Białystok, dnia 26 czerwca 2006 r.

Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok

Nr OB.III.0932-5/06

Pan

Józef Ryszard STANKIEWICZ

Wójt Gminy

Krasnopol

W wyniku kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniu 09 maja 2006 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krasnopolu przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku sporządzony został protokół, w którym opisano ustalenia z kontroli. Protokół został podpisany bez uwag przez Pana Wójta.

Kontrola dotyczyła realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku — prawo o aktach stanu cywilnego / Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz.1688/ oraz ustawą z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk /Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz.1992/.

Ustalono, iż zadania realizowane są przez Kierownika USC w Krasnopolu prawidłowo. Akty stanu cywilnego podpisane są przez osobę uprawnioną. W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty.

Nie wystąpiły przypadki naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, jak również wydania zaświadczeń do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.

Nie stwierdzono również naruszenia terminu określonego w art.8 § 3 krio, zgodnie z którym zaświadczenie od duchownego powinno wpłynąć do USC przed upływem pięciu dni od daty zawarcia związku małżeńskiego.

Decyzje w sprawach wpisania aktów zagranicznych do księgi polskiej podjął organ właściwy.

Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono pewne uchybienia tj.;

- brak daty wpływu na zaświadczeniach od duchownego potwierdzających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym,

- wpisując podstawę sporządzenia aktu w rubr. uwagi i podając numer decyzji nie wskazywano symbolu kwalifikacyjnego,

- nie w pełni prawidłowe postępowanie Kierownika USC w przypadku wpisania w akcie małżeństwa nazwisk małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa w sytuacji, gdy dane te nie wynikają z zagranicznego aktu małżeństwa,

- brak pokwitowań odbioru przez wnioskodawców odpisów aktów stanu cywilnego

W związku z powyższym uważam za celowe:

- spowodowanie potwierdzania daty wpływu na zaświadczeniach od duchownego dot. związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym,

- dokładne przytaczanie w akcie stanu cywilnego numeru decyzji stanowiącej podstawę sporządzenia aktu,

- zwrócenie szczególnej uwagi na tryb postępowania i określanie nazwisk małżonków i dzieci w aktach małżeństw wpisanych do księgi polskiej w sytuacji, gdy dane te nie wynikają z zagranicznych aktów małżeństw, podlegających transkrypcji,

- spowodowanie właściwego potwierdzania odbioru odpisów aktów stanu cywilnego przez wnioskodawców.

Ponadto sugeruje się podjęcie przez Kierownika USC w Krasnopolu stosownych działań mających na celu uzupełnienie aktu małżeństwa Nr .../05 o brakujące dane, wymagane prawem polskim.

Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

W przypadku nieskorzystania z tego prawa, proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w wniosków.

Z up. Wojewody Podlaskiego

Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji