Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 09 maja 2006 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krasnopolu

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Krasnopolu, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Krasnopolu (art. 5 a ust.1 prawa o asc).

Regon Urzędu Gminy w Krasnopolu - 000536918

NIP — 844- 10 — 83 - 261

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Józef Ryszard STANKIEWICZ - Wójt Gminy Krasnopol, wybrany na to stanowisko w wyborach, które odbyły się dnia 10 listopada 2002 roku / kopia zaświadczenia przyjęta do protokołu/.

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pan Józef Ryszard Stankiewicz — Wójt Gminy Krasnopol , który pełni tę funkcję z mocy ustawy — prawo o asc — art. 6 ust.2 prawa o asc.

Zastępcą Kierownika USC jest Pani Anna Orzechowska, powołana na to stanowisko Uchwalą Nr III/15/94 z dnia 29 lipca 1994 roku Rady Gminy Krasnopol.

Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz — Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia podpisanego przez P. Ewę Maciak — Zastępcę Dyrektora Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku ; 15-213 Białystok, ul. Mickiewicz 3 .

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;

- art.8 ust.3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jedn. Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/ i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn.zm./.

- Wojewodowie sprawują nadzór nad działalnością kierowników urzędów stanu cywilnego w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk /Dz.U. z 2005 roku Nr 233, poz.1992/ - art.11 a ust.3.

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.

Temat kontroli;

Realizacja zadań wynikających z ustawy;

1. z dnia 29 września 1986 roku — prawo o aktach stanu cywilnego / Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/,

oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego , ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz.884 z późn.zm./.

2. ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk /Dz.U.z 2005 r. Nr 233, poz.1992/.

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2006 rok dla urzędów stanu cywilnego , zatwierdzony dnia 09.02.2006 r. przez P. Ewę Maciak — Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji PUW w Białymstoku.

W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielała Pani Anna Orzechowska — Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krasnopolu.

Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Krasnopolu pod Nr 3 /06.

Kontrolą objęto;

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe

W księdze urodzeń w 2005 roku wpisany jest 1 akt, natomiast w 2006 roku /wg stanu na dzień kontroli/ - nie sporządzano aktów.

Sprawdzono ;

- Nr .../2005; akt urodzenia wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Krasnopolu z dnia ...2005 r. Nr ..., co odnotowano w akcie w rubr. uwagi /wpisując w akcie numer decyzji pominięto symbol „USC”/.

Wnioskodawcą jest matka dziecka , zamieszkała w gm. Krasnopol. A zatem decyzję w sprawie transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej podjął organ właściwy — art.13 prawa o asc.

Decyzja wydana została niezwłocznie - art. 35 § 1 i 2 Kpa.

W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany przez USC w ..., prowincja .../Włochy/. Strona przedłożyła również tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza i potwierdzone za zgodność przekładu na język polski przez Wydział Konsularny Ambasady RP w Rzymie /§ 9 rozporządzenia/.

Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.

Z aktu zagranicznego wynikało że rodzice dziecka są małżeństwem i na tę okoliczność sporządzona została stosowna notatka urzędowa z aktu małżeństwa znajdującego się w USC w Krasnopolu.

Podstawa prawna decyzji — art.73 ust.1 — prawidłowa. Dane z odpisu aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i aktu w księdze polskiej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji dnia ...2005 r.

Następnie na wniosek tego samego wnioskodawcy została podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu urodzenia dziecka o brakujące dane, wymagane prawem polskim. Podstawa prawna decyzji — art. 36 ustawy prawo o asc — prawidłowa. Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu urodzenia naniesiona zgodnie z decyzją.

Bez uwag.

Księga urodzeń za 2005 rok zamknięta i otwarta na 2006 rok zgodnie

z § 12 rozporządzenia.

Teczka „akta zbiorowe” do księgi urodzeń jest założona i opisana zgodnie z obowiązującym w gminie jednolitym rzeczowym wykazem akt.

Akta zbiorowe za lata 2000-2006 są w jednej teczce.

Sprawdzono akty urodzeń od 2000 roku , czy są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę. Nie stwierdzono braku podpisów uprawnionych osób do sporządzenia aktów urodzeń.

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2005 roku sporządzono 12 aktów małżeństw , a w 2006 roku / wg stanu na dzień kontroli/ — 5 aktów.

Sprawdzono akty ;

- Nr .../05, Nr .../05, Nr .../05, Nr .../05, Nr .../05, Nr .../05, Nr .../05, Nr .../05 i Nr .../05; dotyczą one związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym — art.1 § 2 krio. Ustalono co następuje;

* zaświadczenia niezbędne do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym sporządził Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej lub obu stron /art.12 ust.2 prawa o asc/,

* w aktach zbiorowych do w/w aktów małżeństw są wymagane prawem o asc dokumenty /art.54 ustawy/.

