Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 12 września 2006 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Miastkowie

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Miastkowie, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Miastkowie (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Regon Urzędu Gminy w Miastkowie 000536887 ; NIP 718-16-70-965

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jerzy Wróblewski – Wójt Gminy Miastkowo wybrany na to stanowisko dnia 27 października 2002 roku

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Katarzyna Agnieszka Ciecierska – powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Gminy Miastkowo Nr XXII/123/05 z dnia 09 czerwca 2005 roku.

Zastępcą Kierownika USC jest Pani Dorota Prytuła - powołana na stanowisko Zastępcy Kierownika USC w Miastkowie uchwałą Rady Gminy w Miastkowie Nr 104/XXVI/96 z dnia 30 grudnia 1996 roku.

Kontrolę przeprowadziła:

- Róża Januszkiewicz – starszy inspektor w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 65/06 z dnia 11 września 2006 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego -Dyrektora Wydziału

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),

- art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59
z późn. zm)

2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)

3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),

4. z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2006 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 09 lutego 2006 roku przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli obecna była Pani Katarzyna Agnieszka Ciecierska – Kierownik USC w Miastkowie.

Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta w Przerośli pod numerem 3/06.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe z 2006 roku

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2006 roku Kierownik USC w Miastkowie sporządził 4 akty urodzenia – wszystkie na podstawie decyzji Kierownika USC.

Nr 1 z dnia ... roku

Akt sporządzono na postawie decyzji Kierownika USC w M... Nr ... z dnia ... roku o czym uczyniono stosowna, adnotację w akcie w rubryce „uwagi” (§ 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia).

Wnioskodawczynią żądającą umiejscowienia zagranicznego aktu w księgach polskich była matka dziecka. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – (art. 13 prawa o asc).

Strona przedłożyła dokument wydany przez ... wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski (§ 9 ww. rozporządzenia).

Podstawa prawna decyzji - art. 73 ust. 1 prawa o asc- prawidłowa.

Orzeczenie zgodne z treścią aktu zagranicznego, pouczenie o środkach odwołania do Wojewody Podlaskiego. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Akt urodzenia wypisano prawidłowo. Porównano treść aktu polskiego z danymi zawartymi w decyzji i tłumaczeniu zagranicznego aktu, nie stwierdzając błędów i rozbieżności.

Nr 2 z dnia ... roku

Akt sporządzono na postawie decyzji Kierownika USC w ... Nr ... z dnia ... roku o czym uczyniono stosowną adnotację w rubryce „uwagi” (§ 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia).

Wnioskodawczynią była ta sama osoba co w przypadku aktu Nr 1/2006. Akt dotyczył drugiego dziecka wnioskodawczyni.

Nr 3 z dnia ... roku

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w ... Nr ...z dnia ... roku.

Wnioskodawczynią była ta sama osoba, co w przypadku aktu Nr 1/2006. Akt dotyczył trzeciego dziecka wnioskodawczyni.

W ww. trzech aktach urodzeń Kierownik USC w ... wpisał zarówno w aktach urodzenia jak i w decyzjach w sprawie transkrypcji miejsce zamieszkania ojca w chwili urodzenia dzieci, podczas gdy z zagranicznego dokumentu dane te nie wynikały.

Nr 4 z dnia ... roku

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w ... Nr ... z dnia ... roku.

Wnioskodawczynią była matka dziecka - mieszkanka gminy ..., a więc decyzję podjął organ właściwy .

Do transkrypcji została przedłożona poświadczona kopia wyciągu z aktu urodzenia wydanego przez Kierownika USC w ... wraz z urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Z zagranicznego aktu urodzenia dziecka nie wynikało miejsce zamieszkania ojca w chwili urodzenia dziecka, jednakże Kierownik USC w ... wpisał miejsce zamieszkania ojca w polskim akcie urodzenia. A więc w polskiej księdze urodzeń wpisano dane, które nie wynikały z zagranicznego dokumentu. Istotą zaś transkrypcji jest dokładne przeniesienie treści aktu zagranicznego do decyzji i aktu w księdze polskiej w zakresie wymaganym przez prawo polskie.

