Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 28 marca 2006 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Bakałarzewie

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Bakałarzewie, wchodzący w skład Urzędu Gminy Bakałarzewo (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Gminy Bakałarzewo przy ul. Rynek 3,16-423 Bakałarzewo.

Regon Urzędu Gminy Bakałarzewo P-000531387; NIP 844-00-08-292

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Adam Szymański – Wójt Gminy Bakałarzewo wybrany na to stanowisko dnia 10 listopada 2002 roku

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Irena Wróblewska – powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Gminy w Bakałarzewie Nr 22/90 z dnia 25 września 1990 roku.

Kontrolę przeprowadziła Ewa Bielewska – referent prawny w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 25/06 z dnia 27 marca 2006 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego -Dyrektora Wydziału

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59
z późn. zm)

2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)

3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2006 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 09 lutego 2006 roku przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli obecna była Pani Irena Wróblewska – Kierownik USC w Bakałarzewie. Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy Bakałarzewo pod numerem 1/2006.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za 2005 r. oraz za 2006 r. – według stanu na dzień kontroli.

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2005 roku Kierownik USC w Bakałarzewie sporządził 1 akt urodzenia.

W 2006 r. (wg stanu na dzień kontroli) nie został sporządzony żaden akt urodzenia.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Bakałarzewie
Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

Znak decyzji zawiera symbol liczbowy tj. „5137” niezgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt określonym w załączniku Nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U.z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Od 2003 r. symbol liczbowy właściwy dla spraw dotyczących wpisywania treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego to „5150”.

Ponadto teczka z której nadano numer kolejny sprawy jest opisana niezgodnie z wymogami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniósł ojciec dziecka zamieszkały w (…)¹ - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc. Na wniosku nie została odnotowana data wpływu do USC, co jest niezgodne z § 6 ust. 11 ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów. Jednakże z porównania daty podania, daty podjęcia decyzji oraz sporządzenia aktu wynika, iż nie został naruszony termin określony w art. 35 § 1 KPA.

W aktach zbiorowych znajduje się kopia odpisu aktu zagranicznego, wydanego przez organ w stanie … - nie potwierdzona za zgodność z oryginałem przez uprawniony organ. Dokument ten może mieć jedynie znaczenie dowodu pośredniego, potwierdzającego sporządzenie aktu np. w postępowaniu o odtworzenie treści aktu stanu cywilnego w trybie art. 35 prawa o asc. Natomiast nie stanowi podstawy do transkrypcji aktu w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się również tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.

Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo. Decyzja została wysłana stronie za pośrednictwem poczty.

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2005 roku sporządzono 12 aktów małżeństw.

W 2006 roku – wg stanu na dzień kontroli sporządzono 1 akt małżeństwa.

Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC. Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisywane ręcznie, co jest zgodne z § 2 ust. 1 rozporządzenia.

Wolne miejsca po sporządzeniu aktu są zakreślane w sposób uniemożliwiający dokonywanie w nich jakichkolwiek wpisów - § 7 ust. 2 rozporządzenia.

Akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC- art. 1 § 1 kr i o.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2006 r.

Akty małżeństw podpisane są przez osoby zawierające związek małżeński, świadków oraz Kierownika USC. W obu przypadkach zachowano termin miesięczny określony w art. 4 kr i o.

W aktach zbiorowych są dokumenty złożone przez strony przed zawarciem małżeństwa, wymagane zgodnie z art. 54 ust. 1 prawa o asc.

Do złożonych dokumentów nie zgłoszono zastrzeżeń.

W akcie małżeństwa Nr 12/2005 w rubryce „Uwagi” prawidłowo omówiono pomyłkę zaistniałą przy sporządzaniu aktu w pozycji nazwisko kobiety (§ 2 ust. 5 rozporządzenia).

