oraz udzielenia informacji dotyczących m.in. ludności gminy, infrastruktury, budżetu, zasobów gospodarczych, szlaków turystycznych czy współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi.

Pięć wniosków załatwiono w dniu ich wpływu do Urzędu, a pozostałe — następnego dnia i 12 dni po otrzymaniu. Żądane informacje udostępniono w formie wskazanej we wnioskach, co udokumentowano w formie adnotacji dokonanej na wniosku (6 spraw) oraz wydrukiem z poczty elektronicznej (1).

Nie ustalono wysokości opat, które na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. można pobrać od wnioskodawcy z tytułu dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształceniem jej w żądaną formę.

Dotychczas nie było przypadku pobrania takiej opłaty.

9. Do Urzędu Gminy Łomża nie wpłynął dotychczas ani jeden wniosek o udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrach publicznych.

Urząd nie podał do publicznej wiadomości informacji o warunkach, sposobie, zakresie i terminie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym oraz o formacie, w którym te dane udostępnia.

3 listopada 2005 roku weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym, które w § 3 ust. 3 stanowiło, że „Podmiot prowadzący rejestr informuje w sposób powszechnie dostępny, w tym w Biuletynie Informacji Publicznej, o warunkach, sposobie, zakresie i terminie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze oraz o formacie, w którym dane są udostępniane”.

10. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu (§ 5 ust. 11 i § 7 punkt 8) do zadań skarbnika i zastępcy wójta, kierujących pracą Referatu Finansowego oraz Referatu Rozwoju Gospodarczego i Ochrony Środowiska, zaliczono m.in. aktualizowanie BIP w zakresie działania podległego referatu.

Do zakresów czynności zastępcy wójta i skarbnika wprowadzono punkt „wykonywanie zadań moderatora strony BIP Gminy Łomża” w zakresie zadań podległych referatów, natomiast w zakresie czynności sekretarza ujęto punkt „wykonywanie zadań moderatora strony BIP Gminy Łomża w zakresie zadań wykonywanych przez pracowników bezpośrednio podległych”.

W § 24 Regulaminu, wśród zadań stanowiska pracy ds. obsługi Rady Gminy, wymieniono:

- „Pełnienie zadań administratora BIP” (ust. 13),

- „Udostępnianie obywatelom dokumentów określonych w Statucie Gminy Łomża oraz dokumentów stanowiących informację publiczną, a także poświadczanie ich zgodności z oryginałem” (ust. 12).

Zakres czynności inspektora obsługującego Radę Gminy zawierał m.in. następujące obowiązki:

- „aktualizacja i prowadzenie, przy współudziale pracowników Urzędu, Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej” (punkt 17),

- „udostępnianie, do wglądu powszechnego, dokumentów publicznych” (punkt 18).

Ponadto, obowiązki związane z udostępnianiem informacji publicznych zawarte były również w zakresach czynności:

- informatyka („współpraca i zastępowanie pracownika w zakresie aktualizacji i prowadzenia — przy współudziale pracowników Urzędu — Biuletynu Informacji Publicznej”),

- inspektora ds. rachunkowości („wykonywanie zadań użytkownika strony BIP w zakresie realizacji zadań Referatu Finansowego”,

- sekretarza („zamawianie i prowadzenie zbioru przepisów prawnych, udostępnianie i pomoc w korzystaniu z przepisów prawa (dzienniki ustaw, monitory polskie, dzienniki urzędowe”).

Podczas trzech narad wewnętrznych, odbytych 7 stycznia i 18 marca 2005 roku oraz 22 lutego 2006 roku, sekretarz gminy omówiła m.in. obowiązki związane z prowadzeniem i aktualizowaniem BIP (wskazała np. konieczność zamieszczania danych o wielkości majątku publicznego i materiałów pokontrolnych).

Wójta Gminy Łomża poinformowano o prawie zgłoszenia kontrolującemu - przed podpisaniem protokołu - umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim treści oraz o prawie złożenia zarządzającemu kontrolę, w ciągu 7 dni od podpisania protokołu, pisemnych wyjaśnień do przedstawionych w nim ustaleń.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Wójt Gminy jako kierownik kontrolowanej jednostki.

O niniejszej kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Urzędu Gminy na pozycji 3 w 2006 roku.