Ww. akt urodzenia na wniosek matki dziecka został uzupełniony o brakujące dane decyzją Kierownika USC w ... Nr ... z dnia ... roku.

Podstawa prawna decyzji prawidłowa tj. art. 36 prawa o asc. Jednakże w decyzji podano w nawiasie nieaktualny Dziennik Ustaw, w którym opublikowana jest ustawa prawo o aktach stanu cywilnego; było wpisane „(Dz.U. Nr 36, poz. 180 z późn. zm.)”, a winno być (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688).

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2006 roku (wg stanu na dzień kontroli) – sporządzono 16 aktów małżeństw

- 13 aktów małżeństw dot. związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 kri o tj. zawartych przed duchownym,

- 3 akty małżeństwdot. związku małżeńskiego zawartego w sposób określony w art. 1§ 1 krio tj. przed Kierownikiem USC,

Akty

Nr 2 z dnia ... roku

Nr 9 z dnia ... roku

Nr 11 z dnia ... roku

Dotyczą związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC w....

Zapewnienia i dokumenty wymagane prawem zostały przyjęte zgodnie z art. 54 ust. 1 prawa o asc.

Bez uwag.

Pozostałych 13 aktów małżeństwa zostało sporządzonych na podstawie zaświadczeń
od duchownych zgodnie z art. 8 § 2 kr i o

• Zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego oraz potwierdzenie zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym wpływały do USC w ... w ustawowo wymaganym terminie (art. 8 § 3 kr i o).
• Akty małżeństwa są sporządzane w tym samym dniu, w którym zaświadczenia od duchownego wpływają do USC.
• Akty zostały sporządzone z zachowaniem właściwości miejscowej (art. 12 ust. 2 prawa o asc).
• Nupturienci spełniali przesłankę wieku wynikającą z art. 10 kr i o.
• Małżeństwa zostały zawarte w terminie ważności zaświadczenia.
• Wszystkie akty małżeństw są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę.
• Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów po ich sporządzeniu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 cyt. rozporządzenia.
• Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

W roku 2006 sporządzono 25 aktów zgonu.

Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC w Miastkowie oraz przez osobę zgłaszającą zgon.

Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.

W akcie zgonu Nr 13 z dnia ... roku w pozycji miejsce zgonu wpisano „...”, natomiast w karcie zgonu w poz. miejsce zgonu wpisano „dom”.

Lekarz wystawiający kartę zgonu pochodził z ... woj. ..., dlatego też zastępca Kierownika USC przyjął oświadczenie od osoby zgłaszającej zgon (syna zmarłego) z którego wynika, że jego ojciec zmarł w domu w którym zamieszkiwał w m. ....

W karcie zgonu przy akcie zgonu Nr 18 z dnia ... roku lekarz wpisał w poz. miejsce zgonu „ ... ”, następnie dokonał skreślenia i wpisał „...”.

W akcie zgonu Kierownik USC również wpisał w poz. miejsce zgonu „...”.

W akcie zgonu Nr 25 z dnia ... roku w poz. data urodzenia osoby zmarłej wpisano „... roku”, natomiast w karcie zgonu jest zapis”...roku”.

W aktach zbiorowych do ww. aktu zgonu jest notatka służbowa sporządzona przez Kierownika USC w ... na podstawie aktu małżeństwa, z której wynika prawidłowa data urodzenia osoby zmarłej tj. „... roku”.

IV. Księgi stanu cywilnego i archiwum urzędu stanu cywilnego

Księgi stanu cywilnego przechowywane są w metalowej szafie. Akta zbiorowe są uporządkowane.

V. Zmiana imion i nazwisk

W kontrolowanym okresie Kierownik USC w Miastkowie nie podjął żadnej decyzji z zakresu zmian imion i nazwisk.

Na tym protokół zakończono.

Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Janem Lipińskim - Zastępcą Wójta Gminy w Miastkowie w obecności Pani Kierownik USC – Katarzyny Agnieszki Ciecierskiej

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Miastkowie, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Róża Januszkiewicz

starszy inspektor

Jerzy Wróblewski

Wójt Gminy Miastkowo