Akty małżeństw dotyczące związków wyznaniowych ze skutkiem cywilnym – art. 1 § 2 kr i o.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

Ustalono, co następuje:

- do każdego z ww. aktów małżeństw są akta zbiorowe, w których znajduje się dwustronnie wypełnione zaświadczenie i inne wymagane prawem o asc dokumenty (art. 54 ust. 1),

- związki małżeńskie zawierane były w terminie ważności zaświadczenia,

- akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce ich zawarcia,

- porównano dane wpisane w aktach małżeństw z danymi osobowymi figurującymi w zaświadczeniach i w aktach urodzeń obojga małżonków – nie stwierdzając błędów i rozbieżności,

- przypiski w aktach zostały naniesione na bieżąco.

Na żadnym zaświadczeniu potwierdzającym zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym nie została odnotowana data wpływu do USC, co jest niezgodne z § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U.z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Jednakże z porównania data zawarcia związku małżeńskiego oraz daty sporządzenia aktu małżeństwa wynika, że w każdym przypadku został zachowany termin określony w art. 8 § 3 kri o.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r. dot. małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.

Zaświadczenie wymagane do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wydał Kierownik USC w Bakałarzewie właściwy ze względu na miejsce zamieszkania obu stron – art. 12 ust. 2 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajdują się także, zapewnienia, odpisy skrócone aktów urodzeń nupturientów oraz oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa – art. 54 ust. 1 prawa o asc.

Związek małżeński zawarty został dnia (…)¹ 2005 r. w parafii w (…)¹, natomiast akt małżeństwa został sporządzony dnia (…)¹ 2005 r., co wskazuje, iż zachowany został termin określony w art. 8 § 3 kri o, mimo iż na dokumencie brak jest daty wpływu do USC.

W akcie małżeństwa błędnie określono nazwisko matki kobiety. Akt małżeństwa będzie wymagał w tym zakresie sprostowania.

Podkreślić należy, iż przy sporządzaniu aktów małżeństw nie należy wpisywać danych dotyczących nazwiska ojca i matki osób zawierających związek małżeński (cz. III aktu małżeństwa pkt 1), gdyż odpis skrócony aktu małżeństwa składany do zawarcia związku małżeńskiego zawiera tylko nazwiska rodowe rodziców. W związku z tym rubryka dotycząca nazwiska ojca i matki zarówno w akcie małżeństwa, jak i w odpisie zupełnym tego aktu powinna być wykreślona linią ciągłą.

Kwestia powyższa była przedmiotem wyjaśnień zawartych w piśmie Dyrektora Departamentu Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Nr DO-IV-2231/3/94 z dnia 26 sierpnia 1994 r., przekazanym wszystkim organom nadzorui kierownikom USC.

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

Kontrolą objęto 17 aktów zgonu sporządzonych w 2005 roku oraz 3 akty z 2006 r. (wg stanu na dzień kontroli).

Ustalono, co następuje:

- wszystkie akty są podpisane przez Kierownika,

- wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu zgonu, jak również w rubryce „Uwagi” zakreślone są w sposób uniemożliwiający dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów (§ 7 ust. 2 rozporządzenia),

- kolejność w numeracji aktów jest zachowana (§ 3 rozporządzenia),

- daty zdarzeń we wszystkich aktach pisane są prawidłowo,

- do każdego aktu zgonu jest karta zgonu podpisana przez lekarza,

- porównano dane dot. daty i miejsca zgonu wpisane w karcie zgonu i w akcie zgonu, nie stwierdzając rozbieżności,

- w każdej karcie zgonu wpisana jest nazwa miejscowości, w której nastąpił zgon,

- nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu, uprawnionego do sporządzenia aktu zgonu (art.10 ust.1 prawa o asc).

IV. Odpisy zupełne i odpisy skrócone

W 2005 rokuKierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Bakałarzewie wydał 145 odpisów aktów stanu cywilnego, natomiast w 2006 r. (według stanu na dzień kontroli)- 26 odpisów aktów stanu cywilnego.