* związki małżeńskie zawarte w terminie ważności zaświadczenia,

* zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa, podpisane przez uprawnionego duchownego wpłynęły do USC w terminie przewidzianym w art.8 § 3 krio,

Stwierdzono brak daty wpływu dokumentu do USC. Niemniej jednak prowadzony jest rejestr, w którym odzwierciedlona jest data wpływu zaświadczenia do USC , potwierdzona przez osobę duchowną i Kierownika USC. Ponadto data sporządzenia aktu małżeństwa wskazuje na dotrzymanie ustawowego terminu.

I tak np.

- Nr .../05; związek małżeński zawarty dn. ...05 r., akt sporządzono dn. ...05 r.,

- Nr .../05 ; związek małżeński zawarty dn. ...05r. , akt wpisano dn. ...05r.,

- Nr .../05; związek małżeński zawarty dn. ...05r., akt wpisano dn. ...05r.,

- Nr .../05; związek małżeński zawarty dn. ...05, akt sporządzono dn. ...05r.

* nie stwierdzono naruszenia właściwości organu sporządzającego

w/w akty małżeństw — art.12 § 3 prawa o asc. Związki małżeńskie których dotyczą akty małżeństw zawarte zostały w parafii rz-k w Krasnopolu.

* porównano dane zawarte w zaświadczeniu z treścią aktów małżeństw, nie stwierdzając błędów,

* przypiski w aktach małżeństw naniesione są na bieżąco.

- Nr ... z dnia ...2005 r.; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Krasnopolu Nr ...z dnia ...2005 r. Podstawę sporządzenia aktu odnotowano w rubr. wzmianki dodatkowe - § 7 ust.1 rozporządzenia /wpisując w uwagach numer decyzji pominięto symbol „USC”/.

Podanie o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej wniosła osoba, której akt dotyczy, a więc osoba uprawniona. Z podania wynika, że akt zagraniczny nie był wpisywany w USC w Polsce.

Kierownik USC przyjął do transkrypcji oryginał zagranicznego świadectwa rejestracji małżeństwa , oceniając prawidłowo , iż można go wpisać do księgi polskiej w trybie art.73 ust.1 prawa o asc.

W aktach zbiorowych jest również tłumaczenie dokumentu zagranicznego na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.

Decyzja zgodna z żądaniem strony.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Wskazane jest uzupełnienie aktu małżeństwa o brakujące dane wymagane prawem polskim / brak nazwisk i imion rodziców obu osób, określenia stanu cywilnego małżonków oraz nazwisk rodowych. Temat ten omówiono z Panią Kierownik USC.

Nie w pełni prawidłowe było również postępowanie Kierownika USC w przypadku wpisania w akcie nazwisk małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa w sytuacji, gdy dane te nie wynikają z zagranicznego aktu małżeństwa.

- Stwierdzono, iż strony miedzy aktem Nr ... i Nr ... zostały sklejone .Jest to niewłaściwy sposób postępowania.

Następnie sprawdzono akty małżeństw Nr .../05, Nr .../05 , które dotyczą związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC — art.1 § 1 krio.

Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag. Akty małżeństw sporządzone zostały prawidłowo.

W obu przypadkach Kierownik USC wydał decyzję zezwalającą na skrócenie terminu do zawarcia małżeństwa / art. 4 krio/ uznając za zadane argumenty wnioskodawców. Bez uwag.

W 2006 roku wg stanu na dzień kontroli wpisano 6 aktów małżeństw.

Sprawdzono akty ;

- Nr .../06, Nr .../06, Nr .../06 i Nr .../06; akty dotyczą małżeństw tzw. konkordatowych / art. 1 § 2 krio/.

* Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do wystawienia zaświadczenia / art. 4’ /niezbędnego do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.

* do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych do w/w aktów nie zgłoszono uwag

* zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa w parafii rz-k w Krasnopolu podpisane przez księdza proboszcza wpłynęły do USC w Krasnopolu w ustawowym terminie — art.8 § 3 krio.

- Nr .../06 ; akt dotyczy małżeństwa zawartego przed Kierownikiem USC w Krasnopolu — art. 1 § 1 krio. Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

W 2005 r. sporządzono 21 aktów zgonu, natomiast w 2006 r / wg stanu na dzień kontroli/ - 20 aktów.

Ustalono, że ;

-Akta zbiorowe do księgi zgonów za rok 2005 i 2006 są założone i opisane. W aktach zbiorowych do każdego aktu zgonu jest karta zgonu.

- Wszystkie akty zostały sporządzone na podstawie karty zgonu — art. 66 ust.1 prawa o asc.

- Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktów. Miejsce zgonu w karcie zgonu jak i akcie zgonu jest tożsame; wpisana jest nazwa miejscowości w której nastąpił zgon. Wszystkie zdarzenia były na terenie gm. Krasnopol.

- W aktach zbiorowych do aktu zgonu Nr .../05 , Nr .../05 , Nr .../05 i Nr .../05 oraz Nr .../06, Nr .../06 i Nr .../06 są zezwolenia Prokuratury Rejonowej w Sejnach na pochowanie zwłok.

- Porównano dane dot. daty i miejsca zgonu wpisane w karcie i akcie zgonu , nie stwierdzając rozbieżności.

- Akty zgonów wypisane są prawidłowo.

- W każdym akcie zgonu są przypiski dotyczące aktu urodzenia i małżeństwa osoby zmarłej.

- Księgę zgonów za 2005 rok zamknięto i otwarto na 2006 r. zgodnie z § 12 rozporządzenia.

IV. Teczka USC.5135 „Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego”.

Teczka zawiera dokumenty za 2004 r. , 2005 r. i 2006 r.

W 2005 roku wydano 3 decyzje , w tym; 2 dotyczyły sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie — art. 28 prawa o asc, zaś 1 decyzja dotyczyła uzupełnienia aktu o brakujące dane.

Sprawdzono;

- decyzję Nr ...z dnia ...05 dotyczącą sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie małżeństwa sporządzonym w 19... roku.

Wniosek złożyła osoba, której akt dotyczy. Żądanie dotyczyło sprostowania błędnie wpisanego imienia matki mężczyzny. Podstawę sprostowania stanowił odpis aktu urodzenia mężczyzny.

Podstawa prawna — art.28 prawa o asc — prawidłowa.

Na podstawie w/w decyzji została naniesiona wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa.

Decyzję wydano niezwłocznie.

- Nr ...z dnia ...05 dotyczącą uzupełnienia aktu urodzenia dziecka.

Podanie złożyła matka dziecka. Wniosła o uzupełnienie aktu urodzenia o nazwisko rodowe ojca i matki dziecka.

Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór.

Podstawa prawna decyzji — art.36 prawa o asc. Bez uwag.

Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu naniesiona została prawidłowo.

- Nr ...z dnia ...2005 r. w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie małżeństwa. Podanie złożyła osoba, której akt dotyczył. Podstawę sprostowania stanowił odpis aktu urodzenia wnioskodawcy.

Podstawa prawna decyzji — art.28 prawa o asc.

Sprawdzono, czy w akcie małżeństwa została naniesiona wzmianka dodatkowa. Bez uwag.

V. Teczka zawierająca podania o wydanie odpisów skróconych i zupełnych aktów stanu cywilnego.

Na 2005 i 2006 rok założone zostały dwie teczki ; w jednej są wnioski o wydanie odpisów skróconych aktów s.c, natomiast w drugiej o wydanie

odpisów zupełnych /opisane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, obowiązującym w gminie/.

W każdej teczce jest spis spraw. Sprawy ułożone są kolejno . Na wnioskach są odnotowane daty wpływu podania do USC w Krasnopolu.

Znaki opłaty skarbowej naklejone są na podaniu / nie sprawdzano, czy pobrano opłatę w odpowiedniej wysokości/.

Jedyną nieprawidłowością w tym zakresie jest brak pokwitowań odbioru odpisów aktów przez wnioskodawców. Na podaniach są jedynie adnotacje Kierownika USC, iż „ w dniu…. odebrano odpis aktu.”

Omówiono z Panią Anną Orzechowską kwestie prawidłowego prowadzenia teczek oraz odbioru odpisów aktów przez wnioskodawców.

VI. Decyzje w sprawach zmiany imion i nazwisk.

W 2005 roku i w 2006 r. /wg stanu na dzień kontroli/ nie było wniosków o zmianę imion i nazwisk lub ustalenie pisowni imienia i nazwiska.

VII. -W 2005 roku — Kierownik USC w Krasnopolu nie wydawał zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą.

- Księgi stanu cywilnego przechowywane są w szafie metalowej. Są one w dobrym stanie. W szafie tej znajduje się również część akt zbiorowych , natomiast dawniej wytworzone dokumenty są w archiwum Urzędu Gminy i są zabezpieczone w odrębnej szafie.

- Sala uroczystości jest utrzymana czysto i estetycznie.

Na tym protokół zakończono.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egz. po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Puńsku, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

podpis osoby kontrolującej:

Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału

podpis kierownika jednostki kontrolowanej:

Józef Ryszard Stankiewicz - Wójt Gminy Krasnopol

12.06.2006r.