Kierownik USC w Bakałarzewie prowadzi jedną teczkę do wydawania odpisów, mimo iż instrukcja kancelaryjna przewiduje dwa odrębne symbole klasyfikacyjne; teczce „odpisy zupełne aktów stanu cywilnego” przyporządkowany jest numer „5140”, natomiast teczce „odpisy skrócone aktów stanu cywilnego” – „5141”.

V. Prostowanie oczywistych błędów pisarskich.

W 2005 r. Kierownik USC w Bakałarzewie podjął 3 decyzje w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego, natomiast w 2006 r. (wg stanu na dzień kontroli) również 3 decyzje.

Stwierdzono, iż teczka, z której Kierownik USC nadaje kolejny numer jest nieprawidłowo opisana tj. „USC.5137...../...... Prostowanie błędów art. 28”, zgodnie bowiem z jednolitym rzeczowym wykazem akt nazwa powinna brzmieć „USC.5135 Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełniania aktów stanu cywilnego”.

Natomiast poszczególnym sprawom nadawano prawidłowy numer tj. „USC.5135......./...”

Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

Decyzja została podjęta z urzędu. W aktach sprawy brak – przewidzianego art. 61 § 4 KPA - zawiadomienia strony o wszczęciu postępowania z urzędu.

Sprostowanie dotyczyło aktu małżeństwa w zakresie daty urodzenia mężczyzny oraz zredukowania (niewpisywania) drugiego imienia. Podstawę sprostowania stanowił odpis zupełny aktu urodzenia wydany przez USC Klukowo.

Podstawę prawną (art. 28 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo.

W treści decyzji Kierownik USC bezpodstawnie zawarł zapis, iż zgodnie z art. 130 § 4 KPA decyzja jako zgodna z żądaniem strony, podlega wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, bowiem w przedmiotowej sprawie – prowadzonej z urzędu - strona nie przedstawiła swojego żądania.

W aktach znajduje się zwrotne potwierdzenie odbioru decyzji przez stronę.

W akcie małżeństwa prawidłowo została naniesiona wzmianka dodatkowa.

Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2005 r.

Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2006 r.

Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2006 r.

Decyzje dotyczyły sprostowania aktów urodzenia w pozycji nazwisko rodowe matki. Decyzje podjęte zostały na wniosek osób, których akty urodzenia dotyczą. Na wnioskach brak daty wpływu, jednakże z porównania daty podań oraz dat podjęcia decyzji wynika, że sprawy były załatwiane niezwłocznie.

Podstawę sprostowania aktów stanowiły odpisy aktów małżeństwa rodziców.

W każdym przypadku podstawę prawną (art. 28 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo.

W aktach znajdują się zwrotne potwierdzenia odbioru decyzji przez strony.

Nr (…)¹ z dnia (…)¹ 2006 r.

Podanie wniosła kobieta, której akt dotyczy; na wniosku brak daty wpływu do USC.

Strona zażądała sprostowania miejsca urodzenia oraz „dopisania” drugiego imienia. Kierownik USC podjął decyzję zgodnie z żądaniem strony na podstawie art. 28 prawa o asc. Decyzja została wysłana stronie za pośrednictwem poczty.

VI. Wydawanie decyzji w sprawie zmiany imion i nazwisk.

W okresie objętym kontrolą Kierownik USC w Bakałarzewie nie wydał żadnej decyzji w tym zakresie.

Na tym protokół zakończono.

Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Sylwestrem Walczak – Sekretarzem Gminy Bakałarzewo w obecności Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – Pani Ireny Wróblewskiej.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach w Urzędzie Gminy Bakałarzewo, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Podpis osoby kontrolującej:

Ewa Monika Bielewska – referent prawny

26.04.2006 r.

Podpis kierownika jednostki kontrolowanej:

Adam Szymański – Wójt Gminy Bakałarzewo

02.05.2006 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)